Cara Cek Data dan Nomor Sertifikat Pelaut yang Hilang

Cara Cek Data dan Nomor Sertifikat Pelaut yang Hilang Sertifikat pelaut merupakan salah satu dokumen penting yang di perlukan untuk menunjukkan kompetensi dan kualifikasi seorang pelaut. Sertifikat tersebut dapat di butuhkan untuk bekerja di kapal, proses administrasi perusahaan pelayaran, pengurusan dokumen kepelautan, maupun keperluan bekerja di luar negeri.

Masalah dapat muncul ketika sertifikat pelaut hilang dan pemiliknya tidak lagi mengetahui nomor sertifikat tersebut. Kondisi ini cukup sering menyulitkan ketika pelaut ingin mengurus penggantian dokumen.

Namun, kehilangan nomor sertifikat bukan berarti data sertifikat tidak dapat di telusuri. Pelaut masih dapat menggunakan berbagai informasi pendukung seperti nama lengkap, kode pelaut, Buku Pelaut, jenis sertifikat, dokumen pendidikan, foto atau fotokopi sertifikat, serta data kepelautan lainnya.

Direktorat Perkapalan dan Kepelautan (Ditkapel) Kementerian Perhubungan memiliki layanan Verifikasi Data Sertifikat dan Online Data Sertifikat (Cleansing). Dalam dokumen pelayanan Ditkapel, verifikasi data sertifikat dapat di ajukan dengan laporan atau pengaduan serta dokumen sertifikat berupa foto atau fotokopi.

Baca Juga : Penggantian Ijazah Pelaut Hilang untuk Bekerja di Kapal

Apakah Nomor Sertifikat Pelaut yang Hilang Masih Bisa Dicari?

Pada dasarnya, nomor sertifikat yang sudah tidak di ketahui masih dapat di upayakan untuk di telusuri melalui data pendukung yang di miliki pelaut.

Nomor sertifikat memang merupakan identitas penting dari sebuah sertifikat. Akan tetapi, apabila dokumen fisiknya hilang, pelaut tidak seharusnya membuat atau menebak nomor tersebut.

Sebaliknya, kumpulkan informasi yang masih tersedia.

Beberapa informasi yang dapat membantu antara lain:

• Nama lengkap sesuai dokumen.
• NIK.
• Kode pelaut.
• Nomor Buku Pelaut.
• Jenis sertifikat.
• Tahun penerbitan.
• Nama sekolah atau lembaga diklat.
• Foto sertifikat.
• Fotokopi sertifikat.
• Scan sertifikat.
• Sertifikat pelaut lain yang masih di miliki.

Ditkapel secara resmi mencantumkan layanan Verifikasi Data Sertifikat dengan persyaratan berupa surat laporan atau pengaduan dan dokumen sertifikat dalam bentuk foto atau fotokopi.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang Apakah Prosedur Penggantiannya

Perbedaan Nomor Sertifikat dan Kode Pelaut

Sebelum mencari data, pelaut perlu memahami bahwa nomor sertifikat dan kode pelaut merupakan dua hal yang berbeda.

Nomor sertifikat merupakan identitas dari sertifikat tertentu. Seorang pelaut dapat memiliki lebih dari satu sertifikat sehingga setiap dokumen perlu di identifikasi berdasarkan data sertifikatnya.

Sementara itu, kode pelaut merupakan identitas yang di gunakan dalam sistem pelayanan kepelautan.

Portal resmi Buku Pelaut, misalnya, menggunakan kode pelaut sebagai salah satu data dalam pendaftaran akun pelaut. Sistem tersebut juga meminta NIK dan tanggal lahir dalam proses pembuatan akun. (dokumenpelaut.dephub.go.id)

Jadi, apabila nomor sertifikat hilang tetapi kode pelaut masih di ketahui, informasi tersebut dapat di siapkan sebagai data pendukung.

Baca Juga : Legalisasi Ijazah Pelaut Pengganti untuk Bekerja di Luar Negeri

Cara Cek Nomor Sertifikat Pelaut dari Dokumen Lama

Langkah pertama yang dapat di lakukan adalah mencari dokumen lama yang mungkin masih menyimpan informasi sertifikat.

Periksa kembali:

1. Fotokopi sertifikat.
2. Scan sertifikat.
3. Foto sertifikat.
4. Dokumen lamaran kerja.
5. Arsip perusahaan pelayaran.
6. Dokumen dari sekolah atau lembaga diklat.
7. Buku Pelaut.
8. Sertifikat lain yang masih di miliki.
9. Arsip email.
10. Penyimpanan cloud atau komputer lama.

Sering kali pelaut pernah mengirimkan scan sertifikat kepada perusahaan, manning agency, atau pihak lain ketika melamar pekerjaan.

Jika file tersebut masih tersedia, periksa bagian nomor sertifikat, jenis sertifikat, tanggal penerbitan, dan informasi lainnya.

Baca Juga : Surat Keterangan Kehilangan Ijazah Pelaut

Cara Cek Data Sertifikat Pelaut Melalui Verifikasi Data

Jika nomor sertifikat tidak di temukan dari arsip pribadi, pelaut dapat menggunakan jalur verifikasi data sesuai layanan yang tersedia.

Ditkapel mencantumkan layanan Verifikasi Data Sertifikat. Dalam dokumen pelayanan resminya, layanan tersebut memiliki waktu proses 2 hari dengan persyaratan berupa surat laporan atau pengaduan serta dokumen sertifikat dalam bentuk foto atau fotokopi.

Hal ini penting karena proses verifikasi tidak hanya berkaitan dengan nomor sertifikat. Dokumen atau data pendukung dapat di gunakan untuk membantu pemeriksaan.

Jika pelaut masih mempunyai foto atau fotokopi sertifikat yang hilang, sebaiknya dokumen tersebut di siapkan.

Jika tidak memiliki salinan sama sekali, pelaut dapat menyiapkan informasi identitas dan riwayat kepelautan sebanyak mungkin sebelum meminta arahan dari unit pelayanan yang berwenang.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Tanpa Nomor Sertifikat

Bagaimana Jika Tidak Punya Foto atau Fotokopi Sertifikat?

Kondisi ini memang membuat proses pencarian menjadi lebih sulit, tetapi pelaut masih dapat mengumpulkan data pendukung lainnya.

Data yang sebaiknya di siapkan antara lain:

• Nama lengkap.
• NIK.
• Kode pelaut.
• Nomor Buku Pelaut.
• Tanggal lahir.
• Jenis sertifikat yang pernah di miliki.
• Tahun mendapatkan sertifikat.
• Nama lembaga diklat.
• Data perusahaan tempat pernah bekerja.
• Sertifikat lain yang masih tersedia.

Jika mempunyai Buku Pelaut, gunakan data di dalamnya untuk membantu mengidentifikasi riwayat kepelautan.

Jangan memberikan informasi yang di buat-buat hanya agar proses pencarian terlihat lengkap.

Baca Juga : Pengurusan Ijazah Pelaut Hilang Prosedur dan Persyaratan

Apakah Buku Pelaut Bisa Membantu Mengecek Nomor Sertifikat?

Buku Pelaut dapat menjadi salah satu dokumen pendukung dalam proses administrasi kepelautan, tetapi Buku Pelaut tidak sama dengan sertifikat kompetensi atau keterampilan.

Portal resmi Buku Pelaut menyebutkan bahwa permohonan Buku Pelaut memerlukan sertifikat keahlian dan/atau sertifikat keterampilan sebagai bagian dari persyaratan. Sistem tersebut juga menggunakan kode pelaut sebagai salah satu identitas pelaut. (dokumenpelaut.dephub.go.id)

Karena itu, apabila sertifikat hilang tetapi Buku Pelaut masih ada, jangan langsung menganggap nomor sertifikat pasti dapat di lihat dari Buku Pelaut.

Gunakan Buku Pelaut sebagai salah satu data pendukung dan ikuti prosedur verifikasi untuk mengetahui informasi sertifikat yang di butuhkan.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang Secara Resmi

Cara Cek Data Pelaut Jika Kode Pelaut Masih Ada

Kode pelaut dapat membantu dalam mengidentifikasi data seorang pelaut pada sistem pelayanan tertentu.

Portal Buku Pelaut menggunakan kode pelaut dalam pendaftaran akun. Sistem tersebut juga meminta NIK, tanggal lahir, nomor HP, dan email dalam proses pendaftaran. (dokumenpelaut.dephub.go.id)

Jika kode pelaut masih di ketahui, simpan informasi tersebut dan gunakan bersama dengan identitas lainnya ketika menghubungi atau mengajukan permohonan pada layanan yang berkaitan.

Namun, kode pelaut tidak boleh di anggap sebagai pengganti nomor sertifikat.

Keduanya mempunyai fungsi yang berbeda.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang di Luar Negeri Cara Mengurus

Apakah Nomor Sertifikat Bisa Dicek Hanya dengan Nama?

Nama lengkap dapat menjadi salah satu informasi untuk membantu identifikasi, tetapi jangan berasumsi bahwa setiap layanan menyediakan pencarian publik hanya dengan memasukkan nama.

Data sertifikat pelaut merupakan data administrasi kepelautan yang perlu di verifikasi melalui mekanisme pelayanan yang sesuai.

Karena itu, jika hanya memiliki nama tetapi tidak memiliki nomor sertifikat, siapkan informasi lain seperti tanggal lahir, NIK, kode pelaut, nomor Buku Pelaut, jenis sertifikat, atau dokumen pendukung.

Semakin lengkap data yang di berikan, semakin membantu proses identifikasi.

Baca Juga : Biaya Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Cara Cek Nomor Sertifikat Pelaut Jika Sudah Lama Hilang

Jika sertifikat sudah lama hilang, pelaut dapat melakukan pencarian melalui arsip lama.

Beberapa tempat yang perlu di periksa antara lain:

Arsip Perusahaan

Hubungi perusahaan pelayaran atau manning agency tempat pernah bekerja. Ada kemungkinan perusahaan masih mempunyai salinan dokumen pelaut.

Arsip Sekolah atau Lembaga Diklat

Sekolah atau lembaga diklat dapat menjadi tempat untuk mencari informasi mengenai pendidikan atau sertifikat yang pernah di peroleh, sesuai data yang masih tersedia pada lembaga tersebut.

Email Lama

Cari kata kunci seperti nama sertifikat, “certificate”, “CoC”, “CoP”, atau nama lembaga penerbit pada email lama.

Penyimpanan Digital

Periksa Google Drive, komputer, flashdisk, hard disk, atau media penyimpanan lainnya apabila pernah di gunakan untuk menyimpan dokumen.

Dokumen Lamaran Kerja

Periksa dokumen yang pernah di gunakan untuk melamar pekerjaan sebagai pelaut.

Bagaimana Jika Nomor Sertifikat Tidak Ditemukan Sama Sekali?

Jika setelah melakukan pencarian nomor sertifikat tetap tidak di temukan, jangan membuat nomor baru sendiri.

Langkah yang dapat di lakukan adalah mengumpulkan semua informasi identitas pelaut dan dokumen yang masih tersedia.

Misalnya:

• KTP.
• NIK.
• Kode pelaut.
• Buku Pelaut.
• Paspor.
• Sertifikat lain.
• Surat atau dokumen dari lembaga diklat.
• Data perusahaan pelayaran.
• Foto dokumen jika ada.
• Surat kehilangan apabila sertifikat memang hilang.

Setelah itu, gunakan layanan verifikasi atau kanal pelayanan yang sesuai.

Ditkapel mencantumkan Verifikasi Data Sertifikat sebagai layanan tersendiri dengan persyaratan laporan/pengaduan dan dokumen sertifikat berupa foto atau fotokopi.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Cara Mengurus Penggantian dan Prosedur

Cara Mengurus Penggantian Setelah Nomor Sertifikat Ditemukan

Setelah nomor sertifikat berhasil di temukan atau data sertifikat berhasil di verifikasi, langkah berikutnya dapat berupa pengurusan dokumen pengganti jika sertifikat tersebut memang hilang.

Ditkapel mencantumkan layanan Penerbitan untuk Penggantian Sertifikat (Duplikat). Dalam dokumen pelayanan yang tersedia, persyaratannya antara lain surat permohonan pencetakan sertifikat, surat keterangan kehilangan dari POLRI, potongan iklan koran untuk kehilangan, fotokopi sertifikat keahlian, print out dari internet, STTPK atau surat keterangan dari diklat/ijazah, dan pas foto.

Persyaratan tersebut merupakan contoh layanan yang tercantum dalam dokumen Ditkapel dan tidak berarti seluruh jenis sertifikat pelaut memiliki persyaratan identik.

Karena itu, pastikan jenis sertifikat terlebih dahulu sebelum mengajukan penggantian.

Cara Cek Data Sertifikat untuk Keperluan Bekerja di Kapal

Pengecekan data sertifikat dapat menjadi penting ketika perusahaan meminta bukti kompetensi sebelum pelaut bekerja di kapal.

Jika dokumen fisik hilang, pelaut dapat menyiapkan data yang masih tersedia dan melakukan verifikasi sesuai prosedur.

Perusahaan atau manning agency juga dapat meminta salinan sertifikat tertentu sesuai posisi yang akan di tempati.

Karena setiap jabatan di kapal dapat memiliki persyaratan sertifikat berbeda, pelaut sebaiknya memastikan sertifikat yang di minta sebelum melakukan pengurusan.

Jangan sampai mengurus dokumen yang berbeda dari sertifikat yang sebenarnya di butuhkan.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Cara Cek Data Sertifikat Jika Akan Bekerja di Luar Negeri

Untuk bekerja di luar negeri, pengecekan data sertifikat dapat menjadi lebih penting karena dokumen pelaut mungkin perlu di verifikasi oleh perusahaan, manning agency, negara bendera kapal, atau pihak lainnya.

Jika sertifikat hilang, pelaut sebaiknya mengurus verifikasi dan dokumen pengganti melalui jalur resmi.

Setelah mendapatkan dokumen pengganti, simpan dokumen dalam bentuk digital dan fisik.

Apabila dokumen akan di gunakan di luar negeri, cek juga apakah di perlukan proses tambahan seperti legalisasi, endorsement, atau verifikasi sesuai negara dan kebutuhan pekerjaan.

Apakah Pengecekan Nomor Sertifikat Sama dengan Penggantian Sertifikat?

Tidak.

Pengecekan atau verifikasi data bertujuan untuk memastikan informasi mengenai sertifikat.

Sedangkan penggantian sertifikat merupakan proses untuk memperoleh dokumen pengganti karena dokumen sebelumnya hilang, rusak, atau karena alasan lain sesuai ketentuan layanan.

Keduanya merupakan proses yang berbeda.

Dalam dokumen pelayanan Ditkapel, Verifikasi Data Sertifikat dan Penerbitan untuk Penggantian Sertifikat (Duplikat) tercantum sebagai dua jenis layanan yang berbeda.

Oleh karena itu, jika tujuan akhirnya adalah memperoleh sertifikat pengganti, pelaut mungkin perlu melalui tahap verifikasi terlebih dahulu apabila data sertifikat belum jelas.

Baca Juga : Kehilangan Buku Pelaut

Bagaimana Jika Mengalami Kesulitan Mengecek Data?

Jika mengalami kesulitan dalam proses pelayanan, pelaut dapat menggunakan kanal pengaduan resmi.

Portal Buku Pelaut menyediakan Kotak Aduan yang meminta nama lengkap, kode pelaut, email, nomor handphone, jenis aduan, serta menyediakan fasilitas untuk mengunggah bukti pendukung. Pada petunjuknya, kode pelaut dapat di kosongkan apabila tidak di miliki.

Bukti pendukung dapat berupa screenshot aplikasi atau dokumen lainnya dalam format yang di tentukan sistem.

Pengaduan sebaiknya menjelaskan masalah secara singkat dan jelas, misalnya sertifikat hilang, nomor sertifikat tidak di ketahui, tetapi pelaut masih memiliki kode pelaut dan Buku Pelaut.

Tips Menyimpan Data Sertifikat Pelaut

Setelah berhasil mendapatkan kembali nomor atau data sertifikat, sebaiknya jangan hanya menyimpan dokumen fisiknya.

Buat beberapa salinan digital.

Data yang sebaiknya di catat antara lain:

• Nama sertifikat.
• Nomor sertifikat.
• Tanggal penerbitan.
• Tanggal berlaku jika ada.
• Kode pelaut.
• Nomor Buku Pelaut.
• Nama lembaga penerbit.
• Foto atau scan sertifikat.

Simpan file tersebut di tempat yang aman dan mudah di akses ketika di butuhkan.

Dengan begitu, jika dokumen fisik hilang lagi, pelaut masih mempunyai informasi yang dapat di gunakan untuk proses verifikasi atau penggantian.

Cara cek data dan nomor sertifikat pelaut yang hilang dapat di mulai dengan mencari kembali arsip atau salinan dokumen yang pernah di buat. Periksa fotokopi, scan, foto, email, arsip perusahaan, dokumen sekolah atau lembaga diklat, serta dokumen pelaut lainnya.

Jika nomor sertifikat tidak di temukan, pelaut tidak perlu membuat atau menebak nomor tersebut. Gunakan informasi lain seperti nama lengkap, NIK, kode pelaut, nomor Buku Pelaut, jenis sertifikat, tahun penerbitan, dan dokumen pendukung.

Ditkapel menyediakan layanan Verifikasi Data Sertifikat yang dalam dokumen pelayanannya menggunakan laporan atau pengaduan serta dokumen sertifikat berupa foto atau fotokopi sebagai persyaratan. Ditkapel juga memiliki layanan penerbitan penggantian sertifikat atau duplikat untuk kondisi tertentu.

Perlu di bedakan antara nomor sertifikat, kode pelaut, dan nomor Buku Pelaut. Ketiganya bukan hal yang sama dan tidak dapat saling menggantikan.

Jika sertifikat memang hilang dan data sudah berhasil di temukan atau di verifikasi, pelaut dapat melanjutkan proses penggantian sesuai jenis sertifikat dan persyaratan yang berlaku.

Dengan menyimpan nomor sertifikat, kode pelaut, dan salinan digital dokumen sejak awal, proses administrasi akan lebih mudah apabila dokumen fisik kembali mengalami kehilangan atau kerusakan.

Konsultasikan Ijazah Pelaut Anda sekarang.