Cara mengisi formulir VFS Global dengan benar perlu dilakukan secara teliti karena data pada formulir harus sesuai dengan paspor dan dokumen pendukung. Kesalahan pada nama, nomor paspor, tanggal lahir, tujuan perjalanan, atau informasi lainnya dapat menimbulkan masalah ketika aplikasi di serahkan di Visa Application Centre. VFS Global pada beberapa portal secara khusus meminta pemohon memastikan seluruh detail appointment dan data sesuai dengan paspor.
Namun, perlu di pahami bahwa VFS Global menangani proses administratif penerimaan aplikasi, sedangkan formulir visa dan cara pengisiannya dapat berbeda berdasarkan negara tujuan dan jenis visa. Bahkan, ada negara yang menggunakan formulir online tertentu, sementara negara lainnya masih menyediakan formulir yang dapat di unduh dan di cetak.
Baca Juga : VFS Global Pengertian, Fungsi, Cara Daftar, Syarat, Biaya, Proses
Tentukan Formulir Sesuai Negara dan Jenis Visa
Sebelum mulai mengisi formulir, pastikan terlebih dahulu negara tujuan dan kategori visa yang akan di ajukan. Langkah ini penting karena satu negara dapat mempunyai beberapa kategori visa dengan persyaratan formulir yang berbeda.
Untuk pengajuan visa melalui VFS Global di Indonesia, pemohon biasanya di arahkan mengikuti alur berdasarkan negara tujuan. Misalnya, pada layanan visa Belanda, pemohon harus menentukan tujuan kunjungan terlebih dahulu, kemudian melengkapi formulir aplikasi dan menyiapkan dokumen sesuai daftar persyaratan.
Karena itu, jangan menggunakan formulir dari negara lain hanya karena tampilannya serupa. Selain itu, jangan memilih kategori visa berdasarkan perkiraan. Kategori harus di sesuaikan dengan tujuan perjalanan sebenarnya.
Siapkan Data Sebelum Mengisi Formulir
Sebelum mengisi formulir VFS Global, siapkan dokumen yang menjadi sumber informasi. Dengan cara ini, data yang di masukkan dapat langsung di cocokkan sehingga risiko kesalahan menjadi lebih kecil.
Data yang umumnya perlu di siapkan meliputi:
A. Paspor yang masih berlaku.
B. Kartu identitas.
C. Data alamat dan kontak.
D. Informasi pekerjaan atau pendidikan.
E. Rencana perjalanan.
F. Informasi akomodasi.
G. Data perjalanan sebelumnya jika di minta.
H. Informasi keluarga atau pasangan jika di perlukan.
I. Dokumen pendukung sesuai kategori visa.
Selanjutnya, baca seluruh pertanyaan pada formulir terlebih dahulu. Jangan terburu-buru mengisi hanya berdasarkan perkiraan karena beberapa pertanyaan berkaitan langsung dengan dokumen yang nantinya harus di serahkan.
Cara Mengisi Data Identitas
Bagian identitas merupakan salah satu bagian yang harus di periksa paling teliti. Nama lengkap sebaiknya di masukkan berdasarkan data pada paspor dan mengikuti petunjuk formulir yang di gunakan.
Perhatikan terutama:
A. Nama keluarga atau surname
Masukkan sesuai struktur nama yang tercantum dalam paspor dan petunjuk formulir.
B. Nama depan atau given name
Masukkan nama depan sesuai paspor.
C. Tanggal lahir
Perhatikan format tanggal yang di minta sistem. Jangan menukar posisi tanggal, bulan, dan tahun.
D. Tempat lahir
Tuliskan sesuai dokumen identitas dan ketentuan formulir.
E. Kewarganegaraan
Pilih kewarganegaraan yang sesuai dengan status pemohon.
F. Nomor paspor
Masukkan seluruh karakter nomor paspor dengan benar. Perhatikan perbedaan antara huruf dan angka.
G. VFS pada salah satu portal Indonesia secara tegas mengingatkan agar detail appointment sesuai dengan paspor karena kesalahan data dapat menghambat penyerahan dokumen atau akses ke pusat aplikasi.
Cara Mengisi Informasi Kontak
Bagian kontak harus menggunakan informasi yang dapat di akses selama proses pengajuan visa. Nomor telepon dan email sebaiknya aktif karena pemberitahuan mengenai aplikasi atau appointment dapat di kirim melalui informasi tersebut.
Pastikan alamat email tidak salah ketik. Selain itu, periksa kembali nomor telepon, kode negara, alamat tempat tinggal, dan informasi lain yang di minta.
Hal ini penting karena setelah formulir selesai, informasi kontak dapat di gunakan untuk komunikasi terkait proses aplikasi.
Cara Mengisi Tujuan Perjalanan
Bagian tujuan perjalanan harus menggambarkan kondisi sebenarnya. Jika perjalanan di lakukan untuk wisata, pilih kategori wisata apabila memang sesuai. Jika tujuannya bisnis, kunjungan keluarga, studi, pekerjaan, atau keperluan lainnya, gunakan kategori yang sesuai.
Untuk visa Schengen, misalnya, pemohon yang mengunjungi lebih dari satu negara harus menentukan negara tujuan utama berdasarkan aturan yang berlaku. VFS Belanda menjelaskan bahwa apabila masa tinggal di beberapa negara sama panjang, pengajuan di lakukan melalui negara Schengen tempat pemohon pertama kali tiba.
Dengan demikian, jangan mengubah tujuan perjalanan hanya untuk menyesuaikan dengan kategori formulir yang di anggap lebih mudah.
Cara Mengisi Rencana Perjalanan
Rencana perjalanan harus konsisten dengan dokumen pendukung. Jika formulir meminta tanggal masuk, tanggal keluar, tujuan perjalanan, tempat tinggal, atau informasi penerbangan, masukkan data berdasarkan rencana perjalanan yang sebenarnya.
Kemudian, cocokkan informasi tersebut dengan dokumen seperti reservasi akomodasi, itinerary, surat undangan, atau dokumen perjalanan lain yang di persyaratkan.
Konsistensi menjadi penting karena formulir bukan dokumen yang berdiri sendiri. Informasi di dalamnya akan dibaca bersama dokumen pendukung.
Cara Mengisi Informasi Pekerjaan
Jika formulir meminta informasi pekerjaan, masukkan pekerjaan atau status kegiatan sesuai kondisi sebenarnya.
Bagi karyawan, informasi dapat mencakup nama perusahaan, posisi, alamat perusahaan, dan kontak apabila di minta. Sementara itu, pengusaha, pelajar, mahasiswa, pensiunan, atau pemohon yang tidak bekerja harus mengikuti pilihan status yang tersedia pada formulir.
Jangan membuat jabatan, perusahaan, atau sumber penghasilan yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya. Sebaliknya, apabila suatu kolom tidak relevan, ikuti petunjuk formulir mengenai penggunaan pilihan seperti “Not Applicable” atau pilihan lain yang tersedia.
Periksa Riwayat Perjalanan dan Visa
Beberapa formulir meminta informasi mengenai visa sebelumnya, perjalanan ke negara tertentu, atau riwayat perjalanan.
Jika bagian ini tersedia, gunakan data berdasarkan dokumen dan riwayat sebenarnya. Jangan menghilangkan informasi yang secara jelas di minta oleh formulir.
Selain itu, periksa kembali tanggal penerbitan atau masa berlaku visa sebelumnya apabila informasi tersebut di perlukan. Kesalahan tanggal dapat terjadi apabila pemohon hanya mengandalkan ingatan tanpa memeriksa dokumen lama.
Pastikan Semua Data Konsisten
Setelah formulir selesai, jangan langsung mencetaknya. Lakukan pemeriksaan ulang dari halaman pertama sampai terakhir.
Bandingkan formulir dengan:
A. Paspor.
B. KTP atau identitas lain.
C. Surat kerja.
D. Rekening atau dokumen keuangan jika di perlukan.
E. Reservasi perjalanan.
F. Reservasi akomodasi.
G. Surat undangan.
H. Dokumen pendukung lainnya.
Sebagai contoh, apabila nomor paspor pada formulir berbeda dengan paspor asli, data tersebut harus di perbaiki sebelum aplikasi di serahkan.
Pada beberapa layanan VFS, formulir yang telah selesai harus di cetak dan di bawa ke pusat aplikasi bersama dokumen pendukung. VFS Indonesia untuk Finlandia, misalnya, menyebutkan bahwa pemohon dapat mengunduh formulir, mengisinya, mencetak formulir yang sudah lengkap, lalu membawanya ke Visa Application Centre.
Bagaimana Jika Ada Kesalahan pada Formulir?
Jika menemukan kesalahan sebelum formulir di cetak atau di kirim, perbaiki melalui sistem yang di gunakan selama opsi perubahan masih tersedia.
Namun, apabila formulir sudah di cetak, jangan melakukan perubahan sembarangan. Ketentuan mengenai koreksi manual dapat berbeda antarnegara.
Sebagai contoh, VFS Finlandia menyebutkan bahwa hanya perubahan manual kecil yang di terima di pusat aplikasi. Sementara itu, pada layanan visa Norwegia, pemohon yang melakukan koreksi di minta memberi tahu staf mengenai perubahan tersebut.
Oleh karena itu, ikuti petunjuk khusus pada portal negara tujuan daripada menerapkan satu cara untuk semua jenis visa.
Checklist Sebelum Formulir Di bawa ke VFS
Sebelum menghadiri appointment, lakukan pemeriksaan akhir. Pastikan formulir sudah lengkap, di cetak sesuai ketentuan, dan di tandatangani apabila tanda tangan memang di wajibkan.
Selain formulir, VFS pada sejumlah pusat aplikasi meminta pemohon membawa paspor, surat konfirmasi appointment, serta seluruh dokumen pendukung.
Periksa kembali:
A. Nama sesuai paspor.
B. Nomor paspor benar.
C. Tanggal lahir benar.
D. Kewarganegaraan benar.
E. Tujuan perjalanan sesuai.
F. Tanggal perjalanan konsisten.
G. Informasi pekerjaan sesuai.
H. Informasi akomodasi sesuai.
I. Formulir sudah di tandatangani jika di wajibkan.
J. Dokumen pendukung sudah lengkap.
K. Bukti appointment sudah tersedia.
Dengan demikian, pemeriksaan terakhir dapat membantu mengurangi risiko kesalahan administratif ketika aplikasi di serahkan.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengisi Formulir
Kesalahan paling umum bukan hanya salah mengetik nama atau nomor paspor. Pemohon juga dapat memasukkan informasi yang tidak konsisten dengan dokumen pendukung.
Beberapa contoh yang perlu di hindari adalah memasukkan tanggal perjalanan yang berbeda dengan itinerary, menggunakan alamat hotel yang berbeda dari reservasi, memilih tujuan perjalanan yang tidak sesuai, atau mengisi status pekerjaan secara tidak tepat.
Selain itu, jangan menganggap semua formulir VFS Global mempunyai format yang sama. VFS menyediakan layanan untuk berbagai pemerintah dan sistem pengajuan dapat berbeda berdasarkan negara serta jenis visa.
Karena itu, selalu gunakan formulir dan petunjuk yang berasal dari portal resmi untuk aplikasi yang sedang di ajukan.
Layanan Jasa Agen Pengajuan Visa
Bagi pemohon yang masih kesulitan mengisi formulir VFS Global, PT Jangkar Global Groups dapat membantu proses administrasi pengajuan visa.
Layanan dapat mencakup pemeriksaan persyaratan, pengecekan dokumen, bantuan pengisian formulir, bantuan appointment, serta pendampingan administratif sebelum pemohon datang ke Visa Application Centre.
Bantuan pengisian formulir terutama berguna untuk memastikan informasi yang di masukkan konsisten dengan paspor dan dokumen pendukung. Namun, data yang di berikan tetap harus berasal dari pemohon dan sesuai keadaan sebenarnya.
FAQ Cara Mengisi Formulir VFS Global dengan Benar
Apakah formulir VFS Global harus diisi sesuai paspor?
Ya. Data identitas seperti nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, dan nomor paspor harus di periksa agar sesuai dengan dokumen perjalanan serta petunjuk formulir yang di gunakan.
Apakah semua formulir visa di VFS Global sama?
Tidak. Formulir dan sistem aplikasi dapat berbeda berdasarkan negara tujuan dan jenis visa. Ada layanan yang menggunakan formulir online dan ada pula yang menyediakan formulir untuk di unduh dan di cetak.
Apa yang dilakukan jika salah mengisi formulir VFS?
Jika masih dapat di edit, lakukan koreksi melalui sistem. Jika sudah di cetak, ikuti ketentuan khusus negara tujuan mengenai perubahan manual atau tanyakan kepada pusat aplikasi sebelum menyerahkan dokumen.
Apakah formulir VFS Global harus dicetak?
Pada sejumlah layanan, formulir yang sudah di isi harus di cetak dan di bawa ke Visa Application Centre. Namun, ketentuannya dapat berbeda sehingga pemohon perlu mengikuti instruksi pada portal negara tujuan.
Apakah formulir harus ditandatangani?
Jika sistem atau checklist negara tujuan meminta tanda tangan, formulir harus di tandatangani sesuai petunjuk. Periksa bagian akhir formulir sebelum mencetak dan menyerahkannya.
Bolehkah menggunakan jasa untuk membantu mengisi formulir VFS Global?
Boleh mendapatkan bantuan administratif, tetapi seluruh informasi yang di masukkan harus benar dan berasal dari pemohon. Bantuan pengisian tidak berarti pihak lain dapat menentukan atau mengubah fakta mengenai pemohon.
Konsultasi VFS Global Sekarang!
