Cara Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Luar Negeri

Banyak orang membutuhkan ijazah dan transkrip nilai untuk keperluan luar negeri, baik untuk melanjutkan kuliah, mencari pekerjaan, mengikuti program profesional, mengurus visa, maupun memenuhi persyaratan administrasi lainnya. Namun, sebelum membawa kedua dokumen tersebut ke negara tujuan, pemohon perlu memahami proses legalisasi secara tepat.

Pada dasarnya, cara legalisir ijazah dan transkrip nilai untuk luar negeri tidak selalu sama bagi setiap negara. Sebab, masing-masing negara serta lembaga penerima dapat mempunyai ketentuan tersendiri. Selain itu, negara tujuan tertentu menerima Apostille, sedangkan negara lain masih meminta jalur legalisasi konvensional.

Karena itu, jangan langsung mengurus legalisasi tanpa mengecek kebutuhan akhir. Dengan memahami alurnya sejak awal, Anda dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga.

Baca juga : Legalisir Ijasah Kemenkum HAM dan Kemenlu Republik Indonesia

Apa Itu Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai?

Legalisasi ijazah dan transkrip nilai pada dasarnya berkaitan dengan autentikasi tanda tangan pejabat yang mempunyai kewenangan pada dokumen tersebut.

Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi dokumen berfokus pada autentikasi tanda tangan dan tidak mencakup pemeriksaan kebenaran isi dokumen. Selain ijazah, Kemlu juga mencantumkan berbagai dokumen lain yang dapat memperoleh layanan legalisasi.

Dengan demikian, legalisasi bukan berarti pemerintah memeriksa seluruh prestasi akademik seseorang. Sebaliknya, proses tersebut membantu pihak penerima mengenali keabsahan tanda tangan atau pengesahan pejabat pada dokumen.

Sementara itu, ijazah dan transkrip nilai termasuk jenis dokumen pendidikan yang dapat masuk dalam kebutuhan legalisasi atau Apostille untuk keperluan luar negeri. Kementerian Hukum mencantumkan ijazah dan transkrip nilai sebagai dokumen yang dapat masuk layanan Apostille.

Baca juga : Cara Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri

Mengapa Ijazah dan Transkrip Nilai Perlu Legalisasi?

Kebutuhan legalisasi muncul karena pihak luar negeri perlu memperoleh kepastian administratif mengenai asal dokumen.

Misalnya, seseorang ingin melanjutkan kuliah ke universitas luar negeri. Pihak universitas mungkin meminta ijazah, transkrip nilai, dan dokumen akademik lain dengan autentikasi tertentu.

Begitu pula seseorang yang ingin bekerja pada perusahaan asing. Perusahaan atau lembaga pemerintah negara tujuan dapat meminta bukti pendidikan yang telah melalui proses autentikasi.

Selain itu, kebutuhan serupa dapat muncul saat seseorang mengikuti program beasiswa, sertifikasi profesi, pendidikan lanjutan, atau proses imigrasi.

Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya mengetahui persyaratan dari pihak penerima sebelum memulai proses.

Baca juga : Syarat Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM untuk Ke Luar Negeri

Perbedaan Legalisasi dan Apostille

Sebelum mengikuti langkah cara legalisir ijazah dan transkrip nilai untuk luar negeri, Anda perlu mengetahui apakah negara tujuan menerima Apostille.

Apostille merupakan mekanisme autentikasi dokumen publik untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille. Kementerian Hukum menjelaskan bahwa pemohon perlu mengunggah dokumen Indonesia yang akan digunakan di luar negeri dan telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit. Selanjutnya, Ditjen AHU melakukan verifikasi sebelum pemohon melanjutkan pembayaran dan pencetakan sertifikat atau stiker.

Dengan Apostille, proses legalisasi internasional dapat menjadi lebih sederhana. Ditjen AHU juga menjelaskan bahwa layanan Apostille memang hadir untuk memangkas rantai legalisasi dokumen publik.

Namun, tidak semua negara mengikuti jalur Apostille. Karena itu, pemohon harus mengecek negara tujuan terlebih dahulu.

Baca juga : Cara Legalisir Ijazah di Kemenlu untuk Digunakan di Luar Negeri

Langkah Pertama: Cek Persyaratan Negara Tujuan

Langkah pertama sangat sederhana, tetapi sering orang lewatkan.

Sebelum mengurus ijazah dan transkrip nilai, cari tahu persyaratan dari universitas, perusahaan, instansi imigrasi, atau lembaga lain yang akan menerima dokumen.

Tanyakan beberapa hal berikut:

1. Apakah pihak penerima meminta ijazah asli?
2. Apakah transkrip nilai juga wajib?
3. Apakah dokumen membutuhkan terjemahan?
4. Apakah negara tujuan menerima Apostille?
5. Apakah pihak penerima meminta legalisasi Kementerian Luar Negeri?
6. Apakah pihak penerima membutuhkan legalisasi kedutaan?

Selanjutnya, simpan informasi tersebut sebagai acuan. Dengan begitu, Anda dapat memilih jalur yang sesuai.

Baca juga : Biaya Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM dan Kemenlu

Langkah Kedua: Siapkan Ijazah dan Transkrip Nilai

Setelah mengetahui persyaratan, siapkan dokumen akademik secara lengkap.

Umumnya, dokumen utama terdiri atas:

1. Ijazah.
2. Transkrip nilai.
3. Dokumen pendukung apabila pihak penerima memintanya.
4. Identitas pemohon.
5. Surat kuasa apabila menggunakan perwakilan.
6. Terjemahan tersumpah apabila pihak penerima meminta dokumen berbahasa tertentu.

Kemudian, periksa kembali seluruh data.

Pastikan nama pada ijazah, transkrip, paspor, dan dokumen pendukung mempunyai kesesuaian. Selain itu, periksa nomor ijazah, tanggal penerbitan, nama perguruan tinggi, tanda tangan pejabat, serta informasi akademik lainnya.

Langkah ini penting karena ketidaksesuaian data dapat menimbulkan kendala saat proses verifikasi.

Baca juga : Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM?

Langkah Ketiga: Pastikan Pejabat Penandatangan Memenuhi Ketentuan

Selanjutnya, perhatikan tanda tangan pejabat pada ijazah atau dokumen akademik.

Layanan legalisasi Kementerian Hukum memerlukan dokumen serta informasi pendukung sesuai ketentuan. AHU juga menjelaskan bahwa permohonan dapat menghadapi penolakan jika dokumen tidak lengkap, data permohonan tidak tepat, atau spesimen pejabat penandatangan belum tersedia dalam database.

Karena itu, jangan hanya memeriksa ijazah dari sisi isi. Periksa juga bagian tanda tangan, cap, dan pejabat yang menandatangani dokumen.

Baca juga : Legalisir Ijazah untuk Visa, Kuliah, dan Bekerja di Luar Negeri

Langkah Keempat: Pilih Jalur Apostille atau Legalisasi

Setelah dokumen siap, tentukan jalur yang sesuai.

Jika Negara Tujuan Mengakui Apostille

Anda dapat menggunakan layanan Apostille Kementerian Hukum apabila dokumen dan negara tujuan memenuhi ketentuannya.

Secara umum, alurnya mencakup:

1. pindai dokumen Indonesia.
2. pastikan dokumen telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit.
3. ajukan permohonan melalui aplikasi layanan Apostille.
4. Ditjen AHU melakukan verifikasi.
5. setelah permohonan memperoleh persetujuan, pemohon melakukan pembayaran.
6. pemohon melanjutkan pencetakan sertifikat atau stiker Apostille.

Alur resmi tersebut tercantum pada layanan Apostille Kementerian Hukum.

Baca juga : Perbedaan Legalisir Ijazah, Apostille, dan Pengesahan Dokumen

Jika Negara Tujuan Tidak Menggunakan Apostille

Sementara itu, negara tujuan yang tidak menggunakan jalur Apostille dapat meminta legalisasi konvensional.

Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa untuk kebutuhan non-Apostille, pemohon dapat mengajukan legalisasi pada Kemlu setelah memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum. Kemlu menyediakan aplikasi STEMPEL ASLI untuk proses permohonan tersebut.

Dengan demikian, urutannya dapat melibatkan Kementerian Hukum, kemudian Kementerian Luar Negeri, serta tahapan lain apabila negara tujuan meminta legalisasi kedutaan.

Baca juga : Apakah Ijazah Harus Dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu?

Langkah Kelima: Ajukan Permohonan Secara Online

Untuk layanan legalisasi Kementerian Luar Negeri, pemohon terlebih dahulu membuat akun pada aplikasi STEMPEL ASLI. Sistem meminta data seperti email, nama lengkap, nomor telepon, NIK atau nomor paspor, serta unggahan KTP atau paspor.

Kemudian, pemohon mengisi formulir dan mengunggah foto atau scan dokumen sesuai instruksi.

Setelah itu, petugas melakukan verifikasi. Jika permohonan memperoleh persetujuan, sistem memberikan notifikasi pembayaran. Selanjutnya, pemohon mengikuti instruksi pembayaran dan pengambilan produk legalisasi.

Karena itu, gunakan data yang benar sejak awal. Hindari memasukkan nama, nomor dokumen, atau informasi lain secara terburu-buru.

Baca juga : Jasa Legalisir Ijazah Kemenkum HAM dan Kemenlu

Berapa Lama Proses Legalisasi Ijazah dan Transkrip?

Waktu proses dapat berbeda sesuai jenis layanan dan kondisi dokumen.

Untuk layanan legalisasi pada Kementerian Hukum, AHU menyebutkan bahwa verifikasi dapat berlangsung paling lama satu hari kerja sejak permohonan masuk apabila pemohon mengisi data secara benar dan mengunggah dokumen secara lengkap.

Namun, waktu keseluruhan tidak hanya bergantung pada tahap verifikasi. Pemohon juga perlu mempertimbangkan waktu persiapan dokumen, perbaikan jika ada kendala, pembayaran, pencetakan, serta persyaratan tambahan dari negara tujuan.

Oleh sebab itu, sebaiknya jangan mengurus legalisasi hanya beberapa hari sebelum keberangkatan.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Ada beberapa kesalahan yang sering membuat proses legalisasi ijazah dan transkrip nilai menjadi lebih panjang.

1. pemohon tidak mengecek apakah negara tujuan menerima Apostille.
2. pemohon hanya mengurus ijazah tetapi melupakan transkrip nilai.
3. nama pada paspor berbeda dengan nama pada dokumen akademik.
4. pemohon mengunggah scan yang kurang jelas.
5. pemohon tidak memeriksa persyaratan terjemahan.
6. pemohon salah memilih jalur legalisasi.

Selain itu, sebagian orang menganggap semua dokumen luar negeri selalu membutuhkan legalisasi Kemlu. Padahal, negara tujuan Apostille memiliki jalur tersendiri. Kemlu sendiri mengarahkan dokumen untuk negara tujuan Apostille ke layanan Apostille Kementerian Hukum.

Tips Agar Proses Legalisir Ijazah Lebih Lancar

Agar proses berjalan lebih efisien, lakukan beberapa langkah berikut.

1. tentukan negara tujuan sebelum mengurus dokumen.
2. minta daftar persyaratan dari pihak penerima.
3. siapkan ijazah dan transkrip nilai secara bersamaan.
4. cek kesesuaian nama dan nomor dokumen.
5. gunakan scan dengan kualitas yang jelas.
6. tentukan kebutuhan Apostille atau legalisasi konvensional.
7. simpan seluruh bukti permohonan dan pembayaran.

Selanjutnya, lakukan proses sedini mungkin. Dengan persiapan tersebut, Anda mempunyai waktu untuk memperbaiki dokumen apabila muncul kendala.

Cara legalisir ijazah dan transkrip nilai untuk luar negeri

Cara legalisir ijazah dan transkrip nilai untuk luar negeri membutuhkan ketelitian sejak tahap awal. Pertama, tentukan negara tujuan dan pihak penerima dokumen. Kemudian, cek apakah negara tersebut menerima Apostille atau meminta jalur legalisasi konvensional.

Selanjutnya, siapkan ijazah, transkrip nilai, identitas, serta dokumen pendukung. Setelah itu, pilih layanan Kementerian Hukum atau jalur Kementerian Luar Negeri sesuai persyaratan.

Untuk negara yang mengakui Apostille, layanan Apostille Kementerian Hukum dapat menyederhanakan proses autentikasi dokumen publik. Sementara itu, untuk kebutuhan non-Apostille, pemohon dapat mengikuti jalur legalisasi Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri sesuai ketentuan negara tujuan.

Jadi, jangan hanya fokus pada proses legalisir. Pastikan juga dokumen benar-benar sesuai dengan permintaan pihak yang akan menerima ijazah dan transkrip nilai.

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk menentukan cara legalisir ijazah dan transkrip nilai untuk luar negeri, termasuk pengecekan jalur Apostille atau legalisasi sesuai negara tujuan, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu.

Konsultasikan Pengurusan Legalisir Anda Sekarang