Membuat Surat Permohonan Perpanjangan Pengesahan RPTKA

Surat permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA merupakan salah satu dokumen yang perlu di siapkan oleh Pemberi Kerja TKA sebelum mengajukan perpanjangan melalui TKA Online. Surat ini menjadi bagian dari kelengkapan administrasi untuk mengajukan kembali penggunaan Tenaga Kerja Asing pada periode berikutnya.

Permohonan perpanjangan RPTKA di lakukan secara daring melalui TKA Online. Karena itu, isi surat sebaiknya di buat sesuai dengan data perusahaan, data TKA, jabatan, lokasi kerja, serta periode penggunaan yang akan di ajukan.

Baca Juga : Perpanjangan Pengesahan RPTKA Syarat, Proses, Dokumen

Apa Itu Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA?

Surat permohonan perpanjangan RPTKA adalah surat resmi yang di buat oleh Pemberi Kerja TKA untuk menyampaikan permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA yang sebelumnya telah di miliki.

Bagian Surat ini berbeda dengan Pengesahan RPTKA. Surat permohonan merupakan dokumen yang di gunakan untuk mengajukan permintaan perpanjangan, sedangkan Pengesahan RPTKA merupakan hasil dari proses pemeriksaan dan penilaian permohonan.

Dengan demikian, perusahaan perlu menyiapkan surat permohonan bersama dokumen persyaratan lainnya sebelum melakukan pengajuan.

Siapa yang Membuat Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA?

Surat di buat atas nama Pemberi Kerja TKA. Dalam praktiknya, proses penyusunan dapat di lakukan oleh bagian HR, HRGA, legal, administrasi, atau bagian lain yang menangani penggunaan TKA.

Apabila pengurusan di lakukan oleh pihak eksternal, perusahaan dapat memberikan surat tugas atau surat kuasa kepada pihak yang di tunjuk.

Meskipun penyusunannya dapat di bantu oleh pihak lain, permohonan tetap berasal dari Pemberi Kerja TKA. Oleh karena itu, data dan isi surat harus di periksa oleh perusahaan sebelum di gunakan.

Apa Saja Isi Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA?

Surat permohonan tidak perlu di buat terlalu panjang. Yang terpenting adalah informasi yang di cantumkan jelas dan sesuai dengan dokumen pendukung.

Beberapa informasi yang dapat di cantumkan antara lain:

• Kop surat perusahaan
• Nomor surat
• Tanggal surat
• Tujuan surat
• Perihal
• Nama dan identitas Pemberi Kerja TKA
• Alamat perusahaan
• Nama TKA
• Kewarganegaraan TKA
• Nomor paspor
• Jabatan TKA
• Lokasi kerja
• Nomor Pengesahan RPTKA sebelumnya
• Periode penggunaan TKA
• Pernyataan permohonan perpanjangan
• Nama penanggung jawab
• Jabatan penanggung jawab
• Tanda tangan pihak yang berwenang

Data tersebut harus di sesuaikan dengan kondisi perusahaan dan dokumen yang di miliki.

Struktur Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA

Agar lebih mudah di buat, surat dapat di susun dengan struktur sederhana mulai dari kop surat sampai tanda tangan.

• Kop Surat Perusahaan

Gunakan kop surat resmi perusahaan yang memuat nama perusahaan dan informasi kontak.

Kop surat membantu menunjukkan bahwa dokumen tersebut berasal dari Pemberi Kerja TKA.

• Nomor dan Tanggal Surat

Cantumkan nomor surat sesuai dengan sistem administrasi perusahaan.

Contoh:

Nomor: 001/HR-RPTKA/X/2026

Tanggal: 3 Oktober 2026

• Tujuan Surat

Tuliskan pihak yang menjadi tujuan surat sesuai dengan mekanisme pengajuan.

Contoh:

Kepada Yth.

Direktur Jenderal Pembinaan Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kesempatan Kerja

Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia

di Jakarta

• Perihal

Perihal sebaiknya di buat singkat dan menjelaskan tujuan surat.

Contoh:

Perihal: Permohonan Perpanjangan Pengesahan RPTKA

Contoh Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA

Berikut contoh format yang dapat di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan berakhirnya masa berlaku Pengesahan RPTKA perusahaan kami, dengan ini kami mengajukan permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA untuk melanjutkan penggunaan Tenaga Kerja Asing pada perusahaan kami.

Adapun data penggunaan TKA yang kami ajukan adalah sebagai berikut:

• Nama Pemberi Kerja TKA: PT Contoh Perusahaan

Alamat: Alamat perusahaan

Jenis Usaha: Jenis usaha perusahaan

Nama TKA: Nama lengkap TKA

Kewarganegaraan: Kewarganegaraan TKA

Nomor Paspor: Nomor paspor TKA

Jabatan: Jabatan TKA

Lokasi Kerja: Lokasi kerja TKA

Nomor Pengesahan RPTKA Sebelumnya: Nomor Pengesahan RPTKA

Periode Penggunaan: Periode penggunaan yang di ajukan

Demikian permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA ini kami sampaikan. Kami menyatakan bahwa data yang di sampaikan dalam permohonan sesuai dengan dokumen dan informasi yang di miliki perusahaan.

Atas perhatian dan prosesnya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Pemberi Kerja TKA

Nama Perusahaan

Nama Penanggung Jawab

Jabatan

Tanda Tangan

Format tersebut merupakan contoh dan perlu di sesuaikan dengan data sebenarnya sebelum di gunakan dalam pengajuan.

Pastikan Data Surat Sesuai dengan TKA Online

Salah satu hal penting dalam pembuatan surat adalah memastikan semua data sesuai dengan informasi yang di masukkan ke TKA Online.

Misalnya, nama TKA dalam surat harus sama dengan nama pada paspor. Nomor paspor, jabatan, lokasi kerja, periode penggunaan, dan nomor Pengesahan RPTKA sebelumnya juga perlu di periksa.

Sebelum surat di tandatangani, perusahaan dapat mencocokkannya dengan beberapa dokumen berikut:

• Paspor TKA
• Pengesahan RPTKA sebelumnya
• Perjanjian kerja
• Dokumen perusahaan
• Data TKA Online
• Izin tinggal TK
• Dokumen pendukung lainnya

Dengan demikian, perbedaan data dapat di ketahui lebih awal sebelum permohonan di kirim.

Apakah Surat Harus Di buat oleh HR?

Tidak harus. Surat dapat di siapkan oleh bagian HR, HRGA, legal, administrasi, atau bagian lain yang menangani administrasi TKA.

Namun, surat tetap di buat atas nama Pemberi Kerja TKA. Karena itu, perusahaan perlu memastikan isi surat telah di periksa dan di setujui oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Jika menggunakan jasa konsultan, konsultan dapat membantu menyiapkan surat berdasarkan data dan dokumen yang di berikan perusahaan.

Apakah Surat Harus Di tandatangani Pimpinan?

Surat merupakan dokumen resmi Pemberi Kerja TKA sehingga penandatanganannya perlu di lakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan mewakili perusahaan.

Pihak yang menandatangani sebaiknya di sesuaikan dengan struktur dan ketentuan administrasi perusahaan.

Jika pengajuan di lakukan melalui pihak yang di beri kuasa, surat kuasa atau surat tugas dapat di siapkan sebagai dokumen pendukung sesuai kebutuhan.

Kapan Surat Permohonan Harus Di buat?

Surat sebaiknya di buat sejak awal persiapan perpanjangan RPTKA. Jangan menunggu sampai masa berlaku RPTKA hampir berakhir.

Berdasarkan ketentuan Permenaker Nomor 8 Tahun 2021, permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA berakhir. Pengajuan di lakukan secara daring melalui TKA Online.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memberikan waktu yang cukup untuk menyiapkan surat, memeriksa dokumen, dan melakukan pengajuan.

Langkah Membuat Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA

Agar proses penyusunan lebih mudah, perusahaan dapat mengikuti beberapa langkah berikut.

Langkah 1: Periksa RPTKA Sebelumnya

Periksa nomor Pengesahan RPTKA, masa berlaku, jabatan TKA, jumlah TKA, dan lokasi kerja.

