Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor Syarat dan Prosedurnya

Dalam kegiatan perdagangan internasional, dokumen ekspor menjadi bagian penting yang harus dipersiapkan dengan benar. Selain memastikan dokumen di buat sesuai kebutuhan, dalam kondisi tertentu dokumen tersebut juga perlu mendapatkan legalisir KADIN agar dapat di gunakan untuk keperluan bisnis di luar negeri.

Legalisir KADIN merupakan layanan yang berkaitan dengan pengesahan atau legalisasi dokumen kegiatan usaha dan perdagangan. KADIN Indonesia menyediakan layanan dokumen ekspor, termasuk Certificate of Origin (COO) serta legalisasi dokumen ekspor.

Dokumen yang akan untuk kegiatan ekspor dapat memiliki persyaratan berbeda-beda tergantung jenis barang, negara tujuan, pembeli, maupun ketentuan perdagangan yang berlaku. Oleh karena itu, sebelum mengajukan legalisir KADIN, eksportir perlu mengetahui jenis dokumen yang akan di legalisasi, persyaratan yang harus di siapkan, serta prosedur pengajuannya.

Baca Juga: Jasa Legalisir Kadin Jakarta

Apa Itu Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor?

Legalisir KADIN adalah proses legalisasi dokumen tertentu yang berkaitan dengan kegiatan usaha dan perdagangan melalui Kamar Dagang dan Industri Indonesia.

Sehingga KADIN Indonesia memiliki fungsi dan layanan yang mencakup penerbitan surat keterangan, rekomendasi, legalisasi surat-surat, sertifikasi badan usaha, serta surat keterangan asal barang dan dokumen yang di perlukan untuk mendukung kegiatan usaha.

Dalam konteks ekspor, legalisasi dapat di perlukan agar dokumen perdagangan Indonesia dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan administratif pihak luar negeri.

Baca Juga: Legalisir KADIN Pengertian Syarat, Prosedur, Cara Mengurus

Mengapa Dokumen Ekspor Perlu Di legalisir?

Legalisasi dapat di butuhkan karena dokumen perdagangan yang di terbitkan di Indonesia mungkin perlu mendapatkan pengesahan dari lembaga tertentu sebelum di terima oleh pihak di negara tujuan.

Kebutuhan tersebut dapat berasal dari:

1. Importir di negara tujuan.
2. Bank atau lembaga pembiayaan.
3. Instansi pemerintah negara tujuan.
4. Kemudian Kedutaan atau konsulat.
5. Selanjutnya Pihak perusahaan yang melakukan transaksi perdagangan.
6. Ketentuan perdagangan tertentu.

Karena persyaratan setiap negara dapat berbeda, eksportir sebaiknya memastikan terlebih dahulu dokumen apa yang di minta oleh penerima dokumen.

Jenis Dokumen Ekspor yang Dapat Berkaitan dengan Legalisir KADIN

KADIN Indonesia menyediakan layanan dokumen ekspor seperti Certificate of Origin, Certificate of Export Goods, Certificate of Free Sale, serta legalisasi dokumen ekspor.

Beberapa dokumen yang dapat berkaitan dengan kegiatan tersebut antara lain:

1. Certificate of Origin atau COO

Certificate of Origin atau Surat Keterangan Asal (SKA) merupakan dokumen yang menyatakan asal barang yang di ekspor.

KADIN menjelaskan bahwa COO merupakan sertifikasi asal barang yang menyatakan bahwa barang atau komoditas yang di ekspor berasal dari negara pengekspor.

COO dapat berupa:

• SKA preferensi.
• SKA non-preferensi.

SKA preferensi di gunakan dalam kondisi tertentu untuk memperoleh fasilitas perdagangan seperti pembebasan atau pengurangan bea masuk sesuai perjanjian perdagangan yang berlaku.

Maka Sementara itu, SKA non-preferensi berfungsi sebagai dokumen pengawasan atau dokumen penyerta asal barang ekspor untuk memasuki wilayah negara tertentu.

Baca Juga: Apa Itu Legalisir KADIN dan Kapan Dokumen Perlu Dilegalisir?

2. Certificate of Export Goods

Certificate of Export Goods merupakan salah satu dokumen yang tersedia dalam layanan dokumen ekspor KADIN.

Dokumen ini dapat di butuhkan untuk memenuhi persyaratan tertentu dalam proses perdagangan internasional, tergantung permintaan negara atau pihak penerima.

3. Certificate of Free Sale

Certificate of Free Sale juga termasuk dokumen yang dapat berkaitan dengan kegiatan perdagangan internasional.

Dokumen ini antara lain di gunakan untuk produk tertentu yang di produksi di Indonesia dan tersedia untuk di jual di pasar Indonesia maupun luar negeri.

4. Dokumen Dagang Lainnya

KADIN juga mencantumkan layanan legalisasi untuk surat kontrak, surat penunjukan agen, serta surat keterangan atau dokumen dagang lainnya.

Karena itu, jenis dokumen yang perlu di legalisir sebaiknya di tentukan berdasarkan kebutuhan transaksi dan persyaratan pihak penerima.

Syarat Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor

Syarat legalisir KADIN dapat berbeda sesuai jenis dokumen yang di ajukan.

Maka Secara umum, eksportir perlu menyiapkan dokumen dan data pendukung yang berkaitan dengan perusahaan serta transaksi ekspor.

Dokumen yang Sebaiknya Di siapkan

Beberapa dokumen yang umumnya perlu di persiapkan antara lain:

1. Dokumen ekspor yang akan di legalisasi.
2. Data perusahaan.
3. Informasi eksportir.
4. Informasi importir atau penerima barang jika di perlukan.
5. Invoice.
6. Kemudian Packing list.
7. Selanjutnya Data barang yang di ekspor.
8. Dokumen pendukung asal barang apabila di perlukan.
9. Dokumen pendukung lain sesuai jenis legalisasi.

Persyaratan final tetap perlu di sesuaikan dengan jenis dokumen yang di ajukan melalui layanan KADIN.

Baca Juga: Syarat Legalisir KADIN Dokumen yang Harus Disiapkan

Syarat Certificate of Origin untuk Ekspor

Jika kebutuhan eksportir adalah penerbitan atau legalisasi Certificate of Origin, data barang dan asal barang menjadi bagian penting dalam proses pengajuan.

KADIN menyediakan berbagai jenis formulir COO sesuai kebutuhan perdagangan, termasuk beberapa formulir yang berkaitan dengan skema perdagangan tertentu.

Data yang Perlu Di perhatikan

Eksportir perlu memastikan kesesuaian antara:

• Nama eksportir.
• Nama importir.
• Negara tujuan.
• Deskripsi barang.
• Jumlah barang.
• Nilai transaksi.
• Invoice.
• Data asal barang.
• Dokumen pendukung.

Maka Kesalahan data dapat menyebabkan proses verifikasi menjadi lebih lama atau dokumen perlu di perbaiki.

Prosedur Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor

Pengajuan dokumen ekspor melalui layanan elektronik KADIN di lakukan secara bertahap.

KADIN menyediakan platform layanan dokumen elektronik untuk pengajuan Certificate of Origin dan legalisasi dokumen.

1. Membuka Layanan Dokumen KADIN

Eksportir dapat mengakses layanan resmi dokumen ekspor KADIN dan melakukan proses pendaftaran atau login.

2. Membuat atau Mendaftarkan Akun

Sehingga Jika belum memiliki akun, pengguna perlu melakukan pendaftaran sesuai instruksi pada sistem.

Setelah akun tersedia, pengguna dapat masuk ke dalam platform layanan.

3. Melengkapi Data Perusahaan

Data perusahaan perlu di lengkapi sesuai informasi yang sebenarnya.

Data tersebut menjadi bagian penting dalam proses administrasi dokumen ekspor.

Baca Juga: Cara Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia Panduan Lengkap

4. Memilih Jenis Dokumen

Pilih jenis dokumen yang sesuai dengan kebutuhan ekspor.

Maka Jika membutuhkan Certificate of Origin, pilih jenis COO atau formulir yang sesuai dengan transaksi dan negara tujuan.

5. Mengisi Data Dokumen

Isi data yang di minta pada sistem.

Untuk pengajuan COO, KADIN menjelaskan bahwa pengguna perlu melengkapi informasi seperti itinerary dan goods item serta mengunggah dokumen pendukung.

6. Mengunggah Dokumen Pendukung

Dokumen yang di perlukan harus di unggah melalui sistem sesuai format dan persyaratan yang berlaku.

Pastikan dokumen:

• Jelas.
• Tidak terpotong.
• Dapat dibaca.
• Data antar dokumen konsisten.
• Sesuai dengan transaksi ekspor.

7. Menunggu Proses Verifikasi

Setelah pengajuan di kirim, dokumen akan melalui proses pemeriksaan.

Maka Pada alur layanan elektronik KADIN, status pengajuan dapat berubah dari Waiting for Approval menjadi Waiting for Payment setelah proses persetujuan.

8. Melakukan Pembayaran

Jika dokumen telah mendapatkan persetujuan dan masuk ke tahap pembayaran, pengguna dapat melakukan pembayaran sesuai instruksi yang di berikan pada sistem.

9. Dokumen Siap Di gunakan

Setelah pembayaran selesai dan proses administrasi telah di selesaikan, dokumen dapat dicetak atau digunakan sesuai ketentuan layanan.

KADIN menjelaskan bahwa setelah pembayaran di lunasi, COO dapat siap di cetak dan di gunakan.

Baca Juga: Biaya Legalisir KADIN Tarif dan Estimasi Pengurusan

Berapa Biaya Legalisir KADIN?

Biaya legalisasi bergantung pada jenis dokumen dan layanan yang di gunakan.

Dalam informasi layanan KADIN, biaya legalisasi COO dan surat pendukung COO menggunakan kategori berdasarkan nilai invoice, sedangkan legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, dan surat keterangan atau dokumen dagang lainnya tercantum dengan tarif tersendiri.

Karena tarif dapat berubah sesuai keputusan atau ketentuan layanan terbaru, eksportir sebaiknya melakukan pengecekan biaya sebelum mengajukan dokumen.

Berapa Lama Proses Legalisir KADIN?

Lama proses dapat berbeda tergantung:

1. Jenis dokumen.
2. Kelengkapan persyaratan.
3. Kesesuaian data.
4. Kemudian Proses verifikasi.
5. Jumlah dokumen.
6. Kondisi layanan pada saat pengajuan.

Dokumen yang lengkap dan datanya konsisten akan lebih mudah di proses di bandingkan dokumen yang masih memerlukan perbaikan.

Karena itu, eksportir sebaiknya tidak mengajukan dokumen menjelang batas waktu pengiriman apabila dokumen tersebut merupakan persyaratan penting dalam transaksi ekspor.

Baca Juga: Berapa Lama Proses Legalisir KADIN? Ini Estimasi Waktunya

Cara Agar Legalisir KADIN Tidak Terkendala

Ada beberapa hal yang dapat di lakukan agar pengajuan lebih lancar.

1. Periksa Data Perusahaan

Pastikan nama perusahaan, alamat, dan informasi lainnya sesuai dengan dokumen resmi.

2. Periksa Data Invoice

Nilai invoice dan informasi transaksi harus konsisten dengan dokumen pendukung lainnya.

3. Pastikan Data Barang Konsisten

Nama dan uraian barang pada dokumen ekspor harus di periksa kembali.

4. Pastikan Negara Tujuan Benar

Kesalahan negara tujuan dapat menyebabkan dokumen harus di perbaiki.

5. Gunakan Dokumen yang Jelas

Dokumen hasil scan atau unggahan harus dapat di baca dengan baik.

6. Pastikan Jenis Legalisasi Sesuai

maka Jangan langsung memilih jenis layanan tanpa memastikan dokumen tersebut memang sesuai dengan kebutuhan importir atau negara tujuan.

Baca Juga: Legalisir KADIN untuk Invoice dan Commercial Invoice

Perbedaan Legalisir KADIN dan Certificate of Origin

Legalisir KADIN dan Certificate of Origin tidak selalu merupakan hal yang sama.

Certificate of Origin merupakan dokumen yang menerangkan asal barang.

