Dalam kegiatan bisnis dan perdagangan internasional, perusahaan sering kali harus menyiapkan dokumen yang dapat di gunakan secara resmi di dalam maupun luar negeri. Legalisir KADIN Pengertian Syarat Beberapa dokumen perusahaan dan dokumen perdagangan membutuhkan pengesahan dari lembaga yang berwenang sebelum digunakan untuk keperluan tertentu.

Salah satu layanan yang berkaitan dengan dokumen bisnis dan perdagangan adalah legalisir KADIN. KADIN atau Kamar Dagang dan Industri Indonesia menyediakan layanan dokumen, termasuk layanan legalisir dan Certificate of Origin (COO). Melalui layanan resminya, KADIN Indonesia menyediakan pusat layanan elektronik untuk pengajuan Certificate of Origin serta legalisir dokumen.

DAFTAR ISI

Maka Bagi perusahaan yang akan menggunakan dokumen perdagangan di luar negeri, memahami pengertian, syarat, prosedur, biaya, dan cara mengurus legalisir KADIN menjadi hal yang penting agar dokumen tidak mengalami kendala dalam proses berikutnya.

Baca Juga : Jasa Legalisir Kadin Jakarta

Apa Itu Legalisir KADIN?

Legalisir KADIN adalah proses pengesahan atau legalisasi dokumen tertentu melalui Kamar Dagang dan Industri Indonesia (KADIN) sesuai dengan jenis dokumen dan kebutuhan penggunaannya.

Layanan ini terutama berkaitan dengan dokumen perdagangan dan dokumen bisnis yang memerlukan pengesahan KADIN. KADIN Indonesia menyediakan layanan untuk dokumen seperti Certificate of Origin atau COO serta sejumlah dokumen pendukung perdagangan. Pada layanan resminya juga tersedia fasilitas pencarian atau verifikasi dokumen legalisir secara elektronik.

Fungsi Legalisir KADIN

Legalisir KADIN dapat di butuhkan untuk berbagai keperluan bisnis, terutama ketika dokumen perusahaan akan di gunakan dalam kegiatan perdagangan atau administrasi dengan pihak lain.

Beberapa manfaatnya antara lain:

Mendukung keabsahan administratif dokumen bisnis.
Membantu proses penggunaan dokumen perdagangan.
Menjadi bagian dari persyaratan administrasi untuk negara atau pihak tertentu.
Mendukung proses ekspor dan perdagangan internasional.
Memudahkan verifikasi dokumen yang telah di legalisasi.

Namun, jenis pengesahan yang di butuhkan tetap bergantung pada dokumen dan negara tujuan.

Baca Juga : Apa Itu Legalisir KADIN dan Kapan Dokumen Perlu Dilegalisir?

Dokumen Apa Saja yang Bisa Di legalisir KADIN?

Jenis dokumen yang dapat di proses melalui layanan KADIN bergantung pada kategori dokumen dan ketentuan layanan yang berlaku.

Salah satu layanan utama KADIN adalah Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA).

KADIN menjelaskan bahwa COO merupakan sertifikasi yang menyatakan bahwa barang atau komoditas ekspor berasal dari negara pengekspor. KADIN juga membedakan COO menjadi SKA preferensi dan SKA non-preferensi. Selain COO, layanan KADIN juga mencakup legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, surat keterangan, dan dokumen dagang lainnya.

Contoh Dokumen yang Berkaitan dengan Legalisir KADIN

Beberapa dokumen yang dapat berkaitan dengan layanan legalisasi KADIN antara lain:

Certificate of Origin atau COO.
Surat keterangan perdagangan.
Surat kontrak.
Surat penunjukan agen.
Dokumen dagang lainnya.
Dokumen pendukung Certificate of Origin.

Jenis dokumen yang dapat di ajukan sebaiknya di periksa terlebih dahulu berdasarkan layanan KADIN yang tersedia dan tujuan penggunaan dokumen.

Baca Juga : Syarat Legalisir KADIN Dokumen yang Harus Disiapkan

Syarat Legalisir KADIN

Syarat legalisir KADIN dapat berbeda sesuai dengan jenis dokumen yang akan di legalisasi.

Secara umum, pemohon perlu mempersiapkan dokumen yang akan di ajukan serta informasi perusahaan atau pihak yang berkaitan dengan dokumen tersebut.

