Pemegang ijazah luar negeri sering menghadapi pertanyaan penting saat ingin menggunakan kualifikasinya untuk kebutuhan pendidikan atau pekerjaan di Indonesia. Salah satu pertanyaan yang paling sering muncul yaitu dokumen apa yang perlu diterjemahkan saat penyetaraan ijazah?
Jawabannya tidak selalu sama untuk setiap pemohon. Sebab, kebutuhan dokumen dapat mengikuti jenjang pendidikan, negara asal ijazah, bahasa dokumen, serta persyaratan perguruan tinggi atau lembaga tujuan.
Selain itu, pemohon perlu memahami perbedaan antara ijazah, transkrip nilai, dokumen pendamping, dan dokumen identitas. Dengan memahami fungsi setiap dokumen, Anda dapat menyiapkan berkas secara lebih terarah.
Saat ini, Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 mengatur bahwa ijazah atau dokumen hasil belajar dari sistem pendidikan tinggi luar negeri dapat memperoleh pengakuan untuk melanjutkan pendidikan melalui mekanisme penyetaraan. Aturan tersebut juga menyebut bahwa perguruan tinggi tujuan menjalankan penyetaraan sesuai panduan yang Kementerian sediakan.
Karena itu, sebelum menerjemahkan seluruh dokumen, pemohon sebaiknya mengecek persyaratan dari lembaga tujuan terlebih dahulu.
Baca juga : Pengurusan Ijazah Luar Negeri Tidak Berbahasa Inggris
Apa Itu Penyetaraan Ijazah Luar Negeri?
Penyetaraan ijazah merupakan proses untuk menilai kesesuaian kualifikasi pendidikan yang seseorang peroleh dari sistem pendidikan luar negeri dengan sistem pendidikan nasional.
Dalam konteks pendidikan tinggi, Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 menyatakan bahwa ijazah atau dokumen hasil belajar dari sistem pendidikan tinggi luar negeri dapat memperoleh pengakuan melalui penyetaraan untuk melanjutkan pendidikan pada perguruan tinggi dalam sistem pendidikan nasional. Selanjutnya, perguruan tinggi tujuan menjalankan proses tersebut sesuai panduan Kementerian.
Dengan demikian, pemohon perlu memahami bahwa kebutuhan dokumen dapat mengikuti tujuan penggunaan ijazah.
Misalnya, seseorang ingin melanjutkan kuliah ke jenjang yang lebih tinggi. Sementara itu, orang lain mungkin membutuhkan pengakuan kualifikasi untuk pekerjaan atau administrasi profesional. Karena itu, daftar dokumen tidak selalu identik.
Baca juga : Apakah Ijazah Luar Negeri Wajib Bahasa Inggris?
Apakah Semua Dokumen Harus Diterjemahkan?
Tidak.
Anda tidak perlu menerjemahkan semua dokumen secara otomatis. Fokus utama terletak pada dokumen yang menggunakan bahasa asing dan memang membutuhkan terjemahan sesuai persyaratan lembaga tujuan.
Sebaliknya, jika dokumen sudah menggunakan Bahasa Indonesia atau lembaga tujuan menerima dokumen dalam bahasa aslinya, kebutuhan terjemahan dapat berbeda.
Karena itu, langkah pertama bukan langsung mencari penerjemah. Langkah pertama yaitu memeriksa daftar persyaratan dari pihak yang menerima dokumen.
Selanjutnya, Anda dapat menentukan dokumen mana yang membutuhkan terjemahan resmi atau terjemahan tersumpah.
Baca juga : Cara Menerjemahkan Ijazah Luar Negeri Bahasa Asing
1. Ijazah Luar Negeri
Ijazah menjadi dokumen utama yang menunjukkan keberhasilan seseorang menyelesaikan pendidikan pada perguruan tinggi luar negeri.
Jika ijazah menggunakan bahasa asing, lembaga tujuan dapat meminta terjemahan agar pihak yang memeriksa dokumen dapat memahami informasi akademik secara jelas.
