Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang Secara Resmi

Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang Secara Resmi Ijazah atau sertifikat pelaut merupakan salah satu dokumen penting bagi seseorang yang bekerja di bidang pelayaran. Dokumen tersebut dapat di gunakan untuk membuktikan kompetensi, kualifikasi, maupun kewenangan seorang pelaut sesuai dengan jenis sertifikat yang dimilikinya.

Ketika ijazah pelaut hilang, pelaut tidak sebaiknya membuat atau menggunakan dokumen pengganti secara tidak resmi. Pengurusan perlu di lakukan melalui instansi yang berwenang agar dokumen pengganti dapat memiliki dasar administrasi yang jelas dan dapat di gunakan kembali untuk kebutuhan pekerjaan di kapal.

Namun, istilah “ijazah pelaut” dapat merujuk pada beberapa jenis dokumen. Karena itu, langkah pertama yang harus di lakukan adalah memastikan dokumen apa yang sebenarnya hilang, misalnya Sertifikat Keahlian Pelaut atau Certificate of Competency (CoC), Sertifikat Keterampilan atau Certificate of Proficiency (CoP), Certificate of Endorsement (CoE), atau Buku Pelaut.

Direktorat Perkapalan dan Kepelautan (Ditkapel) Kementerian Perhubungan memiliki layanan yang berkaitan dengan penerbitan, penggantian dokumen, legalisasi, dan keabsahan sertifikat pelaut. Sementara itu, Buku Pelaut memiliki sistem pelayanan tersendiri melalui layanan Buku Pelaut Online.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Apa yang Harus Dilakukan Jika Ijazah Pelaut Hilang?

Jika ijazah atau sertifikat pelaut hilang, jangan langsung mengajukan dokumen baru dengan menganggapnya sebagai penerbitan pertama. Periksa terlebih dahulu jenis dokumen yang hilang dan apakah dokumen tersebut termasuk layanan penggantian atau penerbitan kembali.

Pelaut sebaiknya mengumpulkan informasi mengenai dokumen yang hilang, seperti:

• Nama lengkap sesuai dokumen.
• Nomor sertifikat jika masih di ketahui.
• Kode pelaut.
• Nomor Buku Pelaut.
• Jenis sertifikat.
• Tahun penerbitan.
• Instansi atau lembaga pendidikan yang menerbitkan.
• Salinan atau foto sertifikat apabila masih tersedia.
• Dokumen pelaut lain yang dapat membantu proses verifikasi.

Informasi tersebut akan membantu petugas mencocokkan identitas dan data sertifikat yang pernah di terbitkan.

Baca Juga : Kehilangan Buku Pelaut

Pastikan Jenis Ijazah Pelaut yang Hilang

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menyebut semua dokumen pelaut sebagai “ijazah pelaut”. Padahal, masing-masing dokumen dapat memiliki fungsi dan prosedur pelayanan yang berbeda.

Sebagai contoh, Sertifikat Keahlian Pelaut atau CoC berbeda dengan Certificate of Proficiency (CoP). Buku Pelaut juga bukan pengganti dari sertifikat kompetensi.

Oleh karena itu, sebelum mengurus penggantian, pastikan dokumen yang hilang terlebih dahulu. Jika masih memiliki foto atau fotokopi dokumen, gunakan informasi tersebut sebagai referensi.

Hal ini penting karena persyaratan dan jalur pelayanan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen yang akan diganti.

Membuat Surat Keterangan Kehilangan

Jika dokumen pelaut hilang, salah satu dokumen pendukung yang dapat di perlukan adalah surat keterangan kehilangan dari kepolisian.

Surat tersebut menjadi bukti bahwa dokumen memang di laporkan hilang. Namun, perlu di perhatikan bahwa persyaratan surat kehilangan harus mengikuti ketentuan layanan untuk jenis dokumen yang akan di ganti.

