Ijazah luar negeri merupakan dokumen akademik penting bagi seseorang yang telah menyelesaikan pendidikan pada perguruan tinggi luar negeri. Dokumen tersebut dapat menjadi bukti kelulusan saat seseorang melanjutkan pendidikan, mencari pekerjaan, mengikuti proses administrasi profesi, maupun mengurus berbagai kebutuhan resmi lainnya.
Namun, bagaimana jika ijazah luar negeri hilang?
Dalam kondisi tersebut, banyak orang langsung mencari informasi mengenai penggantian ijazah sekaligus penyetaraan ijazah luar negeri. Padahal, kedua proses tersebut memiliki tujuan yang berbeda. Karena itu, pemahaman mengenai perbedaan keduanya sangat penting agar pemohon tidak mengambil prosedur yang keliru.
Selain itu, seseorang juga perlu membedakan antara ijazah asli dari perguruan tinggi luar negeri dan SK Penyetaraan Ijazah Luar Negeri dari pemerintah Indonesia. Keduanya merupakan dokumen berbeda dengan fungsi yang juga berbeda.
Baca juga : Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang Panduan Lengkap
Apa Itu Penggantian Ijazah Luar Negeri?
Penggantian ijazah luar negeri merupakan proses untuk memperoleh dokumen pengganti atas ijazah yang hilang atau rusak. Pihak utama yang perlu dihubungi biasanya adalah perguruan tinggi luar negeri yang menerbitkan ijazah tersebut.
Dengan demikian, pemerintah Indonesia tidak otomatis menerbitkan ijazah baru sebagai pengganti ijazah yang hilang dari perguruan tinggi luar negeri.
Pemohon perlu menghubungi bagian administrasi akademik, registrar, student service, alumni office, atau bagian lain yang menangani dokumen akademik pada universitas tersebut. Setiap universitas dapat mempunyai prosedur, biaya, format dokumen, serta waktu penyelesaian yang berbeda.
Karena itu, langkah pertama sebaiknya bukan mengajukan penyetaraan ulang, melainkan mencari jalur penggantian dokumen pada universitas asal.
Baca juga : Cara Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Apa Itu Penyetaraan Ijazah Luar Negeri?
Penyetaraan ijazah mempunyai tujuan berbeda. Proses ini berkaitan dengan pengakuan ijazah atau hasil belajar dari sistem pendidikan tinggi luar negeri dalam konteks sistem pendidikan Indonesia.
Ketentuan mengenai ijazah dari sistem pendidikan tinggi luar negeri juga mengalami perkembangan regulasi. Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 menyebut bahwa ijazah atau dokumen hasil belajar dari sistem pendidikan tinggi luar negeri dapat memperoleh pengakuan untuk melanjutkan pendidikan melalui mekanisme penyetaraan sesuai ketentuan yang berlaku.
Sementara itu, layanan resmi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri pada Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi menyediakan layanan penyetaraan serta konversi nilai IPK bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri.
Jadi, penyetaraan bukanlah proses mencetak kembali ijazah asli dari universitas luar negeri.
Baca juga : Syarat Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Perbedaan Utama Penggantian Ijazah dan Penyetaraan
Secara sederhana, perbedaannya dapat terlihat dari tujuan masing-masing.
Penggantian ijazah berfokus pada dokumen kelulusan yang universitas luar negeri terbitkan.
Sedangkan penyetaraan ijazah berfokus pada proses pengakuan akademik dalam sistem yang berlaku di Indonesia.
Contohnya, seseorang lulus dari universitas luar negeri dan menerima ijazah serta transkrip. Beberapa tahun kemudian, ijazah tersebut hilang.
Dalam kondisi seperti itu, pemohon perlu mencari prosedur penggantian ijazah kepada universitas penerbit. Namun, jika sebelumnya pemohon juga sudah memperoleh SK Penyetaraan Ijazah Luar Negeri lalu SK tersebut ikut hilang, persoalannya menjadi berbeda.
Pemohon tidak perlu mengulang proses penyetaraan hanya karena SK penyetaraan hilang.
Layanan resmi pemerintah menjelaskan bahwa pemilik SK Penyetaraan yang hilang atau rusak dapat mengajukan Surat Keterangan Pengganti SK. Pemohon tidak perlu mengajukan kembali permohonan penyetaraan ijazah atau konversi nilai IPK.
Baca juga : Surat Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Hilang Bisa Dicetak Lagi?
Jika Ijazah Asli Luar Negeri Hilang, Apa yang Harus Dilakukan?
Pertama, kumpulkan seluruh informasi akademik yang masih tersedia.
Misalnya, simpan salinan ijazah, transkrip nilai, surat kelulusan, student card, surat penerimaan, data mahasiswa, dan dokumen lain yang mencantumkan nomor mahasiswa atau nomor ijazah.
Selanjutnya, hubungi universitas luar negeri yang menerbitkan ijazah.
Sampaikan bahwa ijazah asli hilang dan tanyakan prosedur memperoleh replacement diploma, duplicate diploma, certified copy, atau dokumen pengganti sesuai istilah yang universitas gunakan.
Kemudian, tanyakan pula dokumen pendukung yang mereka perlukan. Beberapa universitas mungkin meminta identitas, bukti kelulusan, formulir permohonan, surat kehilangan, atau dokumen lain.
Setelah itu, simpan semua komunikasi dengan universitas. Email, nomor permohonan, tanda terima, dan dokumen hasil pengurusan dapat membantu saat Anda membutuhkan dokumen tersebut untuk kebutuhan administrasi berikutnya.
Baca juga : Cara Cek Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang Hilang
Bagaimana Jika SK Penyetaraan yang Hilang?
Situasinya berbeda apabila yang hilang bukan ijazah luar negeri, melainkan SK Penyetaraan Ijazah.
Layanan resmi PILN menjelaskan bahwa pemohon dapat meminta Surat Keterangan Pengganti SK apabila SK penyetaraan ijazah dan/atau konversi nilai IPK hilang atau rusak.
Beberapa dokumen yang tercantum dalam persyaratan antara lain:
- Surat permohonan pembuatan Surat Keterangan dengan alasan SK hilang.
- Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
- Fotokopi KTP serta menunjukkan dokumen asli.
- Fotokopi SK Penyetaraan jika masih tersedia.
Setelah itu, pemohon dapat mengikuti prosedur layanan ULT sesuai ketentuan yang berlaku. Pemohon juga dapat memberikan kuasa kepada orang lain untuk membantu proses tersebut sesuai persyaratan.
Pemerintah mencantumkan waktu penggantian SK sekitar 7 hari kerja, apabila SK tersebut memang pernah diterbitkan oleh kementerian. Hasilnya berupa Surat Keterangan Pengganti SK, bukan SK Penyetaraan baru.
Baca juga : Apa yang Harus Dilakukan ketika Ijazah Luar Negeri Hilang
Jangan Mengajukan Penyetaraan Ulang Secara Terburu-buru
Kesalahan yang cukup sering terjadi yaitu menganggap hilangnya SK sebagai hilangnya proses penyetaraan.
Padahal, keduanya berbeda.
Jika seseorang sudah mempunyai SK Penyetaraan dan hanya kehilangan dokumen tersebut, proses yang relevan adalah pengajuan Surat Keterangan Pengganti SK. Pengajuan penyetaraan ulang justru dapat membuat pemohon melakukan proses yang tidak perlu.
Karena itu, sebelum membuat permohonan baru, periksa terlebih dahulu apakah data penyetaraan lama masih tercatat.
Layanan resmi PILN juga menyediakan fitur Pencarian SK Lama. Pencarian tersebut dapat menampilkan informasi seperti nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, nomor SK penyetaraan, serta informasi konversi nilai IPK.
Langkah ini sangat membantu ketika pemohon sudah tidak mempunyai salinan SK lama.
Baca juga : Cara Mendapatkan Salinan Dokumen Penyetaraan Ijazah
Bagaimana Jika Ijazah dan SK Penyetaraan Sama-Sama Hilang?
Apabila ijazah luar negeri sekaligus SK penyetaraan hilang, pemohon perlu menangani dua kebutuhan secara terpisah.
Pertama, urus penggantian atau dokumen pengganti kepada universitas luar negeri penerbit ijazah.
Kedua, apabila SK penyetaraan juga hilang, urus Surat Keterangan Pengganti SK melalui mekanisme layanan pemerintah yang berlaku.
Jadi, satu proses tidak otomatis menggantikan proses lainnya.
Ijazah pengganti dari universitas luar negeri tidak otomatis menjadi SK penyetaraan. Sebaliknya, Surat Keterangan Pengganti SK juga bukan pengganti ijazah akademik yang universitas luar negeri terbitkan.
Pemahaman ini penting terutama ketika seseorang membutuhkan dokumen untuk pekerjaan, pendidikan lanjutan, profesi, legalisasi, atau kebutuhan administrasi internasional.
Baca juga : Apakah Ijazah Penyetaraan Hilang Menghambat Lamaran Kerja?
Apakah Transkrip Nilai Juga Penting?
Ya. Transkrip nilai sebaiknya ikut diamankan karena dokumen tersebut memberikan informasi akademik yang penting.
Selain itu, layanan penyetaraan meminta berbagai informasi akademik untuk membantu proses verifikasi dan penilaian. Layanan resmi PILN juga mengingatkan pemohon agar menyediakan dokumen secara jelas dan lengkap. Kelengkapan informasi dapat membantu proses pemeriksaan berjalan lebih lancar.
Karena itu, apabila ijazah hilang tetapi transkrip masih tersedia, jangan sampai transkrip tersebut ikut hilang.
Buat beberapa salinan dan simpan hasil scan dalam tempat yang aman. Anda juga dapat menyimpan salinan pada penyimpanan cloud agar tetap mempunyai cadangan ketika perangkat utama mengalami kerusakan.
Baca juga : Apa Solusi Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang untuk CPNS
Bagaimana Jika Universitas Luar Negeri Sudah Tutup?
Situasi menjadi lebih kompleks apabila perguruan tinggi luar negeri sudah tidak beroperasi.
Dalam kondisi seperti ini, pemohon perlu mencari pihak yang menyimpan arsip akademik universitas tersebut. Pihak tersebut dapat berupa badan penerus, otoritas pendidikan setempat, lembaga pengelola arsip, atau institusi lain sesuai sistem pendidikan negara terkait.
Karena setiap negara memiliki sistem administrasi pendidikan yang berbeda, langkah penggantian ijazah juga tidak selalu sama.
Oleh sebab itu, pemohon perlu memastikan terlebih dahulu siapa pihak yang mempunyai kewenangan atas arsip akademik tersebut.
Baca juga : Berapa Lama Mengurus Dokumen Penyetaraan Ijazah Hilang?
Dokumen Apa Saja yang Sebaiknya Disiapkan?
Agar proses lebih terarah, siapkan dokumen dan informasi berikut:
- KTP atau identitas diri.
- Paspor yang pernah digunakan selama masa studi.
- Nama lengkap saat kuliah.
- Nomor mahasiswa.
- Nama perguruan tinggi luar negeri.
- Nama program studi.
- Tahun masuk dan tahun lulus.
- Salinan ijazah jika masih tersedia.
- Transkrip nilai.
- Surat kelulusan jika ada.
- SK Penyetaraan jika masih mempunyai salinan.
- Surat Keterangan Hilang jika pihak terkait memerlukannya.
- Dokumen pendukung lain yang berkaitan dengan masa studi.
Semakin lengkap arsip yang tersedia, semakin mudah pemohon menjelaskan riwayat pendidikan kepada pihak yang menangani dokumen.
Penggantian ijazah dan penyetaraan ijazah luar negeri
Penggantian ijazah dan penyetaraan ijazah luar negeri merupakan dua proses yang berbeda.
Jadi Penggantian ijazah berkaitan dengan dokumen akademik yang universitas luar negeri terbitkan. Sementara itu, penyetaraan berkaitan dengan proses pengakuan ijazah atau hasil belajar luar negeri sesuai mekanisme yang berlaku dalam sistem pendidikan Indonesia.
Jika ijazah asli hilang, fokus utama berada pada prosedur penggantian atau dokumen pengganti dari universitas penerbit. Namun, jika yang hilang adalah SK Penyetaraan, pemohon dapat mengikuti prosedur Surat Keterangan Pengganti SK tanpa mengajukan penyetaraan ulang.
Karena itu, sebelum mengajukan permohonan apa pun, identifikasi terlebih dahulu dokumen mana yang hilang: ijazah asli, transkrip nilai, atau SK Penyetaraan.
Dengan memahami perbedaannya sejak awal, Anda dapat menghemat waktu dan menghindari pengajuan prosedur yang tidak sesuai.
Konsultasi Penggantian Ijazah & Penyetaraan Luar Negeri Hilang
Jika Anda mengalami kehilangan ijazah luar negeri, kehilangan SK penyetaraan, atau menghadapi kondisi ketika ijazah dan dokumen penyetaraan sama-sama hilang, PT Jangkar Global Groups dapat membantu memberikan arahan terkait dokumen dan tahapan yang perlu Anda persiapkan.
Konsultasikan terlebih dahulu kondisi dokumen Anda agar langkah pengurusan dapat lebih terarah.
Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang
