Cara mengisi data pribadi di Form Visa Schengen perlu di lakukan dengan teliti karena bagian ini menjadi dasar identifikasi pemohon. Nama, tanggal lahir, tempat lahir, kewarganegaraan, status perkawinan, hingga informasi paspor harus di isi berdasarkan data yang benar dan konsisten.
Selain itu, formulir aplikasi Schengen memiliki bagian identitas yang cukup rinci. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya menyiapkan paspor dan dokumen identitas sebelum mulai mengisi formulir. Dengan demikian, setiap data dapat langsung di cocokkan dengan dokumen resmi dan risiko kesalahan penulisan dapat di kurangi.
Formulir harmonisasi Schengen menetapkan bahwa kolom 1 sampai 3 harus di isi sesuai dengan data pada dokumen perjalanan. Bagian tersebut mencakup surname, surname at birth, dan first name(s).
Baca Juga : Form Visa Schengen: Cara Mengisi & Kesalahan Harus Dihindari
Data Pribadi Apa Saja yang Harus Di isi?
Pada bagian awal Form Visa Schengen, pemohon akan menemukan sejumlah kolom yang berkaitan dengan identitas. Informasi tersebut tidak hanya berupa nama, tetapi juga tanggal dan tempat lahir, kewarganegaraan, jenis kelamin, status perkawinan, serta informasi orang tua atau wali untuk pemohon anak.
Secara umum, bagian identitas dalam formulir mencakup:
A. Nama keluarga atau surname
B. Lalu, Nama keluarga saat lahir, jika berbeda
C. dan Nama depan atau given name
D. Tanggal lahir
E. Tempat lahir
F. Negara tempat lahir
G. Kewarganegaraan saat ini
H. Lalu, Kewarganegaraan saat lahir jika berbeda
I. dan, Kewarganegaraan lainnya jika ada
J. Jenis kelamin
K. Status perkawinan
L. Nomor identitas nasional jika berlaku
M. Informasi orang tua atau wali untuk anak
Karena itu, sebaiknya jangan mengisi bagian ini berdasarkan ingatan semata. Sebaliknya, buka paspor dan dokumen identitas agar data yang di masukkan benar-benar sesuai.
Cara Mengisi Nama Sesuai Paspor
Nama merupakan salah satu bagian yang paling perlu di perhatikan. Dalam formulir, pemohon akan menemukan beberapa kolom yang tampak mirip, yaitu Surname (Family Name), Surname at Birth, dan First Name(s) (Given Name(s)).
Visa Code secara khusus menetapkan bahwa tiga kolom pertama tersebut di isi berdasarkan data pada dokumen perjalanan.
Surname atau Family Name
Surname berarti nama keluarga atau nama belakang sesuai struktur nama yang tercantum pada dokumen perjalanan.
Sebagai contoh fiktif, apabila paspor mencantumkan:
Surname: PRATAMA
Given Name: ANDI
maka pengisiannya:
Surname / Family Name: PRATAMA
First Name(s) / Given Name(s): ANDI
Namun, tidak semua nama orang Indonesia mempunyai surname dalam pengertian nama keluarga. Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya mengikuti cara penulisan yang tercantum pada paspor, bukan membuat sendiri pembagian nama depan dan nama belakang.
Surname at Birth
Kolom Surname at Birth di gunakan untuk nama keluarga saat lahir atau nama keluarga sebelumnya apabila berbeda dari nama sekarang.
Misalnya seseorang pernah mengganti nama keluarga secara resmi atau memiliki perubahan nama karena kondisi tertentu, informasi tersebut perlu mengikuti dokumen yang relevan.
Sementara itu, jika tidak pernah memiliki surname berbeda, pengisian harus mengikuti petunjuk formulir atau sistem pengajuan yang di gunakan. Jangan memasukkan nama lain hanya karena menganggap kolom tersebut harus selalu di isi.
First Name atau Given Name
First name(s) atau given name(s) merupakan nama depan atau nama pemberian yang tercantum dalam dokumen perjalanan.
Apabila paspor memiliki beberapa given name, seluruh bagian yang relevan perlu di cantumkan sesuai dokumen. Dengan demikian, jangan menghilangkan bagian nama hanya karena formulir terlihat memiliki ruang terbatas.
Cara Mengisi Tanggal Lahir
Setelah nama, pemohon akan menemukan kolom Date of Birth. Formulir harmonisasi Schengen menggunakan format hari-bulan-tahun untuk bagian tersebut.