Sementara itu, legalisasi merupakan proses pengesahan terhadap dokumen tertentu sesuai layanan dan kewenangan yang berlaku.

Dalam praktik ekspor, keduanya dapat berkaitan karena COO atau dokumen pendukung perdagangan dapat menjadi bagian dari kebutuhan administrasi ekspor.

Apakah Semua Dokumen Ekspor Harus Di legalisir KADIN?

Tidak semua dokumen ekspor secara otomatis harus di legalisir KADIN.

Kebutuhan legalisasi tergantung pada:

• Negara tujuan.
• Jenis produk.
• Jenis transaksi.
• Permintaan importir.
• Persyaratan bank.
• Persyaratan instansi negara tujuan.
• Ketentuan perdagangan yang berlaku.

Karena itu, eksportir perlu memastikan persyaratan sebelum melakukan pengajuan.

Baca Juga: Legalisir KADIN Certificate of Origin dan Dokumen Perdagangan

Apakah Legalisir KADIN Bisa Di lakukan Secara Online?

KADIN Indonesia memiliki Pusat Layanan Elektronik untuk pengajuan Certificate of Origin dan legalisasi dokumen.

Sistem tersebut juga menyediakan fasilitas E-Verification untuk melakukan pencarian atau verifikasi dokumen COO dan legalisir berdasarkan nomor berkas.

Dengan adanya sistem elektronik tersebut, proses administrasi dokumen ekspor dapat dilakukan secara lebih terintegrasi.

Hal yang Perlu Di perhatikan Sebelum Legalisir Dokumen Ekspor

Sebelum mengajukan legalisasi, eksportir sebaiknya membuat checklist sederhana:

1. Tentukan dokumen yang akan di gunakan.
2. Pastikan negara tujuan.
3. Tanyakan persyaratan kepada importir.
4. Periksa apakah diperlukan COO.
5. Pastikan data perusahaan benar.
6. Pastikan data barang benar.
7. Periksa invoice dan packing list.
8. Siapkan dokumen pendukung.
9. Periksa tarif layanan.
10. Ajukan melalui layanan KADIN yang sesuai.

Legalisir KADIN untuk Ekspor ke Luar Negeri

Kebutuhan legalisasi biasanya muncul ketika dokumen Indonesia akan di gunakan dalam kegiatan bisnis lintas negara.

KADIN sendiri menyebut legalisasi dokumen kegiatan usaha luar negeri sebagai salah satu layanan yang dapat diberikan kepada pelaku usaha dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.

Untuk ekspor, dokumen yang telah diproses perlu digunakan sesuai tujuan dan persyaratan negara penerima.

Dalam beberapa kasus, legalisasi KADIN juga dapat menjadi salah satu tahap sebelum dokumen diproses lebih lanjut pada lembaga lain, apabila negara tujuan memang mensyaratkannya.

Apakah Setelah Legalisir KADIN Masih Perlu Legalisasi Lain?

Bisa saja.

Legalisasi KADIN tidak otomatis berarti seluruh proses legalisasi untuk penggunaan di luar negeri telah selesai.

Tergantung tujuan dokumen, mungkin masih diperlukan proses lain seperti:

• Legalisasi pada instansi terkait.
• Apostille apabila memenuhi ketentuan dan jenis dokumennya.
• Legalisasi kedutaan atau konsulat.
• Persyaratan tambahan dari negara tujuan.

Oleh sebab itu, eksportir perlu mengetahui rantai legalisasi yang diminta oleh negara tujuan sebelum memproses dokumen.

Baca Juga: Perbedaan Legalisir KADIN Kemenkumham, Kemenlu, Apostille

Sebelum mengajukan legalisasi, eksportir perlu memastikan jenis dokumen, tujuan penggunaan, negara tujuan, data perusahaan, data barang, serta persyaratan dari pihak penerima. Proses pengajuan dapat dilakukan melalui layanan elektronik KADIN untuk jenis layanan yang tersedia. Setelah data dan dokumen diverifikasi, pengguna mengikuti tahapan pembayaran dan penyelesaian dokumen sesuai prosedur yang berlaku.

Konsultasi Legalisir KADIN Sekarang!