Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA perlu di ajukan sebelum masa berlaku Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir. Ketentuan waktu menjadi bagian penting yang perlu di perhatikan perusahaan karena proses perpanjangan tidak hanya mencakup pengajuan melalui TKA Online, tetapi juga pemeriksaan dokumen, verifikasi data, penilaian kelayakan, dan pembayaran DKPTKA apabila di wajibkan.
Berdasarkan Permenaker Nomor 8 Tahun 2021, permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya menyiapkan dokumen dan data jauh sebelum batas tersebut agar tersedia waktu untuk melakukan perbaikan apabila terdapat kekurangan.
Baca Juga : Perpanjangan Pengesahan RPTKA Syarat, Proses, Dokumen
Mengapa Batas Waktu Pengajuan Perpanjangan RPTKA Penting?
Batas waktu pengajuan di perlukan agar perusahaan dapat memproses kelanjutan penggunaan TKA sebelum periode Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir.
Dalam praktik administrasi, pengajuan perpanjangan melibatkan beberapa tahapan. Perusahaan perlu menyiapkan data, mengunggah dokumen, menunggu pemeriksaan, memenuhi permintaan pelengkapan apabila ada kekurangan, mengikuti penilaian kelayakan, kemudian menyelesaikan pembayaran DKPTKA jika perusahaan memiliki kewajiban tersebut.
Karena itu, mengajukan terlalu dekat dengan tanggal berakhirnya RPTKA dapat membuat ruang waktu untuk memperbaiki kesalahan menjadi lebih terbatas.
Sebaliknya, persiapan sejak awal memungkinkan perusahaan memeriksa kembali dokumen dan memastikan informasi TKA masih sesuai sebelum permohonan di kirim.
Kapan Tepatnya Perpanjangan RPTKA Harus Di ajukan?
Ketentuan utamanya adalah paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir.
Contohnya, apabila Pengesahan RPTKA perusahaan berakhir pada tanggal tertentu, perusahaan perlu menghitung mundur 30 hari kerja untuk menentukan batas waktu pengajuan. Perhitungan tersebut menggunakan hari kerja, bukan sekadar 30 hari kalender.
Namun, perusahaan tidak harus menunggu sampai mendekati batas tersebut. Justru, persiapan sebaiknya di lakukan lebih awal sehingga pemeriksaan dokumen dan data dapat di lakukan dengan lebih teliti.
Apa yang Dimaksud 30 Hari Kerja?
30 hari kerja berbeda dengan 30 hari kalender. Hari kerja pada dasarnya tidak menghitung hari libur dan hari yang tidak termasuk hari kerja sesuai ketentuan yang berlaku.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menggunakan metode sederhana dengan mengurangi tanggal berakhir RPTKA sebanyak 30 hari kalender. Perhitungan perlu memperhatikan kalender kerja agar batas waktu pengajuan tidak keliru.
Sebagai contoh sederhana, apabila tanggal berakhir Pengesahan RPTKA berada pada akhir suatu bulan, perusahaan perlu menghitung mundur 30 hari kerja dengan memperhatikan hari Sabtu, Minggu, dan hari libur yang relevan.
Dengan demikian, pemeriksaan tanggal sejak awal menjadi langkah penting dalam persiapan perpanjangan.
Apakah Bisa Mengajukan Perpanjangan Sebelum 30 Hari Kerja?
Perusahaan sebaiknya mempersiapkan proses perpanjangan sebelum memasuki batas 30 hari kerja tersebut. Ketentuan tersebut merupakan batas paling lambat pengajuan, bukan alasan untuk menunggu sampai mendekati tanggal terakhir.
Persiapan lebih awal dapat di lakukan dengan memeriksa:
- Masa berlaku Pengesahan RPTKA
- Data perusahaan
- Data TKA
- Nomor paspor
- Izin tinggal TKAJabatan TKA
- Lokasi kerja
- Jangka waktu penggunaan
- Data tenaga kerja pendamping
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan
- Laporan pendampingan TKA
- Dokumen pendukung lainnya
Dengan begitu, ketika waktu pengajuan tiba, perusahaan sudah memiliki dokumen yang lebih siap untuk di masukkan ke TKA Online.
Apa yang Terjadi Setelah Permohonan Di ajukan?
Setelah permohonan perpanjangan di ajukan, proses tidak langsung selesai. Data dan dokumen akan melalui pemeriksaan serta verifikasi.
Berdasarkan Permenaker 8 Tahun 2021, Direktur melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen dan verifikasi data TKA paling lama 2 hari kerja. Jika terdapat kekurangan, perusahaan dapat menerima pemberitahuan untuk melakukan pelengkapan sesuai ketentuan.
Karena itu, waktu pengajuan perlu mempertimbangkan keseluruhan proses, bukan hanya waktu yang di butuhkan untuk mengisi formulir.
Perusahaan juga perlu memantau TKA Online setelah permohonan di kirim. Pemberitahuan mengenai kekurangan dokumen atau tahapan berikutnya perlu segera di tindaklanjuti.
Apa yang Harus Di lakukan Jika Dokumen Belum Lengkap?
Jika terdapat dokumen atau data yang belum sesuai, perusahaan perlu mengikuti pemberitahuan yang di berikan melalui sistem.
Kesalahan yang perlu di perhatikan dapat berupa:
- Data TKA tidak sesuai paspor
- Nomor paspor salah
- Dokumen sudah tidak berlaku
- Dokumen tidak terbaca
- Data jabatan tidak sesuai
- Lokasi kerja tidak sesuai
- Dokumen pendukung belum di unggah
- Informasi perusahaan belum di perbarui
Perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan sebelum submit agar kemungkinan pelengkapan dapat di minimalkan.
Semakin cepat kekurangan di ketahui dan di perbaiki, semakin mudah perusahaan mengendalikan jadwal proses perpanjangan.
Bagaimana Jika Pengajuan Di lakukan Kurang dari 30 Hari Kerja?
Pengajuan yang di lakukan terlalu dekat dengan masa berakhirnya RPTKA perlu di hindari. Ketentuan menetapkan batas paling lambat 30 hari kerja sebelum masa Pengesahan RPTKA berakhir.
Selain itu, proses perpanjangan memiliki beberapa tahapan setelah permohonan di kirim. Apabila terdapat kekurangan dokumen, perusahaan membutuhkan waktu untuk melakukan pelengkapan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menjadikan tanggal terakhir sebagai target pengajuan. Jadwal internal dapat di buat lebih awal untuk memberikan ruang apabila terjadi perbaikan data atau dokumen.
Apakah Pembayaran DKPTKA Harus Di lakukan Saat Mengajukan Perpanjangan?
Pembayaran DKPTKA merupakan bagian dari proses perpanjangan bagi Pemberi Kerja TKA yang memiliki kewajiban pembayaran.
Mekanismenya tidak berarti perusahaan langsung membayar sebelum mengajukan permohonan. Dalam proses perpanjangan, perusahaan mengikuti tahapan yang berlaku sampai pemberitahuan pembayaran di terbitkan. Setelah itu, pembayaran di lakukan sesuai informasi pembayaran yang di berikan.
Karena itu, perusahaan perlu memantau status permohonan setelah pengajuan. Jangan hanya memeriksa dokumen, tetapi juga perhatikan pemberitahuan terkait DKPTKA.
Hal ini penting karena pembayaran DKPTKA berkaitan dengan tahapan penerbitan Pengesahan RPTKA perpanjangan bagi pihak yang memiliki kewajiban pembayaran.
Apa yang Perlu Di siapkan Sebelum Batas 30 Hari Kerja?
Agar pengajuan lebih terorganisir, perusahaan dapat membuat daftar pemeriksaan internal.
- 30–60 hari sebelum berakhir:
- Periksa tanggal berakhir Pengesahan RPTKA
- Tentukan rencana perpanjangan
- Periksa kebutuhan TKA
- Periksa jabatan dan lokasi kerja
- Periksa masa berlaku paspor
- Periksa izin tinggal TKA
- Mulai mengumpulkan dokumen perusahaan
- Sekitar 30 hari kerja sebelum berakhir:
- Finalisasi data TKA
- Finalisasi dokumen
- Periksa kembali data perusahaan
- Siapkan laporan yang diperlukan
- Ajukan permohonan melalui TKA Online
Setelah pengajuan:
- Pantau status permohonan
- Periksa pemberitahuan sistem
- Lengkapi kekurangan jika di minta
- Ikuti proses penilaian kelayakan
- Periksa pemberitahuan pembayaran DKPTKA
- Lakukan pembayaran sesuai ketentuan apabila di wajibkan
- Simpan bukti pembayaran
- Pantau penerbitan Pengesahan RPTKA perpanjangan
Jadwal tersebut bukan pengganti batas waktu yang di tetapkan dalam peraturan, tetapi dapat di gunakan sebagai pola kerja internal agar perusahaan tidak menyiapkan seluruh proses secara mendadak.
