Banyak lulusan yang ingin bekerja, kuliah, atau mengikuti program profesional luar negeri perlu menyiapkan ijazah sebagai bukti pendidikan. Namun, ketika negara tujuan meminta legalisasi dokumen, muncul pertanyaan penting: lebih tepat melakukan Apostille pada ijazah asli atau pada ijazah yang sudah diterjemahkan?
Pertanyaan tersebut sangat wajar. Sebab, ijazah asli dan dokumen terjemahan memiliki fungsi berbeda. Selain itu, setiap negara atau lembaga penerima dapat menetapkan persyaratan tersendiri. Karena itu, pemohon perlu memahami perbedaan Apostille ijazah asli dan Apostille dokumen yang sudah diterjemahkan sebelum mengajukan permohonan.
Baca juga : Apostille Translate Ijazah Informasi Apostille dan Penerjemah
Apa Itu Apostille Ijazah?
Apostille merupakan layanan yang mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat, cap atau segel resmi, nama pejabat, jabatan, serta instansi penerbit pada dokumen publik melalui proses verifikasi. Indonesia menyediakan layanan Apostille melalui sistem AHU Online untuk dokumen publik yang akan digunakan pada negara yang mengakui Apostille.
Dalam konteks pendidikan, ijazah termasuk salah satu dokumen yang dapat mendukung kebutuhan pendidikan atau pekerjaan luar negeri. Ditjen AHU juga menjelaskan bahwa layanan Apostille dapat menunjang kebutuhan dokumen pendidikan seperti ijazah dan transkrip nilai.
Namun, Apostille bukan sekadar menerjemahkan dokumen. Apostille juga bukan pengesahan isi akademik ijazah. Fokus Apostille berada pada keabsahan tanda tangan dan atribut pejabat atau instansi penerbit sesuai proses verifikasi.
Oleh sebab itu, pemohon perlu membedakan antara Apostille ijazah asli dan Apostille dokumen terjemahan.
Baca juga : Cara Apostille Ijazah yang Sudah Diterjemahkan ke Bahasa Asing
Apostille Ijazah Asli
Apostille ijazah asli berarti pemohon mengajukan dokumen pendidikan dalam bentuk bahasa Indonesia atau bentuk asli sebagaimana penerbit keluarkan, kemudian mengikuti proses Apostille sesuai persyaratan layanan.
Tujuan utama langkah ini yaitu memberikan pengesahan Apostille pada dokumen publik yang akan pemohon gunakan untuk keperluan luar negeri.
Misalnya, seseorang memperoleh ijazah sarjana dari universitas Indonesia. Kemudian, perusahaan luar negeri meminta bukti pendidikan. Jika perusahaan tersebut menerima ijazah asli berbahasa Indonesia bersama Apostille, pemohon dapat mengikuti kebutuhan tersebut tanpa menerjemahkan ijazah terlebih dahulu.
Namun, kondisi setiap negara dan lembaga tentu berbeda. Karena itu, pemohon sebaiknya memeriksa persyaratan pihak penerima sebelum menentukan bentuk dokumen yang akan diajukan.
Dengan demikian, Apostille pada ijazah asli cocok ketika pihak penerima meminta dokumen asli atau salinan resmi dalam bahasa Indonesia dengan pengesahan Apostille.
Baca juga : Jasa Apostille Translate Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri
Apostille Ijazah yang Sudah Diterjemahkan
Sementara itu, Apostille pada dokumen terjemahan mempunyai karakter berbeda.
Pemohon biasanya membutuhkan terjemahan ketika pihak luar negeri tidak menerima dokumen berbahasa Indonesia. Dalam kondisi tersebut, pemohon dapat menggunakan jasa penerjemah tersumpah untuk menghasilkan dokumen terjemahan yang sesuai kebutuhan.
Ditjen AHU menjelaskan bahwa penerjemah tersumpah dapat menerjemahkan berbagai dokumen resmi, termasuk ijazah. Hasil terjemahan tersumpah juga memiliki pernyataan tertulis dari penerjemah mengenai keakuratan hasil terjemahan.
Namun, satu hal penting perlu Anda pahami: menerjemahkan ijazah dan melakukan Apostille merupakan dua proses yang berbeda.
Artinya, ketika seseorang memiliki ijazah bahasa Indonesia, lalu membuat terjemahan bahasa Inggris, proses tersebut belum otomatis menghasilkan dokumen Apostille.
Selanjutnya, kebutuhan Apostille terhadap dokumen terjemahan bergantung pada persyaratan negara dan lembaga penerima. Karena itu, jangan langsung berasumsi bahwa semua terjemahan ijazah wajib memperoleh Apostille.
Baca juga : Syarat Apostille Ijazah dan Dokumen Terjemahan
Perbedaan Utama Ijazah Asli dan Terjemahan
Supaya lebih mudah memahami perbedaannya, berikut beberapa aspek penting yang perlu Anda perhatikan.
1. Bahasa Dokumen
Ijazah asli umumnya menggunakan bahasa yang lembaga pendidikan Indonesia gunakan saat menerbitkan dokumen.
Sebaliknya, dokumen terjemahan menggunakan bahasa yang pihak penerima minta, misalnya bahasa Inggris, Jerman, Belanda, Jepang, atau bahasa lainnya.
Karena itu, kebutuhan terjemahan biasanya muncul ketika perusahaan, universitas, lembaga pemerintah, atau organisasi luar negeri membutuhkan dokumen dengan bahasa tertentu.
Baca juga : Berapa Biaya Apostille Translate Ijazah? Ini Komponen Biayanya
2. Fungsi Dokumen
Ijazah asli berfungsi sebagai bukti pendidikan yang berasal langsung dari lembaga penerbit.
Sementara itu, terjemahan berfungsi membantu pihak luar negeri memahami isi ijazah.
Dengan kata lain, terjemahan tidak menggantikan fungsi ijazah asli. Terjemahan justru menjadi pendamping ketika pihak penerima membutuhkan pemahaman dalam bahasa asing.
3. Pihak yang Membuat Dokumen
Universitas atau lembaga pendidikan menerbitkan ijazah asli.
Sebaliknya, penerjemah tersumpah membuat dokumen terjemahan sesuai kompetensi dan ketentuan penerjemahan yang berlaku.
Karena itu, pemohon perlu memastikan penerjemah mempunyai kualifikasi yang sesuai dengan permintaan lembaga penerima.
Baca juga : Berapa Lama Proses Apostille dan Translate Ijazah?
4. Tujuan Apostille
Apostille berfokus pada autentikasi tanda tangan, cap atau segel, serta informasi pejabat yang terkait dengan dokumen publik.
Jadi, Apostille tidak sama dengan terjemahan.
Bahkan, Apostille juga tidak otomatis menyatakan bahwa isi ijazah benar secara akademik atau bahwa perusahaan luar negeri pasti menerima dokumen tersebut.
Baca juga : Translate Ijazah untuk Apostille Haruskah Pakai Penerjemah?
Apakah Ijazah Terjemahan Bisa Mendapat Apostille?
Pertanyaan ini sering muncul karena pemohon menganggap semua dokumen terjemahan dapat langsung memperoleh Apostille.
Padahal, pemohon perlu memperhatikan karakter dokumen, pihak yang menandatangani, serta persyaratan negara tujuan.
Untuk itu, sebelum mengajukan Apostille, periksa terlebih dahulu permintaan pihak penerima. Apabila mereka meminta ijazah asli dengan Apostille dan terjemahan tersumpah sebagai dokumen pendamping, jangan mengganti ijazah asli dengan terjemahan saja.
Sebaliknya, jika pihak penerima meminta dokumen terjemahan tertentu dan mensyaratkan pengesahan pada terjemahan tersebut, pemohon perlu mengikuti format yang mereka tentukan.
Dengan demikian, urutan proses tidak boleh ditentukan hanya berdasarkan kebiasaan. Pemohon perlu mengikuti kebutuhan akhir dari perusahaan, universitas, lembaga pemerintah, atau organisasi luar negeri.
Baca juga : Apostille Ijazah untuk Kuliah di Luar Negeri Syarat dan Prosedur
Bagaimana Menentukan Apostille Ijazah Asli atau Terjemahan?
Ada beberapa langkah praktis yang dapat membantu Anda mengambil keputusan.
1. tanyakan kepada pihak penerima.
Hubungi perusahaan, universitas, konsulat, badan profesi, atau lembaga terkait. Tanyakan apakah mereka membutuhkan ijazah asli, terjemahan tersumpah, Apostille, atau kombinasi beberapa dokumen tersebut.
2. periksa negara tujuan.
Layanan Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille. Karena itu, pastikan negara tujuan masuk dalam cakupan layanan tersebut.
3. periksa format dokumen.
Pastikan nama, nomor ijazah, tanggal penerbitan, nama universitas, program studi, dan informasi lain sesuai dengan dokumen resmi.
Baca juga : Dokumen dan Tahapan Apostille Ijazah untuk Kerja di Luar Negeri
4.tentukan kebutuhan terjemahan.
Jika pihak penerima membutuhkan bahasa asing, siapkan terjemahan sesuai persyaratan mereka.
5. cek kebutuhan Apostille.
Jangan menganggap bahwa terjemahan otomatis membutuhkan Apostille. Sebaliknya, jangan pula menganggap Apostille pada ijazah asli selalu cukup.
Tahapan Apostille Ijazah
Setelah pemohon menentukan dokumen yang sesuai, proses Apostille dapat mengikuti tahapan layanan AHU.
Pertama, pemohon mengakses sistem AHU Online dan memilih layanan Legalisasi Apostille. Kemudian, pemohon mengisi data permohonan, memilih jenis dokumen serta negara tujuan, lalu mengunggah dokumen yang sesuai.
Selanjutnya, petugas melakukan proses verifikasi. Pemohon menunggu hasil verifikasi sebelum melakukan pembayaran.
Setelah permohonan memperoleh persetujuan, sistem memberikan informasi pembayaran PNBP. Kemudian, pemohon melakukan pembayaran sesuai instruksi sistem.
Setelah itu, pemohon dapat melanjutkan proses pencetakan Sertifikat Apostille serta penempelan pada dokumen sesuai mekanisme layanan.
Saat ini, AHU menjelaskan bahwa verifikasi berlangsung paling lama tiga hari kerja setelah permohonan lengkap masuk ke sistem. Pemohon juga dapat memilih lokasi pencetakan pada loket pusat atau Kantor Wilayah Kementerian Hukum sesuai pilihan layanan.
Baca juga : Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Apostille Translate Ijazah
Kesalahan yang Sering Terjadi
Selain memahami perbedaan dokumen, pemohon juga perlu menghindari beberapa kesalahan.
- pemohon langsung menerjemahkan ijazah tanpa memeriksa permintaan lembaga penerima.
- pemohon menganggap Apostille sama dengan penerjemahan.
- pemohon memilih dokumen yang tidak sesuai dengan permintaan negara tujuan.
- data pada permohonan tidak sama dengan informasi pada ijazah.
- pemohon mengabaikan ketentuan negara tujuan mengenai dokumen pendidikan.
Selain itu, pemohon terkadang hanya fokus pada Apostille tanpa memastikan kebutuhan perusahaan atau institusi luar negeri. Padahal, Apostille membantu proses pengakuan formal dokumen, tetapi pihak penerima tetap memiliki kewenangan untuk menentukan apakah dokumen tersebut memenuhi persyaratan mereka.
Pengurusan Apostille Bersama Jangkar Groups
Perbedaan Apostille ijazah asli dan ijazah yang sudah diterjemahkan terletak pada fungsi dokumen serta kebutuhan pihak penerima.
Ijazah asli menjadi bukti pendidikan yang berasal dari lembaga penerbit. Sementara itu, terjemahan membantu pihak luar negeri memahami isi ijazah dalam bahasa yang mereka minta.
Selanjutnya, Apostille memiliki fungsi berbeda karena proses tersebut berhubungan dengan verifikasi tanda tangan, cap atau segel, serta identitas pejabat dan instansi penerbit dokumen.
Oleh karena itu, jangan terburu-buru memilih Apostille pada ijazah asli atau dokumen terjemahan. Periksa terlebih dahulu persyaratan perusahaan, universitas, lembaga pemerintah, atau organisasi luar negeri yang akan menerima dokumen tersebut.
Dengan persiapan yang tepat, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan dokumen, menghindari proses berulang, serta mempersiapkan ijazah secara lebih efisien untuk kebutuhan luar negeri.
Konsultasi Apostille Ijazah Asli dan Terjemahan
Masih bingung apakah Apostille sebaiknya menggunakan ijazah asli atau dokumen yang sudah diterjemahkan? PT Jangkar Global Groups siap membantu Anda memahami kebutuhan dokumen, tahapan Apostille, serta persiapan ijazah untuk keperluan luar negeri.
Konsultasikan Pengurusan Apostille Anda Sekarang
