Audit dan Pemeriksaan GACC terhadap Palm Refinery

Palm refinery merupakan salah satu fasilitas penting dalam rantai industri minyak sawit karena menghasilkan berbagai produk seperti RBD Palm Oil, RBD Palm Olein, RBD Palm Stearin, dan fraksi minyak sawit lainnya. Apabila produk tersebut akan di ekspor ke China untuk penggunaan pangan, maka perusahaan tidak hanya perlu memperhatikan kualitas produk, tetapi juga kesiapan sistem keamanan pangan dan status registrasi fasilitas.

Hal tersebut menjadi semakin penting setelah di berlakukannya GACC Order No. 280 pada 1 Juni 2026. Regulasi tersebut mengatur registrasi perusahaan produksi, pengolahan, dan penyimpanan pangan di luar China yang mengekspor produknya ke China. Selain itu, GACC menerapkan pendekatan berbasis risiko dalam menentukan metode registrasi dan evaluasi terhadap perusahaan.

Secara khusus, kategori edible fats and oils termasuk dalam daftar pangan yang memerlukan registrasi GACC dan rekomendasi dari otoritas kompeten negara asal. Karena itu, palm refinery yang menghasilkan produk minyak pangan untuk pasar China perlu memahami bagaimana audit dan pemeriksaan dapat dilakukan serta apa saja yang perlu di siapkan.

Namun demikian, audit GACC tidak boleh di pahami hanya sebagai pemeriksaan dokumen. Sebaliknya, evaluasi dapat mencakup sistem keamanan pangan, fasilitas produksi, proses pengolahan, pengendalian risiko, traceability, dan kemampuan perusahaan mempertahankan kepatuhan secara berkelanjutan.

Apa Itu Audit GACC terhadap Palm Refinery?

Audit GACC terhadap palm refinery adalah proses evaluasi untuk menilai apakah fasilitas produksi pangan di luar China memenuhi persyaratan registrasi dan mampu menjamin keamanan produk yang akan di ekspor ke China.

Berdasarkan Order No. 280, GACC dapat melakukan evaluasi terhadap perusahaan melalui pemeriksaan dokumen, pemeriksaan video, pemeriksaan di lokasi, atau kombinasi metode tersebut, dengan mempertimbangkan tingkat risiko keamanan pangan.

Dengan demikian, tidak tepat jika audit GACC selalu di asumsikan sebagai kunjungan fisik ke pabrik.

Sebaliknya, metode pemeriksaan dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Selain itu, GACC dapat meminta informasi tambahan apabila di perlukan untuk mengevaluasi sistem keamanan pangan, jenis produksi, kapasitas produksi, serta aspek lain yang relevan.

Karena itu, palm refinery perlu menyiapkan sistem yang dapat di buktikan baik melalui dokumen maupun implementasi di lapangan.

Mengapa Palm Refinery Dapat Menjadi Objek Pemeriksaan GACC?

Palm refinery yang menghasilkan edible fats and oils untuk ekspor ke China berada dalam kategori yang perlu di perhatikan secara khusus.

Dalam pengumuman implementasi 2026, GACC memasukkan edible fats and oils ke dalam daftar pangan yang memerlukan registrasi oleh GACC dan rekomendasi otoritas kompeten negara asal.

Dengan demikian, perusahaan tidak cukup hanya mempunyai izin usaha di Indonesia.

Selain itu, perusahaan harus mampu menunjukkan bahwa fasilitasnya memenuhi persyaratan keamanan pangan dan dapat di awasi secara efektif.

Secara umum, GACC Order No. 280 mensyaratkan perusahaan luar negeri yang mendaftar untuk:

• di dirikan secara sah dan berada dalam pengawasan otoritas negara asal;
• memiliki sistem manajemen keamanan dan higiene pangan yang efektif;
• memproduksi dan mengekspor secara legal di negara asal;
• menjamin pangan yang di ekspor ke China memenuhi ketentuan China yang relevan;
• memenuhi persyaratan inspeksi dan karantina yang di sepakati antara China dan negara asal.

Oleh karena itu, audit pada dasarnya di arahkan untuk melihat apakah persyaratan tersebut benar-benar di terapkan.

Perbedaan Audit GACC dan Customs Clearance

Sebelum membahas pemeriksaan lebih jauh, perusahaan perlu memahami perbedaan antara GACC audit dan customs clearance.

Keduanya berhubungan dengan ekspor pangan ke China, tetapi mempunyai fungsi yang berbeda.

Aspek	Audit GACC	Customs Clearance
Fokus	Fasilitas dan sistem	Shipment
Objek	Produsen/palm refinery	Barang yang masuk China
Tujuan	Registrasi/pengawasan fasilitas	Pelepasan barang impor
Sistem	Registrasi GACC	Deklarasi dan conformity assessment
Bukti	Sistem keamanan pangan dan fasilitas	Dokumen dan kondisi shipment
Waktu	Berdasarkan kebutuhan evaluasi	Setiap importasi sesuai prosedur
Hasil	Registrasi, permintaan perbaikan, atau tindakan lain	Clearance, pemeriksaan lanjutan, return, atau tindakan sesuai ketentuan

Dengan demikian, memiliki nomor registrasi GACC bukan berarti setiap shipment otomatis lolos tanpa pemeriksaan.

Sebaliknya, proses customs clearance juga tidak menggantikan kewajiban registrasi apabila produk dan fasilitas berada dalam cakupan registrasi GACC.

Bentuk Pemeriksaan GACC terhadap Palm Refinery

GACC Order No. 280 secara eksplisit memungkinkan beberapa metode evaluasi.

1. Pemeriksaan Dokumen

Pertama, evaluasi dapat dilakukan melalui dokumen.

Dalam metode ini, perusahaan perlu menunjukkan informasi yang dapat membuktikan bahwa fasilitas memenuhi persyaratan.

Dokumen dapat berkaitan dengan:

• identitas perusahaan;
• alamat fasilitas;
• izin atau registrasi perusahaan;
• kategori produk;
• proses produksi;
• kapasitas produksi;
• sistem keamanan pangan;
• HACCP;
• GMP;
• sanitasi;
• traceability;
• pengujian laboratorium;
• corrective action;
• food defense.

Namun demikian, daftar tersebut bukan berarti semua dokumen pasti di minta dalam setiap evaluasi.

GACC dapat meminta informasi tambahan sesuai kebutuhan dan tingkat risiko. Order No. 280 juga menyatakan bahwa GACC dapat meminta materi terkait sistem keamanan dan higiene pangan, jenis produksi, serta kapasitas produksi apabila di perlukan.

2. Pemeriksaan Video

Selanjutnya, pemeriksaan dapat dilakukan melalui video.

Metode ini memungkinkan evaluasi terhadap fasilitas tanpa pemeriksaan fisik secara langsung.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan area produksi dalam kondisi sesuai dengan SOP dan sistem yang didokumentasikan.

Beberapa area yang mungkin perlu di tunjukkan dapat mencakup:

• area penerimaan bahan baku;
• storage tank;
• area refining;
• bleaching;
• deodorization;
• fractionation;
• laboratory;
• warehouse;
• loading area;
• fasilitas sanitasi;
• chemical storage.

Selain itu, perusahaan harus memastikan personel yang mengikuti pemeriksaan memahami proses produksi.

Dengan demikian, jawaban yang di berikan dapat konsisten dengan dokumen.

3. Pemeriksaan di Lokasi

Dalam kondisi tertentu, GACC dapat melakukan pemeriksaan di lokasi.

Pemeriksaan seperti ini memungkinkan evaluator melihat kondisi aktual fasilitas.

Dengan demikian, perusahaan harus memastikan bahwa apa yang tertulis dalam dokumen benar-benar sesuai dengan kondisi lapangan.

Misalnya, apabila SOP menyatakan bahwa tangki di bersihkan secara berkala, perusahaan harus memiliki bukti pelaksanaan dan kondisi tangki yang mendukung.

Begitu pula, apabila perusahaan menyatakan memiliki traceability system, sistem tersebut harus dapat di gunakan untuk menelusuri produk.

4. Kombinasi Beberapa Metode

Selain itu, GACC dapat menggunakan kombinasi metode.

Misalnya, evaluasi dapat di mulai dari pemeriksaan dokumen. Kemudian, perusahaan dapat di minta melakukan video inspection atau memberikan klarifikasi tambahan.

Oleh karena itu, perusahaan tidak sebaiknya mempersiapkan satu jenis dokumen saja.

Sebaliknya, kesiapan harus mencakup:

Dokumen + Sistem + Fasilitas + Personel + Bukti Implementasi

Tahapan Audit GACC terhadap Palm Refinery

Walaupun mekanisme aktual dapat berbeda berdasarkan risiko dan proses evaluasi, perusahaan dapat memahami persiapannya melalui alur umum berikut.

Tahap 1: Persiapan Registrasi

Pertama, perusahaan memastikan data fasilitas dan produk telah di siapkan.

Informasi registrasi menurut Order No. 280 antara lain mencakup nama perusahaan, negara, alamat fasilitas produksi, legal representative, contact person, nomor registrasi yang di berikan otoritas negara asal, dan kategori pangan yang di daftarkan.

Tahap 2: Rekomendasi Otoritas Kompeten

Karena edible fats and oils termasuk kategori dalam daftar yang memerlukan rekomendasi, otoritas kompeten negara asal memiliki peran dalam proses pengajuan.

Untuk kategori tersebut, otoritas kompeten melakukan pemeriksaan dan memberikan laporan pemeriksaan serta surat rekomendasi bagi perusahaan yang memenuhi persyaratan.

Tahap 3: Pengajuan

Selanjutnya, perusahaan mengajukan informasi registrasi beserta dokumen yang di perlukan.

Dokumen dapat di ajukan dalam bahasa Mandarin atau Inggris berdasarkan Order No. 280.

Tahap 4: Evaluasi GACC

Kemudian, GACC mengevaluasi perusahaan berdasarkan tingkat risiko.

Metodenya dapat berupa:

• document review;
• video inspection;
• on-site inspection;
• atau kombinasi metode.

Tahap 5: Permintaan Klarifikasi

Apabila terdapat informasi yang belum jelas, perusahaan dapat di minta memberikan penjelasan atau dokumen tambahan.

Karena itu, perusahaan perlu memiliki personel yang memahami seluruh proses registrasi dan produksi.

Tahap 6: Keputusan

Setelah evaluasi selesai, GACC dapat memberikan keputusan registrasi apabila persyaratan terpenuhi.

Sebaliknya, apabila perusahaan belum memenuhi persyaratan, registrasi dapat tidak di berikan.

Apa yang Diperiksa dalam Sistem Keamanan Pangan?

Salah satu bagian penting audit adalah sistem keamanan pangan.

Order No. 280 menetapkan bahwa perusahaan luar negeri harus memiliki effective food safety and hygiene management and protection system.

Karena itu, palm refinery perlu mempunyai sistem yang tidak hanya tertulis, tetapi juga berjalan.

Kebijakan Food Safety

Perusahaan sebaiknya mempunyai kebijakan keamanan pangan yang di setujui manajemen.

Selanjutnya, kebijakan tersebut perlu di komunikasikan kepada personel yang relevan.

GMP

Good Manufacturing Practices perlu di terapkan pada fasilitas.

Hal tersebut mencakup kebersihan, kondisi peralatan, personal hygiene, proses produksi, penyimpanan, dan pengendalian lingkungan.

HACCP

Kemudian, perusahaan perlu mempunyai analisis bahaya yang sesuai dengan proses aktual.

Tidak semua tahapan harus di anggap CCP. Sebaliknya, penentuan CCP harus di dasarkan pada hazard analysis dan metode HACCP yang di gunakan perusahaan.

Sanitation

Program sanitasi perlu memiliki jadwal, metode, chemical, penanggung jawab, serta catatan pelaksanaan.

Pest Control

Perusahaan juga perlu mempunyai sistem pengendalian hama yang terdokumentasi.

Traceability

Selanjutnya, produk harus dapat di telusuri dari bahan baku sampai shipment.

Corrective Action

Apabila terjadi penyimpangan, perusahaan harus memiliki mekanisme tindakan koreksi.

Dengan demikian, sistem keamanan pangan dapat menunjukkan adanya pengendalian yang berkelanjutan.

Pemeriksaan Fasilitas Produksi Palm Refinery

Selain dokumen, kondisi fasilitas dapat menjadi perhatian penting apabila dilakukan pemeriksaan video atau fisik.

Area Receiving

Evaluator dapat melihat bagaimana bahan baku di terima dan di periksa.

Perusahaan sebaiknya dapat menjelaskan:

• asal bahan;
• identitas supplier;
• metode sampling;
• pemeriksaan awal;
• status penerimaan;
• penyimpanan.

Storage Tank

Selanjutnya, tank harus memiliki identitas yang jelas.

Produk yang berbeda juga harus dapat di bedakan secara sistematis.

Selain itu, perusahaan sebaiknya mempunyai catatan cleaning dan inspection sesuai prosedur.

Refining Area

Pada area refining, perusahaan harus mampu menjelaskan tahapan proses dan parameter pengendaliannya.

Kemudian, parameter penting harus mempunyai record.

Bleaching dan Deodorization

Tahapan bleaching dan deodorization juga perlu di kendalikan sesuai proses yang digunakan perusahaan.

Operator harus memahami parameter operasional dan tindakan apabila terjadi penyimpangan.

Fractionation

Apabila perusahaan memproduksi palm olein atau palm stearin, proses fractionation harus mempunyai kontrol yang jelas.

Terlebih lagi, spesifikasi produk harus dapat dihubungkan dengan hasil QC.

Laboratory

Laboratorium harus memiliki prosedur sampling, pengujian, peralatan, serta pengendalian hasil.

Selain itu, alat ukur yang digunakan untuk parameter penting perlu di kelola melalui program kalibrasi atau verifikasi yang sesuai.

Pemeriksaan Bahan Baku Palm Oil

Audit tidak hanya berfokus pada produk akhir.

Sebaliknya, bahan baku juga penting karena dapat memengaruhi keamanan dan kualitas produk.

Perusahaan perlu mempunyai supplier approval system.

Selain itu, setiap bahan yang masuk perlu mempunyai status yang jelas.

Misalnya:

Received → Quarantine → Tested → Approved/Rejected

Dengan demikian, bahan yang belum di setujui tidak tercampur dengan bahan yang sudah memenuhi persyaratan.

Selain itu, perusahaan sebaiknya menyimpan data supplier dan hasil evaluasi.

Pemeriksaan Proses Produksi

Pada tahap produksi, auditor dapat menilai apakah perusahaan benar-benar menjalankan proses sesuai prosedur.

Beberapa aspek yang dapat di persiapkan antara lain:

• process flow;
• SOP;
• production record;
• monitoring record;
• deviation record;
• maintenance record;
• cleaning record;
• QC result.

Selanjutnya, perusahaan harus mampu menjelaskan hubungan antarcatatan.

Sebagai contoh, batch produksi tertentu harus dapat di kaitkan dengan bahan baku yang digunakan dan hasil pengujiannya.

Dengan demikian, auditor dapat memahami sistem secara utuh.

Pemeriksaan Certificate of Analysis

COA merupakan dokumen penting dalam perdagangan palm oil.

Namun demikian, COA bukan pengganti FSMS.

Sebaliknya, COA merupakan salah satu bukti bahwa produk atau batch tertentu telah di uji berdasarkan parameter yang di tetapkan.

Untuk palm oil dan turunannya, parameter pengujian bergantung pada jenis produk dan spesifikasi yang berlaku.

Misalnya, dapat mencakup:

• acid value;
• peroxide value;
• iodine value;
• moisture;
• insoluble impurities;
• melting point atau slip melting point sesuai metode;
• fatty acid composition;
• parameter lain sesuai spesifikasi.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan hasil COA dapat di telusuri ke batch produksi.

Pemeriksaan Traceability

Traceability merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam kesiapan audit.

Perusahaan harus mampu menjawab pertanyaan sederhana seperti:

“Produk shipment ini berasal dari bahan baku mana dan di produksi kapan?”

Untuk menjawabnya, perusahaan perlu mempunyai sistem yang menghubungkan:

Supplier → Raw Material → Production Batch → Tank → QC → Finished Product → Loading → Shipment

Selanjutnya, sistem juga harus memungkinkan penelusuran balik.

Misalnya, jika terdapat masalah pada shipment, perusahaan dapat menentukan:

• batch yang terdampak;
• tank yang di gunakan;
• bahan baku terkait;
• supplier;
• hasil QC;
• shipment lain yang mungkin menggunakan batch sama.

Dengan demikian, traceability tidak hanya menjadi dokumen, tetapi menjadi alat pengendalian risiko.

Pemeriksaan Food Defense

Selain keamanan pangan, perusahaan perlu mempertimbangkan aspek perlindungan terhadap kontaminasi yang disengaja.

Food defense dapat mencakup kontrol akses ke:

• production area;
• tank farm;
• laboratory;
• chemical storage;
• loading area;
• warehouse;
• sistem komputer.

Selain itu, perusahaan dapat menerapkan identification card, visitor control, restricted access, dan monitoring sesuai kebutuhan fasilitas.

Dengan demikian, akses ke area kritis dapat di kendalikan.

Pemeriksaan Personel dan Kompetensi

Sistem keamanan pangan tidak akan berjalan tanpa personel yang kompeten.

Karena itu, perusahaan perlu menyimpan training record.

Pelatihan dapat mencakup:

• GMP;
• HACCP;
• food safety;
• hygiene;
• sanitation;
• chemical handling;
• traceability;
• food defense;
• corrective action.

Selain itu, operator harus memahami tugas masing-masing.

Misalnya, operator produksi harus mengetahui tindakan ketika parameter proses berada di luar batas yang di tentukan.

Sementara itu, personel QC harus memahami metode sampling dan pengujian yang di gunakan.

Pemeriksaan Dokumen dan Record

Perusahaan sebaiknya membedakan antara procedure dan record.

Procedure menjelaskan apa yang harus dilakukan.

Sedangkan record membuktikan bahwa kegiatan tersebut benar-benar dilakukan.

Sebagai contoh:

SOP Cleaning Tank menjelaskan bagaimana tank di bersihkan.

Sementara itu:

Cleaning Record menunjukkan kapan tank di bersihkan, siapa yang melakukan, dan bagaimana hasil pemeriksaannya.

Keduanya penting.

Namun, record sangat membantu membuktikan implementasi sistem ketika dilakukan audit.

Dokumen yang Sebaiknya Disiapkan

Berikut contoh kelompok dokumen yang dapat di persiapkan palm refinery:

1. Dokumen legal dan fasilitas

• legalitas perusahaan;
• izin fasilitas;
• alamat pabrik;
• informasi kapasitas;
• daftar produk;
• struktur organisasi;
• informasi contact person.

2. Dokumen food safety

• food safety policy;
• GMP;
• HACCP;
• hazard analysis;
• sanitation SOP;
• pest control;
• food defense;
• traceability;
• recall procedure.

3. Dokumen produksi

• process flow;
• SOP produksi;
• batch record;
• tank record;
• cleaning record;
• maintenance record.

4. Dokumen QC

• sampling procedure;
• test method;
• laboratory record;
• COA;
• calibration record;
• product release.

5. Dokumen supplier

• approved supplier list;
• supplier evaluation;
• incoming inspection;
• raw material specification.

6. Dokumen corrective action

• deviation report;
• non-conformity report;
• corrective action;
• preventive action jika di gunakan;
• verification of effectiveness.

Kesalahan yang Dapat Menyulitkan Audit GACC

Ada beberapa kondisi yang sebaiknya di hindari.

1. SOP Tidak Sesuai Praktik

Pertama, perusahaan mempunyai SOP yang sangat lengkap, tetapi operator menjalankan proses berbeda.

Kondisi seperti ini dapat menimbulkan pertanyaan mengenai efektivitas sistem.

2. Record Tidak Lengkap

Selanjutnya, SOP menyebut monitoring harus dilakukan setiap shift, tetapi record hanya tersedia untuk sebagian periode.

Karena itu, sistem pencatatan harus konsisten.

3. Traceability Tidak Teruji

Perusahaan mungkin mempunyai batch number, tetapi tidak dapat menghubungkannya dengan bahan baku.

Oleh karena itu, traceability test perlu dilakukan.

4. Data Antardokumen Berbeda

Misalnya, nama fasilitas atau alamat berbeda antara dokumen registrasi, legalitas, dan dokumen lainnya.

Dengan demikian, perusahaan perlu melakukan document reconciliation sebelum pengajuan.

5. Tidak Memahami Proses

Selain itu, personel yang di tunjuk menghadapi audit harus memahami proses aktual.

Jangan sampai jawaban hanya berasal dari hafalan dokumen.

6. Corrective Action Tidak Di tutup

Penyimpangan yang di temukan dalam audit internal sebaiknya mempunyai status yang jelas.

Jika sudah di perbaiki, bukti efektivitas perbaikannya juga perlu tersedia.

Cara Melakukan Simulasi Audit GACC

Sebelum evaluasi, perusahaan dapat melakukan mock audit.

Caranya relatif sederhana.

Pertama, bentuk tim audit internal.

Kemudian, buat daftar pertanyaan berdasarkan sistem perusahaan.

Contohnya:

Pertanyaan fasilitas

• Apa nama fasilitas?
• Apa alamat produksinya?
• Produk apa yang diproduksi?
• Berapa kapasitas produksi?
• Bagaimana alur produksinya?

keamanan pangan

• Apa bahaya utama dalam proses?
• Bagaimana pengendaliannya?
• Apa CCP jika ada?
• Bagaimana monitoring dilakukan?
• Apa tindakan apabila terjadi deviasi?

Pertanyaan traceability

• Dari mana bahan baku batch ini berasal?
• Di produksi kapan?
• Di simpan di tank mana?
• Hasil QC-nya bagaimana?
• Di kirim ke customer mana?

recall

• Bagaimana perusahaan menarik produk?
• Siapa yang bertanggung jawab?
• Berapa cepat sistem dapat mengidentifikasi shipment terdampak?

Selanjutnya, tim dapat melakukan audit lapangan.

Dengan demikian, perusahaan dapat menemukan gap sebelum pemeriksaan resmi.

Apa yang Dilakukan Jika Di temukan Ketidaksesuaian?

Apabila di temukan ketidaksesuaian, perusahaan tidak sebaiknya langsung melakukan perubahan tanpa analisis.

Pertama, tentukan akar masalah.

Kemudian, tentukan corrective action.

Setelah itu, implementasikan tindakan perbaikan.

Selanjutnya, lakukan verification of effectiveness.

Misalnya, di temukan bahwa record sanitasi tidak lengkap.

Perusahaan dapat:

1. memperbaiki format record;
2. melatih operator;
3. menetapkan supervisor review;
4. melakukan monitoring selama periode tertentu;
5. memeriksa apakah masalah berulang.

Dengan demikian, corrective action tidak hanya menyelesaikan dokumen, tetapi juga memperbaiki sistem.

Apa yang Terjadi Jika Palm Refinery Tidak Memenuhi Persyaratan?

Order No. 280 memberikan mekanisme pengawasan terhadap perusahaan yang sudah terdaftar.

Apabila GACC menemukan bahwa perusahaan tidak lagi memenuhi persyaratan, perusahaan dapat di perintahkan melakukan perbaikan dalam jangka waktu yang di tentukan. Selama periode perbaikan, impor produk terkait dapat di hentikan. Setelah perbaikan selesai, perusahaan perlu menyerahkan dokumen yang menunjukkan tindakan perbaikan dan kepatuhan kembali sebelum impor dapat di pulihkan.

Karena itu, compliance bukan hanya penting pada saat registrasi pertama.

Sebaliknya, perusahaan harus mempertahankan sistem sepanjang masa registrasi.

Selain itu, perusahaan sendiri di wajibkan mengambil tindakan apabila mengetahui bahwa mereka tidak lagi memenuhi persyaratan, termasuk menghentikan sementara ekspor ke China dan melakukan perbaikan sampai persyaratan kembali terpenuhi.

Kondisi yang Dapat Menyebabkan Registrasi Di cabut

Perusahaan juga perlu memahami bahwa terdapat kondisi serius yang dapat menyebabkan pencabutan registrasi.

Menurut Order No. 280, beberapa kondisi tersebut antara lain:

• insiden keamanan pangan serius akibat perusahaan;
• masalah keamanan pangan serius pada pemeriksaan masuk China;
• masalah besar pada sistem keamanan dan higiene;
• tidak memenuhi persyaratan setelah perbaikan;
• memberikan dokumen palsu;
• menyembunyikan informasi;
• menolak bekerja sama dalam pemeriksaan atau investigasi;
• menyalahgunakan nomor registrasi.

Karena itu, perusahaan harus membangun budaya compliance.

Dengan demikian, GACC registration tidak di perlakukan sebagai dokumen administratif yang hanya di perlukan sekali.

Masa Berlaku Registrasi GACC

Menurut Order No. 280, registrasi perusahaan produksi pangan luar negeri berlaku selama lima tahun. GACC menentukan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya masa registrasi.

Selain itu, GACC juga mempublikasikan daftar perusahaan yang telah terdaftar.

Namun, perusahaan tidak sebaiknya menunggu masa berlaku hampir berakhir untuk memeriksa kembali sistemnya.

Sebaliknya, evaluasi internal sebaiknya dilakukan secara berkala.

Dengan demikian, apabila terdapat perubahan fasilitas, produk, alamat, legal representative, atau informasi registrasi lainnya, perusahaan dapat segera menentukan apakah perubahan tersebut perlu di laporkan melalui mekanisme yang berlaku.

Perubahan Data Palm Refinery Setelah Registrasi

Perubahan informasi perusahaan juga perlu di perhatikan.

Order No. 280 mengatur bahwa perubahan informasi registrasi harus di ajukan melalui jalur registrasi dengan informasi perubahan dan dokumen pendukung. Namun, perubahan besar seperti perpindahan fasilitas produksi, perubahan legal representative, atau perubahan nomor registrasi yang berdampak signifikan pada sistem keamanan pangan dapat menyebabkan perusahaan perlu mengajukan registrasi baru.

Oleh karena itu, sebelum melakukan perubahan besar, perusahaan sebaiknya mengevaluasi dampaknya terhadap registrasi GACC.

Misalnya, perusahaan melakukan relokasi refinery.

Dalam kondisi tersebut, alamat fasilitas tidak lagi sama dengan fasilitas yang sebelumnya di evaluasi.

Karena itu, perubahan tersebut tidak boleh di perlakukan seperti perubahan administratif biasa.

Persiapan Audit GACC dalam 30 Hari

Bagi perusahaan yang ingin melakukan persiapan cepat, evaluasi dapat di bagi menjadi empat minggu.

Minggu Pertama: Dokumen

Pertama, review:

• legalitas;
• informasi fasilitas;
• produk;
• process flow;
• GMP;
• HACCP;
• traceability;
• SOP.

Minggu Kedua: Implementasi

Selanjutnya, periksa kondisi lapangan:

• kebersihan;
• tank;
• production area;
• laboratory;
• warehouse;
• loading area;
• chemical storage.

