Tanggal Berlaku: 14 September 2026
PT Jangkar Global Groups berkomitmen menjaga keamanan, kerahasiaan, dan ketertiban pengelolaan dokumen milik klien.
Kebijakan ini mengatur penyimpanan, pengambilan, pemberitahuan, serta penghancuran dokumen klien yang telah selesai di proses. Tetapi tidak di ambil atau tidak mendapatkan instruksi lebih lanjut dari pemiliknya.
Ruang Lingkup
Kebijakan ini berlaku terhadap dokumen fisik milik klien yang berada dalam penguasaan PT Jangkar Global Groups. Dalam rangka pelaksanaan layanan, termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Dokumen legalisasi;
b. Dokumen apostille;
c. Untuk Dokumen visa;
d. Dokumen imigrasi;
e. Dokumen kependudukan;
f. Untuk Dokumen pendidikan;
g. Dokumen perusahaan;
h. Dokumen pribadi;
i. Paspor atau dokumen perjalanan apabila berada dalam penguasaan perusahaan;
j. Dokumen hasil terjemahan;
k. Serta Dokumen pendukung lainnya yang di serahkan oleh klien.
Dokumen yang Telah Selesai Di proses
Setelah proses layanan selesai, klien wajib mengambil dokumen sesuai dengan pemberitahuan yang di berikan oleh PT Jangkar Global Groups.
Pemberitahuan dapat di lakukan melalui kontak yang di berikan klien. Termasuk WhatsApp, telepon, email, atau media komunikasi lain yang di gunakan dalam proses layanan.
Klien bertanggung jawab memastikan nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak yang di berikan kepada perusahaan dapat di hubungi.
Masa Penyimpanan Dokumen
PT Jangkar Global Groups akan menyimpan dokumen fisik klien selama maksimal 6 (enam) bulan sejak:
a. tanggal dokumen di nyatakan selesai dan siap di ambil; atau
b. tanggal pemberitahuan kepada klien mengenai selesainya dokumen. Mana yang berlaku berdasarkan catatan administrasi perusahaan.
Selama periode tersebut, klien dapat mengambil dokumen sesuai prosedur pengambilan yang berlaku.
Kewajiban Klien Mengambil Dokumen
Klien wajib mengambil dokumen dalam jangka waktu yang telah di tentukan.
Apabila klien meminta dokumen di kirimkan, klien wajib memberikan alamat pengiriman yang lengkap dan dapat di verifikasi.
Risiko yang timbul akibat kesalahan alamat, nomor kontak yang tidak aktif, atau informasi pengiriman yang tidak benar menjadi tanggung jawab klien.
Pemberitahuan Sebelum Penghancuran
Sebelum dokumen di hancurkan, PT Jangkar Global Groups akan melakukan pemberitahuan kepada klien apabila informasi kontak masih dapat di hubungi.
Pemberitahuan terakhir dapat di berikan sebelum berakhirnya masa penyimpanan 6 (enam) bulan.
Klien di berikan kesempatan untuk segera:
a. mengambil dokumen;
b. meminta pengiriman dokumen;
c. memberikan instruksi tertulis;
d. atau menghubungi PT Jangkar Global Groups untuk membahas penyelesaian dokumen.
Dokumen yang Tidak Di ambil Selama 6 Bulan
Apabila dokumen telah di simpan selama 6 (enam) bulan sejak dokumen di nyatakan selesai dan siap di ambil. Tetapi klien tidak mengambil dokumen dan tidak memberikan instruksi lebih lanjut. PT Jangkar Global Groups berhak melakukan penghancuran atau pemusnahan dokumen tersebut.
Penghancuran di lakukan sebagai bagian dari prosedur pengelolaan arsip dan perlindungan data klien.
Metode Penghancuran Dokumen
Penghancuran dokumen di lakukan dengan metode yang di anggap memadai. Untuk mencegah dokumen di baca, di gunakan kembali, atau di akses oleh pihak yang tidak berwenang.
Metode dapat berupa:
a. pencacahan atau shredding;
b. pemotongan;
c. penghancuran fisik;
d. atau metode pemusnahan lain yang sesuai.
Untuk dokumen elektronik yang memang menjadi bagian dari arsip yang wajib di hapus. Penghapusan di lakukan sesuai prosedur pengelolaan data perusahaan dan ketentuan yang berlaku.
