Legalisir KADIN untuk Invoice dan Commercial Invoice

Dalam kegiatan perdagangan internasional, invoice dan commercial invoice merupakan dokumen penting yang di gunakan untuk menjelaskan transaksi antara eksportir dan importir. Dalam kondisi tertentu, dokumen tersebut perlu mendapatkan legalisasi dari Kamar Dagang dan Industri Indonesia (KADIN) sebelum di gunakan untuk keperluan perdagangan, administrasi, perbankan, kepabeanan, atau persyaratan di negara tujuan. Legalisir KADIN untuk Invoice Indonesia memiliki layanan legalisasi dokumen kegiatan usaha luar negeri. Maka Informasi resmi KADIN juga mencantumkan legalisasi dokumen dagang sebagai salah satu layanan yang dapat diberikan dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.

Maka Karena itu, perusahaan yang akan menggunakan invoice atau commercial invoice di luar negeri perlu memahami kapan dokumen tersebut membutuhkan legalisir KADIN, apa saja persyaratannya, bagaimana prosesnya, dan apa perbedaan antara invoice biasa dengan commercial invoice.

Baca Juga: Jasa Legalisir Kadin Jakarta

Apa Itu Legalisir KADIN untuk Invoice?

Legalisir KADIN untuk invoice adalah proses pengesahan atau legalisasi dokumen perdagangan yang di lakukan melalui layanan KADIN sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Invoice yang telah mendapatkan legalisasi dapat digunakan sebagai dokumen pendukung dalam transaksi atau proses administratif tertentu, terutama ketika pihak penerima atau otoritas di negara tujuan meminta dokumen perdagangan yang telah di legalisasi.

KADIN Indonesia secara resmi menyediakan layanan legalisasi dokumen dan dokumen dagang. Pada layanan dokumen ekspornya, KADIN juga mencantumkan legalisasi dokumen dagang sebagai bagian dari layanan yang tersedia.

Baca Juga: Legalisir KADIN Pengertian Syarat, Prosedur, Cara Mengurus

Apa Itu Commercial Invoice?

Commercial Invoice adalah dokumen yang di buat oleh penjual atau eksportir kepada pembeli atau importir yang berisi informasi mengenai transaksi perdagangan.

Umumnya commercial invoice memuat informasi seperti:

a. Nama eksportir.

b. Nama importir atau pembeli.

c. Alamat penjual dan pembeli.

d. Nomor invoice.

e. Tanggal invoice.

f. Deskripsi barang.

g. Jumlah barang.

h. Harga satuan.

i. Nilai total transaksi.

j. Mata uang transaksi.

k. Ketentuan pembayaran.

l. Informasi pengiriman apabila di perlukan.

Namun Commercial invoice dapat menjadi dokumen penting dalam proses perdagangan internasional karena memberikan informasi mengenai nilai dan rincian barang yang di perjualbelikan.

Mengapa Invoice Perlu Dilegalisir KADIN?

Tidak semua invoice otomatis harus di legalisir KADIN. Kebutuhan legalisasi bergantung pada tujuan penggunaan dokumen dan persyaratan pihak yang meminta.

Beberapa alasan invoice atau commercial invoice perlu di legalisasi antara lain:

1. Persyaratan Negara Tujuan

Pihak di negara tujuan dapat meminta dokumen perdagangan yang telah mendapatkan legalisasi dari lembaga yang berwenang atau organisasi perdagangan.

2. Persyaratan Importir

Importir dapat meminta invoice yang telah dilegalisasi untuk memenuhi prosedur internal atau administrasi impor.

3. Persyaratan Administrasi Perdagangan

Dokumen yang telah di legalisasi dapat menjadi bagian dari kelengkapan administrasi transaksi perdagangan internasional.

4. Mendukung Keabsahan Dokumen Dagang

Legalisasi memberikan pengesahan administratif sesuai layanan dan ketentuan lembaga yang melakukan legalisasi.

