Pemilik ijazah luar negeri sering menghadapi beberapa istilah administratif yang cukup membingungkan. Selain terjemahan ijazah, ada pula istilah legalisasi, apostille, penerjemah tersumpah, dan pengesahan dokumen. Karena itu, banyak orang kemudian bertanya, apakah terjemahan ijazah luar negeri harus dilegalisir?
Jawabannya tidak selalu sama.
Kebutuhan legalisasi bergantung pada tujuan penggunaan ijazah, negara tujuan, jenis dokumen, serta persyaratan lembaga yang menerima dokumen tersebut. Selain itu, proses terjemahan dan legalisasi memiliki fungsi berbeda. Jadi, seseorang tidak dapat menganggap bahwa setiap hasil terjemahan otomatis membutuhkan legalisasi.
Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi dokumen merupakan pengesahan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen. Layanan Kemlu juga mencantumkan ijazah sebagai salah satu jenis dokumen yang dapat masuk proses legalisasi.
Oleh sebab itu, pemilik ijazah luar negeri perlu memahami setiap tahap sebelum menyerahkan dokumen kepada penerjemah atau lembaga yang menangani legalisasi.
Baca juga : Pengurusan Ijazah Luar Negeri Tidak Berbahasa Inggris
Apa Itu Terjemahan Ijazah Luar Negeri?
Terjemahan ijazah merupakan proses mengubah isi ijazah dari bahasa asli menuju bahasa lain tanpa mengubah informasi pokok dalam dokumen.
Contohnya, seseorang memperoleh ijazah dari Jepang dengan bahasa Jepang. Kemudian, ia ingin menggunakan ijazah tersebut untuk kebutuhan pendidikan atau administrasi di Indonesia. Dalam kondisi tertentu, lembaga tujuan dapat meminta terjemahan Bahasa Indonesia.
Begitu pula seseorang yang memperoleh ijazah dari China, Korea Selatan, Jerman, Prancis, atau negara lain. Bahasa asli dokumen dapat berbeda dengan bahasa yang lembaga tujuan gunakan.
Karena itu, penerjemah perlu memperhatikan nama pemegang ijazah, nama perguruan tinggi, program studi, gelar, tanggal kelulusan, nomor dokumen, serta informasi akademik lainnya.
Jika lembaga meminta terjemahan tersumpah, pemilik dokumen perlu memilih penerjemah tersumpah sesuai persyaratan. Ditjen AHU menjelaskan bahwa penerjemah tersumpah memiliki kualifikasi untuk menerjemahkan dokumen dari Bahasa Indonesia ke bahasa asing maupun sebaliknya.
Baca juga : Apakah Ijazah Luar Negeri Wajib Bahasa Inggris?
Apa Arti Legalisasi Ijazah?
Legalisasi memiliki fungsi berbeda dari terjemahan.
Secara sederhana, legalisasi membantu pihak berwenang memastikan keabsahan tanda tangan atau kewenangan pejabat yang terkait dengan dokumen. Kemlu secara resmi menjelaskan bahwa legalisasi hanya berkaitan dengan pengesahan tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.
Jadi, ketika Anda menerjemahkan ijazah, Anda melakukan proses bahasa. Sementara itu, ketika Anda mengurus legalisasi, Anda menjalankan proses pengesahan sesuai mekanisme yang berlaku.
Dengan demikian, terjemahan dan legalisasi bukan satu proses yang sama.
Baca juga : Cara Menerjemahkan Ijazah Luar Negeri Bahasa Asing
Apakah Setiap Terjemahan Ijazah Harus Dilegalisir?
Tidak.
Tidak semua terjemahan ijazah otomatis membutuhkan legalisasi. Kebutuhan tersebut bergantung pada persyaratan pihak yang menerima dokumen.
Misalnya, sebuah lembaga pendidikan hanya meminta scan ijazah dan terjemahan tersumpah. Dalam kondisi tersebut, Anda perlu mengikuti persyaratan tersebut tanpa menambah proses yang tidak mereka minta.
Sebaliknya, jika lembaga tujuan meminta dokumen yang telah memperoleh legalisasi, Anda perlu mengikuti tahapan legalisasi sesuai aturan yang berlaku.
Karena itu, jangan langsung mengurus legalisasi hanya karena Anda memiliki terjemahan ijazah.
Periksa dulu persyaratan lembaga tujuan.
Langkah sederhana tersebut dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga.
Baca juga : Apakah Ijazah Bahasa Arab dari Luar Negeri Harus Diterjemahkan?
Kapan Terjemahan Ijazah Membutuhkan Legalisasi?
Ada beberapa situasi yang dapat membuat legalisasi menjadi bagian dari kebutuhan dokumen.
1. Untuk Penggunaan Internasional
Jika Anda menggunakan dokumen pendidikan untuk keperluan lintas negara, pihak negara tujuan dapat meminta pengesahan dokumen.
Contohnya meliputi kebutuhan pendidikan, pekerjaan, profesi, imigrasi, atau administrasi hukum.