Informasi pada ijazah biasanya mencakup nama pemegang ijazah, nama perguruan tinggi, program studi, jenjang pendidikan, gelar, tanggal kelulusan, serta informasi lain yang berkaitan dengan penerbitan ijazah.
Karena itu, penerjemah perlu mempertahankan seluruh informasi penting tanpa mengubah makna dokumen asli.
Untuk ijazah Jepang, China, Korea, Jerman, Arab, Prancis, atau bahasa lainnya, Anda sebaiknya mencari penerjemah yang menguasai pasangan bahasa tersebut.
Baca juga : Apakah Ijazah Bahasa Arab dari Luar Negeri Harus Diterjemahkan?
2. Transkrip Nilai
Selain ijazah, transkrip nilai menjadi dokumen yang sangat penting.
Transkrip memberikan informasi mengenai mata kuliah, jumlah kredit, nilai, indeks prestasi, serta komponen akademik lain yang berkaitan dengan perjalanan studi.
Karena itu, jangan hanya menerjemahkan ijazah apabila pihak tujuan juga meminta transkrip.
Transkrip membutuhkan ketelitian lebih tinggi karena dokumen ini sering memuat banyak tabel, singkatan, kode mata kuliah, jumlah kredit, nilai, serta istilah akademik.
Penerjemah perlu mempertahankan angka dan informasi akademik secara akurat. Kesalahan pada satu angka dapat menimbulkan pertanyaan ketika pihak penerima melakukan pemeriksaan.
Baca juga : Ijazah Bahasa Mandarin dari China Apakah Harus Diterjemahkan?
3. Surat Keterangan Lulus
Dalam kondisi tertentu, pemohon juga dapat memiliki surat keterangan lulus atau dokumen yang menjelaskan status kelulusan.
Kebutuhan dokumen ini bergantung pada kondisi pemohon dan persyaratan lembaga tujuan.
Jika surat tersebut menggunakan bahasa asing dan pihak tujuan meminta terjemahan, Anda perlu menyiapkan versi terjemahannya.
Namun, jangan langsung menganggap surat keterangan lulus selalu wajib. Periksa daftar dokumen terlebih dahulu.
Dengan cara tersebut, Anda dapat menghindari penerjemahan dokumen yang sebenarnya tidak diperlukan.
Baca juga : Ijazah Jepang Apa Perlu Diterjemahkan untuk Penyetaraan?
4. Surat Keterangan Pendamping Ijazah atau Dokumen Akademik Tambahan
Beberapa perguruan tinggi luar negeri memberikan dokumen pendamping yang menjelaskan capaian akademik atau kompetensi lulusan.
Dalam sistem pendidikan Indonesia, terdapat istilah Surat Keterangan Pendamping Ijazah atau SKPI. Namun, bentuk dan nama dokumen pendamping dari perguruan tinggi luar negeri dapat berbeda.
Jika lembaga tujuan meminta dokumen pendamping tertentu, Anda perlu melihat apakah dokumen tersebut menggunakan bahasa asing.
Selanjutnya, tanyakan apakah pihak penerima membutuhkan terjemahan.
Baca juga : Apa Itu Penerjemah Tersumpah untuk Ijazah Luar Negeri?
5. Dokumen Perubahan Nama
Nama pada ijazah terkadang berbeda dengan nama pada paspor atau dokumen identitas saat ini.
Contohnya, seseorang menikah setelah menyelesaikan pendidikan sehingga nama pada ijazah berbeda dengan nama pada paspor.
Dalam kondisi tersebut, pemohon mungkin perlu menyiapkan dokumen yang menjelaskan perubahan nama, seperti akta perkawinan atau dokumen hukum lain sesuai kasus.
Jika dokumen tersebut menggunakan bahasa asing dan lembaga tujuan meminta terjemahan, pemohon perlu menyiapkan terjemahan sesuai persyaratan.
Jadi, jangan hanya memperhatikan ijazah. Perbedaan identitas juga perlu Anda periksa sejak awal.
Baca juga : Terjemahan Ijazah Luar Negeri ke Bahasa Indonesia atau Inggris?
6. Transkrip atau Dokumen Akademik dalam Bahasa Asing
Kadang-kadang perguruan tinggi luar negeri menerbitkan lebih dari satu dokumen akademik.
Misalnya, pemohon memiliki:
- ijazah;
- transkrip nilai;
- surat keterangan lulus;
- diploma supplement;
- academic record;
- certificate;
- atau dokumen akademik lainnya.
Setiap dokumen dapat memiliki fungsi berbeda.
Karena itu, jangan menganggap semua dokumen tersebut memiliki kebutuhan terjemahan yang sama. Lihat kembali instruksi lembaga tujuan.
Jika pihak tujuan meminta seluruh dokumen akademik, maka Anda perlu mempertimbangkan terjemahan untuk setiap dokumen yang menggunakan bahasa asing.
Baca juga : Apakah Terjemahan Ijazah Luar Negeri Harus Dilegalisir?
7. Dokumen Identitas
Dokumen identitas seperti paspor atau kartu identitas juga dapat muncul dalam daftar persyaratan administrasi.
Namun, kebutuhan terjemahan dokumen identitas tidak otomatis sama dengan kebutuhan terjemahan ijazah.
Jika paspor sudah menggunakan format yang dapat pihak tujuan pahami, mereka mungkin tidak meminta terjemahan.
Sebaliknya, jika pihak penerima secara khusus meminta dokumen identitas dalam bahasa tertentu, ikuti instruksi tersebut.
Karena itu, selalu pisahkan antara dokumen utama untuk penyetaraan dan dokumen pendukung administrasi.
Baca juga : Cara Urus Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Tidak Berbahasa Inggris
8. Dokumen dari Perguruan Tinggi yang Menggunakan Bahasa Lokal
Pemohon dari Jepang, China, Korea, Rusia, Jerman, Prancis, Arab Saudi, atau negara lain mungkin memperoleh dokumen akademik dalam bahasa lokal.
Situasi ini membutuhkan perhatian khusus.
Misalnya, dokumen akademik dari Jepang dapat menggunakan karakter Jepang. Dokumen China dapat menggunakan aksara Mandarin. Sementara itu, dokumen Korea dapat menggunakan Hangul.
Penerjemah tidak cukup hanya memahami kosakata. Mereka juga perlu memahami istilah pendidikan dan struktur dokumen akademik.
Karena itu, pilih penerjemah yang memiliki pengalaman menangani dokumen akademik dan pasangan bahasa yang sesuai.
Apakah Harus Menggunakan Penerjemah Tersumpah?
Pertanyaan ini juga sering muncul.
Jawabannya kembali pada persyaratan lembaga tujuan.
Jika pihak penerima meminta sworn translation, certified translation, atau terjemahan tersumpah, maka Anda perlu menggunakan penerjemah yang memenuhi kualifikasi tersebut.
Sebaliknya, jika pihak tujuan tidak meminta terjemahan tersumpah, kebutuhan tersebut dapat berbeda.
Karena itu, jangan memilih jenis penerjemah hanya berdasarkan asumsi.
Terlebih lagi, status penerjemah dan kebutuhan legalisasi merupakan dua hal berbeda. Anda perlu melihat seluruh rangkaian persyaratan sebelum menentukan layanan yang tepat.
Apakah Ijazah dan Transkrip Harus Diterjemahkan ke Bahasa Indonesia?
Tidak selalu.
Bahasa terjemahan harus mengikuti instruksi lembaga penerima.
Jika lembaga Indonesia meminta Bahasa Indonesia, gunakan terjemahan Bahasa Indonesia. Namun, jika pihak tujuan meminta Bahasa Inggris, gunakan Bahasa Inggris.
Selain itu, beberapa lembaga dapat meminta dokumen dalam bahasa asli sekaligus terjemahan.
Karena itu, jangan langsung menerjemahkan ke dua bahasa tanpa alasan yang jelas. Langkah tersebut dapat menambah biaya dan waktu.
Apakah Legalisasi Berbeda dengan Terjemahan?
Ya.
Terjemahan bertujuan mengubah isi dokumen ke bahasa lain. Sementara itu, legalisasi berkaitan dengan proses pengesahan tanda tangan atau kewenangan tertentu sesuai mekanisme yang berlaku.
Karena itu, terjemahan tidak otomatis menggantikan legalisasi.
Selain itu, kebutuhan apostille juga berbeda dari terjemahan.
Jika Anda membutuhkan dokumen untuk penggunaan lintas negara, tanyakan sejak awal apakah pihak tujuan meminta:
- dokumen asli;
- salinan dokumen;
- terjemahan;
- terjemahan tersumpah;
- legalisasi; atau
- apostille.
Dengan daftar tersebut, Anda dapat mengatur proses secara lebih efisien.
Checklist Dokumen yang Perlu Anda Periksa
Sebelum memulai proses terjemahan, gunakan checklist berikut:
Dokumen utama:
- Ijazah luar negeri.
- Transkrip nilai.
- Surat keterangan lulus jika pihak tujuan meminta.
- Diploma supplement atau dokumen akademik tambahan jika ada.
Dokumen pendukung:
- Paspor.
- Dokumen perubahan nama jika relevan.
- Dokumen lain sesuai permintaan lembaga tujuan.
Hal yang perlu Anda pastikan:
- Bahasa terjemahan.
- Status penerjemah.
- Kebutuhan terjemahan tersumpah.
- Kebutuhan legalisasi.
- Kebutuhan apostille.
- Jumlah salinan.
- Format hasil terjemahan.
- Batas waktu pengumpulan dokumen.
Checklist tersebut membantu Anda menghindari proses berulang.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa pemohon langsung menerjemahkan seluruh dokumen tanpa membaca persyaratan. Akibatnya, mereka dapat mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen yang sebenarnya tidak perlu.
Selain itu, ada pemohon yang hanya menerjemahkan ijazah dan lupa memeriksa transkrip nilai.
Kesalahan lain muncul ketika pemohon memilih bahasa terjemahan berdasarkan asumsi.
Karena itu, selalu mulai dari persyaratan lembaga tujuan. Setelah itu, tentukan dokumen, bahasa, jenis penerjemah, dan kebutuhan legalisasi.
Dokumen yang perlu diterjemahkan
Dokumen yang perlu diterjemahkan saat penyetaraan ijazah pada dasarnya bergantung pada persyaratan lembaga yang menangani atau menerima proses tersebut.
Ijazah dan transkrip nilai menjadi dua dokumen akademik utama yang perlu Anda periksa. Selain itu, surat keterangan lulus, diploma supplement, dokumen pendamping, atau dokumen identitas dapat membutuhkan terjemahan jika pihak tujuan meminta.
Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 saat ini mengatur bahwa ijazah atau dokumen hasil belajar dari sistem pendidikan tinggi luar negeri dapat memperoleh pengakuan melalui penyetaraan untuk melanjutkan pendidikan, dengan perguruan tinggi tujuan menjalankan proses sesuai panduan Kementerian. Karena itu, pemohon perlu mengikuti persyaratan lembaga tujuan dan tidak mengandalkan daftar lama yang mungkin sudah tidak berlaku.
Jadi, sebelum menerjemahkan ijazah luar negeri, periksa terlebih dahulu dokumen apa saja yang pihak tujuan minta, bahasa yang mereka terima, serta apakah mereka membutuhkan penerjemah tersumpah.
Konsultasi Dokumen Terjemahan untuk Penyetaraan Ijazah
Masih bingung dokumen apa yang perlu diterjemahkan saat penyetaraan ijazah? PT Jangkar Global Groups dapat membantu Anda memahami kebutuhan terjemahan ijazah, transkrip nilai, dokumen akademik pendukung, serta kebutuhan penerjemah tersumpah sesuai tujuan penggunaan dokumen.
Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang
