Ijazah merupakan dokumen penting bagi seseorang yang ingin melanjutkan pendidikan, bekerja, mengikuti program beasiswa, atau memenuhi kebutuhan administrasi pada negara lain. Namun, lembaga luar negeri sering meminta pengesahan tertentu sebelum menerima dokumen pendidikan dari Indonesia. Karena itu, pemohon perlu memahami cara legalisir ijazah di Kemenlu untuk digunakan di luar negeri agar proses berjalan sesuai ketentuan.
Kementerian Luar Negeri atau Kemenlu mempunyai layanan legalisasi dokumen untuk dokumen Indonesia yang akan digunakan pada negara lain. Dalam panduan resminya, Kemenlu menjelaskan bahwa legalisasi merupakan pengesahan terhadap tanda tangan pada dokumen dan tidak mencakup pemeriksaan kebenaran isi dokumen. Ijazah juga termasuk salah satu jenis dokumen yang dapat memperoleh layanan legalisasi.
Namun, perkembangan layanan dokumen internasional membuat pemohon perlu membedakan antara legalisasi Kemenlu melalui jalur non-Apostille dan Apostille melalui Kementerian Hukum. Oleh karena itu, sebelum mengurus legalisasi, pemohon sebaiknya mengetahui negara tujuan dan jenis pengesahan yang mereka minta.
Baca juga : Legalisir Ijasah Kemenkum HAM dan Kemenlu Republik Indonesia
Apa Itu Legalisir Ijazah di Kemenlu?
Legalisir ijazah di Kemenlu merupakan proses pengesahan tanda tangan, cap, atau unsur formal tertentu pada dokumen agar dokumen tersebut dapat memenuhi persyaratan administrasi untuk penggunaan lintas negara.
Kemenlu menegaskan bahwa layanan legalisasi hanya berkaitan dengan pengesahan tanda tangan. Artinya, Kemenlu tidak menilai isi akademik yang tercantum dalam ijazah.
Dengan demikian, pemohon tetap perlu memastikan keabsahan ijazah melalui institusi pendidikan yang menerbitkan dokumen tersebut.
Selain itu, pemohon perlu memperhatikan tahapan sebelum pengajuan ke Kemenlu. Untuk jalur non-Apostille, Kemenlu menyatakan bahwa pemohon perlu memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum terlebih dahulu sebelum mengajukan legalisasi pada Kemenlu melalui aplikasi STEMPEL ASLI.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri
Kapan Ijazah Perlu Legalisasi Kemenlu?
Kebutuhan legalisasi bergantung pada negara dan lembaga penerima. Misalnya, seseorang dapat membutuhkan ijazah untuk melanjutkan kuliah, mencari pekerjaan, mengikuti sertifikasi profesional, mengajukan beasiswa, atau memenuhi kebutuhan imigrasi.
Selain itu, perusahaan atau universitas luar negeri dapat mempunyai ketentuan tersendiri. Karena itu, jangan langsung menganggap bahwa semua ijazah harus melalui Kemenlu.
Pertama, tanyakan kepada lembaga penerima. Kemudian, cari tahu apakah negara tujuan menggunakan sistem Apostille atau masih meminta legalisasi melalui jalur non-Apostille.
Dengan langkah tersebut, pemohon dapat memilih prosedur secara tepat sejak awal.
Baca juga : Syarat Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM untuk Ke Luar Negeri
Perbedaan Apostille dan Legalisasi Kemenlu
Bagian ini sangat penting karena banyak pemohon masih menyamakan kedua prosedur tersebut.
Apostille merupakan mekanisme yang berlaku bagi negara yang mengakui sertifikat Apostille. Layanan resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum menjelaskan bahwa pemohon perlu mengajukan dokumen Indonesia yang telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit. Selanjutnya, AHU melakukan verifikasi, pemohon melakukan pembayaran setelah permohonan memperoleh persetujuan, kemudian pemohon mencetak sertifikat atau stiker Apostille.
Sementara itu, jalur non-Apostille dapat melibatkan Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri. Kemenlu menyatakan bahwa setelah pemohon memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum, pemohon dapat mengajukan legalisasi pada Kemenlu melalui aplikasi STEMPEL ASLI.
Oleh sebab itu, negara tujuan menjadi faktor utama dalam menentukan jalur.
Baca juga : Biaya Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM dan Kemenlu
Syarat Legalisir Ijazah di Kemenlu
Sebelum mengajukan permohonan, pemohon perlu mempersiapkan dokumen secara lengkap. Secara umum, beberapa hal penting antara lain:
1. Ijazah Asli
Pertama, siapkan ijazah yang akan digunakan untuk keperluan luar negeri. Pastikan seluruh informasi terlihat jelas.
