Ijazah menjadi salah satu dokumen penting ketika seseorang ingin melanjutkan pendidikan, bekerja, mengikuti program profesional, atau mengurus keperluan administrasi di luar negeri. Namun, ijazah yang berlaku secara resmi di Indonesia belum tentu langsung dapat diterima oleh lembaga asing. Karena itu, pemilik ijazah perlu memahami cara legalisir ijazah untuk keperluan luar negeri agar dokumen tersebut memenuhi persyaratan negara tujuan.
Pada dasarnya, proses legalisir bertujuan memberikan pengesahan terhadap tanda tangan, cap, atau segel resmi pada dokumen. Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi dokumen berkaitan dengan pengesahan tanda tangan dan tidak mencakup pemeriksaan kebenaran isi dokumen.
Selain legalisasi konvensional, saat ini terdapat mekanisme Apostille untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille. Oleh sebab itu, prosedur yang perlu seseorang tempuh dapat berbeda sesuai negara tujuan dan jenis kebutuhan.
Baca juga : Legalisir Ijasah Kemenkum HAM dan Kemenlu Republik Indonesia
Apa Itu Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri?
Legalisir ijazah untuk keperluan luar negeri merupakan rangkaian pengesahan dokumen pendidikan agar pihak atau lembaga pada negara tujuan dapat mengenali keabsahan tanda tangan dan cap pejabat yang tercantum pada dokumen tersebut.
Misalnya, seseorang ingin menggunakan ijazah untuk:
- Melanjutkan kuliah di luar negeri.
- Melamar pekerjaan pada perusahaan asing.
- Mengikuti program beasiswa internasional.
- Mengurus visa tertentu.
- Mengikuti program profesi atau pelatihan.
- Melakukan penyetaraan pendidikan.
- Mengurus keperluan imigrasi.
- Melengkapi persyaratan administrasi pada lembaga asing.
Karena setiap negara mempunyai aturan berbeda, pemohon sebaiknya tidak langsung mengurus legalisasi tanpa mengetahui persyaratan lembaga penerima. Dengan demikian, proses dapat berjalan lebih tepat dan risiko pengajuan ulang dapat berkurang.
Baca juga : Syarat Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM untuk Ke Luar Negeri
Apakah Semua Ijazah Harus Melalui Proses yang Sama?
Tidak. Prosedur legalisir ijazah dapat berbeda berdasarkan negara tujuan.
Saat ini Indonesia menyediakan layanan Apostille melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum. Layanan tersebut berlaku untuk dokumen publik Indonesia yang akan digunakan pada negara yang mengakui Apostille. Pemohon perlu mengajukan dokumen yang telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi penerbit, kemudian mengikuti proses verifikasi, pembayaran, dan pencetakan sertifikat atau stiker Apostille.
Sementara itu, untuk negara yang tidak menggunakan jalur Apostille, pemohon dapat membutuhkan legalisasi melalui tahapan lain. Situs resmi Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa setelah memperoleh stiker legalisasi pada Kementerian Hukum, pemohon dapat melanjutkan proses legalisasi pada Kemlu melalui aplikasi yang tersedia.
Oleh karena itu, negara tujuan menjadi faktor utama dalam menentukan jalur legalisir ijazah.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah di Kemenlu untuk Digunakan di Luar Negeri
Cara Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri
Secara umum, berikut tahapan yang perlu Anda pahami.
1. Tentukan Negara Tujuan
Pertama, tentukan negara tempat Anda akan menggunakan ijazah. Langkah ini sangat penting karena setiap negara dapat mempunyai ketentuan yang berbeda.
Sebagai contoh, negara yang menerima Apostille mempunyai jalur tersendiri. Sebaliknya, negara yang tidak menggunakan Apostille dapat meminta rangkaian legalisasi melalui instansi Indonesia dan perwakilan negara tujuan.
Selain itu, tanyakan kepada universitas, perusahaan, kedutaan, imigrasi, atau lembaga penerima mengenai format dokumen yang mereka perlukan.
Baca juga : Biaya Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM dan Kemenlu
2. Periksa Kondisi Ijazah
Selanjutnya, periksa ijazah asli secara teliti. Pastikan nama, tempat tanggal lahir, nomor ijazah, nama institusi pendidikan, program studi, serta data akademik lain sesuai dengan dokumen pendukung.
Kemudian, pastikan tanda tangan pejabat dan cap institusi terlihat jelas. Data yang tidak konsisten dapat menimbulkan kendala ketika petugas melakukan verifikasi.
Jika terdapat kesalahan data, sebaiknya selesaikan terlebih dahulu persoalan tersebut melalui institusi pendidikan terkait.
Baca juga : Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah di Kemenkum HAM?
3. Siapkan Dokumen Pendukung
Setelah itu, siapkan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan. Dokumen pendukung dapat mencakup ijazah asli, transkrip nilai, identitas pemohon, surat kuasa jika menggunakan perwakilan, atau dokumen lain sesuai ketentuan.
Dalam layanan legalisasi, AHU juga mencantumkan identitas pemohon, surat kuasa apabila seseorang mengajukan permohonan melalui perwakilan, identitas pemberi kuasa, serta dokumen yang akan memperoleh legalisasi sebagai bagian dari persyaratan umum.
Namun, jangan langsung menganggap semua dokumen tersebut wajib untuk setiap kasus. Persyaratan dapat mengikuti jenis dokumen dan kebutuhan negara tujuan.
Baca juga : Legalisir Ijazah untuk Visa, Kuliah, dan Bekerja di Luar Negeri
4. Pastikan Pengesahan dari Instansi Penerbit
Tahap berikutnya berkaitan dengan pejabat yang menandatangani ijazah. Pemerintah mensyaratkan dokumen resmi Indonesia untuk layanan Apostille sudah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit.
Karena itu, pemohon perlu memastikan dokumen pendidikan mempunyai pengesahan yang dapat diverifikasi oleh instansi terkait.
Tahap ini sangat penting karena proses berikutnya akan mengacu pada tanda tangan, cap, atau segel resmi yang terdapat pada dokumen.
Baca juga : Perbedaan Legalisir Ijazah, Apostille, dan Pengesahan Dokumen
5. Pilih Jalur Apostille atau Legalisasi Non-Apostille
Berikutnya, tentukan jalur sesuai negara tujuan.
Jalur Apostille berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille. Indonesia menyediakan layanan tersebut melalui Ditjen AHU. Pemerintah memperkenalkan layanan Apostille sebagai mekanisme yang memangkas tahapan legalisasi tradisional menjadi satu tahap melalui Kementerian Hukum sebagai otoritas yang berwenang.
Sedangkan untuk negara yang tidak menggunakan Apostille, pemohon dapat mengikuti jalur legalisasi non-Apostille. Dalam mekanisme tersebut, legalisasi pada Kementerian Luar Negeri dapat menjadi salah satu tahapan setelah proses pada Kementerian Hukum sesuai ketentuan yang berlaku.
Baca juga : Cara Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai untuk Luar Negeri
6. Ajukan Permohonan Secara Online
Saat ini sejumlah layanan legalisasi pemerintah telah menggunakan sistem elektronik.
Untuk layanan Apostille, pemohon dapat mengajukan permohonan melalui sistem yang tersedia, menunggu proses verifikasi, melakukan pembayaran setelah permohonan memperoleh persetujuan, kemudian mencetak sertifikat atau stiker sesuai prosedur.
Begitu pula dengan layanan legalisasi Kemlu. Kemlu menyediakan sistem elektronik untuk pengajuan permohonan legalisasi dokumen. Pemohon perlu membuat akun dan mengikuti instruksi pengajuan melalui sistem tersebut.
Dengan sistem online, pemohon dapat memulai proses tanpa harus selalu datang langsung sejak tahap awal.
Baca juga : Apakah Ijazah Harus Dilegalisir Kemenkum HAM dan Kemenlu?
7. Lakukan Verifikasi Sebelum Menggunakan Dokumen
Setelah proses legalisir selesai, jangan langsung menyerahkan dokumen kepada lembaga luar negeri. Periksa kembali seluruh data.
Pastikan nama pemilik ijazah benar, nomor dokumen sesuai, negara tujuan tepat, dan sertifikat atau stiker legalisasi melekat pada dokumen sesuai prosedur.
Selain itu, cek kembali persyaratan lembaga penerima. Ada lembaga yang meminta terjemahan tersumpah, transkrip nilai, atau dokumen tambahan lain.
Apakah Ijazah Perlu Diterjemahkan?
Dalam banyak kasus, terjemahan menjadi bagian penting dari penggunaan ijazah luar negeri. Namun, kebutuhan tersebut bergantung pada negara dan lembaga penerima.
Jika lembaga tujuan meminta dokumen dalam bahasa tertentu, pemohon perlu menggunakan penerjemah yang memenuhi persyaratan lembaga tersebut. Jangan hanya menerjemahkan secara mandiri apabila pihak penerima mensyaratkan terjemahan resmi.
Selain itu, urutan antara legalisasi dan penerjemahan dapat berbeda sesuai kebutuhan. Karena itu, periksa instruksi dari lembaga tujuan sebelum menentukan urutan proses.
Baca juga : Jasa Legalisir Ijazah Kemenkum HAM dan Kemenlu
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisir Ijazah
Beberapa kesalahan dapat membuat proses menjadi lebih lama. Pertama, pemohon memilih jalur legalisasi tanpa mengecek aturan negara tujuan.
Kedua, data pada ijazah tidak sama dengan dokumen identitas. Ketiga, pemohon mengabaikan kebutuhan transkrip nilai. Keempat, pemohon tidak mengecek apakah negara tujuan menerima Apostille.
Selain itu, sebagian pemohon baru mengetahui kebutuhan terjemahan setelah proses legalisasi selesai. Akibatnya, pemohon perlu mengulang atau menambah proses administrasi.
Karena itu, pemeriksaan persyaratan sejak awal sangat penting.
Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah?
Lama proses bergantung pada jalur yang digunakan, kelengkapan dokumen, hasil verifikasi, serta kebutuhan tambahan dari negara tujuan.
AHU menyebutkan bahwa proses verifikasi permohonan legalisasi dapat berlangsung paling lama satu hari kerja apabila pemohon mengisi permohonan secara benar dan mengunggah dokumen secara lengkap.
Namun, angka tersebut tidak berarti seluruh proses penggunaan ijazah luar negeri selalu selesai dalam satu hari. Pemohon tetap perlu memperhitungkan proses penerjemahan, legalisasi tambahan, pengiriman dokumen, serta persyaratan lembaga tujuan.
Mengapa Sebaiknya Memahami Prosedur Sejak Awal?
Legalisir ijazah bukan sekadar memberikan cap tambahan pada dokumen. Proses tersebut berkaitan dengan pengakuan formal terhadap tanda tangan, cap, atau segel pejabat yang tercantum pada dokumen.
Lebih jauh lagi, kesalahan memilih jalur dapat membuat proses menjadi lebih panjang. Karena itu, pemohon sebaiknya memahami kebutuhan negara tujuan sebelum mengajukan permohonan.
Terlebih lagi, penggunaan ijazah untuk kuliah, bekerja, visa, maupun kebutuhan profesional dapat mempunyai persyaratan berbeda.
Cara legalisir ijazah untuk keperluan luar negeri
Cara legalisir ijazah untuk keperluan luar negeri perlu dimulai dengan menentukan negara tujuan, memeriksa kondisi ijazah, menyiapkan dokumen pendukung, memastikan pengesahan dari instansi penerbit, kemudian memilih jalur Apostille atau legalisasi non-Apostille.
Selanjutnya, pemohon dapat mengikuti sistem pengajuan yang sesuai, menyelesaikan proses verifikasi, serta memastikan kembali seluruh dokumen sebelum menyerahkannya kepada lembaga luar negeri.
Karena setiap negara dan lembaga dapat mempunyai ketentuan berbeda, memahami prosedur sejak awal akan membantu mengurangi kesalahan dan pengulangan proses.
Jika Anda masih bingung menentukan jalur legalisir ijazah untuk keperluan luar negeri, termasuk Apostille, legalisasi Kementerian Hukum, legalisasi Kementerian Luar Negeri, atau kebutuhan dokumen pendukung, Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu agar proses sesuai dengan kebutuhan negara tujuan.
Konsultasikan Pengurusan Legalisir Anda Sekarang