Namun, prosedur dapat berbeda antara satu negara dan negara lainnya.
Karena itu, jangan menggunakan prosedur negara A untuk dokumen yang akan masuk ke negara B.
Baca juga : Ijazah Bahasa Mandarin dari China Apakah Harus Diterjemahkan?
2. Untuk Proses Administrasi yang Meminta Dokumen Legalisir
Lembaga tertentu dapat meminta ijazah atau terjemahannya melalui proses legalisasi.
Jika persyaratan secara jelas menyebut “legalized document”, “legalization”, atau istilah serupa, Anda perlu mengikuti instruksi tersebut.
Selanjutnya, periksa apakah pihak tujuan meminta legalisasi terhadap ijazah asli, salinan, atau dokumen terjemahan.
Hal tersebut penting karena objek legalisasi dapat berbeda sesuai prosedur.
Baca juga : Ijazah Jepang Apa Perlu Diterjemahkan untuk Penyetaraan?
3. Untuk Negara Non-Apostille
Indonesia memiliki mekanisme apostille untuk negara yang masuk cakupan Konvensi Apostille. Sementara itu, dokumen yang membutuhkan jalur non-apostille dapat mengikuti proses legalisasi.
Kemlu saat ini menjelaskan bahwa dokumen untuk negara tujuan apostille dapat mengikuti layanan apostille melalui AHU. Sementara itu, dokumen non-apostille dapat melanjutkan proses legalisasi pada Kemlu setelah memperoleh tahapan yang dipersyaratkan.
Jadi, negara tujuan memiliki pengaruh besar terhadap jalur yang perlu Anda pilih.
Baca juga : Apa Itu Penerjemah Tersumpah untuk Ijazah Luar Negeri?
Apa Perbedaan Legalisasi dan Apostille?
Banyak pemilik ijazah menyamakan legalisasi dengan apostille. Padahal, keduanya memiliki mekanisme yang berbeda.
Apostille merupakan mekanisme pengesahan dokumen publik untuk penggunaan lintas negara yang masuk cakupan Konvensi Apostille.
Sementara itu, legalisasi konsuler mengikuti mekanisme legalisasi yang berlaku bagi dokumen dan negara tujuan yang tidak menggunakan jalur apostille.
Kemlu saat ini menjelaskan bahwa dokumen yang akan digunakan pada negara tujuan apostille dapat pemohon ajukan melalui layanan apostille AHU. Untuk jalur non-apostille, pemohon dapat melanjutkan proses legalisasi pada Kemlu setelah memperoleh tahapan yang sesuai.
Karena itu, sebelum mengurus dokumen, tentukan terlebih dahulu negara tujuan.
Baca juga : Terjemahan Ijazah Luar Negeri ke Bahasa Indonesia atau Inggris?
Apakah Terjemahan Tersumpah Harus Dilegalisir?
Jawabannya kembali pada kebutuhan dokumen.
Namun, ada kondisi tertentu ketika terjemahan bahasa asing masuk dalam proses legalisasi. Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022 mengatur bahwa apabila dokumen yang masuk proses legalisasi menggunakan bahasa asing, pejabat pada Direktorat Konsuler dapat meminta terjemahan Bahasa Indonesia. Aturan tersebut juga menyebut penggunaan penerjemah tersumpah yang terdaftar pada kementerian yang menangani urusan hukum.
Artinya, kebutuhan terjemahan tersumpah dapat muncul sebagai bagian dari proses legalisasi tertentu.
Akan tetapi, fakta tersebut tidak berarti seluruh terjemahan ijazah wajib memperoleh legalisasi.
Sekali lagi, persyaratan dokumen tujuan menjadi acuan utama.
Baca juga : Dokumen Apa yang Perlu Diterjemahkan Saat Penyetaraan Ijazah?
Bagaimana Jika Ijazah Luar Negeri untuk Penyetaraan?
Kebutuhan penyetaraan juga perlu mendapat perhatian khusus.
Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 menyatakan bahwa ijazah atau dokumen hasil belajar dari sistem pendidikan tinggi luar negeri dapat memperoleh pengakuan untuk melanjutkan pendidikan melalui mekanisme penyetaraan. Proses tersebut berjalan melalui perguruan tinggi tujuan sesuai panduan Kementerian.
Karena itu, pemilik ijazah sebaiknya tidak menganggap bahwa semua proses penyetaraan memerlukan legalisasi terjemahan.
Perguruan tinggi tujuan dapat menentukan dokumen yang mereka perlukan. Jadi, sebelum menerjemahkan dan mengurus legalisasi, tanyakan terlebih dahulu daftar persyaratan kepada perguruan tinggi tujuan.
Dengan cara tersebut, Anda dapat menghindari pengurusan dokumen yang tidak diperlukan.
Baca juga : Cara Urus Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Tidak Berbahasa Inggris
Apakah Ijazah Asli dan Terjemahan Harus Sama-Sama Legalisir?
