Ijazah Pelaut Hilang Cara Mengurus Penggantian dan Prosedur

Ijazah pelaut merupakan salah satu dokumen penting bagi seseorang yang bekerja sebagai pelaut. Dokumen ini berkaitan dengan kualifikasi dan kompetensi yang di miliki sehingga perlu di simpan dengan baik. Ketika ijazah atau sertifikat keahlian pelaut hilang, rusak, atau tidak dapat di gunakan, pelaut perlu mengurus dokumen pengganti melalui prosedur resmi.

Kehilangan ijazah pelaut tidak berarti data dan riwayat sertifikasi pelaut otomatis hilang. Direktorat Jenderal Perhubungan Laut memiliki layanan yang berkaitan dengan penerbitan sertifikat keahlian pelaut, penggantian atau kehilangan sertifikat/pengukuhan, legalisir sertifikat, serta penerbitan duplikat sertifikat keahlian pelaut.

Namun, istilah “ijazah pelaut” dalam penggunaan sehari-hari dapat merujuk pada dokumen yang berbeda. Karena itu, sebelum mengajukan penggantian, pelaut perlu memastikan terlebih dahulu dokumen mana yang hilang, apakah Sertifikat Keahlian Pelaut atau Certificate of Competency (CoC), Certificate of Endorsement (CoE), Certificate of Proficiency (CoP), Buku Pelaut, atau dokumen lainnya.

Baca Juga : Pengurusan Ijazah Pelaut Hilang Prosedur dan Persyaratan

Apa yang Dimaksud dengan Ijazah Pelaut?

Dalam dunia kepelautan, dokumen kompetensi pelaut tidak hanya berupa satu jenis dokumen. Terdapat berbagai sertifikat yang menunjukkan keahlian dan keterampilan seorang pelaut.

Istilah ijazah pelaut sering di gunakan masyarakat untuk menyebut sertifikat keahlian pelaut atau dokumen kompetensi tertentu.

Karena jenis dokumennya berbeda, prosedur penggantian juga dapat berbeda. Oleh sebab itu, pelaut sebaiknya tidak langsung mengajukan permohonan sebelum mengetahui jenis dokumen yang hilang.

Jika yang hilang adalah Sertifikat Keahlian Pelaut, prosesnya berbeda dengan penggantian Buku Pelaut yang hilang.

Direktorat Perkapalan dan Kepelautan sendiri mencantumkan layanan penerbitan Sertifikat Keahlian Pelaut ANT/ATT dan Dasar, penggantian atau kehilangan sertifikat/pengukuhan, legalisir sertifikat keahlian pelaut, serta penerbitan duplikat sertifikat keahlian pelaut.

Baca Juga : Kehilangan Buku Pelaut

Apakah Ijazah Pelaut yang Hilang Bisa Diganti?

Pada prinsipnya, dokumen pelaut yang hilang dapat memiliki mekanisme penerbitan kembali atau penggantian sesuai jenis dokumen dan ketentuan layanan yang berlaku.

Kementerian Perhubungan juga pernah memfasilitasi penerbitan kembali dokumen sertifikat pelaut yang hilang akibat musibah kecelakaan kapal. Hal tersebut menunjukkan bahwa terdapat mekanisme penerbitan kembali dokumen pelaut yang hilang atau rusak melalui Ditjen Perhubungan Laut.

Namun, penggantian bukan berarti pelaut membuat sertifikat baru dari awal. Dalam kondisi tertentu, data penerbitan sebelumnya dapat menjadi dasar verifikasi sehingga identitas dan riwayat sertifikat dapat di telusuri.

Karena itu, apabila ijazah pelaut hilang, sebaiknya segera mengurus dokumen penggantinya dan tidak menggunakan dokumen yang tidak resmi.

Baca Juga : Syarat Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Syarat Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis sertifikat dan layanan yang di gunakan. Secara umum, pelaut perlu menyiapkan dokumen identitas dan dokumen pendukung yang dapat membantu proses verifikasi.

Beberapa dokumen yang dapat di perlukan antara lain:

• KTP atau identitas diri.
• Buku Pelaut.
• Salinan sertifikat apabila masih tersedia.
• Data atau nomor sertifikat jika di ketahui.
• Surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
• Pas foto sesuai ketentuan.
• Surat permohonan.
• Dokumen pendukung lainnya sesuai jenis sertifikat.

Sebagai contoh, dalam standar pelayanan Ditjen Perhubungan Laut untuk layanan tertentu terkait penggantian Certificate of Endorsement (CoE) yang hilang atau rusak, persyaratan mencakup Buku Pelaut, sertifikat keahlian terkait, surat keterangan kehilangan dari kepolisian, salinan sertifikat pengukuhan, dan pas foto.

Karena persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen, pemohon sebaiknya memastikan daftar persyaratan terbaru sebelum mengajukan permohonan.

Surat Keterangan Kehilangan untuk Ijazah Pelaut

Apabila ijazah atau sertifikat pelaut hilang, salah satu dokumen yang dapat di perlukan adalah surat keterangan kehilangan dari kepolisian.

Surat tersebut berfungsi untuk menerangkan bahwa dokumen memang telah hilang dan menjadi salah satu dokumen pendukung dalam proses penggantian.

Hal yang perlu di perhatikan adalah surat kehilangan bukan merupakan pengganti ijazah pelaut. Surat tersebut hanya menjadi bukti administratif atas kehilangan dokumen.

Karena itu, setelah mendapatkan surat kehilangan, pelaut tetap perlu mengajukan permohonan penerbitan dokumen pengganti kepada instansi yang berwenang.

Baca Juga : Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang Secara Resmi

Cara Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Secara umum, tahapan pengurusannya dapat di lakukan dengan alur berikut:

1. Identifikasi Dokumen yang Hilang

Pertama, tentukan dokumen yang hilang.

Periksa apakah dokumen tersebut merupakan Sertifikat Keahlian Pelaut, sertifikat keterampilan, Certificate of Endorsement, Buku Pelaut, atau dokumen lainnya.

2. Siapkan Data Pelaut

Kumpulkan KTP, Buku Pelaut, salinan sertifikat lama jika masih ada, serta data lain yang dapat membantu proses pencarian dokumen.

3. Buat Surat Keterangan Kehilangan

Jika dokumen benar-benar hilang, siapkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian apabila di persyaratkan.

4. Ajukan Permohonan

Permohonan di ajukan melalui kanal atau unit pelayanan yang menangani jenis dokumen tersebut.

Ditjen Perhubungan Laut saat ini memiliki ekosistem layanan dokumen pelaut, termasuk layanan Buku Pelaut secara elektronik. Portal Dokumen Pelaut mencantumkan layanan permohonan Buku Pelaut baru, perpanjangan, penggantian, perubahan identitas, dan penambahan data.

5. Verifikasi Dokumen

Petugas akan memeriksa kelengkapan dokumen dan data pemohon.

Apabila data belum lengkap atau terdapat perbedaan informasi, pemohon dapat di minta memberikan dokumen tambahan.

6. Pembayaran PNBP Jika Berlaku

Apabila layanan yang di gunakan di kenakan PNBP, pembayaran di lakukan sesuai kode atau petunjuk pembayaran resmi.

7. Penerbitan Dokumen Pengganti

Setelah permohonan di setujui dan seluruh persyaratan terpenuhi, dokumen pengganti dapat di terbitkan sesuai prosedur layanan.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang Tanpa Nomor Sertifikat

Bagaimana Jika Nomor Sertifikat Pelaut Hilang?

Kehilangan nomor sertifikat tidak selalu berarti dokumen tidak dapat di telusuri.

Pelaut sebaiknya mengumpulkan informasi lain yang masih tersedia, seperti:

• Nama lengkap.
• Kode pelaut.
• Nomor Buku Pelaut.
• Jenis sertifikat.
• Tahun penerbitan.
• Nama lembaga pendidikan atau diklat.
• Salinan sertifikat lama.
• Foto dokumen lama.
• Data pekerjaan atau perusahaan pelayaran.

Semakin lengkap data yang di berikan, semakin mudah proses identifikasi dokumen di lakukan.

Jika nomor sertifikat tidak di ketahui, jangan membuat atau menebak nomor sendiri. Sampaikan kepada petugas bahwa nomor sertifikat tidak di ketahui dan minta di lakukan pengecekan berdasarkan data pelaut yang tersedia.

Baca Juga : Surat Keterangan Kehilangan Ijazah Pelaut

Cara Cek Data Pelaut yang Dokumennya Hilang

Pengecekan data dapat di lakukan melalui sistem atau unit layanan resmi sesuai jenis dokumen yang di cari.

Untuk Buku Pelaut, Ditjen Perhubungan Laut menyediakan portal Dokumen Pelaut yang memuat sistem Buku Pelaut Online dan informasi mengenai permohonan pelaut. Portal tersebut juga mencantumkan daftar UPT penerbit Buku Pelaut dan daftar UPT pencetak sijil.

Apabila yang hilang adalah sertifikat keahlian, pengecekan dapat membutuhkan data sertifikat dan data pelaut untuk memastikan dokumen yang di maksud.

Dokumen lama seperti fotokopi, foto sertifikat, scan PDF, atau dokumen yang pernah di kirim kepada perusahaan pelayaran juga dapat membantu proses pencarian data.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang Apakah Prosedur Penggantiannya

Ijazah Pelaut Hilang untuk Keperluan Bekerja

Bagi pelaut yang sedang mempersiapkan keberangkatan kerja, kehilangan sertifikat dapat menjadi masalah karena perusahaan atau pihak kapal biasanya membutuhkan bukti kompetensi yang sesuai dengan jabatan dan jenis pekerjaan.

Dalam kondisi tersebut, pelaut sebaiknya segera mengurus dokumen pengganti.

Dokumen pendukung yang perlu di siapkan dapat mencakup:

• KTP.
• Buku Pelaut.
• Sertifikat lain yang masih di miliki.
• Surat kehilangan.
• Data sertifikat yang hilang.
• Dokumen kesehatan jika di persyaratkan.
• Pas foto.
• Dokumen dari perusahaan atau manning agency apabila di perlukan.

Jangan menggunakan sertifikat palsu, mengubah data pada sertifikat lama, atau menggunakan dokumen milik orang lain.

Untuk bekerja di kapal, keabsahan dokumen merupakan hal penting karena sertifikat kompetensi dan dokumen kepelautan berkaitan dengan kualifikasi pelaut.

Baca Juga : Penggantian Ijazah Pelaut Hilang untuk Bekerja di Kapal

Perbedaan Ijazah Pelaut Hilang dan Buku Pelaut Hilang

Ijazah atau sertifikat keahlian pelaut dan Buku Pelaut merupakan dua jenis dokumen yang berbeda.

Buku Pelaut merupakan dokumen yang di gunakan dalam administrasi kepelautan dan memuat data tertentu mengenai pelaut serta perjalanan atau masa layar sesuai sistem yang berlaku.

Sementara sertifikat keahlian menunjukkan kompetensi yang di miliki pelaut.

Untuk Buku Pelaut yang hilang, portal resmi Dokumen Pelaut menyebutkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian sebagai salah satu persyaratan penggantian. Portal tersebut juga mencantumkan tarif PNBP penggantian Buku Pelaut sebesar Rp100.000 pada informasi layanan yang tersedia.

Karena itu, biaya penggantian Buku Pelaut tidak dapat di jadikan patokan otomatis untuk biaya penggantian Sertifikat Keahlian Pelaut.

Sijil Buku Pelaut Online Hilang atau Rusak

Sijil atau data penyijilan pada Buku Pelaut merupakan bagian yang berbeda dari sertifikat keahlian.

Jika masalahnya berkaitan dengan Buku Pelaut Online, pelaut perlu memastikan apakah yang hilang adalah Buku Pelaut fisik, data sijil, atau dokumen pendukung lainnya.

SOP penerbitan Buku Pelaut Online di salah satu KSOP mencantumkan mekanisme penggantian dan menyebutkan dokumen seperti fotokopi Buku Pelaut Online serta surat keterangan kehilangan untuk kondisi kehilangan. SOP tersebut juga menunjukkan adanya tahapan verifikasi, persetujuan, pembayaran PNBP, pencetakan, pengesahan, dan penyerahan Buku Pelaut.

Untuk kasus tertentu, pemeriksaan oleh UPT penerbit atau unit pelayanan terkait tetap di perlukan.

Ijazah Pelaut Rusak atau Hilang, Apakah Prosedurnya Sama?

Tidak selalu.

Dokumen yang rusak biasanya masih tersedia sehingga petugas dapat melihat dan memverifikasi dokumen fisiknya. Sementara dokumen yang hilang tidak dapat di perlihatkan sehingga di perlukan keterangan kehilangan dan proses verifikasi data.

Karena itu, persyaratan penggantian dapat berbeda.

Pada dokumen yang rusak, pemohon biasanya perlu membawa dokumen asli yang rusak apabila memang di persyaratkan. Pada dokumen hilang, surat keterangan kehilangan dapat menjadi dokumen tambahan.

Jangan membuang dokumen yang rusak sebelum proses penggantian selesai jika dokumen tersebut masih di minta sebagai bukti.

Baca Juga : Cara Cek Data dan Nomor Sertifikat Pelaut yang Hilang

Biaya Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Biaya penggantian tidak sebaiknya di samakan untuk semua jenis dokumen pelaut.

Hal ini karena layanan pelaut terdiri dari berbagai jenis dokumen dan proses, seperti Buku Pelaut, Sertifikat Keahlian, Sertifikat Keterampilan, Certificate of Endorsement, legalisir, keabsahan, dan layanan lainnya.

Sebagai contoh, portal resmi Dokumen Pelaut mencantumkan PNBP Buku Pelaut baru sebesar Rp100.000, penggantian Buku Pelaut Rp100.000, dan perpanjangan Rp10.000. Tarif tersebut adalah tarif untuk layanan Buku Pelaut dan bukan otomatis tarif penggantian Sertifikat Keahlian Pelaut.

Selain PNBP, pemohon mungkin memiliki biaya lain yang sifatnya bukan biaya penerbitan sertifikat, misalnya biaya memperoleh surat kehilangan, fotokopi, pas foto, transportasi, atau dokumen pendukung lainnya.

Karena tarif dapat berubah dan bergantung pada jenis layanan, cek nominal yang berlaku pada kanal resmi sebelum melakukan pembayaran.

Baca Juga : Legalisasi Ijazah Pelaut Pengganti untuk Bekerja di Luar Negeri

Legalisasi Ijazah Pelaut Pengganti

Jika dokumen pelaut akan di gunakan untuk bekerja di luar negeri, terkadang perusahaan, otoritas maritim, atau pihak lain meminta dokumen yang telah di legalisasi atau diverifikasi.

Legalisasi bukan sekadar membuat salinan dokumen. Tujuannya bergantung pada kebutuhan dan otoritas yang meminta.

Ditjen Perhubungan Laut juga memiliki layanan legalisir sertifikat keahlian pelaut. Dalam dokumen rencana mutu layanan Ditkapel, legalisir sertifikat di cantumkan sebagai layanan tersendiri dengan persyaratan berupa surat permohonan dan sertifikat asli beserta salinannya sesuai jenis sertifikat.

Jika dokumen pengganti akan di gunakan di luar negeri, pelaut perlu menanyakan terlebih dahulu apakah pihak penerima membutuhkan:

• Sertifikat asli atau pengganti.
• Salinan legalisir.
• Verifikasi keabsahan.
• Terjemahan.
• Apostille.
• Legalization melalui otoritas tertentu.
• Certificate of Endorsement atau dokumen tambahan lainnya.

Jangan langsung melakukan legalisasi atau Apostille sebelum mengetahui persyaratan negara dan pihak yang menerima dokumen.

Baca Juga : Biaya Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Ijazah Pelaut Hilang di Luar Negeri

Kehilangan dokumen pelaut ketika sedang berada di luar negeri membutuhkan penanganan lebih cepat, terutama jika pelaut sedang bekerja atau akan berganti kapal.

Langkah yang dapat di lakukan antara lain:

1. Laporkan kehilangan kepada pihak berwenang setempat apabila di perlukan.
2. Hubungi perusahaan atau manning agency.
3. Hubungi perwakilan Indonesia seperti KBRI atau KJRI jika membutuhkan bantuan administratif.
4. Kumpulkan scan atau foto dokumen yang masih tersedia.
5. Siapkan data Buku Pelaut dan nomor sertifikat jika di ketahui.
6. Hubungi unit layanan Ditjen Perhubungan Laut yang menangani dokumen tersebut.
7. Ikuti instruksi untuk penerbitan kembali atau dokumen pengganti.

Ditjen Perhubungan Laut pernah memfasilitasi penerbitan kembali dokumen sertifikat pelaut yang hilang akibat musibah di luar negeri. Dalam kasus tersebut, dokumen sertifikat yang hilang difasilitasi untuk di cetak kembali.

Artinya, pelaut yang mengalami kehilangan dokumen di luar negeri sebaiknya segera melaporkan kondisi tersebut dan tidak menunggu sampai kembali ke Indonesia apabila dokumen di perlukan untuk pekerjaan.

Dokumen yang Sebaiknya Disimpan Setelah Mendapatkan Pengganti

Setelah mendapatkan ijazah atau sertifikat pengganti, buat beberapa salinan untuk keperluan administrasi.

Sebaiknya pelaut menyimpan:

• Foto dokumen.
• Scan PDF.
• Fotokopi.
• Nomor sertifikat.
• Nomor Buku Pelaut.
• Data tanggal penerbitan.
• Dokumen pendukung penerbitan.

File digital dapat di simpan di beberapa tempat yang aman, misalnya penyimpanan cloud pribadi dan perangkat yang berbeda.

Langkah ini penting agar apabila dokumen fisik kembali hilang, data dasar untuk pengurusan penggantian berikutnya masih tersedia.

Baca Juga : Ijazah Pelaut Hilang di Luar Negeri Cara Mengurus

Apakah Pengurusan Ijazah Pelaut Harus Menggunakan Jasa?

Tidak selalu.

Pelaut dapat mengurus sendiri melalui kanal pelayanan resmi sepanjang memahami jenis dokumen dan persyaratan yang di butuhkan.

Portal Dokumen Pelaut menyediakan informasi mengenai layanan Buku Pelaut dan daftar unit pelayanan terkait.

Namun, sebagian pelaut memilih menggunakan bantuan jasa administrasi karena proses dokumen dapat melibatkan beberapa tahapan, terutama apabila dokumen lama sudah tidak lengkap, nomor sertifikat tidak diketahui, atau dokumen akan di gunakan untuk kebutuhan luar negeri.

Jika menggunakan jasa, pastikan penyedia layanan hanya membantu proses administrasi dan tidak menjanjikan penerbitan dokumen secara ilegal.

Pemohon tetap perlu memastikan dokumen yang di terima berasal dari instansi yang berwenang.

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Mengurus Ijazah Pelaut Hilang

Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya di hindari.

Pertama, mengajukan permohonan tanpa mengetahui jenis dokumen yang hilang.

Kedua, memberikan data yang tidak sesuai dengan identitas resmi.

Ketiga, menebak nomor sertifikat ketika nomor tersebut tidak di ketahui.

Keempat, menggunakan dokumen palsu atau hasil edit.

Kelima, membayar biaya kepada pihak yang tidak jelas tanpa bukti pembayaran resmi.

Keenam, tidak menyimpan salinan dokumen setelah menerima sertifikat pengganti.

Ketujuh, menganggap Buku Pelaut sama dengan Sertifikat Keahlian Pelaut.

Dengan menghindari kesalahan tersebut, proses pengurusan dapat menjadi lebih terarah.

Ijazah pelaut yang hilang pada dasarnya perlu ditangani melalui prosedur resmi sesuai jenis dokumen yang hilang. Istilah “ijazah pelaut” dapat merujuk pada beberapa jenis dokumen kompetensi, sehingga langkah pertama adalah memastikan dokumen yang hilang.

Untuk dokumen yang hilang, surat keterangan kehilangan dari kepolisian dapat menjadi salah satu dokumen pendukung, tergantung layanan yang di ajukan. Pelaut juga sebaiknya menyiapkan KTP, Buku Pelaut, salinan sertifikat jika tersedia, nomor atau data sertifikat, pas foto, dan dokumen pendukung lainnya sesuai ketentuan.

Ditjen Perhubungan Laut memiliki layanan terkait sertifikat keahlian pelaut, penggantian atau kehilangan sertifikat/pengukuhan, legalisir sertifikat, serta penerbitan duplikat sertifikat keahlian pelaut.

Untuk Buku Pelaut, sistem resmi Dokumen Pelaut juga menyediakan layanan penggantian dan mencantumkan surat kehilangan sebagai persyaratan apabila Buku Pelaut lama hilang.

Jika dokumen akan di gunakan untuk bekerja di luar negeri, jangan berhenti pada penerbitan dokumen pengganti. Pastikan juga apakah perusahaan, negara tujuan, atau otoritas maritim membutuhkan legalisasi, verifikasi keabsahan, Certificate of Endorsement, terjemahan, atau dokumen lainnya.

Dengan mengurus melalui jalur resmi dan menyimpan salinan digital setelah dokumen pengganti di terbitkan, pelaut dapat mengurangi risiko masalah administrasi ketika kembali bekerja di kapal.

Konsultasikan Ijazah Pelaut Anda sekarang.