Ijazah merupakan dokumen penting bagi seseorang yang ingin menggunakan bukti pendidikan untuk keperluan luar negeri. Misalnya, seseorang dapat membutuhkan ijazah untuk melanjutkan kuliah, mencari pekerjaan, mengikuti program beasiswa, mengurus visa, melakukan penyetaraan pendidikan, atau memenuhi persyaratan profesional. Namun, lembaga luar negeri biasanya membutuhkan pengesahan tertentu agar dapat mengenali keabsahan dokumen pendidikan tersebut.
Karena itu, pemahaman mengenai syarat legalisir ijazah di Kemenkum HAM untuk ke luar negeri menjadi hal yang penting. Apalagi, prosedur legalisasi dokumen kini mempunyai jalur Apostille dan jalur non-Apostille. Keduanya memiliki mekanisme berbeda sesuai negara tujuan.
Pemerintah Indonesia melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum menyediakan layanan legalisasi Apostille untuk dokumen publik yang akan di gunakan pada negara yang mengakui Apostille. Ijazah dan transkrip nilai termasuk jenis dokumen yang dapat memenuhi kebutuhan pendidikan dan pelatihan luar negeri.
Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya memahami persyaratan sejak awal agar proses berjalan lebih lancar.
Baca juga : Legalisir Ijasah Kemenkum HAM dan Kemenlu Republik Indonesia
Apa Itu Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM?
Legalisir ijazah merupakan proses pengesahan aspek formal pada dokumen, terutama tanda tangan, cap, atau segel pejabat yang mempunyai kewenangan. Dalam konteks Apostille, Ditjen AHU melakukan pencocokan tanda tangan, cap, atau segel resmi dengan spesimen yang tersedia.
Dengan demikian, proses tersebut bukan berarti pemerintah menilai isi akademik seseorang. Kemlu juga menjelaskan bahwa legalisasi dokumen berkaitan dengan pengesahan tanda tangan dan tidak mencakup pemeriksaan kebenaran isi dokumen.
Selanjutnya, pihak luar negeri dapat menggunakan hasil legalisasi tersebut sebagai salah satu bentuk pengakuan formal terhadap dokumen Indonesia.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri
Mengapa Ijazah Perlu Legalisisasi untuk Keperluan Luar Negeri?
Setiap negara mempunyai aturan administrasi sendiri. Karena itu, lembaga pendidikan, perusahaan, imigrasi, atau instansi lain pada negara tujuan dapat meminta dokumen pendidikan yang telah memperoleh pengesahan tertentu.
Sebagai contoh, seseorang yang ingin melanjutkan pendidikan ke luar negeri mungkin perlu menyerahkan ijazah dan transkrip nilai. Sementara itu, pekerja profesional dapat membutuhkan ijazah untuk proses perekrutan atau penilaian kualifikasi.
Selain itu, legalisasi juga dapat membantu lembaga penerima mengenali keabsahan tanda tangan dan cap pejabat pada dokumen.
Namun, pemohon tidak boleh langsung menganggap bahwa semua negara membutuhkan prosedur yang sama. Justru, negara tujuan menjadi faktor utama dalam menentukan jenis legalisasi.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah di Kemenlu untuk Digunakan di Luar Negeri
Syarat Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM untuk Ke Luar Negeri
Secara umum, pemohon perlu menyiapkan beberapa hal sebelum mengajukan legalisasi.
1. Ijazah yang Akan Di gunakan
Pertama, siapkan ijazah yang akan di gunakan untuk kebutuhan luar negeri. Pastikan dokumen mempunyai data yang jelas dan dapat di verifikasi.
Periksa nama lengkap, nomor ijazah, nama perguruan tinggi, program studi, tanggal penerbitan, tanda tangan pejabat, serta cap institusi.
Selain itu, pastikan data pada ijazah konsisten dengan dokumen identitas. Jika terdapat perbedaan nama atau informasi penting, sebaiknya selesaikan persoalan tersebut terlebih dahulu.
2. Bukti Identitas Pemohon
Selanjutnya, siapkan identitas pemohon. Ditjen AHU mencantumkan KTP, SIM, atau paspor sebagai contoh bukti identitas untuk permohonan legalisasi.
Pemohon sebaiknya menggunakan identitas yang masih berlaku. Dengan begitu, proses administrasi dapat berjalan lebih tertib.