Tidak ada satu jawaban yang berlaku untuk semua kebutuhan.
Pihak tujuan dapat meminta ijazah asli atau salinan tertentu, kemudian meminta terjemahan tersumpah sebagai dokumen pendamping. Dalam kasus lain, pihak tujuan dapat meminta legalisasi terhadap dokumen tertentu.
Karena itu, perhatikan secara rinci instruksi yang mereka berikan.
Misalnya, persyaratan dapat menyebut:
- ijazah asli
- salinan ijazah
- transkrip nilai
- terjemahan tersumpah
- legalisasi
- apostille
- dokumen pendukung lain.
Setiap istilah memiliki fungsi berbeda.
Bagaimana Jika Ijazah Sudah Menggunakan Bahasa Inggris?
Kondisi ini juga cukup umum.
Sebagian perguruan tinggi luar negeri menerbitkan ijazah atau diploma dalam Bahasa Inggris. Jika lembaga tujuan menerima dokumen Bahasa Inggris, Anda mungkin tidak perlu membuat terjemahan tambahan.
Namun, jika pihak penerima secara khusus meminta Bahasa Indonesia, Anda tetap perlu mengikuti persyaratan tersebut.
Jadi, jangan menganggap Bahasa Inggris selalu cukup.
Sebaliknya, jangan pula langsung menerjemahkan ijazah Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia tanpa memeriksa kebutuhan lembaga tujuan.
Apakah Transkrip Nilai Juga Perlu Legalisasi?
Transkrip nilai sering menjadi bagian penting dalam administrasi akademik. Karena itu, pemilik ijazah perlu memeriksa apakah pihak tujuan meminta transkrip bersama ijazah.
Namun, kebutuhan legalisasi transkrip tidak otomatis sama pada setiap proses.
Jika pihak tujuan meminta legalisasi transkrip, ikuti instruksi mereka. Jika mereka hanya meminta scan transkrip dan terjemahan, Anda tidak perlu menambah proses tanpa alasan.
Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 juga mengatur bahwa ijazah, transkrip nilai, surat keterangan pendamping ijazah, sertifikat kompetensi, dan sertifikat profesi dapat memiliki kebutuhan pengesahan fotokopi dalam kondisi tertentu.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan dapat membuat proses dokumen menjadi lebih panjang.
- pemohon langsung melegalisir terjemahan tanpa memeriksa persyaratan.
- pemohon mengira legalisasi sama dengan apostille.
- pemohon menggunakan penerjemah biasa ketika lembaga tujuan meminta penerjemah tersumpah.
- pemohon hanya memperhatikan ijazah dan lupa memeriksa transkrip.
- pemohon tidak menanyakan negara tujuan sejak awal.
- pemohon menggunakan informasi lama tanpa memeriksa layanan resmi terbaru.
Karena itu, selalu mulai dari persyaratan lembaga tujuan dan negara tempat Anda akan menggunakan dokumen.
Checklist Sebelum Melegalisir Terjemahan Ijazah
Sebelum memulai proses, gunakan checklist berikut:
- Tentukan tujuan penggunaan ijazah.
- Tentukan negara tujuan.
- Periksa persyaratan lembaga penerima.
- Pastikan bahasa terjemahan.
- Pastikan kebutuhan penerjemah tersumpah.
- Tanyakan apakah pihak tujuan meminta legalisasi.
- Tanyakan apakah negara tujuan menggunakan apostille.
- Periksa kebutuhan terjemahan transkrip.
- Pastikan nama dan data pada dokumen konsisten.
- Periksa kembali hasil terjemahan sebelum mengurus tahap berikutnya.
Dengan checklist tersebut, Anda dapat mengurangi risiko pengurusan ulang.
terjemahan ijazah luar negeri
Jadi, apakah terjemahan ijazah luar negeri harus dilegalisir? Jawabannya adalah tidak selalu. Terjemahan dan legalisasi memiliki fungsi berbeda. Terjemahan berkaitan dengan perubahan bahasa dokumen, sedangkan legalisasi berkaitan dengan pengesahan sesuai mekanisme yang berlaku.
Kebutuhan legalisasi bergantung pada tujuan penggunaan, negara tujuan, jenis dokumen, dan persyaratan lembaga penerima. Untuk jalur apostille, Kemlu mengarahkan pemohon kepada layanan apostille AHU. Sementara itu, kebutuhan non-apostille dapat mengikuti alur legalisasi Kemlu setelah tahapan yang sesuai.
Selain itu, apabila dokumen berbahasa asing masuk proses legalisasi tertentu, Kemlu dapat meminta terjemahan Bahasa Indonesia melalui penerjemah tersumpah sesuai ketentuan.
Karena itu, jangan langsung menganggap bahwa setiap terjemahan ijazah harus memperoleh legalisasi. Periksa persyaratan lembaga tujuan terlebih dahulu, kemudian tentukan apakah Anda membutuhkan terjemahan biasa, terjemahan tersumpah, legalisasi, atau apostille.
Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang
