Perpanjangan Pengesahan RPTKA tidak cukup hanya dengan mengisi data perusahaan dan TKA. Pemberi Kerja TKA juga harus menyiapkan serta mengunggah sejumlah dokumen melalui sistem TKA Online. Kelengkapan dokumen menjadi bagian penting karena permohonan akan melalui pemeriksaan dan verifikasi sebelum masuk ke tahap penilaian kelayakan.
Ketentuan mengenai dokumen perpanjangan RPTKA di atur dalam Permenaker Nomor 8 Tahun 2021. Regulasi tersebut masih berstatus berlaku dan mengatur tata cara penggunaan TKA, termasuk pengajuan perpanjangan Pengesahan RPTKA.
Baca Juga : Perpanjangan Pengesahan RPTKA Syarat, Proses, Dokumen
Dokumen Apa Saja yang Wajib Di unggah untuk Perpanjangan RPTKA?
Dokumen perpanjangan RPTKA pada dasarnya terbagi menjadi dokumen Pemberi Kerja TKA dan dokumen yang berkaitan dengan TKA. Selain itu, terdapat laporan yang menunjukkan pelaksanaan kewajiban perusahaan selama penggunaan TKA.
Dengan demikian, perusahaan sebaiknya tidak hanya memeriksa dokumen TKA, tetapi juga memastikan administrasi perusahaan dan laporan pendampingan telah tersedia.
Surat Permohonan Perpanjangan Pengesahan RPTKA
Surat permohonan merupakan dokumen utama yang menyatakan bahwa Pemberi Kerja TKA mengajukan perpanjangan Pengesahan RPTKA.
Isi surat sebaiknya di sesuaikan dengan data permohonan yang akan di masukkan ke TKA Online. Informasi seperti identitas perusahaan, TKA, jabatan, lokasi kerja, dan periode penggunaan perlu di periksa agar tidak menimbulkan perbedaan data.
Surat Tugas atau Surat Kuasa
Jika proses administrasi di lakukan oleh pihak yang di tunjuk perusahaan, perlu di siapkan surat tugas atau surat kuasa dari pimpinan Pemberi Kerja TKA.
Dokumen ini menunjukkan kewenangan pihak yang membantu mengurus proses pengajuan. Karena itu, data pihak yang di beri tugas atau kuasa perlu di tulis secara jelas dan sesuai dengan kebutuhan pengajuan.
Dokumen Domisili Pemberi Kerja TKA
Perusahaan juga perlu menyiapkan dokumen yang menunjukkan domisili Pemberi Kerja TKA.
Data domisili harus konsisten dengan informasi perusahaan yang di gunakan dalam pengajuan. Perbedaan data antara dokumen perusahaan dan formulir TKA Online dapat menyebabkan proses pemeriksaan membutuhkan penyesuaian.
Bukti Wajib Lapor Ketenagakerjaan
Bukti wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan termasuk dokumen yang harus di unggah dalam permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA.
Sebelum mengajukan, perusahaan sebaiknya memastikan bukti tersebut tersedia dan datanya masih sesuai dengan kondisi perusahaan.
Laporan Realisasi Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Kerja Indonesia
Dokumen berikutnya adalah laporan realisasi pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia sesuai dengan kualifikasi jabatan yang di duduki TKA.
Laporan ini berkaitan dengan kewajiban perusahaan dalam mendukung pengembangan tenaga kerja Indonesia selama penggunaan TKA. Oleh sebab itu, perusahaan perlu menyimpan bukti pelaksanaan kegiatan yang di laporkan.
Kelima dokumen tersebut secara khusus di sebut dalam Pasal 23 Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 sebagai dokumen yang di unggah dalam permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA.
Dokumen TKA yang Perlu Disiapkan
Selain dokumen perusahaan, Pemberi Kerja TKA juga dapat menyampaikan data TKA secara daring melalui TKA Online ketika mengajukan perpanjangan.
Data yang di masukkan mencakup identitas TKA, jabatan, masa kerja, lokasi kerja, nomor Pengesahan RPTKA yang di perpanjang, kepesertaan jaminan sosial nasional, serta NPWP TKA.
Kemudian, terdapat dokumen TKA yang harus di unggah.
Perjanjian Kerja atau Perjanjian Lain
Perusahaan perlu menyiapkan perjanjian kerja atau perjanjian lain dengan Pemberi Kerja TKA.
Dokumen tersebut menjadi bagian dari administrasi penggunaan TKA sehingga informasi mengenai jabatan dan masa kerja perlu di periksa sebelum di unggah.
Izin Tinggal yang Masih Berlaku
Izin tinggal TKA yang masih berlaku juga termasuk dokumen yang harus di siapkan.
Perusahaan perlu memperhatikan masa berlaku dokumen tersebut, terutama ketika proses perpanjangan RPTKA dilakukan mendekati berakhirnya masa berlaku dokumen keimigrasian TKA.
Paspor Kebangsaan TKA
Paspor kebangsaan TKA harus di siapkan dalam bentuk berwarna sesuai ketentuan dokumen yang di unggah.
Pastikan nomor paspor, tanggal penerbitan, tanggal berakhir, serta informasi lainnya sesuai dengan data yang di masukkan ke sistem.
Pas Foto TKA
Dokumen lain yang harus di siapkan adalah pas foto berwarna ukuran 4×6 dengan latar belakang merah.
Karena dokumen akan di gunakan dalam proses administrasi, perusahaan sebaiknya memastikan foto memenuhi ketentuan ukuran dan latar belakang sebelum melakukan pengunggahan.
Laporan Pendampingan TKA
Pemberi Kerja TKA juga harus mengunggah laporan pelaksanaan pendampingan TKA.
Pendampingan berkaitan dengan keberadaan Tenaga Kerja Pendamping TKA yang dictunjuk oleh perusahaan. Dalam ketentuan penggunaan TKA, Tenaga Kerja Pendamping merupakan tenaga kerja Indonesia yang di persiapkan untuk mendukung proses alih teknologi dan alih keahlian.
Karena itu, laporan pendampingan sebaiknya di siapkan sebelum proses pengajuan di mulai. Data di dalam laporan juga perlu di sesuaikan dengan informasi TKA dan tenaga kerja pendamping yang tercatat dalam sistem.
Data yang Harus Konsisten
Kelengkapan dokumen saja belum tentu cukup. Data yang di masukkan ke TKA Online juga perlu di periksa agar konsisten dengan dokumen yang di unggah.
Beberapa data yang perlu di perhatikan antara lain:
- Nama TKA
- Nomor paspor
- Masa berlaku paspor
- Jabatan TKA
- Lokasi kerja
- Masa penggunaan TKA
- Nomor Pengesahan RPTKA
- Data Pemberi Kerja TKA
- Tenaga Kerja Pendamping TKA
- Data jaminan sosial
- NPWP TKA
Jika terdapat perbedaan data, perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum permohonan di kirim.
Cara Menyiapkan Dokumen Perpanjangan RPTKA
Agar proses pengajuan lebih teratur, perusahaan dapat melakukan persiapan secara bertahap.
Langkah 1: Periksa Masa Berlaku RPTKA
Pertama, periksa masa berlaku Pengesahan RPTKA yang akan di perpanjang. Permohonan perpanjangan harus di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA berakhir.
Langkah 2: Kumpulkan Dokumen Perusahaan
Siapkan surat permohonan, surat tugas atau kuasa, dokumen domisili, bukti wajib lapor ketenagakerjaan, serta laporan realisasi pendidikan dan pelatihan tenaga kerja Indonesia.
Langkah 3: Periksa Dokumen TKA
Selanjutnya, periksa perjanjian kerja, izin tinggal, paspor berwarna, dan pas foto TKA.
Langkah 4: Siapkan Laporan Pendampingan
Pastikan laporan pelaksanaan pendampingan TKA telah tersedia dan sesuai dengan data tenaga kerja pendamping yang di gunakan dalam pengajuan.
Langkah 5: Periksa Data TKA Online
Sebelum mengunggah dokumen, cocokkan seluruh data dengan dokumen fisik atau digital yang tersedia.
Langkah 6: Unggah Dokumen
Setelah data di nyatakan sesuai, dokumen di unggah melalui TKA Online sesuai kolom atau kategori yang tersedia dalam sistem.
Apa yang Terjadi Jika Dokumen Tidak Lengkap?
Setelah permohonan di sampaikan, Direktur melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen dan verifikasi data TKA. Berdasarkan Permenaker Nomor 8 Tahun 2021, pemeriksaan dan verifikasi tersebut di lakukan paling lama 2 hari kerja.
Jika terdapat kekurangan, Pemberi Kerja TKA diberitahukan secara daring dan di berikan waktu paling lama 5 hari kerja untuk melengkapi persyaratan. Jika kekurangan tersebut tidak di lengkapi dalam jangka waktu tersebut, perusahaan harus mengajukan kembali permohonan melalui TKA Online.
Karena itu, pengecekan dokumen sebelum pengajuan menjadi langkah penting untuk mengurangi kemungkinan adanya permintaan perbaikan.
Checklist Dokumen Perpanjangan RPTKA
Sebelum mengirim permohonan, perusahaan dapat menggunakan daftar berikut sebagai pemeriksaan awal:
- Surat permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA
- Surat tugas atau surat kuasa
- Dokumen domisili Pemberi Kerja TKA
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan
- Laporan realisasi pendidikan dan pelatihan tenaga kerja Indonesia
- Perjanjian kerja atau perjanjian lain dengan TKA
- Izin tinggal TKA yang masih berlaku
- Paspor kebangsaan TKA berwarna
- Pas foto TKA ukuran 4×6 berlatar belakang merah
- Laporan pelaksanaan pendampingan TKA
- Data identitas TKA
- Data jabatan dan lokasi kerja
- Nomor Pengesahan RPTKA yang akan di perpanjang
- Data jaminan sosial dan NPWP TKA
FAQ Dokumen Perpanjangan RPTKA
Apakah semua dokumen harus diunggah melalui TKA Online?
Ya. Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di sampaikan secara daring melalui TKA Online dan dokumen persyaratan di unggah dalam proses pengajuan sesuai ketentuan.
Apakah paspor TKA harus masih berlaku?
Dokumen yang di unggah berupa paspor kebangsaan TKA dalam bentuk berwarna. Selain itu, data tanggal berakhir paspor juga menjadi bagian dari data TKA yang di masukkan ke sistem.
Apakah izin tinggal TKA termasuk dokumen perpanjangan RPTKA?
Ya. Izin tinggal yang masih berlaku termasuk dokumen TKA yang di sebut dalam ketentuan permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA.
Apa yang di lakukan jika dokumen di nyatakan belum lengkap?
Perusahaan perlu melengkapi kekurangan yang di beritahukan melalui sistem dalam jangka waktu yang di tentukan. Jika tidak di lengkapi dalam batas waktu tersebut, permohonan harus di ajukan kembali.
Kapan sebaiknya dokumen mulai di siapkan?
Sebaiknya dokumen mulai di periksa sebelum mendekati batas waktu pengajuan. Hal ini memberikan waktu untuk memperbarui dokumen yang sudah tidak sesuai, memperbaiki data, dan memastikan seluruh persyaratan siap sebelum permohonan di kirim.
Jasa Pengurusan Perpanjangan RPTKA
Pengurusan perpanjangan Pengesahan RPTKA membutuhkan ketelitian dalam menyiapkan dokumen perusahaan, dokumen TKA, laporan pendampingan, serta data yang di masukkan ke TKA Online.
Jasa pengurusan perpanjangan RPTKA dapat membantu perusahaan dalam pemeriksaan dokumen, penyesuaian data, persiapan pengajuan, pengunggahan dokumen, serta pendampingan proses administrasi sampai tahapan perpanjangan selesai.
Konsultasi Pengesahan Perpanjangan RPTKA Sekarang!
