Cara mengisi Form Visa Schengen perlu di lakukan secara teliti karena formulir menjadi salah satu bagian penting dalam aplikasi visa. Selain itu, informasi yang di tulis harus sesuai dengan paspor, itinerary, dokumen pekerjaan, akomodasi, serta bukti pembiayaan perjalanan. Oleh karena itu, sebelum mulai mengisi formulir, pemohon sebaiknya menentukan negara tujuan utama dan kategori perjalanan terlebih dahulu. Secara resmi, formulir Visa Schengen dapat di isi secara manual atau elektronik, kemudian harus di tandatangani sesuai ketentuan yang berlaku.
Baca Juga : Form Visa Schengen: Cara Mengisi & Kesalahan Harus Dihindari
Persiapan Sebelum Mengisi Form Visa Schengen
Sebelum mengisi formulir, siapkan seluruh informasi yang nantinya akan di masukkan. Dengan begitu, proses pengisian menjadi lebih mudah dan risiko perbedaan data dapat di kurangi.
Dokumen dan informasi yang sebaiknya sudah tersedia antara lain:
A. Paspor.
B. Data identitas lengkap.
C. Alamat tempat tinggal.
D. Informasi pekerjaan atau usaha.
E. Rencana perjalanan.
F. Negara yang akan di kunjungi.
G. Tanggal masuk dan keluar Schengen.
H. Informasi akomodasi.
I. Data pihak yang mengundang jika ada.
J. Informasi sponsor jika biaya di tanggung pihak lain.
K. Bukti pembiayaan perjalanan.
L. Informasi visa Schengen sebelumnya jika ada.
M. Data asuransi perjalanan apabila sudah tersedia.
Selain itu, periksa terlebih dahulu negara yang berwenang menerima aplikasi. Jika perjalanan hanya di lakukan ke satu negara, penentuannya lebih sederhana. Namun, apabila mengunjungi beberapa negara Schengen, pengajuan umumnya di lakukan di negara tempat pemohon tinggal paling lama. Jika durasi tinggal sama, pengajuan di lakukan kepada negara pertama yang akan di kunjungi.
Cara Mengisi Form Visa Schengen dari Awal
Setelah informasi dasar tersedia, pengisian dapat di lakukan secara berurutan. Formulir harmonisasi Schengen memuat bagian identitas, dokumen perjalanan, tujuan perjalanan, pekerjaan, akomodasi, pembiayaan, dan informasi lainnya.
- Isi Nama Sesuai Paspor
Bagian pertama berkaitan dengan nama pemohon. Nama harus di tulis berdasarkan dokumen perjalanan.
Formulir membedakan beberapa informasi, termasuk:
A. surname atau nama keluarga;
B. surname at birth atau nama keluarga saat lahir;
C. first name atau nama depan.
Untuk kolom identitas utama, Visa Code menyatakan bahwa bagian awal formulir harus di isi berdasarkan data dalam dokumen perjalanan.
Karena itu, jangan mengubah susunan nama berdasarkan kebiasaan sehari-hari. Jika paspor hanya memiliki satu nama, ikuti petunjuk resmi negara yang memproses aplikasi mengenai cara memasukkan nama tersebut.
- Isi Tanggal dan Tempat Lahir
Selanjutnya, masukkan tanggal lahir, tempat lahir, serta negara tempat lahir sesuai dokumen resmi.
Perhatikan format tanggal yang di minta. Kesalahan satu angka dapat menyebabkan informasi pada formulir berbeda dengan paspor.
Kemudian, isi kewarganegaraan saat ini. Jika terdapat kewarganegaraan sebelumnya atau kewarganegaraan lain, isi sesuai kondisi sebenarnya dan petunjuk formulir.
- Isi Jenis Kelamin dan Status Perkawinan
Bagian berikutnya biasanya meminta informasi jenis kelamin dan status perkawinan.
Pilih jawaban yang sesuai dengan keadaan sebenarnya. Selain itu, jika formulir menyediakan pilihan lain atau kolom penjelasan, gunakan sesuai petunjuk yang tersedia.
Untuk pemohon anak, terdapat bagian yang berkaitan dengan orang tua atau wali. Karena itu, pengisian formulir anak membutuhkan perhatian tambahan.
Mengisi Data Paspor pada Form Visa Schengen
Setelah identitas selesai, tahap berikutnya adalah memasukkan informasi dokumen perjalanan. Bagian ini perlu di periksa dengan sangat teliti karena nomor paspor di gunakan untuk menghubungkan formulir dengan dokumen perjalanan pemohon.
Informasi yang biasanya di perlukan mencakup:
- jenis dokumen perjalanan;
- nomor paspor;
- tanggal penerbitan;
- tanggal kedaluwarsa;
- negara yang menerbitkan paspor.
Jangan mengetik nomor paspor berdasarkan ingatan. Sebaliknya, buka paspor dan salin informasi secara langsung.
Selain itu, periksa kembali angka dan huruf yang mudah tertukar. Setelah selesai, bandingkan seluruh informasi dengan halaman biodata paspor.
Mengisi Tujuan Perjalanan Visa Schengen
Selanjutnya, formulir akan meminta informasi mengenai tujuan perjalanan. Bagian ini harus sesuai dengan kategori visa yang di pilih.
Tujuan perjalanan dapat berkaitan dengan:
A. wisata;
B. bisnis;
C. kunjungan keluarga atau teman;
D. kegiatan budaya;
E. kegiatan olahraga;
F. studi jangka pendek;
G. alasan medis;
H. tujuan lain sesuai kategori yang tersedia.
Karena itu, jangan memilih kategori hanya berdasarkan perkiraan. Tujuan yang di pilih harus dapat di dukung oleh dokumen lain.
Misalnya, jika tujuan perjalanan adalah bisnis, dokumen pendukung seharusnya dapat menjelaskan kegiatan bisnis tersebut. Sebaliknya, apabila tujuan perjalanan adalah wisata, itinerary dan dokumen perjalanan perlu mendukung informasi tersebut.
Mengisi Informasi Negara Tujuan
Bagian perjalanan juga dapat meminta informasi mengenai negara tujuan atau negara yang akan di kunjungi.
Jika hanya mengunjungi satu negara, tuliskan informasi sesuai rencana perjalanan.
Namun, jika mengunjungi beberapa negara Schengen, masukkan negara-negara yang memang akan di kunjungi. Jangan membuat daftar negara yang tidak terdapat dalam itinerary sebenarnya.
Selain itu, pastikan negara tujuan utama sesuai dengan tempat pengajuan visa. Komisi Eropa menetapkan bahwa untuk perjalanan ke beberapa negara, aplikasi umumnya di ajukan kepada negara tempat pemohon akan tinggal paling lama.
Mengisi Tanggal Masuk dan Keluar Schengen
Tanggal perjalanan merupakan salah satu bagian yang harus konsisten dengan dokumen pendukung.
Misalnya, pemohon berencana:
Masuk Schengen: 10 Juni
Keluar Schengen: 20 Juni
Maka informasi tersebut harus selaras dengan itinerary, akomodasi, dan dokumen transportasi.
Jangan memasukkan tanggal yang hanya berdasarkan perkiraan apabila itinerary sudah di tentukan. Selain itu, periksa kembali apakah tanggal keberangkatan dan kepulangan tidak tertukar.
Jika perjalanan mencakup beberapa negara, buat jadwal terlebih dahulu sebelum mengisi formulir. Dengan demikian, informasi yang di masukkan lebih mudah di periksa.
Mengisi Informasi Pekerjaan
Setelah bagian perjalanan, formulir meminta informasi pekerjaan atau aktivitas pemohon.
Bagi karyawan, informasi dapat mencakup:
A. nama perusahaan;
B. posisi atau jabatan;
C. alamat perusahaan;
D. nomor kontak;
E. informasi pekerjaan lainnya sesuai formulir.
Sementara itu, pengusaha dapat menyesuaikan informasi dengan status usahanya. Pelajar, mahasiswa, pensiunan, atau pemohon dengan status lain juga harus memilih kategori yang sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Yang terpenting, informasi pekerjaan pada formulir harus konsisten dengan surat keterangan kerja, dokumen usaha, atau bukti aktivitas lainnya.
Mengisi Informasi Akomodasi
Kemudian, isi bagian mengenai tempat tinggal selama berada di kawasan Schengen.
Jika menggunakan hotel, masukkan informasi sesuai reservasi yang di gunakan. Jika tinggal bersama keluarga atau teman, informasi pihak yang menyediakan akomodasi harus di sesuaikan dengan dokumen pendukung.
Periksa kembali:
- nama hotel atau pihak yang menyediakan tempat tinggal;
- alamat;
- kota;
- negara;
- periode menginap;
- informasi kontak apabila diminta.
Jika itinerary berubah, jangan lupa menyesuaikan informasi akomodasi agar tidak terdapat perbedaan antara formulir dan dokumen pendukung.
Mengisi Informasi Sponsor dan Biaya Perjalanan
Formulir juga dapat meminta informasi mengenai pihak yang membiayai perjalanan. Dalam formulir harmonisasi, bagian pembiayaan membedakan apakah biaya di tanggung pemohon sendiri atau sponsor, termasuk jenis sarana pembiayaan yang di gunakan.
Jika membayar sendiri, pilih opsi yang sesuai dan siapkan bukti finansial.
Jika biaya di tanggung sponsor, masukkan informasi sponsor sesuai kondisi sebenarnya. Kemudian, siapkan dokumen yang menjelaskan hubungan antara sponsor dan pemohon serta kemampuan sponsor membiayai perjalanan apabila memang di perlukan.
Jangan memilih “self-funded” jika sebenarnya seluruh biaya di tanggung pihak lain. Sebaliknya, jangan mencantumkan sponsor apabila tidak ada pihak yang benar-benar membiayai perjalanan.
Mengisi Informasi Visa Sebelumnya
Jika formulir menanyakan riwayat visa Schengen atau visa sebelumnya, jawab berdasarkan data yang sebenarnya.
Informasi dapat berkaitan dengan:
A. pernah memiliki visa Schengen;
B. tanggal penerbitan;
C. periode berlaku;
D. negara yang menerbitkan;
E. informasi lain yang di minta.
Jika tidak pernah memiliki visa sebelumnya, ikuti petunjuk formulir untuk memilih opsi yang sesuai.
Dengan demikian, jangan menghilangkan informasi hanya karena visa sebelumnya sudah kedaluwarsa. Apabila kolom tersebut meminta riwayat tertentu, berikan informasi sesuai keadaan sebenarnya.
Mengisi Informasi Tambahan untuk Pemohon Anak
Untuk pemohon anak, terdapat bagian yang berkaitan dengan orang tua atau wali. Visa Code menetapkan bahwa anak di bawah umur harus memiliki formulir aplikasi yang di tandatangani oleh orang yang memiliki kewenangan orang tua atau wali sesuai ketentuan.
Karena itu, orang tua atau wali perlu memeriksa:
A. data anak;
B. data orang tua;
C. hubungan dengan anak;
D. pihak yang mendampingi;
E. tanda tangan;
F. dokumen pendukung.
Pengisian formulir anak sebaiknya di lakukan berdasarkan dokumen resmi agar tidak terdapat perbedaan identitas.
Memeriksa Form Visa Schengen Sebelum Di tandatangani
Setelah semua bagian selesai, jangan langsung mencetak atau mengirim formulir. Sebaliknya, lakukan pemeriksaan menyeluruh terlebih dahulu.
Periksa Identitas
Pastikan:
A. nama sesuai paspor;
B. tanggal lahir benar;
C. tempat lahir benar;
D. kewarganegaraan benar;
E. nomor paspor benar.
Kesalahan pada bagian identitas perlu di perbaiki sebelum aplikasi di serahkan.
Periksa Perjalanan
Kemudian, cocokkan:
A. tanggal keberangkatan;
B. tanggal kepulangan;
C. negara tujuan;
D. tujuan perjalanan;
E. akomodasi;
F. itinerary.
Jika ada satu tanggal yang berbeda, telusuri penyebabnya sebelum formulir di gunakan.
Periksa Keuangan
Selanjutnya, pastikan pihak yang membiayai perjalanan sudah di tulis dengan benar.
Jika pemohon membayar sendiri, informasi tersebut harus sesuai dengan bukti keuangan. Jika terdapat sponsor, informasi sponsor harus sesuai dengan dokumen pendukung.
Periksa Tanda Tangan
Terakhir, periksa bagian tanda tangan. Visa Code menetapkan bahwa formulir harus di tandatangani, baik secara manual maupun secara elektronik apabila tanda tangan elektronik tersebut di akui oleh negara anggota yang berwenang memeriksa aplikasi.
Jangan lupa mengikuti petunjuk khusus dari negara tujuan mengenai lokasi tanda tangan.
Form Visa Schengen Online dan Manual
Formulir Schengen pada dasarnya dapat diisi secara manual maupun secara elektronik, tergantung pada mekanisme pengajuan yang diterapkan oleh negara yang memproses aplikasi. Oleh karena itu, sebelum mulai mengisi formulir, pemohon sebaiknya terlebih dahulu memeriksa petunjuk resmi dari negara tujuan agar metode yang digunakan benar-benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Selain itu, beberapa negara menyediakan sistem pengisian formulir secara online yang kemudian menghasilkan dokumen aplikasi untuk dicetak dan di tandatangani. Sementara itu, pada kondisi tertentu, pemohon dapat menggunakan formulir yang di isi secara manual, kemudian melengkapinya dengan tanda tangan sesuai prosedur yang di tetapkan.
Dengan demikian, pemohon tidak sebaiknya langsung memilih metode pengisian hanya berdasarkan kebiasaan atau pengalaman pengajuan sebelumnya. Sebaliknya, metode pengisian perlu di sesuaikan dengan instruksi terbaru dari otoritas yang menangani aplikasi. Selanjutnya, setelah formulir selesai di isi, setiap informasi perlu di periksa kembali agar data pribadi, paspor, tujuan perjalanan, tanggal perjalanan, akomodasi, dan sumber pembiayaan tetap konsisten dengan dokumen pendukung.
Karena itu, baik menggunakan metode online maupun manual, ketelitian tetap menjadi bagian penting dalam proses pengisian Form Visa Schengen. Pada akhirnya, formulir yang lengkap, konsisten, dan sesuai dengan prosedur negara tujuan akan membantu pemohon mempersiapkan berkas aplikasi secara lebih teratur.
Dengan demikian, ikuti instruksi konsulat atau portal resmi negara tujuan, bukan hanya format formulir yang di temukan di internet.
Contoh Pengisian Form Visa Schengen
Misalnya, seorang WNI bernama Andi Pratama akan melakukan perjalanan wisata ke Italia selama 10 hari.
Data dasarnya:
A. Nama: Andi Pratama
B. Tujuan: Wisata
C. Negara tujuan: Italia
D. Tanggal masuk: 10 September
E. Tanggal keluar: 20 September
F. Pekerjaan: Karyawan
G. Pembiayaan: Sendiri
H. Akomodasi: Hotel di Roma dan Florence
Ketika mengisi formulir, informasi tersebut harus konsisten dengan paspor, surat keterangan kerja, rekening koran, reservasi akomodasi, itinerary, dan dokumen perjalanan.
Jika terdapat perubahan tanggal setelah formulir selesai, lakukan pemeriksaan ulang terhadap seluruh dokumen agar tidak muncul informasi yang berbeda.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengisi Form
Beberapa kesalahan yang perlu di hindari antara lain:
A. nama tidak sesuai paspor;
B. nomor paspor salah;
C. tanggal lahir salah;
D. tanggal perjalanan tidak sesuai itinerary;
E. negara tujuan tidak sesuai rencana;
F. status pekerjaan tidak sesuai dokumen;
G. alamat akomodasi berbeda;
H. sponsor tidak sesuai dokumen;
I. informasi pembiayaan tidak benar;
J. lupa mengisi bagian tertentu;
K. lupa tanda tangan;
L. menggunakan informasi dari aplikasi orang lain.
Selain itu, jangan mengisi formulir dengan informasi yang sengaja di buat agar terlihat lebih meyakinkan. Data harus mencerminkan kondisi sebenarnya.
Regulasi Pengisian Form Visa Schengen
Beberapa ketentuan penting yang perlu di perhatikan adalah:
A. Setiap pemohon harus menyerahkan formulir aplikasi.
B. Formulir dapat di isi secara manual atau elektronik sesuai ketentuan.
C. Formulir harus di tandatangani.
D. Anak di bawah umur memiliki ketentuan tanda tangan oleh orang tua atau wali.
E. Formulir tersedia secara gratis melalui konsulat.
F. Informasi pada bagian awal formulir harus mengikuti dokumen perjalanan.
G. Dokumen pendukung harus di siapkan sesuai tujuan perjalanan.
Selain itu, Komisi Eropa menjelaskan bahwa aplikasi Visa Schengen membutuhkan formulir, paspor, foto, dokumen pendukung, serta asuransi perjalanan apabila di wajibkan.
Checklist Sebelum Form Visa Schengen Di serahkan
Sebelum appointment, lakukan pemeriksaan terakhir:
A. Formulir menggunakan versi atau sistem yang sesuai.
B. Nama sudah sesuai paspor.
C. Nomor paspor sudah benar.
D. Tanggal lahir sudah benar.
E. Kewarganegaraan sudah benar.
F. Tujuan perjalanan sesuai dokumen.
G. Negara tujuan sudah benar.
H. Tanggal masuk dan keluar sudah sesuai.
I. Pekerjaan sesuai dokumen.
J. Akomodasi sesuai itinerary.
K. Sponsor sudah di cantumkan jika di perlukan.
L. Sumber pembiayaan sudah benar.
M. Riwayat visa di isi sesuai kondisi.
N. Formulir sudah di tandatangani sesuai petunjuk.
O. Semua dokumen pendukung sudah tersedia.
Dengan demikian, formulir tidak hanya lengkap secara teknis, tetapi juga konsisten dengan keseluruhan aplikasi.
FAQ Cara Mengisi Form Visa Schengen
Bagaimana cara mengisi Form Visa Schengen?
Form Visa Schengen di isi berdasarkan data paspor, identitas, tujuan perjalanan, pekerjaan, akomodasi, pembiayaan, dan informasi lain yang di minta. Setelah itu, formulir di periksa, di cetak jika di wajibkan, dan di tandatangani sesuai prosedur negara tujuan.
Apakah Form Visa Schengen boleh di isi secara manual?
Boleh apabila prosedur negara yang memproses aplikasi mengizinkannya. Visa Code menyatakan formulir dapat di isi secara manual atau elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.
Apakah data Form Visa Schengen harus sama dengan paspor?
Ya. Data identitas utama pada formulir harus mengikuti dokumen perjalanan. Karena itu, nama dan informasi paspor sebaiknya di salin dengan teliti.
Apakah Form Visa Schengen harus di tandatangani?
Ya. Formulir harus di tandatangani sesuai ketentuan negara yang memproses aplikasi. Tanda tangan elektronik hanya berlaku apabila metode tersebut di akui oleh negara anggota yang berwenang.
Apa yang dilakukan jika salah mengisi Form Visa Schengen?
Jika kesalahan di temukan sebelum formulir di serahkan, perbaiki sesuai mekanisme pengisian yang di gunakan. Setelah itu, periksa kembali seluruh informasi agar konsisten dengan paspor dan dokumen pendukung.
Jasa Pengurusan Visa Schengen
Bagi pemohon yang membutuhkan bantuan dalam menyiapkan formulir dan administrasi, PT Global Jangkar Groups menyediakan layanan pengurusan Visa Schengen.
Layanan dapat mencakup:
- Konsultasi pengisian Form Visa Schengen.
- Pemeriksaan data paspor.
- Bantuan persiapan formulir.
- Pemeriksaan itinerary.
- Pemeriksaan data pekerjaan.
- Pemeriksaan informasi akomodasi.
- Pemeriksaan dokumen sponsor.
- Pemeriksaan dokumen keuangan.
- Pemeriksaan kelengkapan aplikasi.
- Persiapan appointment.