Minggu Ketiga: Records

Kemudian, periksa:

• production record;
• QC;
• COA;
• sanitation;
• pest control;
• maintenance;
• calibration;
• training;
• corrective action.

Minggu Keempat: Mock Audit

Terakhir, lakukan simulasi audit.

Tim dapat melakukan wawancara kepada operator dan melakukan traceability test.

Dengan demikian, perusahaan dapat menemukan gap sebelum menghadapi pemeriksaan.

Checklist Audit GACC Palm Refinery

Berikut checklist praktis yang dapat di gunakan:

Area	Pertanyaan Utama	Status
Legalitas	Data perusahaan sesuai?	☐
Fasilitas	Alamat sesuai registrasi?	☐
Produk	Produk sesuai kategori?	☐
GMP	SOP dan implementasi tersedia?	☐
HACCP	Hazard analysis tersedia?	☐
Produksi	Process control berjalan?	☐
QC	Testing dan COA terdokumentasi?	☐
Supplier	Supplier approval tersedia?	☐
Sanitation	Cleaning record tersedia?	☐
Pest Control	Program dan record tersedia?	☐
Training	Training record lengkap?	☐
Traceability	Batch dapat di telusuri?	☐
Food Defense	Access control tersedia?	☐
Recall	Recall procedure tersedia?	☐
Corrective Action	NC di tindaklanjuti?	☐
Maintenance	Maintenance record tersedia?	☐
Calibration	Alat ukur terkendali?	☐
Loading	Loading procedure berjalan?	☐
Dokumen Ekspor	Data konsisten?	☐
Mock Audit	Simulasi sudah dilakukan?	☐

Checklist tersebut bukan daftar resmi GACC yang harus di gunakan dalam setiap audit. Sebaliknya, checklist ini merupakan alat persiapan internal agar perusahaan dapat melakukan gap assessment secara sistematis.

Hubungan Audit GACC dengan FSMS Palm Refinery

Audit GACC dan Food Safety Management System memiliki hubungan yang sangat erat.

FSMS menyediakan sistem yang di gunakan perusahaan untuk mengendalikan keamanan pangan.

Sementara itu, audit memberikan mekanisme evaluasi untuk melihat apakah sistem tersebut memadai dan di terapkan.

Dengan demikian:

FSMS = sistem pengendalian

Audit GACC = evaluasi terhadap kepatuhan dan kesiapan

Karena itu, perusahaan tidak sebaiknya membangun FSMS hanya ketika mendengar akan ada audit.

Sebaliknya, FSMS harus menjadi bagian dari operasi sehari-hari.

Jika sistem berjalan dengan baik, audit seharusnya menjadi proses untuk membuktikan implementasi tersebut.

Hubungan Audit GACC dengan Traceability

Traceability juga menjadi bagian penting dalam pemeriksaan.

Sebagai contoh, auditor dapat memilih satu batch secara acak.

Kemudian, perusahaan di minta menunjukkan:

1. bahan baku yang di gunakan;
2. supplier;
3. tanggal penerimaan;
4. production batch;
5. tank;
6. hasil pengujian;
7. status release;
8. shipment;
9. dokumen pengiriman.

Jika semua informasi dapat di hubungkan, perusahaan mempunyai bukti bahwa traceability berjalan.

Sebaliknya, apabila data terpisah dan tidak dapat di rekonsiliasi, perusahaan akan kesulitan menjelaskan sistemnya.

Karena itu, traceability test sebaiknya dilakukan secara rutin.

Hubungan Audit GACC dengan Dokumen Ekspor Indonesia

Audit GACC juga perlu di pisahkan dari kewajiban ekspor Indonesia.

Perusahaan palm oil tetap perlu mengikuti ketentuan ekspor Indonesia yang berlaku.

Saat ini, Permendag No. 16 Tahun 2026 tentang Kebijakan dan Pengaturan Ekspor Komoditas Sumber Daya Alam Strategis Kelapa Sawit tercatat berstatus berlaku dan di tetapkan pada 29 Mei 2026.

Dengan demikian, perusahaan harus memperhatikan dua sisi compliance:

Indonesia → ketentuan ekspor

dan

China → ketentuan impor dan GACC

Selain itu, dokumen komersial dan teknis harus dibuat konsisten.

Tips Menghadapi Pemeriksaan GACC

Agar lebih siap, palm refinery dapat menerapkan beberapa langkah.

1. Pastikan data konsisten

Nama perusahaan, alamat, produk, dan informasi fasilitas harus konsisten.

2. Jangan membuat dokumen yang tidak di terapkan

Dokumen yang terlalu ideal tetapi tidak di terapkan dapat menimbulkan masalah saat pemeriksaan.

