Menggunakan ijazah Indonesia untuk kebutuhan luar negeri membutuhkan persiapan dokumen yang tepat. Terlebih lagi, ketika universitas, perusahaan, lembaga pemerintah, atau otoritas luar negeri meminta ijazah dalam bahasa asing sekaligus pengesahan apostille. Dalam kondisi tersebut, pemohon perlu memahami hubungan antara terjemahan ijazah dan apostille agar tidak salah menentukan langkah.
Pada dasarnya, apostille dan terjemahan merupakan dua hal yang berbeda. Apostille berkaitan dengan pengesahan dokumen publik untuk penggunaan lintas negara. Sementara itu, terjemahan bertujuan membantu pihak luar negeri memahami isi dokumen yang menggunakan bahasa Indonesia.
Karena itu, apabila Anda memiliki ijazah yang sudah diterjemahkan ke bahasa asing, jangan langsung menganggap dokumen tersebut otomatis siap untuk apostille. Sebaliknya, periksa terlebih dahulu persyaratan dari negara dan lembaga tujuan. Dengan begitu, Anda dapat menentukan dokumen mana yang perlu mendapatkan apostille.
Baca juga : Apostille Translate Ijazah Informasi Apostille dan Penerjemah
Apa Itu Apostille Ijazah?
Apostille merupakan bentuk pengesahan terhadap dokumen publik agar dokumen tersebut dapat digunakan pada negara lain yang mengikuti Hague Apostille Convention.
Dalam konteks pendidikan, ijazah dapat menjadi salah satu dokumen yang memerlukan proses pengesahan ketika seseorang hendak menggunakannya untuk kebutuhan internasional. Misalnya, pemohon ingin melanjutkan kuliah, bekerja, mengikuti program profesional, atau memenuhi persyaratan administratif pada negara tertentu.
Namun, apostille tidak mengubah isi ijazah. Apostille juga tidak berfungsi sebagai terjemahan. Oleh sebab itu, pemohon perlu memisahkan kedua kebutuhan tersebut sejak awal.
Dengan demikian, jika lembaga tujuan meminta ijazah dalam bahasa Inggris, Anda tetap perlu menyiapkan terjemahan yang sesuai. Selanjutnya, Anda perlu memastikan apakah lembaga tersebut meminta apostille pada ijazah asli, hasil terjemahan, atau keduanya.
Baca juga : Jasa Apostille Translate Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri
Mengapa Ijazah Perlu Diterjemahkan?
Sebagian besar ijazah Indonesia menggunakan bahasa Indonesia. Sementara itu, lembaga luar negeri dapat menggunakan bahasa Inggris atau bahasa resmi negara masing-masing.
Oleh karena itu, terjemahan membantu pihak penerima memahami informasi penting pada ijazah. Informasi tersebut antara lain nama pemilik ijazah, nama perguruan tinggi, program studi, gelar akademik, tanggal kelulusan, nomor dokumen, serta informasi akademik lainnya.
Selain itu, terjemahan harus menjaga kesesuaian makna dengan dokumen asli. Penerjemah tidak boleh mengubah nama, angka, tanggal, gelar, atau informasi akademik lain.
Karena itu, pilih penerjemah yang memahami dokumen pendidikan. Jika lembaga tujuan meminta sworn translation atau terjemahan tersumpah, gunakan penerjemah yang memenuhi persyaratan tersebut.
Baca juga : Syarat Apostille Ijazah dan Dokumen Terjemahan
Apakah Ijazah yang Sudah Diterjemahkan Bisa Langsung Mendapat Apostille?
Pertanyaan ini sering muncul. Jawabannya bergantung pada dokumen yang hendak Anda ajukan dan persyaratan pihak tujuan.
Ijazah asli dan hasil terjemahan merupakan dokumen yang berbeda. Karena itu, keberadaan terjemahan tidak otomatis membuat hasil terjemahan tersebut menjadi dokumen utama untuk apostille.
Sebagai contoh, sebuah universitas luar negeri meminta ijazah asli dari Indonesia dan terjemahan bahasa Inggris. Jika universitas juga meminta apostille, Anda perlu mengetahui dokumen mana yang harus mendapatkan apostille.
Pada kondisi lain, lembaga tujuan dapat meminta apostille pada dokumen asli saja. Namun, mereka juga dapat memiliki persyaratan khusus untuk terjemahan.