Dokumen Asli
Klien harus memahami bahwa dokumen asli memiliki nilai dan fungsi hukum yang berbeda dengan salinan atau hasil pengurusan.
Apabila dokumen asli milik klien berada dalam penguasaan PT Jangkar Global Groups dan tidak di ambil selama masa penyimpanan. Perusahaan akan terlebih dahulu melakukan upaya pemberitahuan kepada klien sebelum penghancuran.
Untuk dokumen asli yang secara hukum atau berdasarkan perjanjian wajib dikembalikan, perusahaan akan memperhatikan ketentuan hukum dan perjanjian yang berlaku.
Dokumen yang Wajib Di simpan Berdasarkan Hukum
Apabila terdapat dokumen atau catatan yang berdasarkan peraturan perundang-undangan, kewajiban administratif, perpajakan, pembukuan, atau ketentuan lainnya wajib di simpan dalam jangka waktu tertentu, ketentuan penyimpanan berdasarkan kewajiban tersebut akan di dahulukan.
Kebijakan penghancuran 6 (enam) bulan tidak mengesampingkan kewajiban penyimpanan yang di wajibkan oleh hukum.
Biaya Penyimpanan
PT Jangkar Global Groups dapat menerapkan biaya penyimpanan tambahan untuk dokumen yang di minta klien untuk di simpan. Melebihi periode standar 6 (enam) bulan, apabila layanan atau perjanjian terkait memungkinkan adanya penyimpanan lebih lama.
Besaran dan ketentuan biaya akan di informasikan kepada klien sebelum di berlakukan.
Permintaan Perpanjangan Penyimpanan
Klien dapat mengajukan permintaan tertulis untuk memperpanjang masa penyimpanan dokumen sebelum masa 6 (enam) bulan berakhir.
Permintaan tersebut harus memuat:
a. nama klien;
b. nomor invoice atau nomor layanan;
c. jenis dokumen;
d. alasan permintaan perpanjangan;
e. serta jangka waktu penyimpanan yang di minta.
Persetujuan perpanjangan berada pada kebijakan PT Jangkar Global Groups dan dapat mempertimbangkan jenis, keamanan, kapasitas penyimpanan, serta karakteristik dokumen.
Dokumen yang Tidak Dapat Di hancurkan
PT Jangkar Global Groups tidak akan menghancurkan dokumen apabila terdapat:
a. perintah atau kewajiban hukum untuk mempertahankannya;
b. sengketa yang sedang berlangsung;
c. permintaan resmi dari aparat atau instansi berwenang;
d. kewajiban kontraktual untuk menyimpannya;
e. atau alasan hukum lain yang mengharuskan dokumen tetap tersedia.
Tanggung Jawab Klien
Klien bertanggung jawab untuk:
a. mengambil dokumen tepat waktu;
b. memastikan informasi kontak tetap aktif;
c. memberikan alamat pengiriman yang benar;
d. memberitahukan perubahan nomor telepon atau email;
e. memberikan instruksi apabila dokumen perlu di simpan lebih lama;
f. memastikan dokumen telah di terima dengan baik apabila di kirimkan.
PT Jangkar Global Groups tidak bertanggung jawab atas konsekuensi yang timbul karena klien tidak mengambil dokumen. Dalam jangka waktu yang telah di tentukan setelah perusahaan melakukan pemberitahuan sesuai prosedur.
Persetujuan Klien
Dengan menyerahkan dokumen kepada PT Jangkar Global Groups dan menggunakan layanan perusahaan. Klien memahami bahwa dokumen yang telah selesai di proses harus di ambil sesuai ketentuan yang berlaku.
Klien memahami bahwa dokumen yang tidak di ambil selama 6 (enam) bulan sejak di nyatakan selesai dan siap di ambil dapat di hancurkan sesuai kebijakan ini. Dengan tetap memperhatikan kewajiban hukum yang berlaku.
Perubahan Kebijakan
PT Jangkar Global Groups dapat melakukan perubahan terhadap kebijakan ini. Apabila di perlukan untuk menyesuaikan dengan perkembangan layanan, keamanan dokumen, kebutuhan operasional, atau perubahan ketentuan hukum yang berlaku.
Versi terbaru kebijakan akan menjadi acuan setelah tanggal berlakunya.
