Cara Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia Panduan Lengkap

Dalam kegiatan perdagangan dan bisnis internasional, dokumen perusahaan sering kali perlu mendapatkan pengesahan atau legalisasi sebelum di gunakan di luar negeri. Salah satu lembaga yang menyediakan layanan terkait adalah Kamar Dagang dan Industri Indonesia (KADIN Indonesia). Legalisasi dokumen di KADIN Indonesia dapat di perlukan untuk berbagai dokumen kegiatan usaha, termasuk dokumen perdagangan dan dokumen yang berkaitan dengan kegiatan ekspor. Cara Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia juga menyediakan layanan legalisasi dokumen kegiatan usaha luar negeri sesuai syarat dan ketentuan yang berlaku.

Bagi perusahaan yang baru pertama kali mengurusnya, proses legalisir di KADIN mungkin terlihat cukup rumit. Padahal, apabila dokumen dan data perusahaan telah dipersiapkan dengan benar, proses pengajuan dapat di lakukan dengan lebih terstruktur.

Baca Juga: Jasa Legalisir Kadin Jakarta

Apa Itu Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia?

Legalisir dokumen di KADIN Indonesia merupakan proses pengesahan atau legalisasi dokumen tertentu yang berkaitan dengan kegiatan usaha dan perdagangan.

KADIN Indonesia memiliki layanan dokumen bisnis, termasuk Certificate of Origin (COO), ATA Carnet, APEC Business Travel Card, serta layanan legalisasi dokumen tertentu. Legalisasi KADIN umumnya berkaitan dengan kebutuhan perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnis atau perdagangan dengan pihak di luar negeri.

Apa Fungsi Legalisasi KADIN?

Legalisasi dapat di gunakan untuk membantu memberikan pengesahan terhadap dokumen bisnis yang akan di gunakan untuk kebutuhan tertentu.

Beberapa kegunaannya antara lain:

1. Mendukung kegiatan perdagangan internasional.
2. Melengkapi dokumen ekspor.
3. Memenuhi persyaratan dari pihak luar negeri.
4. Mendukung transaksi bisnis internasional.
5. Melengkapi dokumen perdagangan perusahaan.
6. Menjadi bagian dari proses legalisasi dokumen ke tahap berikutnya apabila negara tujuan mensyaratkannya.

Namun, jenis legalisasi yang di butuhkan tetap bergantung pada jenis dokumen dan tujuan penggunaannya.

Baca Juga: Legalisir KADIN Pengertian Syarat, Prosedur, Cara Mengurus

Dokumen Apa Saja yang Bisa Di legalisir di KADIN?

Jenis dokumen yang dapat di ajukan bergantung pada layanan dan ketentuan KADIN yang berlaku.

Pada layanan resminya, KADIN Indonesia mencantumkan antara lain legalisasi Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin/COO) serta dokumen atau surat keterangan pendukung dan dokumen dagang lainnya. Beberapa contoh dokumen yang berkaitan dengan layanan legalisasi KADIN antara lain:

1. Certificate of Origin atau COO

Certificate of Origin merupakan dokumen yang menerangkan asal barang yang di ekspor.

KADIN menjelaskan bahwa COO atau Surat Keterangan Asal merupakan sertifikasi asal barang yang menyatakan bahwa barang atau komoditas ekspor berasal dari negara pengekspor.

2. Surat Keterangan Pendukung COO

Dokumen pendukung tertentu juga dapat berkaitan dengan proses legalisasi Surat Keterangan Asal.

Jenis dan persyaratannya dapat bergantung pada dokumen yang di ajukan dan kebutuhan ekspor.

3. Surat Kontrak

KADIN Indonesia mencantumkan surat kontrak sebagai salah satu jenis dokumen yang dapat memperoleh layanan legalisasi dengan ketentuan yang berlaku.

Baca Juga: Apa Itu Legalisir KADIN dan Kapan Dokumen Perlu Dilegalisir?

4. Surat Penunjukan Agen

Surat penunjukan agen juga termasuk dalam jenis dokumen yang tercantum dalam layanan legalisasi KADIN.

5. Dokumen Dagang Lainnya

Selain beberapa dokumen tersebut, KADIN juga mencantumkan kategori dokumen dagang lainnya yang dapat di ajukan untuk legalisasi sesuai ketentuan layanan.

Syarat Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia

Syarat dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen yang akan di legalisasi.

Sebelum mengajukan, perusahaan sebaiknya memastikan:

1. Dokumen yang akan di legalisasi sudah lengkap.
2. Data perusahaan sesuai dengan dokumen.
3. Dokumen dapat di baca dengan jelas.
4. Nama perusahaan konsisten.
5. Data perdagangan atau transaksi sesuai dengan dokumen pendukung.
6. Dokumen tambahan yang di minta telah tersedia.
7. Data pada sistem pengajuan di isi dengan benar.

Untuk layanan dokumen elektronik KADIN, pengguna juga dapat melakukan pendaftaran atau login melalui platform layanan resmi.

