Kehilangan dokumen penyetaraan ijazah dapat menimbulkan kekhawatiran, terutama ketika seseorang membutuhkan dokumen tersebut untuk melamar pekerjaan, mengikuti seleksi CPNS, melanjutkan pendidikan, mengurus legalisasi, atau memenuhi persyaratan administrasi lainnya.
Namun, kehilangan dokumen penyetaraan tidak selalu berarti seseorang harus mengulang seluruh proses penyetaraan ijazah dari awal.
Lalu, berapa lama mengurus dokumen penyetaraan ijazah yang hilang?
Jawabannya bergantung pada kondisi dokumen yang hilang. Jika Anda hanya kehilangan salinan, Anda dapat mencari arsip elektronik terlebih dahulu. Selanjutnya, jika SK Penyetaraan benar-benar hilang atau rusak, Anda dapat mengajukan Surat Keterangan Pengganti SK melalui mekanisme layanan yang berlaku.
Menurut FAQ resmi layanan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri, proses penggantian SK membutuhkan waktu 7 hari kerja, apabila SK tersebut memang pernah kementerian terbitkan.
Karena itu, pemohon perlu memahami setiap tahap agar dapat memperkirakan waktu pengurusan secara lebih realistis.
Baca juga : Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang Panduan Lengkap
Apa yang Dimaksud Dokumen Penyetaraan Ijazah?
Sebelum membahas durasi, Anda perlu memahami dokumen yang hendak Anda cari atau ganti.
Ijazah luar negeri merupakan dokumen akademik yang perguruan tinggi luar negeri terbitkan setelah mahasiswa menyelesaikan pendidikan.
Sementara itu, SK Penyetaraan Ijazah Luar Negeri merupakan dokumen hasil proses penyetaraan pada layanan pemerintah Indonesia.
Keduanya mempunyai fungsi berbeda.
Jika ijazah asli dari universitas luar negeri hilang, Anda perlu menghubungi universitas yang menerbitkan ijazah tersebut untuk mengetahui prosedur penggantian.
Namun, jika yang hilang adalah SK Penyetaraan, Anda dapat mengikuti prosedur pengajuan Surat Keterangan Pengganti SK.
Karena itu, langkah pertama selalu sama: pastikan dokumen mana yang sebenarnya hilang.
Baca juga : Cara Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Berapa Lama Mengurus SK Penyetaraan yang Hilang?
Untuk SK Penyetaraan yang hilang atau rusak, layanan resmi PILN mencantumkan waktu penggantian selama 7 hari kerja. Ketentuan tersebut berlaku apabila SK memang pernah kementerian terbitkan.
Jadi, angka 7 hari kerja bukan perkiraan tanpa dasar. Angka tersebut berasal dari informasi resmi layanan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri.
Namun, pemohon tetap perlu memperhitungkan waktu persiapan dokumen sebelum mengajukan permohonan.
Misalnya, Anda masih perlu mengurus Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian. Kemudian, Anda perlu menyiapkan surat permohonan, KTP, serta salinan SK jika masih mempunyai dokumen tersebut.
Dengan demikian, total waktu sejak awal persiapan sampai dokumen pengganti berada pada tangan pemohon dapat lebih panjang daripada 7 hari kerja.
Baca juga : Syarat Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Apakah 7 Hari Kerja Berlaku untuk Semua Kondisi?
Tidak.
Angka 7 hari kerja secara khusus berkaitan dengan penggantian SK Penyetaraan atau SK Konversi Nilai IPK yang hilang atau rusak, sesuai informasi pada FAQ resmi PILN.
Jangan menyamakan durasi tersebut dengan proses penyetaraan ijazah baru.
Penyetaraan ijazah baru mempunyai tahapan verifikasi dan penilaian tersendiri. Karena itu, seseorang yang sudah mempunyai SK tetapi kehilangan dokumen tidak perlu mengajukan penyetaraan baru hanya karena kehilangan berkas.
Justru, pengajuan Surat Keterangan Pengganti SK menjadi jalur yang lebih sesuai untuk kondisi tersebut.
Baca juga : Surat Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Hilang Bisa Dicetak Lagi?
Langkah Pertama: Cari Salinan SK Lama
Sebelum mengurus dokumen pengganti, cari terlebih dahulu salinan SK yang pernah Anda terima.
Periksa email yang Anda gunakan ketika mengajukan penyetaraan.
Kemudian, cek folder download pada komputer atau laptop. Selain itu, periksa flashdisk, hard disk, ponsel, dan penyimpanan cloud.
Hal tersebut penting karena SK yang menggunakan tanda tangan elektronik dapat dikirim melalui email. Pemohon juga dapat mengunduh SK melalui menu layanan dan daftar penyetaraan pada akun pengusul.
Jika Anda menemukan file SK elektronik yang valid, kebutuhan Anda mungkin sudah selesai tanpa perlu mengurus surat pengganti.
Selain itu, SK dengan tanda tangan elektronik mempunyai QR Code yang dapat digunakan untuk proses verifikasi.
Baca juga : Cara Cek Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang Hilang
Cek Data SK Lama Secara Online
Jika Anda tidak menemukan salinan, jangan langsung mengajukan penggantian.
Layanan resmi PILN menyediakan fitur Pencarian SK Lama. Pemohon dapat melakukan pencarian menggunakan nama. Sistem tersebut dapat menampilkan informasi seperti nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, nomor SK Penyetaraan, tanggal SK, serta data SK Konversi Nilai.
