Legalisir KADIN merupakan salah satu proses yang di perlukan dalam pengesahan dokumen tertentu yang berkaitan dengan kegiatan usaha, perdagangan, ekspor, maupun kebutuhan bisnis internasional. Syarat Legalisir KADIN Proses ini penting ketika dokumen perusahaan akan di gunakan sebagai dokumen pendukung dalam kegiatan perdagangan atau administrasi di luar negeri.

KADIN Indonesia menyediakan layanan legalisasi untuk berbagai dokumen perdagangan, termasuk Certificate of Origin (COO), surat keterangan pendukung COO, surat kontrak, surat penunjukan agen, serta dokumen dagang lainnya.

DAFTAR ISI

Sebelum mengajukan legalisir KADIN, pemohon perlu mengetahui persyaratan dan dokumen yang harus di siapkan agar proses pengajuan dapat berjalan lebih lancar.

Baca Juga: Jasa Legalisir Kadin Jakarta

Apa Itu Legalisir KADIN?

Legalisir KADIN adalah proses legalisasi dokumen tertentu oleh Kamar Dagang dan Industri Indonesia (KADIN) yang berkaitan dengan kegiatan usaha dan perdagangan.

KADIN Indonesia memiliki fungsi antara lain menerbitkan surat keterangan, rekomendasi, sertifikasi tertentu, Surat Keterangan Asal barang, serta melakukan legalisasi surat-surat dan dokumen yang berkaitan dengan kegiatan usaha sesuai ketentuan organisasi. Dalam layanan perdagangan KADIN, legalisasi dapat berkaitan dengan dokumen Certificate of Origin (COO) maupun dokumen perdagangan lainnya.

Baca Juga: Legalisir KADIN Pengertian Syarat, Prosedur, Cara Mengurus

Mengapa Dokumen Perlu Dilegalisir KADIN?

Legalisasi KADIN dapat di perlukan untuk mendukung penggunaan dokumen perdagangan dalam transaksi atau kegiatan bisnis tertentu.

Beberapa kebutuhan yang umum antara lain:

Kegiatan ekspor barang.
Pengurusan Certificate of Origin.
Pemenuhan dokumen perdagangan internasional.
Persyaratan dari perusahaan atau mitra bisnis luar negeri.
Pengajuan dokumen kepada instansi tertentu.
Keperluan administrasi perdagangan.
Dokumen pendukung transaksi internasional.

KADIN Indonesia juga menjelaskan bahwa salah satu manfaat layanan bagi dunia usaha adalah membantu penerbitan rekomendasi COO serta legalisasi dokumen kegiatan usaha luar negeri dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.

Syarat Legalisir KADIN

Persyaratan legalisir KADIN dapat berbeda tergantung jenis dokumen dan layanan yang di ajukan. Oleh karena itu, dokumen perlu disiapkan sesuai dengan kebutuhan.

Secara umum, beberapa dokumen yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Dokumen Asli yang Akan Di legalisir

Pemohon perlu menyiapkan dokumen asli yang akan di ajukan untuk legalisasi.

Dokumen harus dapat di baca dengan jelas dan tidak mengalami kerusakan yang dapat menghambat proses pemeriksaan.

2. Dokumen Perdagangan

Apabila legalisasi berkaitan dengan kegiatan perdagangan, siapkan dokumen yang menjadi dasar transaksi atau kegiatan ekspor.

Contohnya:

Certificate of Origin.
Surat kontrak.
Surat penunjukan agen.
Surat keterangan perdagangan.
Dokumen dagang lainnya.

KADIN Indonesia secara resmi mencantumkan legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, surat keterangan, dan dokumen dagang lainnya sebagai bagian dari layanan legalisasi.

Baca Juga: Apa Itu Legalisir KADIN dan Kapan Dokumen Perlu Dilegalisir?

3. Dokumen Pendukung COO

Untuk pengajuan yang berkaitan dengan Certificate of Origin, dokumen pendukung dapat di perlukan sesuai jenis dan kebutuhan pengajuan.

COO atau Surat Keterangan Asal merupakan dokumen yang menyatakan bahwa barang atau komoditas yang di ekspor berasal dari negara pengekspor.

4. Identitas Pemohon

Siapkan identitas pemohon atau pihak yang mengajukan layanan.

Identitas dapat di perlukan untuk memastikan pihak yang melakukan pengajuan dan memberikan informasi yang di perlukan dalam proses administrasi.

5. Dokumen Perusahaan

Untuk legalisasi yang berkaitan dengan kegiatan usaha, dokumen perusahaan dapat menjadi bagian dari dokumen pendukung.

Dokumen tersebut dapat meliputi data dan dokumen administrasi perusahaan sesuai dengan jenis layanan yang di ajukan.

6. Surat Kuasa Jika Di wakilkan

Apabila proses legalisasi di lakukan oleh pihak lain, pemohon sebaiknya menyiapkan surat kuasa atau dokumen perwakilan apabila di persyaratkan.

Hal ini penting agar pihak yang datang mengurus dokumen memiliki dasar kewenangan yang jelas.

Baca Juga: Cara Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia Panduan Lengkap

Jenis Dokumen yang Dapat Di legalisir KADIN

Tidak semua dokumen memiliki prosedur yang sama. KADIN menyediakan layanan legalisasi untuk dokumen tertentu yang berkaitan dengan kegiatan perdagangan dan usaha.

Beberapa contoh yang tercantum dalam layanan resmi KADIN antara lain:

Certificate of Origin

Certificate of Origin atau COO merupakan dokumen yang berkaitan dengan asal barang yang diekspor.

KADIN menjelaskan bahwa COO dapat berupa SKA Preferensi dan SKA Non-Preferensi, dengan fungsi dan persyaratan yang berbeda sesuai penggunaannya.

Surat Kontrak

Sehingga Surat kontrak dapat menjadi salah satu dokumen dagang yang membutuhkan legalisasi KADIN sesuai kebutuhan.

Surat Penunjukan Agen

Maka Surat penunjukan agen juga tercantum sebagai salah satu jenis dokumen yang dapat memperoleh layanan legalisasi KADIN.

Surat Keterangan dan Dokumen Dagang Lainnya

Selain dokumen tersebut, KADIN juga menyediakan layanan legalisasi untuk surat keterangan dan dokumen perdagangan lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.

Baca Juga: Biaya Legalisir KADIN Tarif dan Estimasi Pengurusan

Dokumen yang Harus Di siapkan Sebelum Legalisir KADIN

Agar lebih mudah, pemohon dapat membuat checklist sebelum mengajukan legalisasi.

Checklist Dokumen

a. Dokumen asli yang akan di legalisir.
b. Salinan dokumen apabila di perlukan.
c. Dokumen Certificate of Origin atau dokumen perdagangan terkait.
d. Selanjutnya Dokumen pendukung transaksi.
e. Dokumen perusahaan.
f. Identitas pemohon atau pihak yang berwenang.
g. Surat kuasa apabila pengurusan diwakilkan.
h. Dokumen tambahan sesuai jenis legalisasi.

Persyaratan tersebut sebaiknya dikonfirmasi kembali berdasarkan jenis dokumen karena kebutuhan legalisasi dapat berbeda antara COO dan dokumen perdagangan non-COO.

Baca Juga: Berapa Lama Proses Legalisir KADIN? Ini Estimasi Waktunya

Syarat Legalisir KADIN untuk Certificate of Origin

Certificate of Origin atau COO memiliki karakteristik tersendiri karena berhubungan dengan asal barang ekspor.

KADIN menjelaskan bahwa terdapat beberapa jenis SKA/COO, termasuk:

SKA Preferensi.
SKA Non-Preferensi.

SKA Preferensi di gunakan untuk barang ekspor tertentu yang memenuhi persyaratan agar dapat memperoleh fasilitas perdagangan seperti pembebasan atau pengurangan bea masuk berdasarkan skema tertentu. Sementara SKA Non-Preferensi berfungsi antara lain sebagai dokumen pengawasan atau dokumen penyerta asal barang ekspor.

Karena itu, dokumen pendukung yang di perlukan perlu di sesuaikan dengan jenis COO yang di ajukan.

Syarat Legalisir KADIN untuk Dokumen Dagang

Untuk dokumen dagang selain COO, jenis dokumen yang di ajukan perlu di perhatikan sejak awal.

Beberapa contoh dokumen yang dapat berkaitan dengan layanan legalisasi KADIN adalah:

Surat kontrak.
Surat penunjukan agen.
Surat keterangan.
Dokumen perdagangan lainnya.

KADIN mencantumkan layanan legalisasi untuk jenis dokumen tersebut dalam informasi layanan resminya.

Baca Juga: Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor Syarat dan Prosedurnya

Cara Mengurus Legalisir KADIN

Secara umum, proses pengurusan dapat di lakukan melalui tahapan berikut:

1. Tentukan Jenis Dokumen

Pertama, tentukan dokumen apa yang akan di legalisir.

Apakah dokumen tersebut berupa:

COO.
Surat kontrak.
Surat penunjukan agen.
Surat keterangan.
Dokumen dagang lainnya.

2. Siapkan Dokumen Persyaratan

Kumpulkan dokumen utama dan dokumen pendukung sebelum melakukan pengajuan.

Pastikan seluruh informasi seperti nama perusahaan, nomor dokumen, tanggal, tanda tangan, dan informasi perdagangan sesuai.

3. Ajukan Permohonan

KADIN Indonesia memiliki pusat layanan elektronik untuk pengajuan Certificate of Origin dan legalisir dokumen.

4. Proses Pemeriksaan Dokumen

Dokumen akan diproses sesuai jenis layanan dan ketentuan yang berlaku.

Apabila terdapat informasi atau dokumen yang belum sesuai, pemohon dapat di minta melakukan perbaikan atau melengkapi persyaratan.

5. Pembayaran Biaya

Biaya layanan mengikuti jenis dokumen dan ketentuan tarif yang berlaku.

KADIN Indonesia mencantumkan tarif berbeda antara legalisasi COO/dokumen pendukung COO dan legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, surat keterangan, serta dokumen dagang lainnya.

6. Dokumen Selesai Dilegalisir

Setelah proses selesai, dokumen dapat di gunakan sesuai tujuan legalisasi dan ketentuan negara atau instansi yang memintanya.

Baca Juga: Legalisir KADIN untuk Invoice dan Commercial Invoice

Berapa Biaya Legalisir KADIN?

Biaya legalisir KADIN tidak selalu sama karena bergantung pada jenis dokumen dan layanan yang di gunakan.

Informasi resmi KADIN mencantumkan biaya pelayanan untuk legalisasi surat keterangan asal barang dan dokumen pendukung COO berdasarkan nilai invoice, sedangkan legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, surat keterangan, dan dokumen dagang lainnya memiliki tarif layanan tersendiri.

Karena tarif dapat berubah, sebaiknya cek biaya terbaru sebelum melakukan pengajuan.

Berapa Lama Proses Legalisir KADIN?

Lama proses legalisasi dapat bergantung pada:

Jenis dokumen.
Kelengkapan persyaratan.
Hasil pemeriksaan dokumen.
Jumlah dokumen yang di ajukan.
Ketentuan layanan pada saat pengajuan.

Karena itu, sebaiknya dokumen di persiapkan dengan lengkap sejak awal untuk mengurangi risiko proses menjadi lebih lama akibat kekurangan dokumen.

Baca Juga: Legalisir KADIN Certificate of Origin dan Dokumen Perdagangan

Apakah Setelah Legalisir KADIN Masih Perlu Legalisasi Lain?

Bisa saja.

Kebutuhan legalisasi berikutnya bergantung pada negara tujuan dan persyaratan instansi yang menerima dokumen.

Untuk dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri, Kementerian Luar Negeri menyediakan layanan legalisasi dokumen. Kemlu menjelaskan bahwa legalisasi merupakan pengesahan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.