Baca Juga: Syarat Legalisir KADIN Dokumen yang Harus Disiapkan

Cara Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia

Secara umum, proses pengajuan dapat di lakukan dengan mengikuti alur layanan yang di sediakan KADIN.

Langkah 1: Menentukan Jenis Dokumen

Pertama, tentukan terlebih dahulu dokumen apa yang akan di legalisasi.

Misalnya:

• Certificate of Origin.
• Surat kontrak.
• Surat penunjukan agen.
• Surat keterangan.
• Dokumen perdagangan lainnya.

Penentuan jenis dokumen penting karena persyaratan dan biaya dapat berbeda.

Langkah 2: Mempersiapkan Dokumen

Siapkan dokumen yang akan di ajukan serta dokumen pendukung perusahaan.

Pastikan seluruh informasi seperti nama perusahaan, alamat, nomor dokumen, tanggal, nilai transaksi, dan informasi lainnya tidak berbeda antara satu dokumen dengan dokumen pendukung.

Langkah 3: Membuat atau Login Akun

Untuk layanan elektronik KADIN, pengguna dapat masuk ke platform layanan resmi dan melakukan pendaftaran apabila belum memiliki akun.

Baca Juga: Biaya Legalisir KADIN Tarif dan Estimasi Pengurusan

Langkah 4: Mengisi Data Perusahaan

Lengkapi informasi perusahaan sesuai dengan data yang di minta pada sistem.

Data harus di isi secara teliti agar tidak terjadi perbedaan antara informasi perusahaan dan dokumen yang akan di legalisasi.

Langkah 5: Mengunggah Dokumen

Unggah dokumen sesuai format dan ketentuan yang tersedia pada sistem.

Pastikan file:

• Tidak buram.
• Tidak terpotong.
• Dapat di baca.
• Memuat halaman yang lengkap.
• Sesuai dengan dokumen yang di ajukan.

Langkah 6: Menunggu Pemeriksaan Dokumen

Setelah pengajuan di lakukan, dokumen akan melalui proses pemeriksaan atau verifikasi sesuai mekanisme layanan.

Apabila terdapat kekurangan atau kesalahan, pemohon mungkin perlu melakukan perbaikan atau melengkapi dokumen.

Langkah 7: Melakukan Pembayaran

Jika pengajuan telah masuk pada tahap pembayaran, lakukan pembayaran sesuai instruksi dan nominal yang tercantum pada sistem.

KADIN memiliki ketentuan biaya layanan legalisasi yang berbeda berdasarkan jenis dokumen dan kategori layanan.

Langkah 8: Dokumen Di proses

Setelah persyaratan dan pembayaran terpenuhi, dokumen akan di proses sesuai prosedur layanan.

Langkah 9: Mendapatkan Dokumen yang Telah Di legalisasi

Setelah proses selesai, dokumen dapat di gunakan sesuai dengan tujuan legalisasinya dan mekanisme penerbitan yang berlaku.

Baca Juga: Berapa Lama Proses Legalisir KADIN? Ini Estimasi Waktunya

Berapa Biaya Legalisir Dokumen di KADIN?

Biaya legalisasi KADIN bergantung pada jenis dokumen dan layanan yang di gunakan.

Pada halaman layanan resmi KADIN, tercantum biaya legalisasi COO dan dokumen pendukung berdasarkan nilai invoice. Untuk legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, serta surat keterangan atau dokumen dagang lainnya, tercantum tarif Rp200.000 pada informasi layanan tersebut.

Untuk COO, tarif yang di tampilkan KADIN berbeda berdasarkan nilai invoice, mulai dari Rp50.000 hingga Rp800.000.

Karena biaya dapat mengikuti ketentuan layanan yang berlaku, sebaiknya periksa tarif terbaru sebelum melakukan pembayaran.

Baca Juga: Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor Syarat dan Prosedurnya

Berapa Lama Proses Legalisir KADIN?

Lama proses legalisasi dapat berbeda berdasarkan:

• Jenis dokumen.
• Kelengkapan dokumen.
• Hasil pemeriksaan.
• Jumlah dokumen.
• Kebutuhan verifikasi.
• Sistem layanan yang di gunakan.

Dokumen yang lengkap dan data yang konsisten akan membantu mengurangi kemungkinan terjadinya keterlambatan akibat perbaikan dokumen.

Untuk kebutuhan yang memiliki tenggat waktu ekspor atau pengiriman dokumen ke luar negeri, sebaiknya proses di lakukan jauh sebelum batas waktu penggunaan dokumen.

Apakah Legalisasi KADIN Sama dengan Legalisasi Kemenkum?

Tidak.

Legalisasi KADIN dan legalisasi Kementerian Hukum memiliki fungsi serta otoritas yang berbeda.

KADIN berhubungan dengan dokumen bisnis, perdagangan, dan kegiatan usaha tertentu. Sementara itu, legalisasi oleh kementerian atau lembaga pemerintah lain dapat menjadi tahap berbeda sesuai jenis dokumen dan persyaratan negara tujuan.

Karena itu, jangan langsung menganggap bahwa dokumen yang sudah dilegalisasi KADIN otomatis selesai untuk digunakan di semua negara.

Baca Juga: Legalisir KADIN untuk Invoice dan Commercial Invoice

Apakah Setelah Legalisasi KADIN Masih Perlu Legalisasi Lain?

Bisa saja.

Kebutuhan tahap berikutnya bergantung pada:

1. Jenis dokumen.
2. Negara tujuan.
3. Instansi yang meminta dokumen.
4. Jenis transaksi.
5. Persyaratan kedutaan atau konsulat.
6. Apakah negara tujuan menerima Apostille atau membutuhkan legalisasi berantai.

Sebagai contoh, suatu dokumen bisnis mungkin memerlukan legalisasi KADIN terlebih dahulu sebelum dilanjutkan ke tahapan lain yang disyaratkan oleh negara tujuan.

Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya mengetahui rantai legalisasi dokumen sebelum mengajukan dokumen.

Baca Juga: Legalisir KADIN Certificate of Origin dan Dokumen Perdagangan

Cara Mengecek Keaslian Legalisir KADIN

KADIN Indonesia menyediakan layanan E-Verification untuk melakukan pencarian dokumen Certificate of Origin dan legalisir. Pengguna dapat memasukkan nomor berkas COO atau legalisir pada layanan tersebut.

Hal ini dapat membantu pihak yang berkepentingan melakukan verifikasi terhadap dokumen yang diterbitkan melalui layanan KADIN.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Legalisir Dokumen KADIN

Agar proses berjalan lebih lancar, hindari beberapa kesalahan berikut.

1. Data Dokumen Tidak Konsisten

Nama perusahaan, alamat, nomor dokumen, atau informasi transaksi yang berbeda dapat menyebabkan dokumen perlu diperbaiki.

2. Mengunggah Dokumen Tidak Lengkap

Pastikan seluruh halaman dan lampiran yang dipersyaratkan telah disiapkan.

3. Salah Memilih Jenis Layanan

Pahami terlebih dahulu apakah dokumen membutuhkan legalisasi KADIN, COO, atau layanan lainnya.

4. Tidak Memperhatikan Persyaratan Negara Tujuan

Dokumen yang telah dilegalisasi KADIN belum tentu menjadi satu-satunya legalisasi yang dibutuhkan oleh negara tujuan.

5. Mengurus Terlalu Dekat dengan Jadwal Ekspor

Jika dokumen dibutuhkan untuk ekspor atau transaksi internasional dengan tenggat waktu tertentu, pengurusan sebaiknya tidak dilakukan pada saat terakhir.

Baca Juga: Perbedaan Legalisir KADIN Kemenkumham, Kemenlu, Apostille

Tips Agar Legalisir Dokumen KADIN Lebih Lancar

Berikut beberapa tips yang dapat membantu:

1. Tentukan tujuan penggunaan dokumen.
2. Cari tahu persyaratan negara tujuan.
3. Pastikan dokumen perusahaan masih valid.
4. Periksa kembali seluruh data sebelum mengunggah.
5. Simpan salinan dokumen yang diajukan.
6. Simpan bukti pembayaran.
7. Catat nomor pengajuan atau nomor berkas.
8. Gunakan layanan resmi KADIN.
9. Lakukan verifikasi dokumen setelah selesai apabila diperlukan.

KADIN Indonesia untuk Dokumen Bisnis Internasional

KADIN Indonesia menyediakan berbagai layanan dokumen bisnis yang mendukung kegiatan perusahaan, termasuk Certificate of Origin dan legalisasi dokumen tertentu. Situs resmi KADIN juga menyebut bahwa layanan tersebut dapat membantu kegiatan usaha nasional maupun internasional.

KADIN juga memiliki layanan dokumen elektronik untuk pengajuan COO dan legalisasi. Platform tersebut menyediakan fasilitas pengajuan serta E-Verification untuk pengecekan dokumen.

Apakah Bisa Menggunakan Jasa Legalisir KADIN?

Bagi perusahaan yang belum memahami alur legalisasi, penggunaan jasa pengurusan dapat menjadi salah satu pilihan.

Jasa pengurusan dapat membantu dalam:

• Pemeriksaan kelengkapan dokumen.
• Persiapan berkas.
• Pengajuan dokumen.
• Pemantauan proses.
• Koordinasi apabila terdapat kekurangan.
• Pengurusan tahap legalisasi berikutnya apabila diperlukan.

Namun, pastikan penyedia jasa memberikan informasi yang jelas mengenai biaya, jenis layanan, dokumen yang dibutuhkan, dan tahapan proses.

KADIN Indonesia menyediakan layanan legalisasi dokumen tertentu, termasuk dokumen dagang dan dokumen yang berkaitan dengan kegiatan ekspor. KADIN juga menyediakan platform elektronik serta layanan E-Verification untuk pengajuan dan pengecekan dokumen. Hal terpenting adalah memastikan jenis legalisasi yang dibutuhkan sesuai dengan tujuan penggunaan dokumen dan persyaratan negara tujuan. Dengan dokumen yang lengkap dan data yang konsisten, proses pengurusan dapat dilakukan dengan lebih terarah.

Konsultasi Legalisir KADIN Sekarang!