Perpanjangan Pengesahan RPTKA di lakukan secara daring melalui sistem TKA Online oleh Pemberi Kerja TKA. Prosesnya mencakup pengisian data permohonan, pengunggahan dokumen persyaratan, pemeriksaan dan verifikasi, penilaian kelayakan, hingga tahapan pembayaran DKPTKA apabila di kenakan. Permohonan harus di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum masa berlaku Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir. JDIH Kementerian Ketenagakerjaan.
Baca Juga : Perpanjangan Pengesahan RPTKA Syarat, Proses, Dokumen
Apa Itu Perpanjangan Pengesahan RPTKA melalui TKA Online?
Perpanjangan Pengesahan RPTKA adalah proses untuk melanjutkan penggunaan TKA berdasarkan RPTKA yang masa berlakunya akan berakhir.
Berbeda dengan RPTKA baru, pengajuan perpanjangan di lakukan terhadap Pengesahan RPTKA yang sudah di miliki sebelumnya. Karena itu, perusahaan perlu menyiapkan data dan dokumen yang berkaitan dengan penggunaan TKA sebelumnya.
Pengajuan di lakukan secara daring melalui TKA Online. Pemberi Kerja TKA menjadi pihak yang mengajukan permohonan dan bertanggung jawab atas data serta dokumen yang di sampaikan.
Kapan Perpanjangan RPTKA Harus Di ajukan?
Perusahaan harus memperhatikan batas waktu pengajuan sejak awal.
Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum masa berlaku Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menunggu hingga mendekati tanggal berakhir. Persiapan lebih awal memberikan waktu untuk memeriksa dokumen, memperbaiki data, dan melengkapi persyaratan jika di perlukan.
Siapa yang Mengajukan Perpanjangan RPTKA?
Pihak yang mengajukan adalah Pemberi Kerja TKA.
Dalam pelaksanaannya, proses administrasi dapat di tangani oleh HR, HRGA, legal, staf administrasi, atau pihak lain yang mendapatkan penugasan dari perusahaan.
Jika menggunakan bantuan pihak eksternal, perusahaan dapat memberikan surat tugas atau surat kuasa sesuai kebutuhan.
Namun, pengajuan tetap di lakukan atas nama Pemberi Kerja TKA. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan seluruh data dan dokumen yang di sampaikan sudah benar.
Dokumen yang Harus Di siapkan
Sebelum masuk ke TKA Online, perusahaan sebaiknya mengumpulkan dokumen persyaratan terlebih dahulu.
Dokumen Pemberi Kerja TKA antara lain:
- Surat permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA
- Surat tugas atau surat kuasa
- Dokumen domisili Pemberi Kerja TKA
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan
- Laporan realisasi pendidikan dan pelatihan tenaga kerja Indonesia sesuai kualifikasi jabatan TKA
Selain itu, dokumen yang berkaitan dengan TKA juga perlu di siapkan, seperti:
- Perjanjian kerja atau perjanjian lainnya
- Izin tinggal yang masih berlaku
- Paspor kebangsaan TKA
- Pas foto TKA
- Laporan pelaksanaan pendampingan TKA
Dengan menyiapkan dokumen sejak awal, proses pengisian TKA Online dapat di lakukan dengan lebih teratur.
Data Apa Saja yang Perlu Di siapkan?
Selain dokumen, perusahaan perlu menyiapkan data yang akan di masukkan ke dalam sistem.
Data tersebut dapat meliputi:
- Identitas Pemberi Kerja TKA
- Alasan perpanjangan
- Nomor hasil penilaian kelayakan sebelumnya
- Jabatan TKA
- Jumlah TKA
- Jangka waktu penggunaan
- Lokasi kerja
- Identitas tenaga kerja pendamping
- Realisasi penyerapan tenaga kerja Indonesia
Perusahaan perlu mencocokkan data tersebut dengan dokumen pendukung sebelum pengajuan dikirim.
Cara Mengajukan Perpanjangan RPTKA melalui TKA Online
Setelah seluruh persyaratan siap, pengajuan dapat di lakukan melalui tahapan berikut.
Login ke Sistem TKA Online
Pemberi Kerja TKA masuk ke sistem TKA Online menggunakan akun perusahaan yang telah tersedia.
Pastikan akun dapat digunakan dan informasi perusahaan yang tercantum sudah sesuai.
Pilih Permohonan Perpanjangan
Setelah masuk ke sistem, pilih layanan atau menu yang berkaitan dengan perpanjangan Pengesahan RPTKA.
Pastikan perusahaan tidak memilih pengajuan RPTKA baru apabila yang di proses merupakan perpanjangan RPTKA sebelumnya.
Isi Data Permohonan
Selanjutnya, isi informasi yang di minta oleh sistem.
Data harus di isi berdasarkan dokumen perusahaan dan TKA. Hindari memasukkan informasi berdasarkan perkiraan.
Masukkan Data TKA
Data TKA yang akan di perpanjang perlu di periksa kembali.
Pastikan nama, nomor paspor, jabatan, lokasi kerja, dan informasi lainnya sesuai dengan dokumen TKA.
Unggah Dokumen Persyaratan
Setelah data di isi, unggah dokumen yang di persyaratkan pada kolom yang tersedia.
Pastikan file dapat di baca dengan jelas dan tidak terpotong.
Periksa Seluruh Data
Sebelum mengirim permohonan, lakukan pemeriksaan ulang.
Bandingkan data pada sistem dengan dokumen yang sudah di siapkan. Perhatikan terutama identitas TKA, jabatan, lokasi kerja, masa penggunaan, dan nomor RPTKA sebelumnya.
Kirim Permohonan
Jika seluruh data dan dokumen sudah sesuai, permohonan dapat di kirim melalui sistem.
Setelah permohonan di sampaikan, perusahaan perlu memperhatikan status pengajuan dan pemberitahuan yang muncul pada sistem.
Tahapan Setelah Permohonan Dikirim
Pengajuan tidak langsung selesai setelah dokumen di unggah.
Setelah permohonan di sampaikan, terdapat proses pemeriksaan kelengkapan dokumen dan verifikasi data TKA.
Berdasarkan ketentuan yang berlaku, pemeriksaan kelengkapan dokumen dan verifikasi data di lakukan paling lama 2 hari kerja.
Jika terdapat kekurangan, pemberi kerja akan mendapatkan pemberitahuan melalui sistem dan di berikan waktu paling lama 5 hari kerja untuk melengkapi kekurangan tersebut.
Karena itu, perusahaan perlu rutin memeriksa status permohonan setelah pengajuan di lakukan.
Bagaimana Jika Dokumen Tidak Lengkap?
Jika dokumen di nyatakan belum lengkap, perusahaan perlu memperhatikan pemberitahuan yang di berikan melalui TKA Online.
Kekurangan harus di lengkapi dalam jangka waktu yang di tentukan. Setelah dokumen di perbaiki, perusahaan perlu mengikuti instruksi yang tersedia pada sistem.
Jika kekurangan tidak di lengkapi dalam batas waktu yang di tentukan, permohonan harus di ajukan kembali.
Karena itu, pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan menjadi langkah penting untuk mengurangi risiko proses harus di ulang.
Penilaian Kelayakan Perpanjangan RPTKA
Setelah dokumen di nyatakan lengkap dan data telah di verifikasi, proses dapat berlanjut ke penilaian kelayakan.
Penilaian kelayakan di lakukan melalui mekanisme yang di tentukan dalam proses perpanjangan RPTKA, termasuk melalui pertemuan daring apabila di perlukan.
Perusahaan perlu memastikan pihak yang berkaitan dengan pengajuan siap memberikan informasi yang di butuhkan selama proses tersebut.
Pembayaran DKPTKA dalam Perpanjangan RPTKA
Setelah hasil penilaian kelayakan di nyatakan sesuai, proses dapat berlanjut ke pembayaran Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau DKPTKA apabila perusahaan termasuk pihak yang wajib membayar.
Pembayaran dil akukan berdasarkan pemberitahuan pembayaran yang di terbitkan melalui sistem.
Besaran dan mekanisme pembayaran bergantung pada ketentuan DKPTKA serta lokasi penggunaan TKA.
Karena itu, perusahaan perlu memeriksa pemberitahuan pembayaran yang muncul pada sistem sebelum melakukan pembayaran.
Pengesahan RPTKA Setelah Proses Selesai
Setelah seluruh tahapan yang di persyaratkan selesai, termasuk pembayaran DKPTKA apabila di wajibkan, proses perpanjangan dapat di lanjutkan hingga penerbitan Pengesahan RPTKA.
Perusahaan perlu menyimpan dokumen Pengesahan RPTKA yang telah di terbitkan sebagai bagian dari administrasi penggunaan TKA.
Dokumen tersebut juga penting untuk kebutuhan administrasi lanjutan yang berkaitan dengan penggunaan TKA.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengajukan RPTKA Online
Beberapa kesalahan dapat menghambat proses administrasi.
Data Paspor Tidak Sesuai
Pastikan nama dan nomor paspor sesuai dengan dokumen TKA.
Dokumen Buram
Untuk Dokumen yang di unggah harus dapat di baca dengan jelas.
Dokumen Belum Lengkap
Periksa seluruh persyaratan sebelum melakukan pengajuan.
Salah Memilih Jenis Permohonan
Pastikan perusahaan memilih perpanjangan Pengesahan RPTKA, bukan pengajuan RPTKA baru.
Mengajukan Terlalu Dekat dengan Masa Berakhir
Jangan menunda persiapan. Batas pengajuan paling lambat adalah 30 hari kerja sebelum masa berlaku Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir.
Tidak Memantau Status Pengajuan
Setelah permohonan dikirim, perusahaan perlu memeriksa pemberitahuan dan status pengajuan secara berkala.
Checklist Pengajuan Perpanjangan RPTKA
Sebelum mengirim permohonan, perusahaan dapat menggunakan checklist berikut:
- Akun TKA Online dapat di gunakan
- Data perusahaan sudah benar
- Pengesahan RPTKA sebelumnya tersedia
- Masa berlaku RPTKA sudah di periksa
- Surat permohonan tersedia
- Surat tugas atau surat kuasa tersedia jika di perlukan
- Dokumen domisili tersedia
- Bukti wajib lapor tersedia
- Laporan pendidikan dan pelatihan tersedia
- Dokumen perjanjian kerja TKA tersedia
- Izin tinggal TKA tersedia
- Paspor TKA tersedia
- Pas foto tersedia
- Laporan pendampingan tersedia
- Data TKA sudah di periksa
- Lokasi kerja sudah sesuaiJabatan TKA sudah sesuai
- Dokumen digital dapat di baca
- Permohonan di ajukan sebelum batas waktu
FAQ Perpanjangan RPTKA melalui TKA Online
Apakah perpanjangan RPTKA di lakukan secara online?
Ya. Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di lakukan secara daring melalui TKA Online.
Kapan perpanjangan RPTKA harus di ajukan?
Permohonan di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum masa berlaku Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir.
Siapa yang mengajukan perpanjangan RPTKA?
Pemberi Kerja TKA yang mengajukan permohonan perpanjangan melalui TKA Online.
Berapa lama pemeriksaan dokumen?
Pemeriksaan kelengkapan dokumen dan verifikasi data TKA di lakukan paling lama 2 hari kerja sesuai tahapan yang di atur dalam ketentuan perpanjangan RPTKA.
Bagaimana jika dokumen di nyatakan tidak lengkap?
Perusahaan akan mendapatkan pemberitahuan untuk melengkapi kekurangan. Waktu yang di berikan untuk melengkapi persyaratan paling lama 5 hari kerja.
Apakah setelah dokumen lengkap RPTKA langsung terbit?
Tidak selalu. Setelah pemeriksaan dan verifikasi, masih terdapat tahapan penilaian kelayakan serta proses pembayaran DKPTKA apabila di wajibkan sebelum Pengesahan RPTKA di terbitkan.
Jasa Pengurusan Perpanjangan RPTKA
Proses perpanjangan Pengesahan RPTKA melalui TKA Online membutuhkan ketelitian mulai dari pemeriksaan dokumen, pengisian data, pengunggahan persyaratan, pemantauan verifikasi, hingga tahapan setelah penilaian kelayakan.
Jasa pengurusan perpanjangan RPTKA dapat membantu perusahaan dalam menyiapkan dokumen, memeriksa kesesuaian data, melakukan persiapan pengajuan TKA Online, memantau proses administrasi, serta membantu perusahaan dalam mempersiapkan tahapan pembayaran DKPTKA dan penerbitan Pengesahan RPTKA.
Konsultasikan Pengesahan Perpanjangan RPTKA Sekarang!
