Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang Apakah Prosedur Penggantiannya

Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang Ijazah atau sertifikat pelaut merupakan dokumen penting yang di gunakan untuk menunjukkan kompetensi dan kualifikasi seorang pelaut. Dokumen ini dapat di butuhkan ketika bekerja di kapal, melakukan proses administrasi perusahaan pelayaran, mengurus dokumen kepelautan, maupun memenuhi persyaratan pekerjaan di luar negeri.

Masalah dapat muncul ketika ijazah pelaut mengalami kerusakan atau hilang. Banyak pelaut kemudian bertanya apakah kedua kondisi tersebut memiliki prosedur penggantian yang sama.

Jawabannya adalah tidak selalu sama.

Dokumen pelaut yang rusak dan dokumen pelaut yang hilang sama-sama dapat membutuhkan proses penggantian, tetapi dokumen pendukung dan cara membuktikan kondisi dokumen dapat berbeda. Untuk sertifikat pelaut tertentu, Ditjen Perhubungan Laut memiliki layanan penerbitan penggantian atau duplikat. Sementara Buku Pelaut memiliki mekanisme penggantian tersendiri melalui Sistem Informasi Buku Pelaut Online.

Karena itu, sebelum mengurus dokumen pengganti, pelaut perlu memastikan terlebih dahulu jenis dokumen yang rusak atau hilang.

Baca Juga : Surat Keterangan Kehilangan Ijazah Pelaut

Apa Perbedaan Ijazah Pelaut Rusak dan Hilang?

Secara sederhana, dokumen rusak berarti dokumen fisiknya masih di miliki tetapi kondisinya sudah tidak layak, sulit di baca, atau mengalami kerusakan tertentu.

Sedangkan dokumen hilang berarti dokumen fisiknya sudah tidak berada dalam penguasaan pemilik.

Perbedaan ini penting karena dokumen yang rusak masih dapat menjadi bukti fisik yang bisa di periksa. Sebaliknya, dokumen yang hilang membutuhkan bukti atau keterangan lain untuk menjelaskan bahwa dokumen tersebut memang sudah tidak tersedia.

Dalam layanan tertentu, Ditkapel menggunakan prosedur penggantian atau kehilangan sertifikat/pengukuhan. Dokumen pelayanan tersebut mencantumkan dokumen seperti Buku Pelaut, sertifikat, surat kehilangan dari kepolisian, dan dokumen pendukung lainnya.

Apakah Ijazah Pelaut Rusak Bisa Diganti?

Jika ijazah atau sertifikat pelaut mengalami kerusakan, penggantian dapat di ajukan sesuai jenis dokumen dan layanan yang berlaku.

Namun, jangan langsung membuang dokumen yang rusak.

Jika sebagian tulisan, nomor sertifikat, nama, foto, atau informasi lain masih dapat di baca, dokumen tersebut sebaiknya tetap di simpan. Dokumen lama dapat membantu proses pemeriksaan atau verifikasi.

Contohnya, jika ijazah terkena air tetapi nomor sertifikat dan nama pemilik masih terlihat, dokumen tersebut dapat menjadi bukti pendukung ketika mengajukan penggantian.

Karena setiap sertifikat mempunyai ketentuan pelayanan yang berbeda, persyaratan penggantian perlu di sesuaikan dengan jenis dokumen yang rusak.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Tanpa Nomor Sertifikat

Bagaimana Jika Ijazah Pelaut Hilang?

Jika ijazah pelaut hilang, pelaut perlu menjelaskan bahwa dokumen tersebut sudah tidak berada dalam penguasaan pemilik.

Untuk layanan tertentu, surat keterangan kehilangan dari kepolisian menjadi salah satu dokumen yang di persyaratkan.

Dalam dokumen mutu pelayanan Ditkapel, penerbitan untuk penggantian sertifikat atau duplikat mencantumkan antara lain surat permohonan, surat keterangan kehilangan dari POLRI, dokumen sertifikat keahlian, dokumen dari diklat atau ijazah, dan pas foto.

Karena itu, jika sertifikat benar-benar hilang, pelaut sebaiknya tidak menyatakan dokumen sebagai rusak hanya untuk menghindari proses pelaporan kehilangan.

Keterangan mengenai kondisi dokumen harus di sampaikan sesuai keadaan sebenarnya.

Apakah Surat Kehilangan Diperlukan Jika Ijazah Rusak?

Tidak selalu.

Surat kehilangan berkaitan dengan kondisi ketika dokumen sudah hilang. Jika dokumen masih ada tetapi rusak, kebutuhan dokumen kehilangan tentu berbeda.

Untuk dokumen yang rusak, pelaut sebaiknya mempertahankan dokumen lama dan mengikuti persyaratan penggantian yang berlaku.

Sebaliknya, jika dokumen hilang, surat keterangan kehilangan dapat menjadi bagian dari persyaratan pada layanan tertentu.

Sebagai contoh, prosedur Ditkapel untuk penggantian atau kehilangan Certificate of Endorsement mencantumkan surat kehilangan dari kepolisian sebagai salah satu persyaratan.

Baca Juga : Penggantian Ijazah Pelaut Hilang untuk Bekerja di Kapal

Dokumen Apa Saja yang Perlu Disiapkan?

Persyaratan bergantung pada jenis sertifikat yang akan di ganti.

Namun, beberapa dokumen yang sebaiknya di siapkan antara lain:

• KTP.
• Buku Pelaut.
• Sertifikat atau dokumen pelaut lainnya.
• Salinan ijazah atau sertifikat jika masih tersedia.
• Foto atau scan dokumen.
• Surat keterangan kehilangan dari kepolisian apabila dokumen hilang dan persyaratan layanan mengharuskannya.
• Dokumen pendidikan atau diklat.
• Pas foto sesuai ketentuan.
• Surat permohonan.
• Data nomor atau kode pelaut.

Untuk penggantian sertifikat tertentu, Ditkapel mencantumkan Buku Pelaut, sertifikat keahlian, surat kehilangan dari kepolisian, serta pas foto sebagai bagian dari persyaratan.

Jadi, jangan hanya menyiapkan KTP dan menganggap semua kebutuhan sudah selesai. Pastikan persyaratan di sesuaikan dengan jenis dokumen yang akan di ganti.

Baca Juga : Pengurusan Ijazah Pelaut Hilang Prosedur dan Persyaratan

Bagaimana Jika Nomor Sertifikat Tidak Diketahui?

Kondisi ini dapat terjadi terutama jika ijazah pelaut sudah lama hilang dan pemilik tidak mempunyai fotokopi atau scan dokumen.

Jika nomor sertifikat tidak di ketahui, jangan membuat nomor sendiri.

Pelaut dapat menggunakan informasi lain untuk membantu proses pencarian data, seperti:

• Nama lengkap.
• NIK.
• Kode pelaut.
• Nomor Buku Pelaut.
• Jenis sertifikat.
• Tahun penerbitan.
• Nama lembaga pendidikan atau diklat.
• Sertifikat lain yang masih di miliki.
• Foto atau scan dokumen lama.

Ditkapel juga menyediakan layanan Verifikasi Data Sertifikat. Dalam standar pelayanan yang tersedia, verifikasi tersebut dapat menggunakan laporan atau pengaduan serta foto atau fotokopi dokumen sertifikat.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang Secara Resmi

Apakah Prosedur Penggantian Ijazah Rusak dan Hilang Sama?

Secara umum, keduanya sama-sama mengarah pada proses penggantian dokumen, tetapi alasan dan dokumen pendukungnya dapat berbeda.

Pada dokumen hilang, salah satu hal yang perlu di buktikan adalah kehilangan dokumen. Karena itu, surat kehilangan dari kepolisian dapat menjadi persyaratan untuk layanan tertentu.

Pada dokumen rusak, dokumen fisik lama masih dapat di gunakan sebagai bukti pendukung. Pelaut dapat menunjukkan dokumen tersebut untuk di periksa sesuai ketentuan pelayanan.

Dengan kata lain, jangan menganggap prosedur keduanya benar-benar identik.

Persamaan dan perbedaannya dapat di gambarkan sebagai berikut:

Kondisi	Dokumen Fisik	Surat Kehilangan	Bukti Dokumen Lama
Ijazah hilang	Tidak ada	Dapat di perlukan	Foto/scan jika ada
Ijazah rusak	Masih ada	Umumnya tidak berkaitan dengan kehilangan	Dokumen rusak dapat menjadi pendukung

Tabel tersebut merupakan gambaran umum. Persyaratan akhir tetap mengikuti jenis sertifikat dan layanan yang digunakan.

Apakah Ijazah Pelaut Rusak Harus Membuat Surat Kehilangan?

Tidak.

Jika ijazah memang masih di miliki tetapi mengalami kerusakan, tidak tepat melaporkannya sebagai dokumen hilang.

Sebaiknya jelaskan bahwa kondisi dokumen adalah rusak dan ikuti prosedur penggantian yang berlaku.

Hal ini juga penting karena informasi dalam dokumen lama dapat membantu proses verifikasi. Jika dokumen masih ada, simpan sampai proses penggantian selesai atau sampai petugas memberikan arahan mengenai dokumen tersebut.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang di Luar Negeri Cara Mengurus

Bagaimana Jika Ijazah Hanya Rusak Sebagian?

Tidak semua kerusakan berarti dokumen harus langsung di ganti.

Misalnya:

• Sudut dokumen terlipat.
• Kertas sedikit robek.
• Dokumen terkena air.
• Tulisan sebagian pudar.
• Laminasi terlepas.
• Foto mengalami kerusakan.
• Nomor sertifikat masih dapat di baca.

Jika informasi penting masih terlihat, sebaiknya dokumen tetap di simpan dan di konsultasikan kepada unit pelayanan terkait.

Hal yang perlu di perhatikan adalah apakah kerusakan tersebut menyebabkan dokumen sulit di verifikasi atau tidak lagi dapat di gunakan untuk kebutuhan administrasi.

Jika dokumen masih dapat di baca dan diverifikasi, keputusan mengenai penggantian mengikuti ketentuan layanan yang berlaku.

Baca Juga : Biaya Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Bagaimana Jika Ijazah Pelaut Hilang Saat Akan Berangkat Kerja?

Jika ijazah atau sertifikat pelaut hilang menjelang keberangkatan, sebaiknya pengurusan di lakukan sesegera mungkin.

Pelaut dapat menghubungi perusahaan pelayaran atau manning agency untuk memastikan dokumen apa yang di butuhkan sebelum keberangkatan.

Setelah itu, siapkan dokumen identitas dan dokumen pendukung, termasuk surat kehilangan apabila di perlukan.

Jangan hanya mengandalkan foto sertifikat jika perusahaan atau pihak yang berwenang membutuhkan dokumen resmi.

Penggantian dokumen harus di lakukan melalui prosedur yang sesuai agar dokumen baru dapat di verifikasi.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Cara Mengurus Penggantian dan Prosedur

Bagaimana Jika Buku Pelaut yang Rusak atau Hilang?

Buku Pelaut berbeda dengan ijazah atau sertifikat kompetensi pelaut.

Portal resmi Buku Pelaut menyediakan layanan khusus untuk Permohonan Penggantian Buku Pelaut. Portal tersebut menyatakan bahwa permohonan dapat di lakukan secara elektronik dan melalui UPT penerbit Buku Pelaut di Indonesia maupun luar negeri.

Untuk penggantian Buku Pelaut, persyaratan yang tercantum antara lain sertifikat keahlian dan/atau keterampilan, dokumen identitas, serta Buku Pelaut lama. Jika Buku Pelaut lama hilang, surat keterangan kehilangan dari kepolisian di cantumkan sebagai persyaratan.

Portal resmi juga mencantumkan PNBP penggantian Buku Pelaut sebesar Rp100.000. Biaya ini khusus untuk penggantian Buku Pelaut dan tidak boleh di jadikan patokan biaya penggantian semua sertifikat pelaut.

Baca Juga : Cara Cek Data dan Nomor Sertifikat Pelaut yang Hilang

Berapa Lama Proses Penggantian Ijazah Pelaut?

Lama proses bergantung pada jenis dokumen dan kelengkapan persyaratan.

Dalam dokumen mutu Ditkapel, layanan penerbitan penggantian sertifikat atau duplikat tercantum dengan waktu proses 2 hari, sedangkan prosedur penggantian atau kehilangan sertifikat/pengukuhan tertentu mencantumkan penyelesaian 3 hari kerja apabila dokumen lengkap dan memenuhi persyaratan.

Angka tersebut tidak berarti seluruh jenis ijazah atau sertifikat pelaut pasti selesai dalam waktu yang sama. Proses dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan kebutuhan verifikasi.

Karena itu, pelaut sebaiknya memastikan dokumen sudah lengkap sebelum mengajukan permohonan.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Berapa Biaya Penggantian Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang?

Biaya penggantian tidak dapat di samaratakan.

Besarnya biaya mengikuti jenis dokumen dan layanan yang di ajukan. Karena itu, biaya penggantian Buku Pelaut tidak sama dengan biaya penggantian sertifikat kompetensi atau dokumen kepelautan lainnya.

Sebagai contoh, portal resmi Buku Pelaut mencantumkan PNBP penggantian Buku Pelaut sebesar Rp100.000.

Untuk ijazah atau sertifikat pelaut lainnya, pelaut perlu melihat ketentuan PNBP dan layanan yang berlaku.

Selain biaya resmi, apabila menggunakan jasa bantuan administrasi, dapat terdapat biaya jasa yang terpisah dari PNBP. Pelaut sebaiknya meminta rincian biaya sebelum menggunakan layanan tersebut.

Baca Juga : Kehilangan Buku Pelaut

Apakah Dokumen Pengganti Bisa Digunakan untuk Bekerja?

Dokumen pengganti yang di terbitkan melalui jalur resmi di gunakan sesuai jenis dan status dokumen tersebut.

Namun, perusahaan pelayaran dapat meminta dokumen lain sesuai posisi dan jenis pekerjaan pelaut.

Misalnya, perusahaan dapat meminta Buku Pelaut, sertifikat kompetensi, sertifikat keterampilan, endorsement, atau dokumen lainnya.

Karena itu, setelah dokumen pengganti di terima, periksa kembali seluruh data yang tercantum.

Pastikan nama, jenis sertifikat, nomor sertifikat, tanggal penerbitan, dan informasi lainnya sudah sesuai.

Baca Juga : Legalisasi Ijazah Pelaut Pengganti untuk Bekerja di Luar Negeri

Tips Mengurus Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang

Agar proses penggantian berjalan lebih mudah, pelaut sebaiknya melakukan beberapa langkah berikut:

1. Pastikan jenis dokumen yang rusak atau hilang.
2. Jangan membuang dokumen yang rusak.
3. Simpan foto atau scan dokumen.
4. Catat nomor sertifikat jika masih di ketahui.
5. Simpan kode pelaut dan nomor Buku Pelaut.
6. Buat surat kehilangan jika dokumen benar-benar hilang dan surat tersebut di persyaratkan.
7. Siapkan KTP dan dokumen pendukung lainnya.
8. Gunakan layanan resmi sesuai jenis dokumen.
9. Jangan membuat atau mengubah data sertifikat sendiri.
10. Setelah menerima dokumen pengganti, simpan salinan digitalnya.

Langkah tersebut dapat membantu apabila dokumen kembali di butuhkan untuk proses pekerjaan atau administrasi di kemudian hari.

Ijazah pelaut rusak dan ijazah pelaut hilang sama-sama dapat membutuhkan proses penggantian, tetapi prosedurnya tidak selalu sama.

Jika ijazah atau sertifikat pelaut rusak, dokumen lama sebaiknya tetap di simpan karena dapat menjadi bukti pendukung dalam proses penggantian.

Jika dokumen hilang, pelaut perlu mengikuti persyaratan kehilangan yang berlaku. Untuk sejumlah layanan sertifikat pelaut, surat keterangan kehilangan dari kepolisian menjadi salah satu dokumen yang di persyaratkan.

Selain itu, penting untuk membedakan antara ijazah atau sertifikat pelaut dengan Buku Pelaut. Buku Pelaut mempunyai sistem pelayanan penggantian tersendiri melalui Buku Pelaut Online, termasuk persyaratan khusus apabila Buku Pelaut lama hilang.

Karena setiap jenis dokumen dapat memiliki persyaratan, biaya, dan prosedur berbeda, pelaut sebaiknya memastikan terlebih dahulu dokumen apa yang hilang atau rusak sebelum mengajukan permohonan.

Dengan menggunakan jalur resmi, proses penggantian dapat di lakukan berdasarkan data kepelautan yang tercatat dan dokumen pendukung yang sesuai.

Konsultasikan Ijazah Pelaut Anda sekarang.