Untuk kebutuhan luar negeri, paspor juga sering menjadi dokumen penting karena pemohon biasanya mempunyai rangkaian administrasi internasional lain.
Baca juga : Biaya Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM dan Kemenlu
3. Surat Kuasa Jika Menggunakan Perwakilan
Pemohon tidak selalu harus mengurus sendiri. Jika seseorang menggunakan jasa perwakilan, siapkan surat kuasa sesuai ketentuan.
Ditjen AHU mencantumkan surat kuasa serta identitas pemberi kuasa sebagai bagian dari persyaratan ketika permohonan legalisasi menggunakan perwakilan.
Karena itu, pastikan informasi pada surat kuasa sesuai dengan identitas pemohon dan pihak yang menerima kuasa.
4. Bukti Identitas Pemberi Kuasa
Jika proses menggunakan perwakilan, siapkan pula bukti identitas pemberi kuasa. Dokumen ini membantu menunjukkan hubungan antara pemohon dan pihak yang menjalankan proses administrasi.
Dengan demikian, perwakilan dapat menjalankan proses sesuai kewenangan yang tercantum dalam surat kuasa.
Baca juga : Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM?
5. Pastikan Pejabat Penandatangan Dapat Diverifikasi
Berikutnya, perhatikan tanda tangan pejabat yang tercantum pada ijazah.
Tahap ini penting karena proses legalisasi berkaitan dengan pencocokan tanda tangan atau spesimen pejabat. Ditjen AHU menjelaskan bahwa permohonan dapat mengalami penolakan apabila spesimen pejabat penandatangan belum tersedia dalam database.
Oleh karena itu, pemohon sebaiknya memastikan terlebih dahulu bahwa dokumen mempunyai jalur verifikasi yang jelas.
Apakah Ijazah Harus Mendapat Pengesahan dari Kampus?
Pada jalur Apostille, Ditjen AHU menyatakan bahwa dokumen resmi Indonesia yang akan digunakan di luar negeri perlu memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit sebelum pemohon mengajukan layanan Apostille.
Karena itu, pemohon perlu memperhatikan pihak yang menerbitkan dan menandatangani ijazah.
Dalam praktiknya, perguruan tinggi dapat membantu proses verifikasi atau pengesahan sesuai mekanisme internal mereka. Namun, kebutuhan teknis dapat berbeda antara satu perguruan tinggi dengan perguruan tinggi lainnya.
Jadi, sebelum mengajukan legalisasi, hubungi bagian akademik atau administrasi kampus apabila Anda membutuhkan kepastian mengenai pengesahan ijazah.
Baca juga : Legalisir Ijazah untuk Visa, Kuliah, dan Bekerja di Luar Negeri
Apostille atau Legalisasi Biasa?
Bagian ini sangat penting karena banyak pemohon masih menganggap semua dokumen harus mengikuti tahapan yang sama.
Padahal, jalur Apostille dan jalur non-Apostille mempunyai mekanisme berbeda.
Jika negara tujuan mengakui Apostille, pemohon dapat mengajukan layanan Apostille melalui Ditjen AHU. Sistem resmi AHU menjelaskan tahapan umum berupa pengajuan dokumen, verifikasi, pembayaran setelah permohonan memperoleh persetujuan, kemudian pencetakan sertifikat atau stiker legalisasi.
Sebaliknya, untuk negara yang tidak menggunakan jalur Apostille, pemohon dapat mengikuti mekanisme non-Apostille. Kemlu menjelaskan bahwa pemohon dapat mengajukan legalisasi pada Kemlu setelah memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum.
Karena itu, jangan memilih jalur hanya berdasarkan informasi dari pengalaman orang lain. Pastikan terlebih dahulu aturan negara tujuan.
Baca juga : Perbedaan Legalisir Ijazah, Apostille, dan Pengesahan Dokumen
Cara Mengajukan Legalisir Ijazah untuk Luar Negeri
Setelah dokumen siap, pemohon dapat mengikuti beberapa tahapan berikut.
- tentukan negara tempat Anda akan menggunakan ijazah.
- tanyakan kepada universitas, perusahaan, kedutaan, atau lembaga penerima mengenai bentuk legalisasi yang mereka minta.
- siapkan ijazah dan dokumen pendukung.
