Perpanjangan Pengesahan RPTKA membutuhkan persiapan data dan dokumen yang sesuai dengan ketentuan penggunaan Tenaga Kerja Asing (TKA). Perusahaan perlu menyiapkan dokumen Pemberi Kerja TKA, data TKA, dokumen hubungan kerja, bukti wajib lapor ketenagakerjaan, serta laporan pendampingan dan pendidikan atau pelatihan sesuai persyaratan.
Permohonan perpanjangan di sampaikan secara daring melalui TKA Online. Selain mengisi data, perusahaan juga perlu mengunggah dokumen yang di persyaratkan. Karena itu, pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan menjadi langkah penting agar proses tidak terhambat karena data atau berkas yang belum lengkap.
Baca Juga : Perpanjangan Pengesahan RPTKA Syarat, Proses, Dokumen
Apa Saja Syarat Perpanjangan Pengesahan RPTKA?
Syarat perpanjangan Pengesahan RPTKA dapat di kelompokkan menjadi beberapa bagian, yaitu data Pemberi Kerja TKA, data penggunaan TKA, dokumen perusahaan, data TKA, serta dokumen pendukung lainnya.
Berdasarkan Pasal 23 Permenaker Nomor 8 Tahun 2021, permohonan perpanjangan melalui TKA Online memuat identitas Pemberi Kerja TKA, alasan perpanjangan, nomor Hasil Penilaian Kelayakan yang akan di perpanjang, jabatan, jumlah TKA, jangka waktu penggunaan, lokasi kerja, identitas Tenaga Kerja Pendamping, dan realisasi penyerapan tenaga kerja Indonesia.
Dengan demikian, perusahaan tidak hanya perlu mengumpulkan dokumen berbentuk file. Data yang di masukkan ke sistem juga harus di periksa agar konsisten dengan dokumen pendukung.
Dokumen Pemberi Kerja TKA yang Perlu Di siapkan
Dokumen Pemberi Kerja TKA merupakan salah satu bagian utama dalam permohonan perpanjangan. Berdasarkan ketentuan yang berlaku, dokumen yang perlu di unggah meliputi:
- Surat permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA
- Surat tugas atau surat kuasa dari pimpinan Pemberi Kerja TKA
- Dokumen domisili Pemberi Kerja TKA
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan
- Laporan realisasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia sesuai dengan kualifikasi jabatan TKA
Dokumen tersebut menjadi bagian dari persyaratan pengajuan melalui TKA Online. Karena itu, perusahaan sebaiknya memeriksa isi, masa berlaku, serta keterbacaan dokumen sebelum mengunggahnya.
Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA
Surat permohonan menjadi salah satu dokumen yang perlu di siapkan. Untuk Surat ini di gunakan untuk menyampaikan permohonan perusahaan terkait perpanjangan Pengesahan RPTKA.
Informasi dalam surat sebaiknya di buat konsisten dengan data yang di masukkan ke TKA Online. Misalnya, nama perusahaan, identitas TKA, jabatan, jumlah TKA, lokasi kerja, serta periode penggunaan harus di periksa kembali.
Kesalahan antara surat permohonan dan data pada sistem dapat membuat perusahaan perlu melakukan penyesuaian atau perbaikan.
Surat Tugas atau Surat Kuasa
Jika pengurusan administrasi di lakukan oleh pihak yang di tunjuk perusahaan, surat tugas atau surat kuasa perlu di siapkan sesuai ketentuan.
Dokumen ini menunjukkan kewenangan pihak yang menangani proses administrasi perpanjangan RPTKA. Pihak tersebut dapat berasal dari internal perusahaan atau pihak yang memperoleh kuasa dari Pemberi Kerja TKA.
Karena itu, perusahaan sebaiknya memastikan identitas pihak yang di tunjuk tercantum dengan benar dan dokumen telah di tandatangani oleh pihak yang berwenang.
Bukti Wajib Lapor Ketenagakerjaan
Bukti wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan juga termasuk dokumen yang tercantum dalam persyaratan permohonan perpanjangan RPTKA.
Sebelum mengajukan, perusahaan sebaiknya memastikan bukti tersebut tersedia dan data di dalamnya sesuai dengan identitas perusahaan.
Pemeriksaan ini penting karena dokumen yang tidak sesuai dengan informasi perusahaan dapat menimbulkan kebutuhan untuk melakukan perbaikan sebelum proses dapat di lanjutkan.
Laporan Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Kerja Indonesia
Perusahaan juga perlu memperhatikan laporan realisasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia sesuai dengan kualifikasi jabatan yang di duduki TKA.
Dokumen tersebut menjadi bagian dari persyaratan yang di sebutkan dalam Pasal 23 Permenaker 8 Tahun 2021.
Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya menyiapkan laporan berdasarkan kegiatan yang benar-benar telah di laksanakan dan memastikan informasinya berkaitan dengan jabatan TKA yang di gunakan.
Data TKA yang Harus Di siapkan
Selain dokumen perusahaan, data TKA juga perlu di sampaikan melalui TKA Online. Data tersebut mencakup informasi identitas TKA secara cukup rinci.
List Data yang perlu di siapkan antara lain:
- Nama TKA
- Tempat lahir
- Tanggal lahir
- Jenis kelamin
- Pendidikan
- Status perkawinan
- Kebangsaan
- Nomor paspor
- Tanggal penerbitan paspor
- Tanggal berakhir paspor
- Tempat paspor di terbitka
- Alamat tinggal
- Kode pos
- Alamat email
- Nomor telepon
- Jabatan TKA
- Jangka waktu bekerja
- Lokasi kerja
- Nomor Pengesahan RPTKA yang akan di perpanjang
- Nomor kepesertaan program jaminan sosial nasional
- Nomor pokok wajib pajak TKA
Data tersebut perlu di periksa dengan teliti sebelum di kirim karena kesalahan identitas dapat menyebabkan proses verifikasi membutuhkan perbaikan.
Dokumen TKA yang Perlu Di unggah
Dalam permohonan perpanjangan, Pemberi Kerja TKA juga dapat menyampaikan data TKA secara daring melalui TKA Online.
Dokumen TKA yang di sebutkan dalam Permenaker 8 Tahun 2021 meliputi:
- Perjanjian kerja atau perjanjian lain dengan Pemberi Kerja TKA
- Izin tinggal yang masih berlaku
- Paspor kebangsaan TKA berwarna
- Pas foto berwarna ukuran 4×6 dengan latar belakang merah
Selain itu, terdapat dokumen Pemberi Kerja TKA berupa laporan pelaksanaan pendampingan TKA.
Perusahaan sebaiknya memeriksa kualitas file sebelum di unggah. Dokumen harus dapat di baca dengan jelas dan informasi di dalamnya harus sesuai dengan data yang di masukkan ke sistem.
Apakah Paspor TKA Harus Masih Berlaku?
Paspor merupakan salah satu dokumen TKA yang perlu di unggah dalam permohonan. Data paspor juga menjadi bagian dari informasi TKA yang di masukkan ke TKA Online.
Karena itu, perusahaan sebaiknya memeriksa nomor paspor, tanggal penerbitan, tanggal berakhir, dan tempat di terbitkannya paspor sebelum melakukan pengajuan.
Pemeriksaan sejak awal juga membantu perusahaan mengetahui apabila terdapat perubahan paspor yang perlu di perbarui dalam administrasi TKA.
Bagaimana dengan Izin Tinggal TKA?
Izin tinggal yang masih berlaku termasuk dokumen TKA yang di sebutkan dalam persyaratan permohonan perpanjangan.
Perusahaan sebaiknya memeriksa masa berlaku izin tinggal dan memastikan data yang di gunakan dalam proses perpanjangan sesuai dengan dokumen yang di miliki TKA.
Apabila terdapat perubahan atau pembaruan dokumen, data tersebut perlu di periksa sebelum permohonan di kirim.
Laporan Pelaksanaan Pendampingan TKA
Selain dokumen pribadi TKA, Pemberi Kerja TKA perlu memperhatikan laporan pelaksanaan pendampingan TKA.
Pendampingan TKA berkaitan dengan keberadaan Tenaga Kerja Pendamping yang mendukung proses alih teknologi dan keahlian. Dalam proses perpanjangan, laporan pelaksanaan pendampingan menjadi bagian dari dokumen Pemberi Kerja TKA yang perlu di sampaikan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya fokus pada paspor dan dokumen identitas TKA, tetapi juga memastikan dokumen pendampingan telah di siapkan.
Data Jabatan dan Lokasi Kerja
Jabatan dan lokasi kerja merupakan bagian penting dari permohonan perpanjangan RPTKA.
Perusahaan perlu memastikan jabatan yang di cantumkan sesuai dengan posisi yang akan di duduki TKA. Begitu juga lokasi kerja harus di periksa agar sesuai dengan rencana penggunaan TKA.
Data jabatan, jumlah TKA, jangka waktu penggunaan, dan lokasi kerja termasuk informasi yang harus di masukkan dalam aplikasi perpanjangan melalui TKA Online.
Apakah Dokumen Lama Bisa Di gunakan?