Langkah 2: Periksa Data TKA

Cocokkan nama TKA, kewarganegaraan, nomor paspor, jabatan, dan data lainnya dengan dokumen TKA.

Langkah 3: Gunakan Kop Surat Resmi

Buat surat menggunakan kop resmi perusahaan.

Langkah 4: Masukkan Data Permohonan

Tuliskan informasi perusahaan dan TKA serta tujuan permohonan perpanjangan.

Langkah 5: Periksa Isi Surat

Bandingkan informasi dalam surat dengan dokumen pendukung.

Langkah 6: Tandatangani Surat

Setelah seluruh data benar, surat di tandatangani oleh pihak yang berwenang.

Langkah 7: Siapkan Dokumen Digital

Simpan surat dalam format digital yang dapat di gunakan untuk proses pengunggahan pada TKA Online.

Kesalahan yang Perlu Di hindari

Beberapa kesalahan berikut perlu di perhatikan sebelum surat di gunakan.

Nama TKA Tidak Sesuai

Pastikan nama TKA sama dengan paspor dan data pada sistem.

Nomor Paspor Salah

Periksa kembali setiap angka pada nomor paspor.

Nomor RPTKA Tidak Sesuai

Pastikan nomor Pengesahan RPTKA yang di cantumkan memang merupakan RPTKA yang akan di perpanjang.

Jabatan Berbeda

Jabatan dalam surat perlu di sesuaikan dengan data pengajuan.

Periode Tidak Konsisten

Periksa periode penggunaan TKA agar tidak berbeda antara surat dan data pengajuan.

Penandatangan Tidak Berwenang

Pastikan pihak yang menandatangani memang memiliki kewenangan mewakili perusahaan.

Checklist Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA

Sebelum surat di gunakan, lakukan pemeriksaan berikut:

• Kop surat perusahaan sudah benar
• Nomor surat sudah tersedia
• Tanggal surat sudah benar
• Tujuan surat sudah sesuai
• Perihal sudah jelas
• Nama perusahaan sudah benar
• Nama TKA sesuai paspor
• Nomor paspor sudah benar
• Jabatan TKA sudah sesuai
• Lokasi kerja sudah sesuai
• Nomor Pengesahan RPTKA sebelumnya sudah benar
• Periode penggunaan sudah sesuai
• Surat sudah ditandatangani
• File dapat dibaca dengan jelas
• Data surat sesuai dengan data TKA Online

FAQ Surat Permohonan Perpanjangan RPTKA

Apakah surat permohonan perpanjangan RPTKA perlu di siapkan?

Ya. Surat permohonan termasuk dokumen yang perlu di siapkan dalam proses pengajuan perpanjangan Pengesahan RPTKA.

Siapa yang membuat surat permohonan?

Surat di buat atas nama Pemberi Kerja TKA. Penyusunannya dapat di bantu oleh HR, legal, administrasi, atau pihak yang mendapatkan penugasan.

Apakah konsultan dapat membantu membuat surat?

Konsultan dapat membantu penyusunan surat dan administrasi pengajuan berdasarkan penugasan atau kuasa dari perusahaan.

Apakah format surat harus sama untuk semua perusahaan?

Tidak harus. Perusahaan dapat menggunakan format surat resmi internal selama informasi yang di perlukan tercantum dan datanya sesuai.

Kapan surat sebaiknya di buat?

Sebaiknya surat dibuat sejak awal persiapan perpanjangan agar perusahaan memiliki waktu untuk memeriksa seluruh dokumen sebelum pengajuan.

Jasa Pengurusan Perpanjangan RPTKA

Pengurusan perpanjangan RPTKA membutuhkan persiapan dokumen yang lengkap dan data yang konsisten. Selain surat permohonan, perusahaan juga perlu menyiapkan dokumen Pemberi Kerja TKA, dokumen TKA, laporan pendampingan, serta persyaratan lainnya.

Jasa pengurusan perpanjangan RPTKA dapat membantu perusahaan dalam menyiapkan dokumen, memeriksa kesesuaian data, membuat surat permohonan, mempersiapkan pengajuan melalui TKA Online, dan mendampingi proses administrasi perpanjangan RPTKA.

Konsultasi Pengesahan Perpanjangan RPTKA Sekarang!