Periksa nama lengkap, nomor ijazah, nama perguruan tinggi, program studi, tanggal penerbitan, tanda tangan pejabat, serta cap institusi.
Selain itu, cocokkan data pada ijazah dengan paspor atau identitas lain. Perbedaan informasi dapat menimbulkan kendala ketika petugas melakukan verifikasi.
2. Pengesahan dari Instansi Penerbit
Selanjutnya, pastikan ijazah memperoleh pengesahan dari pejabat atau institusi yang mempunyai kewenangan.
Hal tersebut penting karena proses legalisasi berkaitan dengan tanda tangan pejabat. Untuk layanan Apostille, AHU secara resmi mensyaratkan dokumen Indonesia telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit.
Karena itu, pemohon dapat menghubungi bagian akademik atau administrasi perguruan tinggi apabila membutuhkan pengesahan tambahan.
Baca juga : Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM?
3. Dokumen Identitas
Kemudian, siapkan identitas pemohon sesuai instruksi sistem. Paspor juga menjadi dokumen penting apabila kebutuhan legalisasi berkaitan dengan rencana pendidikan, pekerjaan, atau perjalanan ke luar negeri.
Pastikan data identitas tetap konsisten dengan informasi pada ijazah.
4. Dokumen Pendukung
Selain ijazah, lembaga penerima dapat meminta transkrip nilai atau dokumen pendidikan lain.
Namun, kebutuhan tersebut tidak selalu sama. Karena itu, pemohon sebaiknya meminta daftar persyaratan langsung dari universitas, perusahaan, kedutaan, atau lembaga yang akan menerima dokumen.
5. Surat Kuasa Jika Menggunakan Perwakilan
Jika pemohon menggunakan jasa perwakilan, siapkan surat kuasa sesuai kebutuhan. Pastikan informasi pemberi kuasa dan penerima kuasa sesuai dengan identitas masing-masing.
Dengan demikian, proses administrasi dapat berjalan lebih tertib.
Baca juga : Legalisir Ijazah untuk Visa, Kuliah, dan Bekerja di Luar Negeri
Cara Legalisir Ijazah di Kemenlu untuk Digunakan di Luar Negeri
Setelah dokumen lengkap, pemohon dapat mengikuti tahapan berikut.
Langkah 1: Tentukan Negara Tujuan
Pertama, tentukan negara tempat Anda akan menggunakan ijazah. Langkah ini menjadi dasar untuk menentukan jalur legalisasi.
Jika negara tujuan menerima Apostille, gunakan jalur Apostille melalui layanan AHU. Sebaliknya, jika kebutuhan Anda masuk jalur non-Apostille, lanjutkan proses sesuai ketentuan Kementerian Hukum dan Kemenlu.
Langkah 2: Periksa Persyaratan Lembaga Penerima
Selanjutnya, tanyakan kepada pihak penerima mengenai format dokumen.
Apakah mereka membutuhkan ijazah asli? Apakah mereka meminta transkrip? Selanjutnya Apakah mereka membutuhkan terjemahan? Apakah mereka meminta Apostille atau legalisasi konsuler?
Pertanyaan tersebut penting karena prosedur legalisasi saja belum tentu memenuhi seluruh persyaratan administrasi.
Baca juga : Perbedaan Legalisir Ijazah, Apostille, dan Pengesahan Dokumen
Langkah 3: Urus Pengesahan Awal
Berikutnya, urus pengesahan dari instansi atau pejabat yang menerbitkan dokumen. Pastikan tanda tangan dan cap pada ijazah dapat melalui proses verifikasi.
Tahap ini menjadi dasar penting sebelum pemohon melanjutkan proses legalisasi.
Langkah 4: Ajukan Legalisasi Kementerian Hukum
Untuk jalur non-Apostille, Kemenlu menyebutkan bahwa pemohon perlu memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum sebelum mengajukan legalisasi pada Kemenlu.
Karena itu, jangan langsung mengajukan ijazah ke Kemenlu jika proses awal belum selesai.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Luar Negeri
Langkah 5: Buat Akun pada Aplikasi STEMPEL ASLI
Setelah tahap sebelumnya selesai, pemohon dapat membuat akun pada aplikasi STEMPEL ASLI. Kemenlu menyediakan sistem tersebut untuk proses legalisasi dokumen.
Selanjutnya, lengkapi formulir dan unggah foto atau hasil pindai dokumen sesuai instruksi sistem.
Langkah 6: Tunggu Verifikasi
Setelah pengajuan masuk, petugas akan memeriksa permohonan. Jika data dan dokumen memenuhi ketentuan, sistem akan memberikan notifikasi untuk tahap berikutnya.
Namun, jika petugas menemukan masalah, pemohon dapat memperoleh informasi penolakan dan kesempatan untuk mengajukan ulang sesuai prosedur.
Karena itu, periksa kembali dokumen sebelum mengirim permohonan.
Baca juga : Apakah Ijazah Harus Dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu?
Langkah 7: Lakukan Pembayaran
Setelah permohonan memperoleh persetujuan, sistem memberikan informasi pembayaran. Pemohon kemudian menyelesaikan pembayaran sesuai instruksi.
Kemenlu menjelaskan bahwa pemohon menerima notifikasi pembayaran setelah proses verifikasi dan persetujuan.
Langkah 8: Ambil Stiker Legalisasi
Setelah pembayaran dan verifikasi pembayaran selesai, pemohon dapat memperoleh notifikasi untuk mengambil stiker legalisasi pada loket pelayanan sesuai mekanisme Kemenlu.
Selanjutnya, periksa kembali dokumen sebelum menyerahkannya kepada pihak luar negeri.
Baca juga : Jasa Legalisir Ijazah Kemenkum HAM dan Kemenlu
Apakah Ijazah Perlu Diterjemahkan?
Kebutuhan terjemahan bergantung pada aturan negara dan lembaga penerima. Beberapa universitas atau perusahaan luar negeri dapat meminta dokumen dalam bahasa Inggris atau bahasa resmi negara tujuan.
Karena itu, jangan langsung membuat terjemahan tanpa memeriksa persyaratan. Tanyakan apakah pihak penerima meminta penerjemah tersumpah, format tertentu, atau dokumen bilingual.
Selain itu, perhatikan urutan proses. Dalam beberapa kasus, penerjemahan dapat menjadi bagian dari persiapan sebelum legalisasi. Namun, kebutuhan setiap dokumen dapat berbeda.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan dapat membuat proses legalisasi menjadi lebih panjang.
- pemohon tidak memeriksa apakah negara tujuan menerima Apostille.
- pemohon menggunakan jalur Kemenlu padahal lembaga tujuan hanya meminta Apostille.
- data pada ijazah berbeda dengan paspor.
- pemohon mengunggah hasil pindai yang kurang jelas.
- pemohon belum memperoleh pengesahan dari instansi penerbit.
- sebagian pemohon tidak memeriksa persyaratan tambahan seperti transkrip nilai atau terjemahan.
Oleh sebab itu, pengecekan sejak awal sangat penting.
Berapa Lama Proses Legalisasi di Kemenlu?
Durasi proses dapat berbeda sesuai kelengkapan dokumen, hasil pemeriksaan, jenis legalisasi, dan kondisi layanan.
Kemenlu menjelaskan bahwa pemohon perlu mengikuti tahapan akun, pengisian formulir, unggah dokumen, verifikasi, pembayaran, dan pengambilan stiker legalisasi.
Karena itu, pemohon sebaiknya tidak mengurus legalisasi terlalu dekat dengan batas waktu pendaftaran kuliah, pekerjaan, visa, atau kebutuhan lainnya.
Dengan memberikan waktu yang cukup, Anda mempunyai ruang untuk memperbaiki dokumen apabila petugas menemukan kendala.
Cara legalisir ijazah di Kemenlu untuk digunakan di luar negeri
Cara legalisir ijazah di Kemenlu untuk digunakan di luar negeri perlu mengikuti prosedur sesuai negara tujuan dan jenis legalisasi yang berlaku.
Untuk jalur non-Apostille, pemohon perlu memperhatikan proses pengesahan awal, memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum, kemudian mengajukan legalisasi pada Kemenlu melalui aplikasi STEMPEL ASLI. Kemenlu secara resmi menjelaskan alur tersebut pada layanan legalisasi dokumennya.
Sementara itu, negara yang mengakui Apostille dapat menggunakan layanan Apostille melalui Ditjen AHU. Proses Apostille mempunyai mekanisme tersendiri dan tidak selalu membutuhkan legalisasi Kemenlu.
Jadi, sebelum mengurus legalisir ijazah, pastikan Anda mengetahui negara tujuan, kebutuhan lembaga penerima, jenis legalisasi, dokumen pendukung, serta kebutuhan terjemahan.
Dengan persiapan yang tepat, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan administrasi dan menghemat waktu selama proses legalisasi.
Konsultasi Legalisir Ijazah di Kemenlu untuk Keperluan Luar Negeri
Masih bingung mengenai cara legalisir ijazah di Kemenlu untuk digunakan di luar negeri, mulai dari pengesahan awal, legalisasi Kementerian Hukum, pengajuan Kemenlu, hingga penentuan jalur Apostille atau non-Apostille?
Konsultasikan kebutuhan Anda terlebih dahulu agar proses legalisir ijazah dapat mengikuti kebutuhan negara dan lembaga tujuan.
Konsultasikan Pengurusan Legalisir Anda Sekarang