Dokumen dari proses RPTKA sebelumnya dapat menjadi referensi untuk memeriksa data, tetapi perusahaan tetap perlu memastikan dokumen yang di sampaikan untuk perpanjangan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Terutama untuk dokumen yang memiliki masa berlaku, perusahaan perlu memastikan dokumen tersebut masih valid.
Contohnya adalah paspor dan izin tinggal TKA. Data lama juga tidak sebaiknya langsung di salin tanpa pemeriksaan karena mungkin terdapat perubahan alamat, nomor paspor, jabatan, lokasi kerja, atau informasi lainnya.
Kapan Dokumen Harus Di siapkan?
Persiapan sebaiknya di lakukan sebelum batas pengajuan. Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA harus di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir.
Karena itu, perusahaan sebaiknya mulai melakukan pemeriksaan dokumen beberapa minggu sebelum batas tersebut.
Dengan persiapan lebih awal, perusahaan memiliki kesempatan untuk memperbarui dokumen yang sudah tidak berlaku, meminta dokumen dari TKA, memperbaiki data perusahaan, dan memastikan seluruh file siap di unggah.
Checklist Syarat Perpanjangan RPTKA
Sebelum mengajukan permohonan, perusahaan dapat menggunakan checklist berikut:
- Periksa masa berlaku Pengesahan RPTKA.
- Tentukan periode perpanjangan.
- Siapkan surat permohonan.
- Siapkan surat tugas atau surat kuasa.
- Siapkan dokumen domisili perusahaan.
- Siapkan bukti wajib lapor ketenagakerjaan
- Siapkan laporan pendidikan dan pelatihan tenaga kerja Indonesia.
- Siapkan data identitas TKA.
- Periksa paspor TKA.
- Periksa izin tinggal TKA.
- Siapkan perjanjian kerja atau perjanjian lain.
- Siapkan pas foto TKA.
- Siapkan laporan pelaksanaan pendampingan TKA.
- Periksa jabatan TKA.
- Periksa lokasi kerja.
- Periksa jangka waktu penggunaan.
- Periksa nomor Pengesahan RPTKA sebelumnya.
- Cocokkan seluruh data sebelum submit.
- Pastikan file dokumen dapat di baca.
Pantau pemberitahuan di TKA Online setelah pengajuan.
Dengan checklist tersebut, perusahaan dapat melakukan pemeriksaan secara bertahap sehingga dokumen tidak baru di periksa ketika proses pengajuan sudah di mulai.
FAQ Syarat Perpanjangan Pengesahan RPTKA
Apa saja syarat utama perpanjangan RPTKA?
Syaratnya mencakup data Pemberi Kerja TKA, alasan perpanjangan, nomor Hasil Penilaian Kelayakan, jabatan, jumlah TKA, jangka waktu, lokasi kerja, identitas tenaga kerja pendamping, realisasi penyerapan tenaga kerja Indonesia, serta dokumen pendukung perusahaan dan TKA.
Apakah surat permohonan perpanjangan RPTKA wajib di siapkan?
Ya. Surat permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA termasuk dokumen yang diunggah melalui TKA Online.
Apakah paspor TKA di perlukan?
Ya. Paspor kebangsaan TKA berwarna termasuk dokumen TKA yang perlu di unggah dalam permohonan.
Apakah izin tinggal TKA harus masih berlaku?
Ya. Ketentuan dokumen TKA mencantumkan izin tinggal yang masih berlaku.
Apakah laporan pendampingan TKA di perlukan?
Ya. Laporan pelaksanaan pendampingan TKA termasuk dokumen Pemberi Kerja TKA dalam pengajuan perpanjangan.
Apakah dokumen harus di unggah melalui TKA Online?
Ya. Permohonan perpanjangan di sampaikan secara daring melalui TKA Online dan dokumen persyaratan di unggah melalui sistem tersebut.
Jasa Pengurusan Perpanjangan RPTKA
Persiapan dokumen perpanjangan Pengesahan RPTKA membutuhkan ketelitian karena terdapat data perusahaan, data TKA, dokumen hubungan kerja, bukti wajib lapor, laporan pendidikan dan pelatihan, serta laporan pendampingan yang perlu di periksa.
PT Jangkar melalui Global Groups dapat membantu perusahaan dalam pengecekan persyaratan, pemeriksaan dokumen TKA dan perusahaan, persiapan data, pengurusan melalui TKA Online, serta pendampingan proses perpanjangan RPTKA.
Dengan dokumen yang di persiapkan lebih awal dan data yang di periksa secara menyeluruh, perusahaan dapat menjalankan proses perpanjangan secara lebih terstruktur dan mengurangi risiko keterlambatan akibat kekurangan administrasi.
Konsultasi Pengesahan Perpanjangan RPTKA Sekarang!