KADIN Indonesia sendiri menyebut legalisasi dokumen kegiatan usaha luar negeri sebagai salah satu layanan untuk mendukung hubungan bisnis nasional dan internasional.

Baca Juga: Apa Itu Legalisir KADIN dan Kapan Dokumen Perlu Dilegalisir?

Perbedaan Invoice dan Commercial Invoice

Istilah invoice dan commercial invoice sering di gunakan secara bergantian, tetapi dalam konteks perdagangan internasional, commercial invoice memiliki fungsi yang lebih spesifik.

Invoice

Invoice secara umum merupakan tagihan yang di terbitkan penjual kepada pembeli.

Informasi yang terdapat di dalamnya dapat di sesuaikan dengan kebutuhan transaksi.

Commercial Invoice

Commercial invoice di gunakan dalam transaksi perdagangan internasional dan biasanya memuat informasi yang lebih lengkap mengenai:

• Penjual.
• Pembeli.
• Barang.
• Jumlah.
• Harga.
• Nilai transaksi.
• Mata uang.
• Ketentuan perdagangan.
• Informasi pengiriman.

Karena di gunakan dalam transaksi lintas negara, commercial invoice dapat menjadi salah satu dokumen yang di minta dalam proses ekspor-impor.

Dokumen Apa Saja yang Dapat Berkaitan dengan Legalisasi KADIN?

Selain invoice, kebutuhan perdagangan internasional dapat melibatkan berbagai dokumen lainnya.

KADIN Indonesia menyediakan layanan dokumen ekspor seperti Certificate of Origin (COO) serta legalisasi dokumen ekspor.

Sehingga Dokumen yang dapat berkaitan dengan proses perdagangan antara lain:

1. Commercial Invoice.
2. Invoice.
3. Packing List.
4. Certificate of Origin atau COO.
5. Surat keterangan pendukung COO.
6. Surat kontrak.
7. Surat penunjukan agen.
8. Dokumen dagang lainnya sesuai kebutuhan.

Untuk jenis dokumen dan legalisasi tertentu, persyaratan dapat berbeda sehingga perusahaan sebaiknya memastikan terlebih dahulu jenis layanan yang sesuai.

Baca Juga: Syarat Legalisir KADIN Dokumen yang Harus Disiapkan

Syarat Legalisir KADIN untuk Invoice

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan tujuan legalisasi. Secara umum, perusahaan perlu mempersiapkan dokumen yang akan di legalisasi serta informasi perusahaan dan transaksi yang relevan.

Beberapa hal yang sebaiknya di siapkan antara lain:

1. Invoice atau Commercial Invoice

Dokumen invoice harus di buat dengan informasi transaksi yang jelas dan konsisten.

2. Identitas Perusahaan

Informasi perusahaan eksportir harus sesuai dengan dokumen pendukung.

3. Data Pembeli atau Importir

Nama dan alamat pembeli perlu di tulis secara jelas apabila menjadi bagian dari invoice.

4. Informasi Barang

Deskripsi barang, jumlah, harga, dan nilai transaksi harus konsisten dengan dokumen perdagangan lainnya.

5. Dokumen Pendukung

Apabila di perlukan, siapkan dokumen pendukung sesuai permintaan layanan legalisasi.

Baca Juga: Cara Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia Panduan Lengkap

Cara Legalisir Commercial Invoice di KADIN

Prosedur dapat mengikuti sistem layanan KADIN yang berlaku pada saat pengajuan.

KADIN Indonesia saat ini menyediakan pusat layanan elektronik untuk pengajuan Certificate of Origin serta legalisasi dokumen. Sehingga Secara umum, proses dapat dilakukan melalui tahapan berikut:

1. Menyiapkan Dokumen

Siapkan commercial invoice atau invoice yang akan di ajukan.

Pastikan informasi di dalam dokumen sudah benar sebelum proses pengajuan.

2. Melakukan Pengajuan

Pengajuan di lakukan melalui layanan KADIN yang sesuai dengan jenis dokumen.

KADIN juga menyediakan sistem untuk pengajuan dokumen perdagangan secara elektronik.

3. Melengkapi Data

Masukkan informasi perusahaan dan dokumen sesuai formulir atau sistem yang tersedia.

4. Mengunggah Dokumen

Dokumen yang di persyaratkan dapat di unggah sesuai ketentuan sistem.

5. Melakukan Pembayaran

Apabila terdapat biaya layanan, pembayaran di lakukan sesuai ketentuan yang tercantum dalam sistem.

6. Pemeriksaan Dokumen

Dokumen akan di proses sesuai prosedur layanan KADIN.

7. Legalisasi Dokumen

Setelah memenuhi persyaratan, dokumen di proses untuk legalisasi sesuai jenis layanan yang diajukan.

Baca Juga: Biaya Legalisir KADIN Tarif dan Estimasi Pengurusan

Berapa Biaya Legalisir Invoice di KADIN?

Biaya legalisasi bergantung pada jenis dokumen dan layanan yang di gunakan.

Dalam informasi layanan resmi KADIN, terdapat tarif legalisasi untuk dokumen dagang tertentu. KADIN mencantumkan, misalnya, legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, dan surat keterangan atau dokumen dagang lainnya dengan tarif tertentu, sementara legalisasi COO dan dokumen pendukungnya memiliki skema tarif berdasarkan nilai invoice.

Karena tarif dan ketentuan dapat berubah, perusahaan sebaiknya memeriksa biaya terbaru sebelum melakukan pengajuan.

Berapa Lama Proses Legalisir Invoice KADIN?

Lama proses legalisasi dapat bergantung pada:

1. Kelengkapan dokumen.
2. Jenis dokumen yang di ajukan.
3. Hasil pemeriksaan dokumen.
4. Sistem pengajuan yang di gunakan.
5. Ketentuan layanan pada saat pengajuan.

Dokumen yang lengkap dan informasinya konsisten akan lebih mudah di proses di bandingkan dokumen yang masih membutuhkan perbaikan atau klarifikasi.

Baca Juga: Berapa Lama Proses Legalisir KADIN? Ini Estimasi Waktunya

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisasi Invoice

Sehingga Sebelum mengajukan legalisasi, perusahaan sebaiknya melakukan pemeriksaan ulang.

1. Nama Perusahaan Tidak Konsisten

Nama perusahaan pada invoice berbeda dengan dokumen pendukung.

2. Alamat Berbeda

Alamat eksportir atau importir tidak sesuai dengan dokumen lainnya.

3. Nomor Invoice Salah

Nomor invoice tidak sesuai dengan dokumen transaksi.

4. Nilai Transaksi Tidak Konsisten

Nilai pada commercial invoice berbeda dengan dokumen perdagangan lainnya tanpa penjelasan yang memadai.

5. Deskripsi Barang Tidak Sesuai

Deskripsi barang berbeda antara invoice, packing list, dan dokumen pendukung lainnya.

6. Dokumen Tidak Lengkap

Persyaratan pendukung belum disiapkan ketika pengajuan dilakukan.

Baca Juga: Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor Syarat dan Prosedurnya

Apakah Commercial Invoice Wajib Dilegalisir KADIN?

Tidak selalu.

Kewajiban legalisasi bergantung pada persyaratan transaksi, negara tujuan, importir, bank, atau pihak lain yang meminta dokumen tersebut.

Karena itu, perusahaan tidak sebaiknya menganggap semua commercial invoice wajib mendapatkan legalisasi KADIN.

Langkah yang tepat adalah memastikan siapa yang meminta legalisasi dan untuk tujuan apa dokumen tersebut akan digunakan.

Legalisir Invoice KADIN untuk Ekspor

Dalam transaksi ekspor, commercial invoice biasanya menjadi salah satu dokumen penting yang berkaitan dengan transaksi antara eksportir dan importir.