Contoh data:
Date of Birth: 15-03-1992
Artinya:
Hari: 15
Bulan: 03
Tahun: 1992
Kesalahan yang sering terjadi adalah menukar posisi hari dan bulan. Oleh karena itu, pemohon perlu mengikuti format yang di tampilkan pada formulir atau sistem pengajuan.
Selain itu, tanggal lahir harus sama dengan paspor. Jika paspor mencantumkan 15 Maret 1992, jangan memasukkan tanggal berbeda meskipun kesalahannya hanya satu angka.
Dengan demikian, setelah memasukkan tanggal lahir, sebaiknya langsung lakukan pemeriksaan ulang sebelum berpindah ke kolom berikutnya.
Cara Mengisi Tempat dan Negara Lahir
Berikutnya terdapat kolom Place of Birth dan Country of Birth.
Sebagai contoh:
Place of Birth: Jakarta
Country of Birth: Indonesia
Tempat lahir harus mengikuti data identitas yang benar. Jika dokumen resmi menggunakan nama wilayah tertentu, pemohon sebaiknya memperhatikan konsistensi penulisan.
Selain itu, Place of Birth dan Country of Birth bukanlah informasi mengenai tempat tinggal sekarang. Jadi, jangan memasukkan Jakarta hanya karena saat ini tinggal di Jakarta jika tempat lahir sebenarnya berada di kota lain.
Dengan demikian, pemohon perlu membedakan antara tempat lahir dan alamat tempat tinggal.
Cara Mengisi Kewarganegaraan
Pada bagian Current Nationality, pemohon memasukkan kewarganegaraan saat ini.
Contohnya:
Current Nationality: Indonesian
Formulir juga menyediakan bagian Nationality at Birth, if different dan Other Nationalities.
Apabila kewarganegaraan saat lahir sama dengan kewarganegaraan sekarang dan tidak memiliki kewarganegaraan lain, pengisian perlu mengikuti mekanisme yang tersedia pada formulir.
Sebaliknya, apabila seseorang memiliki kewarganegaraan lain, informasi tersebut perlu di cantumkan sesuai kondisi sebenarnya.
Karena itu, jangan menganggap kolom kewarganegaraan sama dengan negara tempat tinggal. WNI yang tinggal sementara di luar Indonesia tetap perlu membedakan kewarganegaraan dengan negara domisili.
Cara Mengisi Jenis Kelamin dan Status Perkawinan
Formulir Schengen juga menyediakan kolom Sex dan Civil Status. Pada formulir terbaru, pilihan jenis kelamin mencakup Male, Female, dan Other. Sementara itu, status sipil mencakup beberapa pilihan seperti Single, Married, Registered Partnership, Separated, Divorced, Widow(er), atau pilihan lain yang sesuai.
Pengisian bagian ini sebaiknya mengikuti kondisi sebenarnya.
Contohnya:
Sex: Male
Civil Status: Married
Jika status perkawinan berubah sebelum pengajuan, informasi pada formulir sebaiknya di perbarui sesuai keadaan terbaru.
Selain itu, pemohon tidak perlu memilih status tertentu hanya karena menganggap status tersebut dapat memengaruhi hasil pengajuan. Formulir harus menggambarkan keadaan sebenarnya.
Cara Mengisi Nomor Identitas Nasional
Formulir juga menyediakan kolom National Identity Number, where applicable.
Untuk pemohon Indonesia, bagian ini perlu di perhatikan sesuai petunjuk sistem atau pusat pengajuan yang di gunakan. Jika informasi tersebut di minta, masukkan data identitas nasional yang benar.
Sebaliknya, apabila sistem memberikan instruksi berbeda mengenai kolom tersebut, ikuti petunjuk resmi negara yang memproses aplikasi.
Yang terpenting, jangan memasukkan nomor paspor pada kolom nomor identitas nasional. Keduanya merupakan informasi yang berbeda.
Cara Mengisi Data Paspor
Setelah identitas pribadi, bagian berikutnya berhubungan langsung dengan dokumen perjalanan. Formulir harmonisasi mencantumkan beberapa informasi seperti jenis dokumen perjalanan, nomor dokumen, tanggal penerbitan, tanggal berlaku sampai, serta negara yang menerbitkan dokumen tersebut.