Jadi, jangan menentukan urutan apostille dan translate hanya berdasarkan pengalaman orang lain. Selalu cocokkan proses dengan persyaratan lembaga penerima.
Baca juga : Berapa Biaya Apostille Translate Ijazah? Ini Komponen Biayanya
Cara Apostille Ijazah yang Sudah Diterjemahkan
Berikut langkah umum yang dapat Anda gunakan sebagai panduan.
1. Tentukan Negara Tujuan
Pertama, tentukan negara tempat Anda akan menggunakan ijazah. Langkah ini penting karena tidak semua negara memiliki prosedur dokumen internasional yang sama.
Selain itu, pastikan negara tujuan termasuk negara peserta Konvensi Apostille apabila Anda memang membutuhkan apostille.
Dengan mengetahui negara tujuan sejak awal, Anda dapat menghindari proses yang tidak perlu.
2. Periksa Persyaratan Lembaga Tujuan
Selanjutnya, periksa permintaan universitas, perusahaan, instansi pemerintah, organisasi profesi, atau lembaga lain yang membutuhkan ijazah.
Perhatikan apakah mereka meminta:
- Ijazah asli.
- Salinan ijazah.
- Terjemahan bahasa Inggris.
- Terjemahan tersumpah.
- Apostille pada ijazah.
- Apostille pada hasil terjemahan.
- Ijazah dan terjemahan sekaligus.
Selain itu, periksa format dokumen digital apabila lembaga tujuan menerima dokumen secara online.
Baca juga : Berapa Lama Proses Apostille dan Translate Ijazah?
3. Siapkan Ijazah Asli
Setelah mengetahui persyaratan, siapkan ijazah asli serta dokumen pendukung yang relevan.
Pastikan informasi pada ijazah jelas. Periksa kembali nama lengkap, nomor ijazah, program studi, nama perguruan tinggi, serta tanggal atau informasi akademik lainnya.
Jika terdapat kesalahan data, selesaikan persoalan tersebut terlebih dahulu melalui perguruan tinggi terkait.
4. Siapkan Terjemahan Bahasa Asing
Berikutnya, siapkan terjemahan ijazah sesuai bahasa yang diminta pihak tujuan.
Jika pihak penerima meminta bahasa Inggris, gunakan bahasa Inggris. Namun, jika pihak penerima meminta bahasa lain, ikuti ketentuan tersebut.
Kemudian, pastikan penerjemah mempertahankan seluruh informasi penting dari dokumen asli.
Jika pihak tujuan meminta penerjemah tersumpah, gunakan layanan penerjemah tersumpah. Langkah ini dapat membantu memenuhi standar administrasi yang lebih ketat.
Baca juga : Translate Ijazah untuk Apostille Haruskah Pakai Penerjemah?
5. Pastikan Dokumen yang Memerlukan Apostille
Tahap ini sangat penting. Jangan langsung mengajukan semua dokumen tanpa mengetahui dokumen mana yang membutuhkan apostille.
Periksa kembali instruksi lembaga tujuan. Jika mereka meminta apostille pada ijazah asli, fokuskan proses pada ijazah tersebut.
Sebaliknya, jika mereka meminta apostille pada dokumen terjemahan, Anda perlu memahami persyaratan yang berlaku untuk dokumen terjemahan tersebut.
Karena itu, konsultasi sebelum pengajuan dapat membantu mengurangi risiko salah prosedur.
Baca juga : Apostille Ijazah untuk Kuliah di Luar Negeri Syarat dan Prosedur
6. Ajukan Apostille Melalui Layanan Resmi
Setelah dokumen siap, ikuti prosedur pengajuan apostille melalui layanan resmi pemerintah Indonesia yang menangani apostille.
Pemohon perlu mengikuti tahapan yang tersedia, mengisi data secara benar, mengunggah atau menyerahkan dokumen sesuai ketentuan, serta mengikuti instruksi pembayaran apabila terdapat biaya PNBP.
Selain itu, pastikan data yang Anda masukkan sama dengan informasi pada dokumen. Kesalahan nama atau nomor dokumen dapat menimbulkan kendala administratif.
7. Periksa Hasil Apostille
Setelah proses selesai, periksa kembali dokumen yang sudah memperoleh apostille.
Pastikan nama pemilik dokumen, jenis dokumen, serta informasi lain sesuai dengan pengajuan.
Kemudian, simpan dokumen secara aman. Jika Anda membutuhkan versi digital, gunakan hasil scan yang jelas dan lengkap.
Baca juga : Dokumen dan Tahapan Apostille Ijazah untuk Kerja di Luar Negeri
Lebih Baik Translate Dahulu atau Apostille Dahulu?
Tidak ada satu urutan yang otomatis berlaku untuk semua kasus. Urutan yang tepat bergantung pada permintaan negara dan lembaga tujuan.
Namun, pemohon dapat memulai dengan memeriksa persyaratan. Setelah itu, tentukan apakah pihak tujuan meminta apostille pada ijazah asli, terjemahan, atau keduanya.
Sebagai langkah praktis, Anda dapat menyiapkan terjemahan terlebih dahulu apabila lembaga tujuan meminta terjemahan untuk proses administrasi. Akan tetapi, apabila pihak tujuan secara khusus meminta apostille pada dokumen asli, jangan mengganti dokumen utama dengan hasil terjemahan.
Dengan demikian, persyaratan penerima harus menjadi dasar utama dalam menentukan urutan proses.
Baca juga : Perbedaan Apostille Ijazah Asli dan yang Sudah Diterjemahkan
Kesalahan yang Perlu Anda Hindari
Mengurus apostille ijazah yang sudah diterjemahkan membutuhkan ketelitian. Karena itu, hindari beberapa kesalahan berikut.
- jangan menganggap terjemahan otomatis memiliki fungsi apostille.
- jangan menganggap apostille berarti dokumen sudah pasti diterima oleh semua lembaga luar negeri.
- jangan menggunakan terjemahan yang tidak sesuai dengan permintaan lembaga tujuan.
- jangan mengubah informasi pada ijazah ketika membuat terjemahan.
- jangan mengabaikan perbedaan antara apostille dokumen asli dan kebutuhan legalisasi terjemahan.
Selain itu, hindari mengajukan dokumen tanpa memeriksa persyaratan terbaru. Prosedur administratif dapat berubah sehingga informasi lama belum tentu sesuai dengan kondisi saat ini.
Tips Agar Proses Apostille Ijazah Lebih Lancar
Agar proses berjalan lebih terarah, lakukan pemeriksaan dokumen sejak awal.
- tentukan negara tujuan dan tujuan penggunaan ijazah. Selanjutnya, minta persyaratan tertulis dari lembaga penerima.
- siapkan ijazah dan terjemahan sesuai permintaan. Setelah itu, periksa kembali seluruh data sebelum mengajukan apostille.
- Jika Anda merasa ragu, konsultasikan dokumen kepada penyedia layanan yang memahami proses apostille dan penerjemahan dokumen pendidikan.
Dengan cara tersebut, Anda dapat mengurangi kemungkinan salah dokumen, salah urutan, atau salah memilih jenis terjemahan.
Baca juga : Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Apostille Translate Ijazah
Pengurusan Apostille Bersama Jangkar Groups
Cara apostille ijazah yang sudah diterjemahkan ke bahasa asing membutuhkan pemahaman mengenai fungsi apostille dan fungsi penerjemahan. Apostille berkaitan dengan pengesahan dokumen untuk penggunaan lintas negara, sedangkan terjemahan membantu pihak penerima memahami isi ijazah.
Oleh sebab itu, jangan langsung menganggap ijazah yang sudah diterjemahkan otomatis siap mendapatkan apostille. Pertama, tentukan negara tujuan. Selanjutnya, periksa permintaan lembaga penerima. Kemudian, tentukan dokumen yang membutuhkan apostille dan jenis terjemahan yang sesuai.
Dengan persiapan yang tepat, Anda dapat mengurus dokumen pendidikan secara lebih terarah. Selain itu, pemeriksaan sejak awal dapat membantu mengurangi risiko kesalahan administrasi.
Konsultasi Apostille Ijazah yang Sudah Diterjemahkan
Sudah punya ijazah yang telah diterjemahkan ke bahasa asing tetapi masih bingung cara mengurus apostille-nya?
Konsultasikan kebutuhan apostille ijazah dan terjemahan dokumen untuk keperluan luar negeri bersama tim kami.
Konsultasikan Pengurusan Apostille Anda Sekarang
