Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di ajukan oleh Pemberi Kerja TKA yang masih membutuhkan tenaga kerja asing untuk melanjutkan pekerjaan pada periode berikutnya. Pengajuan di lakukan secara daring melalui TKA Online dengan menyampaikan data dan dokumen yang di persyaratkan.
Dalam prosesnya, perusahaan perlu memastikan bahwa pihak yang mengajukan memang mewakili Pemberi Kerja TKA dan memiliki kewenangan untuk mengurus administrasi penggunaan TKA. Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 mengatur bahwa permohonan perpanjangan di sampaikan melalui TKA Online dengan data Pemberi Kerja TKA, alasan perpanjangan, jabatan, jumlah TKA, jangka waktu, lokasi kerja, tenaga kerja pendamping, serta realisasi penyerapan tenaga kerja Indonesia.
Baca Juga : Perpanjangan Pengesahan RPTKA Syarat, Proses, Dokumen
Siapa yang Dimaksud Pemberi Kerja TKA?
Pemberi Kerja TKA merupakan pihak yang mempekerjakan TKA dengan memberikan upah atau imbalan dalam bentuk lain dan menjadi pihak yang bertanggung jawab atas penggunaan TKA sesuai ketentuan.
Dalam konteks perpanjangan RPTKA, Pemberi Kerja TKA menjadi pihak yang memiliki kebutuhan untuk melanjutkan penggunaan TKA. Oleh karena itu, pengajuan perpanjangan tidak di lakukan oleh TKA secara pribadi, melainkan melalui pihak pemberi kerja yang menggunakan TKA tersebut.
Pemberi kerja juga perlu memastikan bahwa data perusahaan yang di gunakan dalam TKA Online sesuai dengan dokumen resmi perusahaan.
Siapa yang Mengajukan Perpanjangan RPTKA di TKA Online?
Secara administratif, permohonan di ajukan atas nama Pemberi Kerja TKA melalui sistem TKA Online. Dalam pelaksanaannya, perusahaan dapat memberikan tugas atau kuasa kepada pihak tertentu untuk menangani proses administrasi.
Permenaker 8 Tahun 2021 secara khusus mencantumkan surat tugas atau surat kuasa dari pimpinan Pemberi Kerja TKA sebagai salah satu dokumen yang di unggah dalam permohonan perpanjangan.
Artinya, staf HR, staf legal, staf administrasi, atau pihak lain yang di tugaskan dapat membantu proses pengajuan sepanjang memiliki kewenangan dari perusahaan dan dokumen pendukung yang sesuai.
Apakah TKA Bisa Mengajukan Perpanjangan RPTKA Sendiri?
Perpanjangan RPTKA pada dasarnya merupakan proses yang berkaitan dengan kebutuhan Pemberi Kerja TKA. Karena itu, TKA bukan pihak yang mengajukan RPTKA untuk dirinya sendiri.
RPTKA menjelaskan rencana penggunaan TKA oleh pemberi kerja, termasuk jabatan, jumlah TKA, jangka waktu penggunaan, lokasi kerja, dan tenaga kerja pendamping. Data tersebut merupakan bagian dari informasi yang harus di sampaikan dalam permohonan perpanjangan.
TKA tetap memiliki peran penting dalam penyediaan data dan dokumen pribadi. Namun, tanggung jawab pengajuan berada pada Pemberi Kerja TKA.
Apakah HRD Perusahaan Bisa Mengurus Perpanjangan RPTKA?
HRD dapat menangani proses administrasi perpanjangan RPTKA apabila mendapatkan tugas atau kewenangan dari perusahaan.
Dalam praktiknya, HRD sering menjadi bagian dari tim yang mengurus administrasi tenaga kerja asing karena memiliki akses terhadap data karyawan, dokumen perusahaan, masa berlaku dokumen TKA, dan informasi hubungan kerja.
Namun, HRD bukan menjadi Pemberi Kerja TKA hanya karena menangani administrasinya. Status Pemberi Kerja TKA tetap berada pada badan atau pihak yang secara hukum mempekerjakan TKA.
Karena itu, surat tugas atau surat kuasa dapat menjadi bagian penting ketika proses administrasi di lakukan oleh perwakilan perusahaan.
Apakah Konsultan atau Agen Bisa Mengajukan Perpanjangan RPTKA?
Perusahaan dapat menggunakan bantuan pihak lain untuk menangani proses administrasi, terutama apabila perusahaan membutuhkan pendampingan dalam menyiapkan dokumen dan menggunakan sistem TKA Online.
Namun, penggunaan jasa konsultan atau agen tidak mengubah pihak yang menjadi Pemberi Kerja TKA. Perusahaan tetap menjadi pihak yang memiliki hubungan penggunaan TKA dan bertanggung jawab atas kebenaran data serta dokumen yang di sampaikan.
Untuk pengajuan perpanjangan, Permenaker 8 Tahun 2021 mensyaratkan adanya surat tugas atau surat kuasa dari pimpinan Pemberi Kerja TKA sebagai salah satu dokumen permohonan.
Karena itu, apabila perusahaan menunjuk pihak eksternal, sebaiknya kewenangan tersebut di tuangkan secara jelas dalam surat tugas atau surat kuasa.
Apa Saja Tanggung Jawab Pemberi Kerja TKA?
Pemberi Kerja TKA memiliki peran utama dalam memastikan data dan dokumen yang di gunakan dalam permohonan perpanjangan sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Beberapa hal yang perlu di perhatikan antara lain:
- Memastikan TKA masih di butuhkan untuk periode berikutnya.
- Memeriksa jabatan yang akan di duduki TKA.
- Memastikan jumlah TKA sesuai kebutuhan.
- Memastikan lokasi kerja sesuai.
- Menentukan jangka waktu penggunaan TKA.
- Menyiapkan tenaga kerja pendamping.
- Menyiapkan data realisasi penyerapan tenaga kerja Indonesia.
- Menyiapkan dokumen perusahaan.
- Menyiapkan dokumen TKA.
- Memastikan dokumen yang di unggah masih sesuai.
- Memantau proses permohonan melalui TKA Online.
- Menindaklanjuti pemberitahuan apabila terdapat kekurangan data atau dokumen.
- Memenuhi kewajiban DKPTKA apabila perusahaan termasuk pihak yang wajib membayar.
Data tersebut memang menjadi bagian dari permohonan perpanjangan yang di atur dalam Pasal 23 Permenaker 8 Tahun 2021.
Bagaimana Jika Perusahaan Menunjuk Perwakilan?
Perusahaan dapat menunjuk perwakilan untuk membantu pengurusan administrasi. Perwakilan tersebut dapat berasal dari internal perusahaan maupun pihak yang mendapatkan kuasa.
Contohnya, perusahaan dapat menunjuk:
- HRD
- Legal perusahaan
- Staf administrasi TKA
- Staf corporate secretary
- Konsultan
- Agen pengurusan dokumen TKA
Meskipun proses teknis di lakukan oleh perwakilan, perusahaan tetap perlu memastikan informasi yang di berikan benar dan sesuai dokumen.
Surat tugas atau surat kuasa juga perlu di siapkan sesuai kebutuhan karena dokumen tersebut termasuk salah satu dokumen yang di minta dalam permohonan perpanjangan RPTKA.
Dokumen Apa yang Perlu Di siapkan Pihak Pengaju?
Pihak yang menangani pengajuan perlu mengumpulkan dokumen perusahaan dan dokumen TKA sebelum permohonan di kirim.
Dokumen yang berkaitan dengan permohonan perpanjangan antara lain:
- Surat permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA
- Surat tugas atau surat kuasa
- Dokumen domisili Pemberi Kerja TKA
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan
- Laporan realisasi pendidikan dan pelatihan tenaga kerja Indonesia
- Data identitas perusahaan
- Data TKA
- Dokumen hubungan kerja
- Paspor TKA
- Izin tinggal TKA
- Pas foto TKA
- Laporan pelaksanaan pendampingan TKA
- Dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan
Tidak semua dokumen tersebut harus diperlakukan sama untuk setiap kasus, sehingga perusahaan perlu memeriksa persyaratan yang muncul pada sistem dan menyesuaikannya dengan jenis permohonan.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Mulai Menunjuk Pengurus?
Penunjukan pihak yang menangani administrasi sebaiknya dil akukan sebelum pengajuan mendekati batas waktu.
Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA harus di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir. Karena itu, perusahaan dapat mulai memeriksa kebutuhan perpanjangan dan menunjuk pengurus sejak beberapa minggu sebelumnya.