- pastikan dokumen mempunyai pengesahan dari pejabat atau instansi penerbit sesuai jalur layanan.
- ajukan permohonan melalui sistem resmi yang sesuai.
- tunggu proses verifikasi.
- lakukan pembayaran jika sistem memberikan perintah pembayaran.
- ambil atau cetak hasil legalisasi sesuai mekanisme layanan.
Selanjutnya, periksa kembali seluruh informasi sebelum mengirim dokumen kepada pihak luar negeri.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Luar Negeri
Berapa Lama Proses Legalisasi Ijazah?
Durasi proses dapat berbeda berdasarkan jenis layanan, kelengkapan dokumen, hasil verifikasi, dan kebutuhan tambahan.
Ditjen AHU menyatakan bahwa verifikasi dokumen legalisasi dapat berlangsung paling lama satu hari kerja apabila pemohon mengisi permohonan secara benar dan mengunggah dokumen secara lengkap.
Namun, pemohon tetap perlu memperhitungkan waktu untuk pengesahan dari institusi pendidikan, penerjemahan, pengiriman dokumen, serta persyaratan tambahan dari negara tujuan.
Untuk layanan Apostille, AHU juga menjelaskan proses verifikasi pada informasi layanan resminya. Karena itu, pemohon sebaiknya memeriksa status permohonan secara berkala.
Baca juga : Apakah Ijazah Harus Dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu?
Apakah Ijazah Perlu Terjemahan?
Tidak semua kebutuhan luar negeri mempunyai aturan terjemahan yang sama.
Sebagian lembaga mungkin meminta ijazah dalam bahasa Inggris atau bahasa resmi negara tujuan. Dalam kondisi tersebut, pemohon dapat membutuhkan terjemahan resmi sesuai ketentuan lembaga penerima.
Namun, jangan langsung menerjemahkan dokumen tanpa memeriksa aturan terlebih dahulu. Beberapa lembaga mungkin meminta penerjemah tersumpah atau format tertentu.
Dengan demikian, pemohon dapat menghindari biaya tambahan akibat kesalahan format.
Baca juga : Jasa Legalisir Ijazah Kemenkum HAM dan Kemenlu
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan dapat memperlambat proses legalisasi.
- pemohon tidak mengecek apakah negara tujuan menerima Apostille.
- data pada ijazah tidak konsisten dengan paspor atau identitas lain.
- pemohon mengunggah dokumen yang kurang jelas.
- pemohon tidak memastikan tanda tangan pejabat dapat di verifikasi.
- pemohon lupa menyiapkan surat kuasa ketika menggunakan perwakilan.
Selain itu, sebagian pemohon baru mengetahui kebutuhan transkrip nilai atau terjemahan setelah proses berjalan. Oleh sebab itu, pemeriksaan persyaratan sejak awal sangat penting.
Syarat legalisir ijazah di Kemenkum HAM untuk ke luar negeri
Syarat legalisir ijazah di Kemenkum HAM untuk ke luar negeri pada dasarnya bergantung pada jenis dokumen, negara tujuan, serta jalur legalisasi yang berlaku.
Untuk jalur Apostille, pemohon perlu menyiapkan dokumen resmi Indonesia yang telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit. Selanjutnya, pemohon dapat mengajukan permohonan melalui layanan Apostille Ditjen AHU.
Sementara itu, negara yang tidak menggunakan Apostille dapat membutuhkan jalur non-Apostille dengan tahapan legalisasi lanjutan sesuai ketentuan yang berlaku.
Jadi, jangan hanya fokus pada proses legalisir. Pastikan juga Anda memahami persyaratan lembaga penerima dan negara tujuan. Dengan persiapan yang tepat, proses penggunaan ijazah untuk kuliah, bekerja, beasiswa, maupun kebutuhan profesional di luar negeri dapat berjalan lebih terarah.
Konsultasi Syarat Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM untuk Ke Luar Negeri
Masih bingung mengenai syarat legalisir ijazah di Kemenkum HAM untuk ke luar negeri, pilihan Apostille atau non-Apostille, dokumen pendukung, maupun tahapan legalisasi sesuai negara tujuan?
Silakan konsultasikan kebutuhan Anda terlebih dahulu agar Anda dapat mengetahui jalur pengurusan yang sesuai.
Konsultasikan Pengurusan Legalisir Anda Sekarang