Contoh:
Type of Travel Document: Ordinary Passport
Travel Document Number: X1234567
Date of Issue: 10-01-2025
Valid Until: 09-01-2030
Issued By: Indonesia
Nomor di atas hanya contoh fiktif.
Type of Travel Document
Untuk pemegang paspor biasa, jenis dokumen biasanya di pilih sesuai pilihan Ordinary Passport apabila tersedia dan sesuai dengan dokumen yang di gunakan.
Sementara itu, formulir juga mengenal kategori seperti diplomatic passport, service passport, official passport, special passport, atau dokumen perjalanan lainnya.
Karena itu, pilih berdasarkan jenis dokumen yang benar-benar di gunakan untuk perjalanan.
Travel Document Number
Nomor travel document harus di salin secara hati-hati dari paspor.
Jangan menukar nomor paspor dengan nomor identitas nasional. Selain itu, perhatikan huruf dan angka karena beberapa nomor paspor terdiri dari kombinasi keduanya.
Date of Issue dan Valid Until
Tanggal penerbitan dan tanggal berlaku sampai harus mengikuti halaman identitas paspor.
Misalnya:
Date of Issue: 10-01-2025
Valid Until: 09-01-2030
Keduanya jangan tertukar. Selanjutnya, pastikan format tanggal mengikuti sistem pengisian yang di gunakan.
Alamat Rumah dan Informasi Kontak
Setelah data paspor, formulir mencantumkan Applicant’s home address and email address serta nomor telepon.
Contoh:
Home Address: Jl. Contoh No. 10, Jakarta
Email: [email protected]
Telephone: +62 812 0000 0000
Alamat yang di masukkan sebaiknya merupakan alamat tempat tinggal yang benar.
Selain itu, email dan nomor telepon perlu di periksa kembali karena informasi kontak dapat menjadi bagian dari komunikasi administratif selama proses aplikasi.
Jika terdapat kesalahan satu digit pada nomor telepon atau satu karakter pada alamat email, informasi tersebut dapat menyulitkan komunikasi. Oleh karena itu, pemeriksaan kembali tetap di perlukan.
Data Pemohon yang Tinggal di Negara Lain
Formulir juga memiliki bagian Residence in a country other than the country of current nationality.
Bagian ini berkaitan dengan pemohon yang tinggal di negara selain negara kewarganegaraannya.
Misalnya, seseorang berkewarganegaraan Indonesia tetapi memiliki izin tinggal di negara lain. Jika kondisi tersebut berlaku, informasi izin tinggal dapat di minta, termasuk nomor izin dan masa berlakunya.
Sebaliknya, jangan mengisi bagian ini hanya karena pernah berkunjung ke negara lain. Berkunjung sebagai turis tidak sama dengan memiliki residence permit.
Dengan demikian, bedakan antara perjalanan, tempat tinggal, dan status izin tinggal.
Cara Memeriksa Data Pribadi Sebelum Melanjutkan
Setelah seluruh bagian identitas selesai, lakukan pemeriksaan menyeluruh sebelum mengisi bagian lain dalam formulir.
Pertama, cocokkan nama dengan paspor. Kemudian, periksa tanggal dan tempat lahir. Setelah itu, pastikan kewarganegaraan, status perkawinan, dan nomor identitas telah di masukkan dengan benar.
Selanjutnya, buka halaman identitas paspor dan cocokkan jenis dokumen, nomor paspor, tanggal penerbitan, serta tanggal kedaluwarsa. Terakhir, periksa alamat email dan nomor telepon.
Pemeriksaan tersebut penting karena data identitas merupakan dasar bagi bagian lain dalam aplikasi. Informasi mengenai surname, given name, tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, serta data dokumen perjalanan juga menjadi bagian dari data yang tercatat dalam sistem visa.
Contoh Pengisian Data Pribadi
Untuk memberikan gambaran sederhana, berikut contoh fiktif:
Surname: PRATAMA
First Name(s): ANDI
Date of Birth: 15-03-1992
Place of Birth: JAKARTA
Country of Birth: INDONESIA
Current Nationality: INDONESIAN
Sex: MALE
Civil Status: MARRIED
Type of Travel Document: ORDINARY PASSPORT
Travel Document Number: X1234567
Date of Issue: 10-01-2025
Valid Until: 09-01-2030
Issued By: INDONESIA
Data tersebut hanya ilustrasi. Oleh karena itu, pemohon tidak boleh mengganti data sebenarnya dengan contoh tersebut ketika membuat aplikasi.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengisi Data Identitas
Kesalahan pada bagian identitas biasanya muncul karena pemohon terburu-buru atau langsung mengisi formulir tanpa membuka paspor.
Beberapa kesalahan yang perlu dihindari antara lain:
A. Membalik surname dan given name.
B. Menulis nama berbeda dari paspor.
C. Salah memasukkan tanggal lahir.
D. Menggunakan tempat tinggal sebagai tempat lahir.
E. Salah memasukkan kewarganegaraan.
F. Menukar nomor paspor dengan nomor identitas.
G. Salah memasukkan tanggal penerbitan paspor.
H. Salah memasukkan tanggal kedaluwarsa paspor.
I. Menggunakan nomor telepon atau email yang tidak aktif.
Selain itu, kesalahan dapat terjadi ketika pemohon menyalin data dari formulir lama tanpa mengeceknya kembali. Padahal, data pribadi dapat berubah.
Karena itu, selalu gunakan dokumen terbaru sebagai referensi utama.
Regulasi Pengisian Data Pribadi Form Visa Schengen
Formulir aplikasi Schengen merupakan formulir yang di harmonisasi berdasarkan Visa Code. Versi yang berlaku mencantumkan kolom identitas, dokumen perjalanan, alamat, pekerjaan, tujuan perjalanan, dan informasi pembiayaan. Selain itu, regulasi menyatakan bahwa formulir aplikasi tersedia secara gratis.
Secara khusus, kolom 1–3 harus mengikuti data pada dokumen perjalanan. Sementara itu, data lain seperti tanggal lahir, tempat lahir, kewarganegaraan, jenis dokumen perjalanan, nomor dokumen, tanggal penerbitan, dan masa berlaku juga menjadi bagian dari informasi aplikasi.
Dengan demikian, paspor sebaiknya selalu berada di dekat pemohon ketika mengisi bagian identitas.
Cara mengisi data pribadi di Form Visa Schengen pada dasarnya membutuhkan ketelitian dan konsistensi. Mulai dari nama, tanggal lahir, tempat lahir, kewarganegaraan, status perkawinan, hingga informasi paspor harus disesuaikan dengan dokumen resmi.
Selain itu, pemohon perlu membedakan antara data identitas, alamat tempat tinggal, nomor identitas nasional, dan informasi dokumen perjalanan. Dengan demikian, setiap kolom dapat di isi berdasarkan fungsi yang benar.
Pada akhirnya, jangan hanya memeriksa apakah semua kolom telah terisi. Sebaliknya, pastikan setiap informasi benar, konsisten, dan sesuai dengan paspor serta dokumen pendukung sebelum formulir di lanjutkan ke bagian berikutnya.
FAQ Cara Mengisi Data Pribadi di Form Visa Schengen
Apakah nama di Form Visa Schengen harus sama dengan paspor?
Ya. Khusus kolom 1–3, Visa Code menetapkan bahwa data diisi sesuai dengan dokumen perjalanan.
Apa yang di maksud Surname dalam Form Visa Schengen?
Surname atau family name merupakan nama keluarga atau nama belakang sesuai struktur nama yang tercantum dalam dokumen perjalanan.
Apa yang di maksud First Name(s) atau Given Name(s)?
Bagian tersebut digunakan untuk nama depan atau nama pemberian yang tercantum pada dokumen perjalanan.
Apakah nomor paspor sama dengan National Identity Number?
Tidak. Nomor paspor merupakan nomor dokumen perjalanan, sedangkan National Identity Number merupakan nomor identitas nasional apabila berlaku.
Apakah tempat lahir boleh di isi dengan kota tempat tinggal sekarang?
Tidak jika keduanya berbeda. Place of Birth mengacu pada tempat kelahiran, bukan alamat tempat tinggal saat ini.
Bagaimana jika nama saya tidak memiliki surname?
Ikuti struktur nama sebagaimana tercantum pada paspor dan petunjuk formulir atau sistem pengajuan yang digunakan. Jangan membuat pembagian nama sendiri.
Jasa Pengurusan Visa Schengen
PT Jangkar Global Groups dapat membantu persiapan administrasi Visa Schengen, termasuk pemeriksaan data paspor, pengisian formulir, pengecekan konsistensi identitas, persiapan dokumen pendukung, serta pendampingan proses pengajuan.
Konsultasi Form Visa Schengen Sekarang!