Kemlu juga menjelaskan bahwa untuk negara tujuan tertentu dapat berlaku mekanisme Apostille, sedangkan dokumen yang tidak termasuk atau tidak menggunakan mekanisme tersebut dapat mengikuti proses legalisasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Dengan demikian, legalisir KADIN bukan berarti setiap dokumen otomatis selesai untuk di gunakan di luar negeri. Tahapan selanjutnya harus di sesuaikan dengan negara tujuan dan jenis dokumen.

Baca Juga: Perbedaan Legalisir KADIN Kemenkumham, Kemenlu, Apostille

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisir KADIN

Beberapa kesalahan dapat menyebabkan proses pengajuan menjadi kurang lancar.

1. Dokumen Tidak Lengkap

Pemohon hanya membawa dokumen utama tanpa dokumen pendukung yang di perlukan.

2. Data Dokumen Tidak Konsisten

Perbedaan nama perusahaan, alamat, nomor dokumen, atau informasi lainnya dapat menyebabkan dokumen perlu di periksa kembali.

3. Salah Memilih Jenis Layanan

COO memiliki karakteristik yang berbeda dengan dokumen dagang lainnya. Pemohon perlu memastikan jenis layanan yang dipilih sesuai dengan dokumennya.

4. Tidak Memeriksa Persyaratan Negara Tujuan

Dokumen yang telah dilegalisir KADIN belum tentu merupakan satu-satunya persyaratan untuk penggunaan di luar negeri.

5. Tidak Mengecek Tarif Terbaru

Biaya layanan dapat berubah sehingga pemohon sebaiknya menggunakan informasi tarif terbaru dari KADIN.

Tips Agar Legalisir KADIN Berjalan Lancar

Agar proses lebih mudah, lakukan beberapa langkah berikut:

Tentukan tujuan penggunaan dokumen.
Pastikan jenis dokumen sudah benar.
Siapkan dokumen asli.
Siapkan dokumen pendukung.
Periksa kesesuaian data perusahaan.
Pastikan dokumen dapat dibaca dengan jelas.
Cek persyaratan terbaru KADIN.
Cek apakah negara tujuan memerlukan legalisasi lanjutan.
Periksa biaya sebelum mengajukan.
Simpan bukti pengajuan dan pembayaran.

Apakah Bisa Menggunakan Jasa Legalisir KADIN?

Pengurusan legalisasi dokumen dapat dilakukan sendiri sesuai mekanisme layanan yang tersedia. Namun, perusahaan yang memiliki banyak dokumen atau membutuhkan legalisasi untuk keperluan luar negeri dapat mempertimbangkan bantuan jasa pengurusan.

Penggunaan jasa dapat membantu dalam:

Pemeriksaan kelengkapan dokumen.
Persiapan berkas.
Pengajuan legalisasi.
Pemantauan proses.
Pengurusan tahapan lanjutan apabila diperlukan.

Namun, pemohon tetap perlu memastikan bahwa penyedia jasa memberikan informasi yang jelas mengenai dokumen, biaya, proses, dan tahapan legalisasi.

Sebelum mengajukan, pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen utama, dokumen pendukung, identitas, serta dokumen perusahaan apabila diperlukan. Untuk COO, persyaratannya juga perlu disesuaikan dengan jenis SKA atau COO yang digunakan. Apabila dokumen akan digunakan di luar negeri, jangan langsung menganggap legalisir KADIN merupakan tahap terakhir. Periksa pula persyaratan negara tujuan karena dalam kondisi tertentu dokumen mungkin masih memerlukan legalisasi atau proses lanjutan melalui instansi terkait. Kemlu sendiri menyediakan mekanisme legalisasi dokumen dan menjelaskan bahwa dokumen yang akan digunakan di luar negeri perlu mengikuti prosedur yang sesuai.

Konsultasi Legalisir KADIN Sekarang!

Syarat Legalisir KADIN Dokumen yang Harus Disiapkan