3. Latih personel

Operator dan personel terkait harus memahami tugas mereka.

4. Uji traceability

Lakukan simulasi penelusuran batch secara berkala.

5. Review corrective action

Pastikan temuan internal benar-benar ditutup.

6. Periksa kondisi fasilitas

Jangan hanya fokus pada dokumen.

7. Siapkan bukti

Setiap prosedur penting sebaiknya mempunyai record pelaksanaan.

8. Ikuti perubahan regulasi

Ketentuan GACC dapat diperbarui berdasarkan evaluasi risiko dan kebijakan implementasi.

Karena itu, perusahaan sebaiknya melakukan regulatory monitoring secara berkala.

Apakah Audit GACC Selalu Berarti Ada Kunjungan ke Pabrik?

Tidak.

Order No. 280 menyatakan bahwa GACC dapat melakukan evaluasi melalui pemeriksaan tertulis, video, pemeriksaan di lokasi, atau kombinasi metode tersebut. Metode di pilih berdasarkan tingkat risiko keamanan pangan.

Karena itu, perusahaan tidak boleh menganggap bahwa tidak adanya kunjungan fisik berarti sistem tidak perlu di siapkan.

Sebaliknya, pemeriksaan dokumen dan video juga membutuhkan bukti yang akurat.

Apakah Palm Refinery Harus Memiliki Sertifikat ISO 22000?

Tidak tepat untuk menyamakan ISO 22000 dengan GACC registration.

ISO 22000 merupakan standar sistem manajemen keamanan pangan, sedangkan GACC registration merupakan mekanisme registrasi perusahaan luar negeri untuk akses pasar China.

Dengan demikian, sertifikat ISO 22000 dapat membantu menunjukkan sistem manajemen keamanan pangan, tetapi tidak otomatis menggantikan proses registrasi GACC.

Karena itu, perusahaan perlu melihat persyaratan regulator, buyer, dan standar yang di gunakan dalam operasionalnya secara terpisah.

Apa yang Sebaiknya Dilakukan Setelah Audit?

Setelah audit selesai, perusahaan sebaiknya melakukan review internal.

Pertama, catat seluruh pertanyaan dan area yang di bahas.

Kemudian, kelompokkan menjadi:

• compliant;
• clarification;
• minor gap;
• major gap;
• corrective action.

Selanjutnya, setiap tindakan di beri PIC dan target penyelesaian.

Dengan demikian, proses perbaikan dapat di pantau.

Selain itu, bukti penyelesaian harus di simpan.

Dengan cara tersebut, perusahaan mempunyai histori compliance yang dapat di gunakan untuk evaluasi berikutnya.

Audit dan pemeriksaan GACC terhadap palm refinery merupakan bagian penting dari pengawasan terhadap fasilitas luar negeri yang memproduksi pangan untuk pasar China.

Pemeriksaan dapat dilakukan melalui beberapa metode, yaitu pemeriksaan dokumen, pemeriksaan video, pemeriksaan di lokasi, atau kombinasi metode tersebut. Karena itu, palm refinery harus menyiapkan lebih dari sekadar dokumen registrasi.

Sebaliknya, perusahaan perlu memastikan bahwa food safety management system, GMP, HACCP, traceability, QC, sanitasi, food defense, supplier control, production control, dan corrective action benar-benar diterapkan.

Selain itu, seluruh informasi harus konsisten antara dokumen registrasi, sistem internal, catatan produksi, COA, dan dokumen ekspor.

Hal yang juga penting adalah membedakan GACC registration dengan customs clearance. Registrasi GACC berkaitan dengan status dan kepatuhan fasilitas, sedangkan customs clearance berkaitan dengan proses masuknya shipment ke China. Dengan demikian, nomor registrasi GACC tidak berarti seluruh shipment otomatis bebas dari pemeriksaan impor.

Pada akhirnya, cara terbaik mempersiapkan audit bukanlah membuat dokumen sebanyak mungkin, melainkan membangun sistem yang benar-benar berjalan.

Alurnya dapat diringkas sebagai berikut:

Legalitas fasilitas → Food Safety Management System → GMP/HACCP → Supplier Control → Production Control → QC → Traceability → GACC Registration → Audit/Evaluation → Corrective Action → Continuous Compliance

Dengan sistem tersebut, palm refinery Indonesia dapat lebih siap menghadapi evaluasi GACC sekaligus membangun proses produksi yang lebih terdokumentasi, konsisten, dan dapat ditelusuri untuk mendukung kegiatan ekspor palm oil ke China.

Konsultasikan Ekspor Palm Oil Sekarang