Persyaratan Umum

Beberapa persiapan yang biasanya perlu diperhatikan antara lain:

Dokumen asli yang akan di legalisasi.
Dokumen pendukung apabila di perlukan.
Data perusahaan yang sesuai dengan dokumen.
Identitas atau data pemohon.
Informasi tujuan penggunaan dokumen.
Data invoice atau transaksi apabila berkaitan dengan COO.
Dokumen pendukung lain sesuai jenis layanan.

Untuk dokumen ekspor, persyaratan dapat berbeda karena Certificate of Origin memiliki jenis dan fungsi yang berbeda.

Baca Juga : Cara Legalisir Dokumen di KADIN Indonesia Panduan Lengkap

Syarat Legalisir Certificate of Origin

Certificate of Origin di gunakan untuk memberikan keterangan mengenai asal barang yang di ekspor.

KADIN menyediakan beberapa jenis COO, termasuk COO preferensi dan non-preferensi. Jenis formulir juga dapat berbeda berdasarkan skema perdagangan dan negara tujuan.

Karena itu, pemohon perlu memastikan terlebih dahulu jenis COO yang sesuai dengan transaksi dan negara tujuan.

Prosedur Legalisir KADIN

Prosedur legalisir KADIN pada dasarnya di lakukan melalui layanan KADIN sesuai jenis dokumen yang akan di ajukan.

Untuk layanan elektronik, KADIN Indonesia memiliki Sentra Layanan Dokumen Elektronik yang di gunakan untuk pengajuan dokumen tertentu. Selain itu, tersedia fitur e-verification untuk melakukan pencarian dokumen COO atau legalisir.

Baca Juga : Biaya Legalisir KADIN Tarif dan Estimasi Pengurusan

Tahapan Umum Legalisir KADIN

Secara umum, prosesnya dapat di lakukan dengan tahapan berikut:

Menentukan jenis dokumen Pastikan terlebih dahulu dokumen yang akan di legalisir dan jenis layanan KADIN yang sesuai.
Menyiapkan dokumen Persiapkan dokumen asli dan dokumen pendukung yang di butuhkan.
Melakukan pengajuan Pengajuan di lakukan melalui layanan KADIN yang tersedia sesuai jenis dokumen.
Melakukan pemeriksaan dokumen Dokumen akan di periksa berdasarkan ketentuan layanan yang berlaku.
Melakukan pembayaran Apabila terdapat biaya layanan, pembayaran di lakukan sesuai instruksi yang di berikan.
Proses legalisasi Setelah persyaratan terpenuhi, dokumen di proses untuk mendapatkan pengesahan atau legalisasi.
Menerima dokumen Dokumen yang telah selesai dapat di terima sesuai mekanisme layanan yang berlaku.

Cara Mengurus Legalisir KADIN

Bagi perusahaan yang baru pertama kali menggunakan layanan legalisir KADIN, langkah pertama adalah menentukan dokumen apa yang akan di gunakan dan untuk tujuan apa dokumen tersebut di perlukan.

Hal ini penting karena kebutuhan legalisasi dokumen ekspor tidak selalu sama dengan kebutuhan dokumen perusahaan lainnya.

Baca Juga : Berapa Lama Proses Legalisir KADIN? Ini Estimasi Waktunya

Langkah 1: Tentukan Negara Tujuan

Sebelum mengurus legalisir, ketahui negara tempat dokumen akan di gunakan.

Informasi negara tujuan dapat memengaruhi tahapan legalisasi selanjutnya. Dalam beberapa kasus, dokumen yang telah mendapatkan legalisasi KADIN masih memerlukan pengesahan dari instansi lain.

Langkah 2: Tentukan Jenis Dokumen

Identifikasi apakah dokumen yang akan di ajukan berupa:

Certificate of Origin.
Surat kontrak.
Surat penunjukan agen.
Surat keterangan.
Dokumen perdagangan lainnya.

KADIN sendiri menyediakan layanan legalisasi untuk surat kontrak, surat penunjukan agen, surat keterangan, dan dokumen dagang lainnya.

Langkah 3: Siapkan Dokumen Pendukung

Pastikan seluruh dokumen yang di perlukan sudah tersedia dan informasi di dalamnya konsisten.

Kesalahan nama perusahaan, nomor dokumen, tanggal, tanda tangan, atau data perdagangan dapat menyebabkan proses membutuhkan pemeriksaan atau perbaikan.

Langkah 4: Ajukan Melalui Layanan KADIN

Pengajuan di lakukan melalui sistem atau layanan KADIN sesuai jenis dokumen.

Untuk layanan Certificate of Origin dan legalisir, KADIN Indonesia saat ini menyediakan layanan elektronik.

Langkah 5: Ikuti Proses Verifikasi

Setelah pengajuan, dokumen akan melalui proses pemeriksaan sesuai ketentuan.

Pemohon sebaiknya memastikan bahwa data yang di masukkan sama dengan dokumen yang di ajukan.

Langkah 6: Bayar Biaya Layanan

Apabila terdapat biaya, lakukan pembayaran sesuai nominal dan instruksi resmi yang diberikan oleh KADIN.

Langkah 7: Ambil atau Terima Dokumen

Setelah proses selesai, dokumen dapat di terima sesuai mekanisme yang di tentukan.

Dokumen legalisir juga dapat di verifikasi melalui fasilitas E-Verification KADIN dengan memasukkan nomor berkas COO atau legalisir.

Baca Juga : Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor Syarat dan Prosedurnya

Berapa Biaya Legalisir KADIN?

Biaya legalisir KADIN dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan layanan yang di gunakan.

Pada informasi layanan resmi KADIN, terdapat tarif untuk legalisasi COO dan surat keterangan pendukung COO yang di tentukan berdasarkan nilai invoice. KADIN juga mencantumkan tarif untuk legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, surat keterangan, dan dokumen dagang lainnya.

Untuk COO dan dokumen pendukungnya, tarif yang tercantum pada layanan KADIN berada pada rentang Rp50.000 hingga Rp800.000, dengan besaran tertentu berdasarkan nilai invoice. Untuk legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, dan dokumen dagang lainnya, KADIN mencantumkan tarif Rp200.000 pada halaman layanannya.

Karena tarif dan ketentuan layanan dapat berubah, pemohon sebaiknya memeriksa informasi resmi KADIN sebelum melakukan pengajuan.

Berapa Lama Proses Legalisir KADIN?

Lama proses legalisir KADIN dapat bergantung pada jenis dokumen, kelengkapan persyaratan, proses pemeriksaan, dan mekanisme layanan yang di gunakan.

Dokumen yang lengkap dan sesuai ketentuan umumnya lebih mudah di proses di bandingkan dokumen yang masih membutuhkan perbaikan atau klarifikasi.

Karena itu, sebelum mengajukan dokumen, sebaiknya lakukan pemeriksaan terhadap:

Nama perusahaan.
Nomor dokumen.
Tanggal dokumen.
Data barang.
Data eksportir.
Data penerima.
Nilai transaksi.
Tanda tangan.
Dokumen pendukung.

Baca Juga : Legalisir KADIN untuk Invoice dan Commercial Invoice

Perbedaan Legalisir KADIN dan Legalisasi Kemlu

Legalisir KADIN dan legalisasi Kementerian Luar Negeri memiliki fungsi yang berbeda meskipun keduanya dapat muncul dalam rangkaian penggunaan dokumen di luar negeri.

KADIN berkaitan dengan layanan dokumen bisnis dan perdagangan, sedangkan Kementerian Luar Negeri memiliki layanan legalisasi dokumen untuk dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri dan dokumen asing yang akan di gunakan di Indonesia.

Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi dokumen pada dasarnya merupakan pengesahan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.

Dengan demikian, legalisasi KADIN tidak selalu berarti seluruh proses legalisasi untuk penggunaan di luar negeri telah selesai.

Apakah Legalisir KADIN Harus Dilanjutkan ke Kemlu?

Tergantung tujuan dan negara penggunaan dokumen.

Untuk dokumen yang akan di gunakan di luar negeri, dapat terdapat tahapan lanjutan setelah pengesahan dari instansi yang relevan.

Kementerian Luar Negeri saat ini menjelaskan bahwa untuk dokumen non-Apostille, setelah mendapatkan stiker legalisasi pada Kementerian Hukum, dokumen dapat diajukan untuk legalisasi pada Kemlu melalui aplikasi STEMPEL ASLI.

Sementara itu, dokumen yang di gunakan di negara peserta Apostille dapat mengikuti mekanisme Apostille sesuai ketentuan yang berlaku. Kemlu juga menyebut beberapa jenis dokumen dikecualikan dari Apostille, termasuk dokumen bisnis dan dokumen pajak tertentu. Karena itu, rangkaian legalisasi harus di tentukan berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan, bukan hanya berdasarkan nama layanan.

Baca Juga : Legalisir KADIN Certificate of Origin dan Dokumen Perdagangan

Legalisir KADIN untuk Dokumen Ekspor

Dalam kegiatan ekspor, salah satu dokumen yang penting adalah Certificate of Origin atau COO.

COO memberikan keterangan mengenai asal barang yang diekspor. KADIN menjelaskan bahwa COO dapat berupa SKA preferensi maupun SKA non-preferensi.

COO Preferensi

Maka COO preferensi digunakan sebagai persyaratan untuk memperoleh fasilitas perdagangan tertentu, seperti pembebasan atau pengurangan bea masuk berdasarkan perjanjian perdagangan yang berlaku.

COO Non-Preferensi

Sehingga COO non-preferensi berfungsi sebagai dokumen pengawasan atau dokumen penyerta asal barang ekspor untuk memasuki wilayah negara tertentu.

Karena fungsi keduanya berbeda, eksportir harus memilih jenis COO yang sesuai dengan transaksi dan ketentuan negara tujuan.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Legalisir KADIN

Beberapa kesalahan dapat menyebabkan proses dokumen menjadi lebih lama.

1. Salah Memilih Jenis Dokumen

Pemohon tidak mengetahui apakah dokumen membutuhkan COO, legalisasi dokumen dagang, atau jenis pengesahan lainnya.

2. Data Tidak Konsisten

Nama perusahaan, alamat, nomor dokumen, invoice, dan data lainnya tidak sama antara satu dokumen dengan dokumen pendukung.

3. Tidak Memeriksa Negara Tujuan

Persyaratan dokumen dapat berbeda berdasarkan negara tempat dokumen akan digunakan.

4. Mengabaikan Tahapan Lanjutan

Dokumen yang sudah dilegalisir KADIN belum tentu otomatis dapat digunakan untuk semua kebutuhan di luar negeri.

5. Menggunakan Informasi Tarif Lama

Biaya layanan dapat mengalami perubahan. Sebaiknya selalu memeriksa tarif resmi sebelum melakukan pembayaran.

Baca Juga : Perbedaan Legalisir KADIN Kemenkumham, Kemenlu, Apostille

Tips Agar Proses Legalisir KADIN Lebih Lancar

Agar proses pengurusan berjalan lebih mudah, lakukan beberapa hal berikut:

Tentukan tujuan penggunaan dokumen.
Tentukan negara tujuan.
Pastikan jenis dokumen sudah benar.
Periksa kelengkapan dokumen.
Pastikan data antar-dokumen konsisten.
Gunakan layanan resmi.
Simpan bukti pengajuan dan pembayaran.
Periksa kembali dokumen setelah selesai.
Gunakan fasilitas verifikasi jika tersedia.
Pastikan apakah masih diperlukan legalisasi lanjutan.

Cara Mengecek Keaslian Legalisir KADIN

KADIN Indonesia menyediakan fasilitas E-Verification untuk pencarian dokumen Certificate of Origin dan legalisir.

Pemohon dapat menggunakan nomor berkas COO atau legalisir untuk melakukan pencarian pada sistem verifikasi elektronik KADIN. Fasilitas ini dapat membantu perusahaan atau pihak penerima dokumen melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah diproses.

Syarat dan prosedur legalisir KADIN bergantung pada jenis dokumen yang akan diproses. Karena itu, pemohon perlu menentukan jenis dokumen, negara tujuan, tujuan penggunaan, serta kemungkinan adanya tahapan legalisasi berikutnya. Untuk dokumen ekspor, Certificate of Origin menjadi salah satu layanan penting karena memberikan keterangan mengenai asal barang. Sementara untuk dokumen bisnis lainnya, KADIN juga menyediakan layanan legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, surat keterangan, dan dokumen dagang lainnya.

Konsultasi Legalisir KADIN Sekarang!

Legalisir KADIN Pengertian Syarat, Prosedur, Cara Mengurus