Sebagai contoh, dalam layanan penggantian Certificate of Endorsement (CoE) yang hilang atau rusak, dokumen kehilangan dari kepolisian tercantum sebagai salah satu persyaratan.

Karena setiap jenis sertifikat memiliki prosedur berbeda, jangan menganggap seluruh dokumen pelaut memiliki persyaratan yang sama.

Baca Juga : Biaya Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Menyiapkan Dokumen Pendukung

Setelah memastikan jenis sertifikat yang hilang, siapkan dokumen yang dapat di gunakan untuk proses verifikasi.

Beberapa dokumen yang dapat di perlukan antara lain:

• KTP.
• Buku Pelaut.
• Sertifikat pelaut lainnya.
• Nomor atau kode pelaut.
• Salinan sertifikat yang hilang.
• Foto dokumen apabila pernah di simpan secara digital.
• Surat keterangan kehilangan dari kepolisian apabila di persyaratkan.
• Pas foto sesuai ketentuan layanan.
• Formulir atau surat permohonan.
• Dokumen pendukung lain sesuai jenis sertifikat.

Sebagai contoh, ketentuan Ditkapel untuk penggantian CoE yang hilang atau rusak mencantumkan Buku Pelaut, sertifikat keahlian, surat kehilangan kepolisian, fotokopi sertifikat pengukuhan, dan pas foto sebagai persyaratan.

Baca Juga : Penggantian Ijazah Pelaut Hilang untuk Bekerja di Kapal

Mengecek Data Sertifikat Pelaut

Jika nomor sertifikat masih di ketahui, proses pencarian data biasanya akan lebih mudah. Namun, jika nomor sertifikat sudah tidak di ketahui, pelaut tidak perlu membuat nomor sendiri atau menebak nomor sertifikat.

Gunakan data lain yang masih tersedia, seperti nama lengkap, kode pelaut, Buku Pelaut, KTP, tahun penerbitan, jenis sertifikat, atau dokumen lama yang masih tersimpan.

Apabila mempunyai foto atau scan ijazah sebelum hilang, sebaiknya jangan di hapus. Informasi pada foto tersebut dapat membantu ketika melakukan verifikasi data.

Baca Juga : Pengurusan Ijazah Pelaut Hilang Prosedur dan Persyaratan

Mengajukan Penggantian Melalui Jalur Resmi

Setelah dokumen dan data tersedia, pengajuan di lakukan melalui layanan yang sesuai dengan jenis dokumen.

Untuk dokumen yang termasuk layanan kepelautan Ditjen Perhubungan Laut, pelaut dapat mengikuti prosedur yang di tetapkan oleh Ditkapel atau unit pelayanan terkait.

Sementara itu, apabila yang hilang adalah Buku Pelaut, prosesnya berbeda. Portal resmi Buku Pelaut menyediakan jenis permohonan penggantian Buku Pelaut dan menyatakan bahwa permohonan dapat di lakukan secara elektronik melalui sistem Buku Pelaut Online. Pengajuan dapat di lakukan melalui UPT penerbit Buku Pelaut yang tersedia di Indonesia maupun luar negeri.

Jadi, jangan langsung menggunakan prosedur penggantian Buku Pelaut untuk mengganti sertifikat kompetensi atau dokumen pelaut lainnya.

Baca Juga : Cara Cek Data dan Nomor Sertifikat Pelaut yang Hilang

Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang Secara Online

Tidak semua jenis dokumen pelaut memiliki prosedur online yang sama. Karena itu, pelaut perlu melihat layanan yang tersedia untuk dokumen yang akan di ganti.

Untuk Buku Pelaut, sistem resmi menyediakan layanan permohonan penggantian secara elektronik. Portal tersebut juga menyediakan akun bagi pelaut dan sistem pengajuan yang berkaitan dengan Buku Pelaut.

Pada layanan online, pelaut pada umumnya perlu memasukkan data identitas, memilih jenis permohonan, mengunggah dokumen yang di minta, dan menunggu proses pemeriksaan atau verifikasi.

Jika dokumen yang hilang bukan Buku Pelaut, ikuti jalur pelayanan sesuai jenis sertifikatnya.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Cara Mengurus Penggantian dan Prosedur

Bagaimana Jika Ijazah Pelaut Hilang tetapi Nomornya Tidak Ingat?

Nomor sertifikat memang dapat membantu proses pencarian data, tetapi kehilangan nomor tidak berarti pelaut harus membuat nomor baru.

Kumpulkan sebanyak mungkin data yang masih tersedia. Misalnya:

1. Nama lengkap.
2. Kode pelaut.
3. Nomor Buku Pelaut.
4. Nomor KTP.
5. Jenis sertifikat.
6. Tahun penerbitan.
7. Nama sekolah atau lembaga diklat.
8. Foto atau scan sertifikat.
9. Sertifikat lain yang masih di miliki.
10. Data pekerjaan atau riwayat pelayaran yang dapat mendukung identifikasi.

Semakin lengkap informasi yang di berikan, semakin mudah petugas melakukan pencocokan data.

Jika masih mengalami kesulitan, gunakan kanal bantuan atau pengaduan resmi yang tersedia pada layanan Buku Pelaut atau instansi yang menangani sertifikat tersebut. Portal Buku Pelaut juga menyediakan fasilitas kotak aduan untuk permasalahan pelayanan.

Baca Juga : Surat Keterangan Kehilangan Ijazah Pelaut

Berapa Biaya Mengurus Ijazah Pelaut Hilang?

Biaya penggantian ijazah atau sertifikat pelaut tidak dapat di samakan untuk semua jenis dokumen. Besarnya biaya mengikuti jenis layanan dan ketentuan PNBP yang berlaku.

Karena itu, jangan menggunakan biaya penggantian Buku Pelaut sebagai patokan untuk semua jenis sertifikat pelaut.

Sebagai contoh, portal resmi Buku Pelaut mencantumkan PNBP penggantian Buku Pelaut sebesar Rp100.000. Biaya tersebut khusus untuk layanan Buku Pelaut dan tidak otomatis menjadi biaya penggantian sertifikat pelaut lainnya.

Apabila mengurus sertifikat lain, periksa biaya sesuai jenis layanan yang di pilih sebelum melakukan pembayaran.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang di Luar Negeri Cara Mengurus

Berapa Lama Proses Penggantian Ijazah Pelaut Hilang?

Lama proses penggantian bergantung pada jenis dokumen, kelengkapan persyaratan, proses verifikasi, serta unit pelayanan yang menangani.

Sebagai contoh, dokumen mutu Ditkapel mencantumkan waktu proses tertentu untuk beberapa layanan kepelautan. Penggantian CoE hilang atau rusak tercantum dengan waktu proses 2 hari dalam dokumen tersebut, dengan catatan persyaratan yang di tentukan telah dipenuhi.

Angka tersebut tidak dapat di jadikan patokan untuk semua jenis ijazah atau sertifikat pelaut. Jika terdapat data yang perlu di verifikasi atau dokumen belum lengkap, proses dapat memerlukan penanganan lebih lanjut.

Apakah Ijazah Pelaut Pengganti Bisa Digunakan untuk Bekerja?

Dokumen pengganti yang di terbitkan melalui prosedur resmi pada prinsipnya dapat di gunakan sesuai fungsi dan status dokumen tersebut. Namun, pelaut perlu memastikan bahwa dokumen yang di terima benar-benar sesuai dengan jenis sertifikat yang di butuhkan untuk pekerjaannya.

Untuk bekerja di kapal, perusahaan atau pihak yang mempekerjakan pelaut dapat meminta sejumlah dokumen lain, seperti Buku Pelaut, sertifikat kompetensi, sertifikat keterampilan, endorsement, maupun dokumen lain sesuai posisi dan jenis kapal.

Karena itu, setelah menerima dokumen pengganti, periksa kembali nama, nomor sertifikat, jenis sertifikat, tanggal penerbitan, dan informasi lainnya.

Baca Juga : Legalisasi Ijazah Pelaut Pengganti untuk Bekerja di Luar Negeri

Ijazah Pelaut Hilang untuk Keperluan Bekerja di Luar Negeri

Jika dokumen pelaut hilang ketika sedang mempersiapkan keberangkatan atau bekerja di luar negeri, sebaiknya pengurusan di lakukan secepat mungkin.

Pelaut dapat menghubungi perusahaan pelayaran atau manning agency untuk mendapatkan informasi dokumen apa saja yang di perlukan. Selanjutnya, pengurusan di lakukan melalui instansi resmi sesuai jenis dokumen yang hilang.

Untuk pelaut yang berada di luar negeri, layanan Buku Pelaut resmi juga mencantumkan bahwa permohonan dapat dilakukan melalui UPT penerbit Buku Pelaut di luar negeri.

Jika kehilangan terjadi dalam kondisi darurat, misalnya akibat musibah atau kejadian tertentu saat bekerja di luar negeri, pelaut juga dapat mencari bantuan melalui saluran perlindungan pelaut dan perwakilan terkait.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Tanpa Nomor Sertifikat

Jangan Menggunakan Ijazah Pelaut Pengganti yang Tidak Resmi

Kehilangan ijazah atau sertifikat pelaut sebaiknya tidak di selesaikan dengan membuat dokumen baru melalui pihak yang tidak berwenang.

Dokumen yang tidak dapat di verifikasi dapat menimbulkan masalah ketika di gunakan untuk melamar pekerjaan, proses keberangkatan, pemeriksaan perusahaan, verifikasi sertifikat, atau kebutuhan administrasi di negara lain.

Karena itu, selalu pastikan dokumen pengganti berasal dari instansi atau layanan yang memang berwenang menerbitkannya.

Tips Agar Dokumen Pelaut Tidak Hilang Lagi

Setelah mendapatkan dokumen pengganti, lakukan beberapa langkah untuk menghindari kehilangan kembali.

Pertama, simpan dokumen asli di tempat yang aman. Kedua, buat salinan atau scan dokumen dan simpan di penyimpanan digital. Ketiga, simpan foto nomor sertifikat dan data penting lainnya.

Pelaut juga sebaiknya menyimpan dokumen secara terorganisir, terutama jika memiliki banyak sertifikat. Buku Pelaut, sertifikat kompetensi, sertifikat keterampilan, endorsement, dan dokumen lainnya sebaiknya memiliki salinan masing-masing.

Dengan demikian, apabila dokumen fisik kembali mengalami kerusakan atau kehilangan, data pendukung masih tersedia.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang Apakah Prosedur Penggantiannya

Cara mengurus ijazah pelaut hilang secara resmi di mulai dengan memastikan jenis dokumen yang hilang. Istilah ijazah pelaut dapat merujuk pada beberapa jenis sertifikat sehingga prosedur penggantiannya tidak selalu sama.

Pelaut sebaiknya menyiapkan identitas, Buku Pelaut, nomor atau kode pelaut, salinan dokumen jika tersedia, serta surat keterangan kehilangan apabila memang di persyaratkan. Setelah itu, pengajuan di lakukan melalui layanan resmi sesuai jenis dokumen.

Untuk Buku Pelaut, tersedia layanan penggantian melalui sistem Buku Pelaut Online dan portal resmi mencantumkan persyaratan serta biaya PNBP penggantian. Sementara untuk sertifikat atau dokumen kepelautan lainnya, persyaratan harus mengikuti layanan Ditjen Perhubungan Laut yang sesuai.

Dengan mengikuti prosedur resmi, data dokumen dapat di proses melalui jalur administrasi yang benar sehingga dokumen pengganti lebih aman di gunakan untuk kebutuhan pekerjaan di kapal maupun keperluan administrasi lainnya.

Konsultasikan Ijazah Pelaut Anda sekarang.