Apa Risiko Menunda Pengajuan Perpanjangan RPTKA?
Menunda pengajuan dapat membuat perusahaan memiliki waktu yang lebih sedikit untuk menyelesaikan tahapan administrasi. Kondisi tersebut semakin perlu di perhatikan apabila terdapat dokumen yang harus di perbaiki atau data TKA yang perlu di sesuaikan.
Beberapa kondisi yang dapat terjadi ketika persiapan terlambat antara lain:
Dokumen belum lengkap ketika akan mengajukan
- Data TKA perlu di perbaiki
- Masa berlaku dokumen pendukung sudah habis
- Perusahaan belum menyiapkan laporan yang di perlukan
- Ada pemberitahuan pelengkapan yang belum di tindaklanjuti
- Pembayaran DKPTKA belum di selesaikan
- Jadwal administrasi menjadi lebih sempit
Oleh sebab itu, pengajuan lebih awal dapat membantu perusahaan mengelola proses secara lebih terencana.
Checklist Waktu Pengajuan Perpanjangan RPTKA
Sebelum mengajukan, perusahaan dapat menggunakan checklist berikut:
- Periksa tanggal berakhir RPTKA.
- Hitung batas paling lambat 30 hari kerja sebelumnya.
- Tentukan jadwal internal pengajuan.
- Periksa data perusahaan.
- Periksa data TKA.
- Pastikan paspor sesuai.
- Pastikan izin tinggal sesuai kebutuhan.
- Periksa jabatan TKA.
- Periksa lokasi kerja.
- Siapkan dokumen pendukung.
- Pastikan laporan yang di perlukan tersedia.
- Ajukan melalui TKA Online.
- Pantau status permohonan.
- Tindak lanjuti pemberitahuan sistem
- Siapkan pembayaran DKPTKA apabila di wajibkan.
FAQ Waktu Pengajuan Perpanjangan RPTKA
Kapan paling lambat mengajukan perpanjangan RPTKA?
Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di ajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum jangka waktu Pengesahan RPTKA sebelumnya berakhir.
Apakah 30 hari tersebut merupakan hari kalender?
Tidak. Ketentuannya menggunakan 30 hari kerja, sehingga perusahaan perlu memperhatikan hari kerja dan hari libur ketika menentukan batas pengajuan.
Apakah sebaiknya menunggu sampai 30 hari kerja sebelum mengajukan?
Tidak perlu menunggu sampai mendekati batas tersebut. Perusahaan sebaiknya menyiapkan data dan dokumen lebih awal agar memiliki waktu untuk melakukan perbaikan apabila di temukan kekurangan.
Berapa lama pemeriksaan dokumen perpanjangan RPTKA?
Pemeriksaan kelengkapan dokumen dan verifikasi data TKA di lakukan paling lama 2 hari kerja berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Apakah setelah mengajukan RPTKA perusahaan langsung mendapatkan pengesahan?
Tidak selalu. Setelah pengajuan masih terdapat tahapan pemeriksaan, verifikasi, dan penilaian kelayakan. Bagi perusahaan yang memiliki kewajiban DKPTKA, terdapat pula tahapan pembayaran sesuai pemberitahuan yang di terbitkan.
Apakah pengajuan di lakukan melalui TKA Online?
Ya. Permohonan perpanjangan Pengesahan RPTKA di lakukan secara daring melalui TKA Online.
Jasa Pengurusan Perpanjangan RPTKA
Perusahaan yang masih menggunakan TKA perlu mengatur jadwal perpanjangan sejak jauh hari agar proses administrasi tidak di lakukan secara mendadak. Selain memperhatikan batas 30 hari kerja, perusahaan juga perlu mempersiapkan dokumen, memeriksa data TKA, mengikuti proses verifikasi, serta menyelesaikan tahapan DKPTKA apabila di wajibkan.
PT Jangkar melalui Global Groups dapat membantu proses pengurusan perpanjangan RPTKA, mulai dari pengecekan data dan dokumen, persiapan pengajuan, pengurusan melalui TKA Online, pemantauan proses, hingga pendampingan administrasi DKPTKA.
Dengan persiapan jadwal yang lebih teratur, perusahaan dapat mengetahui kapan harus mulai menyiapkan dokumen dan kapan permohonan perpanjangan perlu di ajukan sesuai ketentuan yang berlaku.
Konsultasi Pengesahan Perpanjang RPTKA Sekarang!
