Prosedur pengajuan visa Jepang orang tua dengan sponsor biasanya di gunakan ketika anak yang tinggal di Jepang ingin mengundang ayah atau ibunya untuk berkunjung. Dalam kondisi tertentu, anak tidak hanya menjadi pihak yang mengundang, tetapi juga dapat menjadi guarantor atau penjamin apabila anak menanggung biaya perjalanan dan kebutuhan orang tua selama berada di Jepang.
Pengajuan visa seperti ini termasuk dalam kategori kunjungan keluarga. Dokumen yang di perlukan dapat mencakup dokumen orang tua sebagai pemohon serta dokumen dari anak di Jepang, seperti Invitation Letter, Letter of Guarantee, itinerary, bukti hubungan keluarga, Juminhyo, dan bukti kemampuan finansial penjamin sesuai kondisi pengajuan.
Penting untuk di pahami bahwa istilah “sponsor” sering di gunakan secara umum. Dalam dokumen resmi Jepang, pihak yang mengundang dan pihak yang menjadi penjamin dapat merupakan orang yang sama atau berbeda.
Baca Juga : Bukti Hubungan Keluarga untuk Sponsor Visa Jepang
Apa Itu Visa Jepang Orang Tua dengan Sponsor?
Visa Jepang orang tua dengan sponsor adalah pengajuan visa kunjungan sementara ketika orang tua dari Indonesia ingin mengunjungi anak atau keluarga yang berada di Jepang.
Contohnya, seorang anak bekerja di Jepang dan ingin mengundang ayah dan ibunya untuk datang selama beberapa minggu. Anak tersebut dapat menjadi pihak yang mengundang.
Apabila anak juga membayar tiket, akomodasi, kebutuhan selama di Jepang, serta biaya perjalanan kembali, anak dapat bertindak sebagai penjamin sesuai persyaratan yang berlaku.
Namun, keberadaan sponsor tidak berarti visa pasti di setujui. Pemeriksaan tetap di lakukan berdasarkan keseluruhan dokumen dan kondisi pemohon.
Siapa yang Menjadi Sponsor Visa Jepang Orang Tua?
Dalam pembahasan sehari-hari, anak yang berada di Jepang sering di sebut sebagai sponsor.
Namun, terdapat beberapa peran yang perlu di bedakan.
Pihak Pengundang
Pihak pengundang adalah orang yang mengundang orang tua datang ke Jepang.
Anak dapat menjadi pihak pengundang dengan memberikan informasi mengenai tujuan kunjungan, hubungan keluarga, tempat tinggal, dan kegiatan yang akan di lakukan selama di Jepang.
Penjamin atau Guarantor
Penjamin adalah pihak yang memberikan jaminan sesuai Letter of Guarantee.
Dalam dokumen resmi Jepang, penjamin dapat menjamin biaya selama pemohon berada di Jepang, biaya perjalanan kembali, dan kepatuhan pemohon terhadap hukum serta peraturan Jepang.
Pemohon Visa
Orang tua tetap merupakan pemohon visa.
Jadi, walaupun anak menjadi pengundang atau penjamin, ayah dan ibu tetap harus memenuhi persyaratan sebagai pemohon visa.
Baca Juga : Anak di Jepang Menjadi Sponsor Visa Orang Tua
Tahap Pertama: Menentukan Tujuan Kunjungan
Sebelum menyiapkan dokumen, tentukan terlebih dahulu tujuan perjalanan.
Jika orang tua datang untuk mengunjungi anak dan keluarga di Jepang, tujuan tersebut perlu di jelaskan secara jelas.
Contohnya:
- Mengunjungi anak
- Mengunjungi anak dan cucu
- Menghabiskan waktu bersama keluarga
- Menghadiri acara keluarga
- Berkunjung sekaligus melakukan kegiatan wisata
- Mengunjungi keluarga dalam periode tertentu
Tujuan perjalanan harus konsisten dengan itinerary dan dokumen lainnya.
Panduan resmi Jepang menyatakan bahwa Invitation Letter perlu menjelaskan kegiatan yang di rencanakan di Jepang secara spesifik. Keterangan yang terlalu umum seperti sekadar “wisata” atau “mengunjungi kerabat” tidak cukup sebagai penjelasan aktivitas.
Tahap Kedua: Menentukan Siapa yang Membayar Biaya
Ini merupakan salah satu bagian penting dalam pengajuan.
Tentukan apakah biaya perjalanan akan di tanggung oleh:
Anak di Jepang
atau
Orang tua sebagai pemohon
atau
Di bagi antara anak dan orang tua.
Jika anak menanggung biaya, dokumen keuangan anak sebagai penjamin dapat di perlukan.
Jika orang tua membayar sendiri, dokumen kemampuan finansial orang tua menjadi penting.
Jangan sampai informasi mengenai pihak yang membayar berbeda antara surat sponsor, formulir visa, itinerary, dan dokumen keuangan.
Baca Juga : Syarat Sponsor Visa Jepang untuk Orang Tua
Tahap Ketiga: Menyiapkan Invitation Letter
Anak di Jepang dapat menyiapkan Invitation Letter atau surat undangan.
Surat ini menjelaskan alasan orang tua di undang ke Jepang dan informasi mengenai pihak yang mengundang.
Informasi yang perlu di perhatikan antara lain:
- Nama anak sebagai pengundang
- Alamat di Jepang
- Nomor telepon
- Nama orang tua yang di undang
- Hubungan keluarga
- Tujuan kunjungan
- Rencana kegiatan
- Periode kunjungan
Panduan resmi Jepang juga menyebut bahwa nama pemohon perlu di tulis menggunakan alfabet Latin sesuai paspor. Jika terdapat lebih dari satu pemohon, dapat di gunakan List of Visa Applicants sesuai ketentuan.
Tahap Keempat: Menyiapkan Letter of Guarantee
Apabila anak menjadi penjamin, Letter of Guarantee dapat menjadi dokumen yang perlu di siapkan.
Surat jaminan ini berbeda dengan Invitation Letter.
Letter of Guarantee berkaitan dengan tanggung jawab penjamin terhadap pemohon. Formulir resmi Jepang mencakup jaminan mengenai biaya tinggal, biaya perjalanan kembali, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan Jepang.
Surat tersebut harus di isi secara lengkap dan benar serta di buat konsisten dengan Invitation Letter.
Baca Juga: Bukti Keuangan Sponsor Visa Jepang Orang Tua
Tahap Kelima: Menyiapkan Bukti Hubungan Keluarga
Karena tujuan visa adalah kunjungan keluarga, hubungan antara anak dan orang tua perlu dapat di buktikan.
Dokumen yang dapat di gunakan sesuai kondisi antara lain:
- Akta kelahiran
- Kartu Keluarga
- Akta perkawinan
- Family Register Certificate atau Kosekitohon untuk kondisi tertentu
- Dokumen sipil lainnya
Panduan resmi Jepang mencantumkan birth certificate, marriage certificate, dan Kosekitohon sebagai contoh dokumen untuk membuktikan hubungan keluarga.
Jika nama orang tua dan anak berbeda karena perubahan nama atau perbedaan penulisan, sebaiknya siapkan dokumen yang dapat menjelaskan hubungan tersebut.
Tahap Keenam: Menyiapkan Bukti Keuangan Sponsor
Jika anak menjadi penjamin dan membiayai perjalanan orang tua, bukti keuangan sponsor dapat di perlukan.
Dokumen yang tercantum dalam panduan Jepang antara lain:
- Certificate of Income/Taxation
- Certificate of Tax Payment
- Balance Certificate
- Pension Benefit Certificate apabila penjamin merupakan penerima pensiun
Panduan juga mencantumkan bukti pekerjaan atau dokumen usaha sesuai kondisi penjamin.
Tidak ada angka saldo rekening tertentu yang dapat di anggap sebagai jaminan pasti visa di setujui. Yang penting adalah kemampuan finansial dapat di jelaskan secara wajar dan konsisten dengan tanggung jawab yang di nyatakan oleh penjamin.
Tahap Ketujuh: Menyiapkan Juminhyo
Juminhyo atau Certificate of Residence merupakan salah satu dokumen yang dapat di perlukan dari pihak penjamin di Jepang.
Panduan resmi Jepang menyebutkan bahwa Juminhyo perlu menunjukkan hubungan dengan anggota keluarga dan informasi yang di perlukan, dengan pengecualian tertentu seperti My Number dan Resident Record Code.
Dokumen ini membantu menjelaskan status tempat tinggal dan informasi keluarga dari pihak yang berada di Jepang.
Tahap Kedelapan: Menyiapkan Bukti Pekerjaan Sponsor
Jika anak bekerja di Jepang, bukti pekerjaan dapat menjadi dokumen pendukung.
Dokumen tersebut membantu menunjukkan bahwa sponsor memiliki aktivitas pekerjaan dan sumber penghasilan yang jelas.
Dalam panduan Jepang, Certificate of Employment atau salinan business license dapat di gunakan sesuai kondisi penjamin. Pengecualian berlaku untuk kondisi seperti penganggur atau pensiunan.
Jika anak merupakan pengusaha, dokumen usaha yang relevan dapat di gunakan sesuai persyaratan.
Tahap Kesembilan: Menyiapkan Itinerary Perjalanan
Orang tua dan anak perlu membuat rencana perjalanan yang jelas.
Itinerary dapat mencantumkan:
- Tanggal masuk Jepang
- Tanggal keluar Jepang
- Nomor penerbangan jika sudah di ketahui
- Tempat tinggal
- Alamat anak atau hotel
- Nomor telepon
- Kegiatan selama di Jepang
Panduan resmi Jepang menyatakan bahwa itinerary perlu mencantumkan tanggal kedatangan dan keberangkatan, akomodasi, serta kegiatan selama berada di Jepang. Reservasi dan pembayaran tiket pesawat atau akomodasi tidak di wajibkan pada saat pengajuan berdasarkan panduan tersebut.
Baca Juga: Bukti Hubungan Keluarga untuk Sponsor Visa Jepang
Tahap Kesepuluh: Orang Tua Menyiapkan Dokumen Pemohon
Setelah dokumen sponsor dari Jepang di siapkan, orang tua perlu menyiapkan dokumen sebagai pemohon visa.
Dokumen dasar dapat mencakup:
- Paspor
- Formulir aplikasi visa
- Foto
- KTP
- Kartu Keluarga sesuai checklist
- Bukti hubungan keluarga
- Dokumen keuangan jika biaya di tanggung sendiri
- Itinerary
- Dokumen sponsor atau pengundang
- Dokumen pendukung lainnya sesuai kondisi
Kedutaan Besar Jepang di Indonesia menyediakan kategori pengajuan khusus untuk kunjungan keluarga atau kerabat, dan daftar dokumen perlu mengikuti petunjuk kantor perwakilan yang memiliki yurisdiksi atas tempat tinggal pemohon.
Tahap Kesebelas: Memeriksa Kelengkapan Dokumen
Sebelum menyerahkan aplikasi, seluruh dokumen perlu di periksa kembali.
Pastikan:
- Nama sesuai paspor
- Nama sponsor konsisten
- Hubungan keluarga dapat di buktikan
- Tujuan perjalanan jelas
- Itinerary masuk akal
- Dokumen keuangan sesuai pihak yang membayar
- Surat undangan telah di isi dengan benar
- Letter of Guarantee telah di isi apabila di perlukan
- Dokumen sponsor masih memenuhi ketentuan waktu penerbitan
- Tidak ada informasi yang bertentangan
Dokumen yang di siapkan di Jepang dapat di terima dalam bentuk salinan pada panduan resmi tertentu, tetapi otoritas visa dapat meminta dokumen asli apabila di perlukan untuk pemeriksaan lebih lanjut.
Baca Juga: Penyebab Visa Jepang Orang Tua Ditolak Meski Ada Sponsor
Tahap Kedua Belas: Mengajukan Visa di Indonesia
Untuk pemohon yang tinggal di Indonesia, pengajuan visa Jepang pada prinsipnya di lakukan melalui Japan Visa Application Centre (JVAC), bukan langsung ke Kedutaan Besar Jepang.
Kedutaan Besar Jepang di Indonesia menyatakan bahwa sejak 15 September 2017 penerimaan dan penyerahan visa di alihkan ke JVAC dan Kedutaan Besar pada prinsipnya tidak menerima aplikasi visa secara langsung.
Namun, lokasi pengajuan tetap perlu di sesuaikan dengan wilayah yurisdiksi pemohon karena terdapat Kedutaan Besar dan Konsulat Jenderal Jepang dengan wilayah kerja masing-masing.
Tahap Ketiga Belas: Menyerahkan Dokumen dan Menunggu Pemeriksaan
Setelah dokumen lengkap, orang tua dapat menyerahkan permohonan sesuai prosedur pusat aplikasi yang berlaku.
Pemeriksaan visa dilakukan berdasarkan dokumen yang di serahkan.
Dalam kondisi tertentu, pihak Jepang dapat meminta dokumen tambahan apabila di perlukan. Panduan resmi Jepang menyebutkan bahwa pemeriksaan pada awalnya di lakukan berdasarkan dokumen yang di serahkan, tetapi dokumen tambahan dapat di minta apabila di perlukan.
Karena itu, kelengkapan dokumen sangat penting.
Berapa Lama Proses Visa Jepang Orang Tua?
Waktu pemeriksaan dapat berbeda tergantung kondisi pengajuan.
Jika dokumen lengkap dan tidak memerlukan pemeriksaan tambahan, proses dapat berjalan sesuai waktu pemrosesan yang berlaku pada kantor atau pusat aplikasi.
Namun, apabila di perlukan pemeriksaan lebih lanjut atau dokumen tambahan, proses dapat menjadi lebih lama.
Karena itu, sebaiknya pengajuan tidak di lakukan terlalu dekat dengan jadwal keberangkatan.
Jika Orang Tua Mengajukan Bersama
Ayah dan ibu dapat mengajukan visa pada waktu yang sama apabila memang melakukan perjalanan bersama.
Untuk beberapa pemohon, pihak pengundang atau penjamin dapat menggunakan List of Visa Applicants sesuai ketentuan.
Panduan resmi Jepang menyediakan formulir tersebut untuk situasi ketika dua atau lebih pemohon mengajukan visa pada waktu yang sama. Nama pemohon harus di tulis menggunakan alfabet Latin sebagaimana tercantum pada paspor.
Jika Anak Hanya Menjadi Pengundang
Tidak semua anak yang mengundang orang tua harus menjadi penjamin biaya.
Misalnya, anak tinggal di Jepang dan menyediakan tempat tinggal, tetapi orang tua membayar tiket pesawat dan kebutuhan perjalanan sendiri.
Dalam kondisi tersebut, struktur dokumennya dapat berbeda dengan pengajuan ketika anak menanggung seluruh biaya.
Oleh karena itu, sejak awal perlu di bedakan:
Siapa yang mengundang?
Siapaa yang membayar?
Siapa yang menjadi guarantor?
Ketiga hal tersebut tidak selalu di lakukan oleh orang yang sama.
Baca Juga : Surat Sponsor Visa Jepang Orang Tua Panduan Lengkap
Jika Anak Menanggung Semua Biaya
Jika anak menanggung seluruh biaya, persiapan dokumen harus lebih memperhatikan kemampuan finansial anak.
Dokumen yang dapat di perlukan meliputi:
- Letter of Guarantee
- Bukti penghasilan atau perpajakan
- Balance Certificate
- Certificate of Employment
- Juminhyo
- Dokumen status tinggal jika berlaku
Panduan resmi Jepang memang mencantumkan dokumen keuangan penjamin dan bukti pekerjaan sebagai bagian dari dokumen yang dapat di minta untuk kunjungan keluarga dengan penjamin.
Baca Juga : Dokumen Sponsor Visa Jepang untuk Orang Tua
Jika Anak Masih Berstatus Pelajar di Jepang
Kondisi khusus dapat berlaku apabila anak yang mengundang masih berstatus student di Jepang.
Panduan resmi Jepang menyebut bahwa apabila mahasiswa di Jepang mengundang kerabat dan profesor atau associate professor di universitas menjadi guarantor, dokumen yang disiapkan oleh guarantor tersebut dapat berupa Letter of Guarantee dan Certificate of Employment.
Karena itu, jangan langsung menggunakan daftar dokumen sponsor pekerja biasa apabila anak masih berstatus pelajar.
Jika Sponsor adalah Warga Negara Asing
Anak yang tinggal di Jepang tidak selalu merupakan warga negara Jepang.
Apabila anak merupakan warga negara asing, persyaratan penjamin perlu disesuaikan dengan status tinggalnya.
Panduan resmi Jepang menyatakan bahwa penjamin warga negara asing dalam kondisi tertentu perlu melampirkan salinan kedua sisi Residence Card yang masih berlaku. Ada pula persyaratan mengenai jenis status tinggal dan masa izin tinggal bagi guarantor.
Kesalahan yang Perlu Dihindari
Beberapa kesalahan yang sering perlu dihindari dalam pengajuan visa orang tua dengan sponsor antara lain:
Tujuan Kunjungan Tidak Jelas
Tujuan seperti “mengunjungi keluarga” sebaiknya dijelaskan lebih spesifik dalam Invitation Letter dan itinerary.
Data Sponsor Berbeda
Nama, alamat, pekerjaan, dan hubungan keluarga harus konsisten.
Tidak Jelas Siapa yang Membayar
Jangan sampai surat sponsor menyebut anak membayar seluruh biaya tetapi dokumen lain menyatakan orang tua membayar sendiri.
Bukti Hubungan Keluarga Tidak Lengkap
Hubungan anak dan orang tua harus dapat dijelaskan melalui dokumen resmi.
Bukti Keuangan Tidak Sesuai
Jika anak menjadi penjamin, dokumen keuangan harus mendukung pernyataan tersebut.
Menggunakan Dokumen Lama Tanpa Memeriksa Ketentuan Terbaru
Persyaratan visa dapat berubah. Karena itu, gunakan checklist terbaru dari kantor perwakilan Jepang atau pusat aplikasi yang menangani pengajuan.
Checklist Prosedur Pengajuan Visa Jepang Orang Tua dengan Sponsor
Sebelum mengajukan, berikut checklist sederhana yang dapat digunakan.
Dokumen Orang Tua
- Paspor
- Formulir aplikasi
- Foto
- KTP
- Kartu Keluarga sesuai persyaratan
- Bukti hubungan keluarga
- Dokumen keuangan jika membayar sendiri
- Itinerary
- Dokumen pendukung lainnya
Documen Anak di Jepang
- Invitation Letter
- Letter of Guarantee jika diperlukan
- Juminhyo
- Bukti penghasilan/perpajakan jika menjadi penjamin
- Balance Certificate jika diperlukan
- Certificate of Employment atau dokumen usaha
- Residence Card jika berlaku
- Itinerary
- Dokumen hubungan keluarga
Dokumen akhir tetap harus mengikuti checklist terbaru sesuai lokasi pengajuan dan kondisi pemohon.
Prosedur pengajuan visa Jepang orang tua dengan sponsor dimulai dengan menentukan tujuan kunjungan, siapa yang mengundang, siapa yang menanggung biaya, serta siapa yang menjadi penjamin.
Setelah itu, anak di Jepang menyiapkan Invitation Letter dan, apabila diperlukan, Letter of Guarantee, bukti hubungan keluarga, Juminhyo, bukti pekerjaan, serta dokumen keuangan. Orang tua sebagai pemohon kemudian menyiapkan paspor, formulir, foto, dokumen identitas, bukti hubungan keluarga, dokumen keuangan, itinerary, dan dokumen pendukung lainnya.
Untuk pemohon di Indonesia, pengajuan visa pada prinsipnya dilakukan melalui Japan Visa Application Centre (JVAC) sesuai wilayah yurisdiksi, bukan langsung ke Kedutaan Besar Jepang.
Yang paling penting adalah memastikan seluruh dokumen lengkap, konsisten, benar, dan sesuai dengan kondisi perjalanan sebenarnya. Sponsor atau penjamin dapat membantu menjelaskan tujuan dan pembiayaan kunjungan, tetapi keberadaan sponsor tidak menjamin visa Jepang pasti disetujui.
Konsultasikan Visa Jepang Anda sekarang.
