Apakah ijazah harus dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu? Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang hendak menggunakan ijazah untuk keperluan luar negeri. Misalnya, seseorang ingin melanjutkan kuliah, mencari pekerjaan, mengikuti program beasiswa, mengurus visa, atau memenuhi persyaratan administrasi pada lembaga asing.
Namun, tidak semua ijazah otomatis membutuhkan legalisasi melalui Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri sekaligus. Jalur yang tepat bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, serta permintaan pihak yang menerima dokumen.
Selain itu, saat ini terdapat mekanisme Apostille yang dapat menyederhanakan proses autentikasi dokumen publik untuk negara yang mengakui Apostille. Karena itu, pemohon perlu memahami perbedaan antara legalisasi Kementerian Hukum, legalisasi Kementerian Luar Negeri, dan Apostille sebelum menentukan langkah.
Baca juga : Legalisir Ijasah Kemenkum HAM dan Kemenlu Republik Indonesia
Apakah Semua Ijazah Harus Legalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu?
Jawabannya adalah tidak selalu.
Kebutuhan legalisasi bergantung pada tujuan penggunaan ijazah. Jika seseorang hanya menggunakan ijazah untuk kebutuhan administrasi dalam negeri, umumnya ia tidak perlu mengikuti rangkaian legalisasi internasional.
Sebaliknya, kebutuhan dapat berubah ketika seseorang membawa ijazah untuk kepentingan luar negeri. Dalam kondisi tersebut, universitas, perusahaan, instansi pemerintah, imigrasi, atau lembaga lain pada negara tujuan mungkin meminta autentikasi dokumen.
Namun, permintaan tersebut tidak selalu mengharuskan pemohon melewati Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri secara berurutan.
Karena itu, langkah pertama bukan langsung mencari tempat legalisir. Sebaliknya, pemohon perlu mencari tahu persyaratan negara tujuan dan lembaga penerima.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri
Apa Fungsi Legalisasi Kementerian Hukum?
Masyarakat masih sering menggunakan istilah Kemenkum HAM atau Kemenkumham untuk menyebut Kementerian Hukum. Dalam konteks layanan legalisasi dokumen, Kementerian Hukum mempunyai layanan legalisasi serta Apostille melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.
Secara umum, legalisasi berkaitan dengan autentikasi tanda tangan pejabat pada suatu dokumen. Jadi, proses tersebut bukan pemeriksaan seluruh isi ijazah.
Dengan kata lain, legalisasi membantu pihak penerima mengenali keabsahan tanda tangan atau pengesahan pejabat yang tercantum pada dokumen.
Selain itu, proses legalisasi membutuhkan data serta dokumen pendukung sesuai ketentuan. Karena itu, pemohon perlu memastikan ijazah mempunyai tanda tangan pejabat yang memenuhi persyaratan.
Baca juga : Syarat Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM untuk Ke Luar Negeri
Apa Fungsi Legalisasi Kementerian Luar Negeri?
Selanjutnya, kita masuk pada fungsi Kementerian Luar Negeri atau Kemlu.
Kemlu menyediakan layanan legalisasi dokumen bagi kebutuhan lintas negara. Panduan resmi Kemlu menjelaskan bahwa legalisasi berfokus pada autentikasi tanda tangan dan tidak mencakup pemeriksaan kebenaran isi dokumen. Ijazah juga termasuk salah satu jenis dokumen yang dapat memperoleh layanan legalisasi Kemlu.
Namun, tidak semua pemohon harus mencapai tahap Kemlu.
Kemlu sendiri menjelaskan bahwa dokumen untuk negara tujuan Apostille dapat mengikuti layanan Apostille melalui Kementerian Hukum. Sementara itu, untuk kebutuhan negara non-Apostille, pemohon dapat melanjutkan legalisasi Kemlu setelah memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum.
Dengan demikian, kebutuhan legalisasi Kemlu sangat bergantung pada sistem autentikasi yang berlaku pada negara tujuan.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah di Kemenlu untuk Digunakan di Luar Negeri
Kapan Ijazah Perlu Legalisasi Kemenkum dan Kemlu?
Ijazah dapat membutuhkan legalisasi Kementerian Hukum dan Kemlu ketika negara tujuan tidak menggunakan mekanisme Apostille dan pihak penerima meminta legalisasi melalui jalur konsuler.
Sebagai contoh, seseorang ingin bekerja pada perusahaan asing. Perusahaan tersebut meminta ijazah yang telah memperoleh legalisasi dari instansi Indonesia dan legalisasi konsuler untuk memenuhi persyaratan administrasi.
Dalam kondisi seperti itu, pemohon dapat mengikuti jalur legalisasi konvensional.
Secara umum, alurnya dapat mencakup:
- Menyiapkan ijazah sesuai persyaratan.
- Memastikan tanda tangan pejabat memenuhi ketentuan.
- Mengurus legalisasi pada Kementerian Hukum.
- Mengajukan legalisasi Kemlu melalui sistem STEMPEL ASLI.
- Mengikuti proses verifikasi.
- Melakukan pembayaran sesuai notifikasi.
- Mengambil hasil legalisasi sesuai instruksi.
- Mengikuti tahap tambahan jika negara tujuan meminta legalisasi kedutaan.
Namun, setiap negara dapat mempunyai ketentuan tambahan. Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya tidak menganggap alur tersebut berlaku untuk semua negara.
Baca juga : Biaya Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM dan Kemenlu
Kapan Ijazah Tidak Perlu Legalisasi Kemlu?
Sementara itu, ijazah tidak selalu membutuhkan legalisasi Kemlu ketika negara tujuan menerima Apostille dan dokumen memenuhi persyaratan Apostille.
Kementerian Hukum menjelaskan bahwa layanan Apostille berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille. Pemohon mengunggah dokumen Indonesia yang akan digunakan di luar negeri dan memastikan dokumen tersebut telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit. Setelah itu, Ditjen AHU melakukan verifikasi. Jika permohonan memperoleh persetujuan, pemohon melanjutkan pembayaran dan pencetakan sertifikat atau stiker Apostille.
Dengan mekanisme tersebut, Apostille dapat memangkas rantai legalisasi.
Selain itu, Kementerian Hukum mencantumkan dokumen pendidikan seperti ijazah dan transkrip nilai sebagai salah satu kelompok dokumen yang dapat masuk dalam layanan Apostille.
Karena itu, pemohon perlu mengecek status negara tujuan sebelum mengurus legalisasi Kemlu.
Baca juga : Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM?
Apa Perbedaan Legalisasi Kemenkum, Kemlu, dan Apostille?
Agar lebih mudah memahami, perhatikan perbedaan berikut:
| Layanan | Fungsi Utama | Kapan Dibutuhkan? |
|---|---|---|
| Legalisasi Kementerian Hukum | Mengautentikasi tanda tangan pejabat sesuai kewenangan | Saat negara atau pihak penerima meminta jalur legalisasi konvensional |
| Legalisasi Kemlu | Memberikan autentikasi konsuler untuk kebutuhan lintas negara | Umumnya untuk jalur negara non-Apostille |
| Apostille | Mengautentikasi dokumen publik melalui mekanisme Apostille | Untuk negara yang mengakui Apostille |
Dengan demikian, istilah “legalisir Kemenkum dan Kemlu” tidak selalu menjadi satu paket wajib.
Sebaliknya, pemohon perlu melihat kebutuhan akhir dokumen.
Baca juga : Legalisir Ijazah untuk Visa, Kuliah, dan Bekerja di Luar Negeri
Bagaimana Cara Mengetahui Ijazah Harus Legalisir atau Apostille?
Untuk menghindari kesalahan, lakukan pengecekan secara bertahap.
1. Tentukan Negara Tujuan
Pertama, tentukan negara tempat Anda akan menggunakan ijazah.
Negara tujuan menjadi faktor penting karena sistem autentikasi dokumen dapat berbeda.
2. Tanyakan kepada Pihak Penerima
Selanjutnya, hubungi universitas, perusahaan, instansi pemerintah, atau lembaga yang meminta ijazah.
Tanyakan apakah mereka membutuhkan:
- legalisasi Kementerian Hukum;
- legalisasi Kemlu;
- Apostille;
- legalisasi kedutaan;
- terjemahan tersumpah;
- atau kombinasi beberapa dokumen.
Dengan informasi tersebut, Anda dapat menghindari proses yang sebenarnya tidak perlu.
Baca juga : Perbedaan Legalisir Ijazah, Apostille, dan Pengesahan Dokumen
3. Periksa Status Apostille
Jika negara tujuan mengakui Apostille, pertimbangkan jalur Apostille.
Namun, jangan langsung menganggap semua jenis dokumen otomatis memenuhi syarat. Kementerian Hukum mempunyai ketentuan mengenai jenis dokumen dan proses pengajuan Apostille.
4. Periksa Kondisi Ijazah
Kemudian, cek nama, nomor ijazah, tanggal penerbitan, nama perguruan tinggi, tanda tangan pejabat, serta elemen penting lainnya.
Selain itu, pastikan scan atau salinan dokumen mempunyai kualitas yang jelas apabila sistem meminta unggahan digital.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Luar Negeri
Bagaimana Jika Negara Tujuan Non-Apostille?
Untuk negara non-Apostille, proses biasanya membutuhkan jalur legalisasi konvensional.
Kemlu menjelaskan bahwa setelah pemohon memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum, pemohon dapat mengajukan legalisasi Kemlu melalui aplikasi STEMPEL ASLI.
Selanjutnya, pemohon mengisi formulir dan mengunggah scan dokumen sesuai instruksi. Petugas kemudian melakukan verifikasi. Jika permohonan memperoleh persetujuan, sistem memberikan notifikasi pembayaran. Setelah pembayaran memperoleh verifikasi, pemohon dapat mengikuti instruksi untuk pengambilan stiker legalisasi.
Karena itu, pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen sejak jauh hari, terutama jika masih ada tahap tambahan dari kedutaan atau instansi negara tujuan.
Baca juga : Jasa Legalisir Ijazah Kemenkum HAM dan Kemenlu
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisasi Ijazah
Ada beberapa kesalahan yang cukup sering terjadi.
- pemohon langsung mengurus legalisasi Kemlu tanpa mengecek apakah negara tujuan menerima Apostille.
- pemohon hanya memeriksa ijazah dan melupakan transkrip nilai.
- pemohon tidak meminta informasi tertulis dari pihak penerima mengenai jenis autentikasi yang mereka perlukan.
- data nama pada paspor dan ijazah mempunyai perbedaan.
- pemohon menggunakan scan yang kurang jelas.
- pemohon menganggap legalisasi berarti pemerintah memeriksa kebenaran seluruh isi ijazah. Padahal, Kemlu menjelaskan bahwa legalisasi berfokus pada tanda tangan, bukan kebenaran isi dokumen.
Selain itu, pemohon terkadang mengikuti informasi lama tentang prosedur atau biaya. Padahal, layanan pemerintah dapat mengalami perubahan. Karena itu, selalu cek informasi resmi sebelum mengajukan permohonan.
Tips Agar Proses Legalisasi Ijazah Lebih Lancar
Agar proses berjalan lebih efektif, ikuti beberapa tips berikut:
- Tentukan negara tujuan terlebih dahulu.
- Minta daftar persyaratan dari pihak penerima.
- Periksa apakah negara tersebut menerima Apostille.
- Siapkan ijazah dan transkrip nilai.
- Pastikan data identitas konsisten.
- Periksa tanda tangan pejabat pada dokumen.
- Siapkan terjemahan jika pihak penerima meminta.
- Pilih jalur legalisasi sesuai negara tujuan.
- Simpan bukti permohonan dan pembayaran.
- Jangan menunggu sampai mendekati keberangkatan.
Selanjutnya, jika Anda merasa ragu, konsultasi sebelum mengurus dokumen dapat membantu menentukan jalur yang tepat.
apakah ijazah harus dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu?
Jadi, apakah ijazah harus dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu? Jawabannya tidak selalu.
Untuk kebutuhan tertentu, pemohon memang perlu mengikuti legalisasi Kementerian Hukum kemudian melanjutkan proses pada Kementerian Luar Negeri. Jalur tersebut terutama berkaitan dengan kebutuhan negara non-Apostille atau permintaan khusus dari pihak penerima.
Namun, untuk negara yang mengakui Apostille, pemohon dapat mengikuti layanan Apostille Kementerian Hukum. Dengan demikian, pemohon tidak otomatis perlu melanjutkan legalisasi Kemlu. Kemlu sendiri mengarahkan dokumen untuk negara tujuan Apostille agar mengikuti layanan Apostille Kementerian Hukum.
Oleh sebab itu, jangan menentukan jalur hanya berdasarkan asumsi. Pertama, tentukan negara tujuan. Kemudian, cek permintaan universitas, perusahaan, instansi pemerintah, atau lembaga penerima. Setelah itu, pilih legalisasi Kementerian Hukum, Apostille, atau legalisasi Kemlu sesuai kebutuhan.
Dengan langkah tersebut, Anda dapat menghindari pengurusan dokumen yang tidak perlu sekaligus mengurangi risiko keterlambatan administrasi.
Jika Anda masih bingung apakah ijazah harus dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu, Anda dapat berkonsultasi mengenai negara tujuan, jenis ijazah, transkrip nilai, serta jalur legalisasi yang paling sesuai.
Konsultasikan Pengurusan Legalisir Anda Sekarang