Dengan begitu, pengurus memiliki waktu untuk mengumpulkan dokumen, melakukan pengecekan data, memperbaiki dokumen yang bermasalah, dan menyiapkan permohonan melalui TKA Online.
Apa yang Terjadi Setelah Permohonan Di ajukan?
Setelah permohonan di kirim, proses tidak langsung selesai. Terdapat tahapan pemeriksaan dokumen dan verifikasi data, penilaian kelayakan permohonan, pemberitahuan pembayaran DKPTKA apabila berlaku, kemudian penerbitan Pengesahan RPTKA perpanjangan.
Karena itu, pihak yang di tunjuk perusahaan perlu terus memantau status permohonan.
Apabila terdapat pemberitahuan mengenai kekurangan dokumen atau data, perbaikan perlu di lakukan sesuai ketentuan. Selain itu, perusahaan juga perlu memperhatikan pemberitahuan pembayaran DKPTKA apabila kewajiban tersebut muncul dalam proses perpanjangan.
Checklist Pihak yang Dapat Mengajukan Perpanjangan RPTKA
Sebelum mengajukan, perusahaan dapat memastikan beberapa hal berikut:
- Pemberi Kerja TKA masih membutuhkan TKA.
- Data perusahaan sudah sesuai.
- TKA yang akan di perpanjang masih bekerja pada pemberi kerja tersebut.
- Jabatan TKA sudah sesuai.
- Lokasi kerja sudah sesuai.
- Jangka waktu penggunaan sudah di tentukan.
- Tenaga kerja pendamping sudah disiapkan.
- Dokumen perusahaan tersedia.
- Dokumen TKA tersedia.
- Pihak pengurus sudah di tunjuk.
- Surat tugas atau surat kuasa sudah tersedia apabila di perlukan.
- Akses TKA Online sudah siap.
Pengajuan di lakukan dalam batas waktu yang di tentukan.
Dengan demikian, pihak yang mengajukan bukan hanya persoalan siapa yang mengisi sistem, tetapi juga siapa yang memiliki kewenangan untuk mewakili Pemberi Kerja TKA dalam proses administrasi tersebut.
FAQ Pihak yang Mengajukan Perpanjangan RPTKA
Apakah TKA sendiri bisa mengajukan perpanjangan RPTKA?
Perpanjangan RPTKA di ajukan atas kebutuhan dan tanggung jawab Pemberi Kerja TKA. TKA menyediakan data dan dokumen pribadi yang di perlukan dalam proses tersebut.
Apakah HRD bisa mengurus perpanjangan RPTKA?
Bisa, apabila HRD di tugaskan atau di beri kewenangan oleh perusahaan untuk menangani administrasi tersebut.
Apakah perusahaan boleh menggunakan jasa konsultan?
Perusahaan dapat menunjuk pihak lain untuk membantu proses administrasi. Namun, Pemberi Kerja TKA tetap menjadi pihak yang bertanggung jawab atas penggunaan TKA dan kebenaran data yang di sampaikan.
Apakah surat kuasa di perlukan?
Permenaker 8 Tahun 2021 mencantumkan surat tugas atau surat kuasa dari pimpinan Pemberi Kerja TKA sebagai salah satu dokumen yang di unggah dalam permohonan perpanjangan.
Apakah pihak yang mengurus harus direktur perusahaan?
Tidak harus. Proses administrasi dapat di tangani pihak yang di tunjuk oleh perusahaan, selama kewenangan dan dokumen pendukungnya sesuai.
Jasa Pengurusan Perpanjangan RPTKA
Pihak yang menangani perpanjangan RPTKA perlu memahami data perusahaan, dokumen TKA, persyaratan TKA Online, serta tahapan proses setelah permohonan di kirim.
PT Jangkar melalui Global Groups dapat membantu perusahaan dalam persiapan dan pengurusan perpanjangan Pengesahan RPTKA, mulai dari pemeriksaan dokumen, pengecekan data TKA, persiapan surat tugas atau surat kuasa, pengajuan melalui TKA Online, pemantauan proses, hingga pendampingan administrasi DKPTKA apabila di perlukan.
Dengan demikian, perusahaan dapat menunjuk pihak yang tepat untuk menangani administrasi tanpa mengubah posisi perusahaan sebagai Pemberi Kerja TKA.
Konsultasi Pengesahan Perpanjangann RPTKA Sekarang!
