Penggantian Ijazah Pelaut Hilang untuk Bekerja Ijazah atau sertifikat pelaut merupakan salah satu dokumen penting bagi seseorang yang bekerja di kapal. Dokumen tersebut dapat menjadi bukti pendidikan, pelatihan, kompetensi, atau kualifikasi yang di miliki seorang pelaut sesuai jenis dokumen yang di terbitkan.
Ketika ijazah pelaut hilang, proses penggantiannya perlu segera di lakukan, terutama apabila dokumen tersebut di butuhkan untuk proses rekrutmen, naik kapal, pengurusan dokumen pelaut, atau persyaratan bekerja pada perusahaan pelayaran.
Namun, istilah “ijazah pelaut” dapat merujuk pada beberapa jenis dokumen. Karena itu, sebelum mengajukan penggantian, penting untuk memastikan terlebih dahulu dokumen apa yang hilang dan layanan penggantian apa yang sesuai.
Direktorat Perkapalan dan Kepelautan (Ditkapel) Kementerian Perhubungan memiliki layanan terkait penggantian atau penerbitan duplikat sertifikat pelaut yang hilang. Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis sertifikat yang akan di ganti.
Baca Juga : Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang Apakah Prosedur Penggantiannya
Apa yang Dimaksud dengan Ijazah Pelaut?
Dalam praktiknya, istilah ijazah pelaut sering di gunakan untuk menyebut dokumen yang berkaitan dengan pendidikan dan kompetensi pelaut. Padahal, dokumen pelaut dapat terdiri dari beberapa jenis, seperti Sertifikat Keahlian Pelaut atau Certificate of Competency (CoC), Sertifikat Keterampilan Pelaut atau Certificate of Proficiency (CoP), Certificate of Endorsement (CoE), Buku Pelaut, serta dokumen pendukung lainnya.
Masing-masing dokumen memiliki fungsi dan prosedur administrasi yang berbeda.
Oleh karena itu, apabila seseorang mengatakan bahwa “ijazah pelaut hilang”, hal pertama yang perlu di lakukan adalah memastikan nama dokumen yang sebenarnya. Hal ini penting agar permohonan penggantian tidak di ajukan pada layanan yang salah.
Baca Juga : Legalisasi Ijazah Pelaut Pengganti untuk Bekerja di Luar Negeri
Dokumen yang Perlu Disiapkan untuk Penggantian Ijazah Pelaut Hilang
Dokumen persyaratan dapat berbeda sesuai jenis sertifikat. Namun, terdapat beberapa dokumen yang sebaiknya di persiapkan sejak awal.
1. Kartu Tanda Penduduk atau Identitas
KTP di perlukan sebagai salah satu dokumen identitas pemohon. Pastikan data nama, tanggal lahir, dan identitas lainnya sesuai dengan data pelaut yang tercatat.
Jika dokumen akan di gunakan untuk bekerja di kapal atau untuk proses administrasi perusahaan pelayaran, kesesuaian data identitas sangat penting.
2. Buku Pelaut
Buku Pelaut merupakan dokumen penting yang dapat membantu proses identifikasi data seorang pelaut.
Apabila Buku Pelaut masih tersedia, siapkan Buku Pelaut asli dan fotokopinya jika layanan yang di gunakan mempersyaratkannya.
Buku Pelaut sendiri mempunyai layanan penggantian tersendiri. Portal resmi Dokumen Pelaut menyebutkan bahwa permohonan penggantian Buku Pelaut dapat di ajukan secara elektronik melalui sistem Buku Pelaut Online dan dapat di lakukan melalui UPT penerbit di Indonesia maupun luar negeri.
Baca Juga : Surat Keterangan Kehilangan Ijazah Pelaut
3. Fotokopi atau Scan Ijazah dan Sertifikat Lama
Apabila sebelum hilang pernah membuat fotokopi, scan, atau foto ijazah maupun sertifikat, sebaiknya dokumen tersebut di siapkan.
Salinan dokumen lama dapat membantu petugas melakukan identifikasi data, terutama jika di dalamnya terdapat nomor sertifikat, nama pemilik, jenis sertifikat, tanggal penerbitan, atau informasi lainnya.
Ditkapel juga mencantumkan dokumen sertifikat berupa foto atau fotokopi sebagai salah satu persyaratan pada layanan verifikasi data sertifikat.
4. Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian
Jika dokumen benar-benar hilang, surat keterangan kehilangan dari kepolisian dapat menjadi bagian penting dari proses penggantian.
Dalam prosedur Ditkapel untuk penggantian atau kehilangan sertifikat/pengukuhan, surat kehilangan dari kepolisian tercantum sebagai salah satu persyaratan.
Namun, jangan menganggap bahwa semua jenis dokumen pelaut mempunyai persyaratan yang sama. Persyaratan harus di sesuaikan dengan jenis dokumen yang akan di ganti.
5. Sertifikat Pelaut Lain yang Masih Dimiliki
Jika masih memiliki sertifikat pelaut lain, sebaiknya ikut di siapkan.
Misalnya, seorang pelaut kehilangan salah satu sertifikat tetapi masih memiliki sertifikat kompetensi atau sertifikat keterampilan lainnya. Dokumen tersebut dapat membantu proses pencocokan data.
Untuk layanan penerbitan penggantian sertifikat atau duplikat tertentu, Ditkapel mencantumkan salinan Sertifikat Keahlian atau CoC sebagai salah satu persyaratan.
Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Tanpa Nomor Sertifikat
Bagaimana Jika Nomor Sertifikat Pelaut Ikut Hilang?
Kehilangan nomor sertifikat bukan berarti otomatis tidak dapat mengurus penggantian.
Jika nomor sertifikat tidak di ketahui, kumpulkan sebanyak mungkin data pendukung, seperti:
- Nama lengkap
- NIK
- Kode pelaut
- Nomor Buku Pelaut
- Jenis sertifikat
- Tahun penerbitan
- Nama sekolah atau lembaga pendidikan
- Data perusahaan pelayaran
- Fotokopi atau foto sertifikat jika masih ada
- Sertifikat lain yang masih di miliki
Jangan membuat atau menebak nomor sertifikat sendiri.
Jika data tidak lengkap, pemohon dapat menanyakan mekanisme verifikasi kepada layanan terkait. Ditkapel memiliki layanan “Verifikasi Data Sertifikat” dan “Online Data Sertifikat (Cleansing)” untuk kebutuhan tertentu.
Baca Juga : Pengurusan Ijazah Pelaut Hilang Prosedur dan Persyaratan
Apakah Buku Pelaut Bisa Membantu Proses Penggantian?
Bisa membantu, terutama untuk identifikasi data pelaut, tetapi Buku Pelaut bukan pengganti ijazah atau sertifikat kompetensi.
Portal resmi Buku Pelaut menggunakan data seperti kode pelaut dan NIK dalam sistemnya. Sistem tersebut juga menyediakan beberapa jenis permohonan, termasuk buku baru, perpanjangan, penggantian, perubahan identitas, dan penambahan data.
Karena itu, apabila ijazah atau sertifikat hilang tetapi Buku Pelaut masih ada, sebaiknya jangan ikut kehilangan atau merusak dokumen tersebut. Data di dalam Buku Pelaut dapat menjadi salah satu dokumen pendukung saat melakukan pengurusan.
Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang Secara Resmi
Prosedur Penggantian Ijazah Pelaut Hilang
Secara umum, proses dapat di lakukan melalui beberapa tahap.
Tahap 1: Identifikasi Dokumen yang Hilang
Pastikan apakah dokumen yang hilang adalah ijazah pendidikan pelaut, CoC, CoP, CoE, atau dokumen lainnya.
Tahap 2: Siapkan Bukti Kehilangan
Jika layanan mensyaratkan surat kehilangan, buat laporan kehilangan di kepolisian.
Tahap 3: Kumpulkan Dokumen Pendukung
Siapkan KTP, Buku Pelaut, sertifikat lain, fotokopi atau scan dokumen lama, serta dokumen lain sesuai persyaratan layanan.
Tahap 4: Lakukan Verifikasi Data
Apabila nomor sertifikat atau data dokumen tidak di ketahui, lakukan pengecekan melalui mekanisme verifikasi yang tersedia.
Tahap 5: Ajukan Penggantian
Permohonan di ajukan melalui layanan resmi yang sesuai dengan jenis dokumen.
Tahap 6: Pemeriksaan Dokumen
Petugas akan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Jika persyaratan belum lengkap, pemohon dapat di minta melengkapinya.
Tahap 7: Penerbitan Dokumen Pengganti
Setelah proses memenuhi ketentuan, dokumen pengganti atau duplikat dapat di terbitkan sesuai mekanisme layanan.
Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang di Luar Negeri Cara Mengurus
Berapa Lama Proses Penggantian Ijazah Pelaut Hilang?
Waktu penyelesaian tidak bisa disamakan untuk seluruh jenis dokumen pelaut.
Dalam dokumen rencana mutu Ditkapel, layanan “Penerbitan Untuk Penggantian Sertifikat (Duplikat)” tercantum dengan waktu proses 2 hari, sedangkan layanan verifikasi data sertifikat juga tercantum 2 hari. Waktu tersebut berlaku untuk layanan yang di sebutkan dalam dokumen dan dengan persyaratan yang di penuhi, sehingga tidak boleh di anggap sebagai waktu pasti untuk semua jenis penggantian dokumen pelaut.
Karena itu, pelaut yang sedang mengejar jadwal keberangkatan kapal sebaiknya mengurus dokumen sesegera mungkin.
Baca Juga : Biaya Mengurus Ijazah Pelaut Hilang
Berapa Biaya Penggantian Ijazah Pelaut Hilang?
Biaya penggantian bergantung pada jenis dokumen dan layanan yang di gunakan.
Jangan menyamakan biaya penggantian ijazah atau sertifikat pelaut dengan biaya penggantian Buku Pelaut.
Sebagai contoh, portal resmi Buku Pelaut mencantumkan PNBP penggantian Buku Pelaut sebesar Rp100.000. Tarif tersebut merupakan tarif untuk layanan Buku Pelaut dan tidak otomatis menjadi tarif untuk semua jenis sertifikat pelaut.
Untuk sertifikat atau dokumen pelaut lainnya, biaya perlu di konfirmasi berdasarkan layanan yang di ajukan dan ketentuan PNBP yang berlaku.
Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Cara Mengurus Penggantian dan Prosedur
Penggantian Ijazah Pelaut untuk Keperluan Bekerja di Kapal
Jika ijazah atau sertifikat hilang ketika sedang mencari pekerjaan atau akan naik kapal, sebaiknya proses penggantian di lakukan sebelum dokumen di minta oleh perusahaan.
Perusahaan pelayaran atau manning agency dapat meminta dokumen seperti:
- Ijazah atau sertifikat pelaut
- Buku Pelaut
- Sertifikat kompetensi
- Sertifikat keterampilan
- Passport
- Sertifikat kesehatan
- Dokumen identitas
- Dokumen pendukung lainnya
Jenis dokumen yang di minta dapat berbeda sesuai posisi dan jenis kapal.
Karena itu, pelaut sebaiknya menanyakan kepada perusahaan atau manning agency dokumen apa yang harus tersedia sebelum proses rekrutmen atau sign on.
Baca Juga : Cara Cek Data dan Nomor Sertifikat Pelaut yang Hilang
Bagaimana Jika Ijazah Pelaut Dibutuhkan untuk Bekerja di Luar Negeri?
Jika dokumen akan di gunakan untuk bekerja di kapal berbendera asing atau melalui perusahaan luar negeri, jangan berhenti pada proses penggantian dokumen saja.
Setelah dokumen pengganti di terbitkan, mungkin di perlukan proses tambahan seperti verifikasi, legalisasi, endorsement, atau dokumen lainnya sesuai negara tujuan, perusahaan, posisi, dan jenis sertifikat.
Ditkapel sendiri memiliki layanan yang berkaitan dengan penerbitan dan pengesahan dokumen pelaut. Oleh karena itu, kebutuhan dokumen harus di lihat berdasarkan tujuan penggunaannya, bukan hanya berdasarkan nama dokumennya.
Jika perusahaan meminta dokumen yang telah di legalisasi atau di verifikasi, pastikan proses tersebut di lakukan melalui jalur resmi.
Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pelaut Hilang
Bagaimana Jika Ijazah Hilang Saat Sedang Berada di Luar Negeri?
Pelaut yang kehilangan dokumen ketika berada di luar negeri sebaiknya segera melaporkan kehilangan sesuai kondisi setempat dan menghubungi perusahaan atau manning agency.
Selain itu, pelaut dapat meminta informasi kepada perwakilan Indonesia atau pihak berwenang terkait mengenai langkah administrasi yang dapat di lakukan.
Untuk layanan Buku Pelaut, portal resmi menyatakan bahwa permohonan dapat di lakukan oleh pelaut yang memiliki kode pelaut baik ketika berada di Indonesia maupun di luar wilayah Indonesia, dan layanan dapat melalui UPT penerbit Buku Pelaut di Indonesia maupun luar negeri.
Baca Juga : Kehilangan Buku Pelaut
Tips Agar Pengurusan Penggantian Ijazah Pelaut Tidak Terhambat
Ada beberapa langkah yang dapat di lakukan sebelum mengajukan permohonan.
Pertama, simpan scan seluruh dokumen pelaut di cloud atau penyimpanan digital yang aman.
Kedua, catat nomor sertifikat, kode pelaut, nomor Buku Pelaut, dan data penting lainnya.
Ketiga, simpan foto halaman penting Buku Pelaut.
Keempat, jangan mengubah atau memalsukan data untuk menggantikan dokumen yang hilang.
Kelima, pastikan nama dan tanggal lahir pada seluruh dokumen konsisten.
Keenam, apabila dokumen hilang, segera buat laporan kehilangan apabila di persyaratkan.
Ketujuh, gunakan layanan resmi dan hindari dokumen pengganti yang tidak dapat diverifikasi.
Penggantian ijazah pelaut yang hilang untuk kebutuhan bekerja di kapal harus di mulai dengan memastikan jenis dokumen yang sebenarnya hilang. Istilah ijazah pelaut dapat di gunakan untuk berbagai dokumen, sementara masing-masing dokumen dapat memiliki prosedur penggantian yang berbeda.
Dokumen yang sebaiknya di persiapkan antara lain KTP, Buku Pelaut, sertifikat pelaut lain, fotokopi atau scan dokumen lama jika tersedia, serta surat kehilangan dari kepolisian apabila di persyaratkan.
Untuk kebutuhan bekerja di kapal, jangan hanya fokus pada mendapatkan dokumen pengganti. Pastikan juga dokumen tersebut sesuai dengan persyaratan perusahaan, posisi pekerjaan, jenis kapal, dan negara tempat kapal beroperasi.
Pengurusan melalui layanan resmi penting agar dokumen pengganti dapat di pertanggungjawabkan dan dapat di gunakan untuk proses administrasi pelaut berikutnya.
Jika nomor sertifikat sudah tidak di ketahui, jangan menebaknya. Gunakan data lain seperti nama, NIK, kode pelaut, Buku Pelaut, sertifikat lain, atau salinan dokumen lama untuk membantu proses verifikasi.
Dengan menyiapkan dokumen sejak awal dan memastikan jenis layanan yang tepat, proses penggantian ijazah atau sertifikat pelaut yang hilang dapat di lakukan dengan lebih terarah.
Konsultasikan Ijazah Pelaut Anda sekarang.