Apabila pihak luar negeri meminta legalisasi KADIN, eksportir perlu memastikan bahwa invoice telah dibuat dengan benar dan sesuai dengan dokumen ekspor lainnya.

KADIN Indonesia menyediakan layanan dokumen ekspor dan legalisasi dokumen ekspor melalui pusat layanan yang tersedia.

Baca Juga: Legalisir KADIN Certificate of Origin dan Dokumen Perdagangan

Perbedaan Legalisir KADIN dan Certificate of Origin

Legalisasi invoice tidak sama dengan Certificate of Origin (COO).

Legalisasi Invoice

Berhubungan dengan pengesahan atau legalisasi dokumen perdagangan seperti invoice atau commercial invoice.

Certificate of Origin

COO atau Surat Keterangan Asal merupakan sertifikasi yang menyatakan asal barang atau komoditas yang diekspor. KADIN menjelaskan bahwa COO dapat berbentuk SKA preferensi maupun non-preferensi sesuai penggunaannya.

Jadi, commercial invoice dan COO mempunyai fungsi yang berbeda meskipun keduanya dapat digunakan dalam satu rangkaian transaksi ekspor.

Baca Juga: Perbedaan Legalisir KADIN Kemenkumham, Kemenlu, Apostille

Apakah Invoice KADIN Bisa Diverifikasi?

KADIN Indonesia menyediakan layanan E-Verification untuk pencarian dokumen Certificate of Origin dan legalisir dengan memasukkan nomor berkas COO atau legalisir.

Hal ini membantu pihak yang berkepentingan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang diterbitkan melalui sistem tersebut.

Tips Agar Legalisasi Commercial Invoice Berjalan Lancar

Agar proses pengajuan lebih tertata, lakukan beberapa langkah berikut:

1. Tentukan terlebih dahulu jenis legalisasi yang dibutuhkan.
2. Tanyakan kepada importir mengenai persyaratan dokumen.
3. Pastikan nama perusahaan konsisten.
4. Periksa nomor dan tanggal invoice.
5. Pastikan nilai transaksi sudah benar.
6. Cocokkan commercial invoice dengan packing list.
7. Pastikan data eksportir dan importir benar.
8. Siapkan dokumen pendukung.
9. Gunakan layanan resmi KADIN.
10. Simpan salinan dokumen yang telah dilegalisasi.

Jasa Legalisir KADIN untuk Invoice dan Commercial Invoice

Pengurusan legalisasi invoice dapat menjadi lebih mudah apabila dokumen telah dipersiapkan sejak awal dan perusahaan memahami jenis legalisasi yang dibutuhkan.

Untuk perusahaan yang membutuhkan bantuan administratif, jasa pengurusan dapat membantu dalam:

• Pemeriksaan kelengkapan dokumen.
• Pemeriksaan kesesuaian data invoice.
• Persiapan dokumen pendukung.
• Pengajuan legalisasi.
• Pemantauan proses.
• Pengambilan atau penyampaian dokumen sesuai layanan yang digunakan.

Namun, dokumen tetap harus berasal dari transaksi dan perusahaan yang sebenarnya. Jasa pengurusan tidak menggantikan kewenangan KADIN dalam memeriksa dan memberikan legalisasi.

KADIN Indonesia memang menyediakan layanan legalisasi dokumen kegiatan usaha luar negeri dan dokumen dagang dengan ketentuan yang berlaku. Namun, tidak semua invoice otomatis wajib dilegalisasi. Kebutuhan tersebut bergantung pada persyaratan negara tujuan, importir, bank, atau pihak lain yang meminta dokumen. Sebelum mengajukan, pastikan data eksportir, importir, nomor invoice, tanggal, barang, jumlah, dan nilai transaksi telah benar dan konsisten dengan dokumen perdagangan lainnya. Dengan persiapan yang baik, proses legalisasi invoice dan commercial invoice di KADIN dapat dilakukan dengan lebih tertib dan mengurangi risiko dokumen harus diperbaiki.

Konsultasi Legalisir KADIN Sekarang!