Karena itu, fitur tersebut dapat membantu Anda memastikan bahwa data penyetaraan lama masih tercatat.
Selain itu, informasi nomor SK dapat membantu ketika Anda menyiapkan dokumen untuk proses penggantian.
Baca juga : Apa yang Harus Dilakukan ketika Ijazah Luar Negeri Hilang
Syarat Mengurus Surat Keterangan Pengganti SK
Jika pencarian tidak menghasilkan salinan yang dapat Anda gunakan dan SK memang hilang, siapkan persyaratan penggantian.
FAQ resmi PILN mencantumkan beberapa persyaratan berikut:
- Surat permohonan pembuatan Surat Keterangan dengan alasan SK hilang.
- Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
- Fotokopi KTP serta KTP asli.
- Fotokopi SK Penyetaraan apabila masih tersedia.
Setelah semua dokumen siap, pemohon mengikuti prosedur layanan ULT DIKTI sesuai ketentuan.
Pemohon dapat datang dengan membawa persyaratan, mengambil nomor antrean, menyerahkan berkas kepada petugas, kemudian memperoleh tanda terima.
Proses juga dapat menggunakan perwakilan dengan surat kuasa sesuai ketentuan layanan.
Baca juga : Perbedaan Penggantian Ijazah & Penyetaraan Luar Negeri Hilang
Apakah Surat Keterangan Pengganti SK Sama dengan SK Baru?
Tidak.
Hal ini penting karena banyak orang masih menggunakan istilah “ijazah penyetaraan baru” ketika membahas dokumen yang hilang.
Jika SK Penyetaraan hilang, kementerian tidak menerbitkan SK Penyetaraan baru hanya karena kehilangan dokumen tersebut.
Sebaliknya, pemohon memperoleh Surat Keterangan Pengganti SK. FAQ resmi PILN secara jelas membedakan dokumen pengganti tersebut dari SK Penyetaraan baru.
Karena itu, pemohon tidak perlu mengulang proses penyetaraan hanya karena kehilangan SK.
Baca juga : Cara Mendapatkan Salinan Dokumen Penyetaraan Ijazah
Apakah Pengurusan Surat Pengganti Bisa Lebih Lama?
Secara resmi, waktu penggantian tercantum 7 hari kerja apabila SK memang pernah kementerian terbitkan. Namun, pemohon tetap perlu memperhatikan beberapa tahap sebelum dan sesudah proses tersebut.
- Anda perlu menyiapkan dokumen persyaratan.
- Anda perlu memperoleh Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
- Anda perlu mengikuti prosedur penyerahan berkas.
- Anda mungkin perlu mengatur waktu pengambilan hasil sesuai ketentuan layanan.
Karena itu, jangan menghitung waktu hanya berdasarkan 7 hari kerja. Sebaiknya sisihkan waktu tambahan untuk persiapan administrasi dan kebutuhan perjalanan atau perwakilan.
Baca juga : Apakah Ijazah Penyetaraan Hilang Menghambat Lamaran Kerja?
Bagaimana Jika Dokumen Dibutuhkan untuk Lamaran Kerja?
Jika Anda membutuhkan SK Penyetaraan untuk melamar pekerjaan, sebaiknya jangan menunggu sampai perusahaan meminta dokumen tersebut.
Segera cari salinan SK lama.
Kemudian, cek data penyetaraan melalui fasilitas Pencarian SK Lama.
Jika SK benar-benar hilang, segera siapkan persyaratan Surat Keterangan Pengganti SK.
Dengan langkah tersebut, Anda dapat mengurangi risiko kendala administrasi ketika HR meminta bukti penyetaraan.
Selain itu, Anda dapat menjelaskan kepada pihak perusahaan bahwa Anda sedang mengurus dokumen pengganti apabila proses tersebut masih berjalan.
Namun, keputusan mengenai dokumen apa yang perusahaan terima tetap bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan.
Baca juga : Apa Solusi Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang untuk CPNS
Bagaimana Jika Dokumen Dibutuhkan untuk CPNS?
Kebutuhan CPNS dapat mempunyai persyaratan khusus bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri.
Karena itu, calon peserta perlu membaca pengumuman resmi instansi secara teliti.
Jika pengumuman meminta SK Penyetaraan, jangan menunda pengurusan ketika dokumen sudah hilang.
Sebab, Anda perlu memperhitungkan waktu pencarian arsip, pembuatan surat kehilangan, pengajuan Surat Keterangan Pengganti SK, serta batas waktu administrasi.
Dengan demikian, semakin cepat Anda mengetahui kehilangan dokumen, semakin besar kesempatan Anda menyelesaikan administrasi sebelum batas waktu.
Bagaimana Jika Membutuhkan Legalisasi?
Kondisi lain yang cukup sering muncul yaitu kebutuhan legalisasi.
FAQ resmi PILN menjelaskan bahwa jika SK Penyetaraan asli hilang, pemohon dapat menggunakan Surat Keterangan Pengganti SK untuk kebutuhan legalisasi. Untuk proses legalisasi SK, layanan resmi mencantumkan waktu sekitar 1 sampai 3 hari.
Jadi, Anda perlu membedakan dua durasi.
Penggantian SK: sekitar 7 hari kerja.
Legalisasi: sekitar 1 sampai 3 hari untuk proses legalisasi sesuai ketentuan yang tercantum pada FAQ.
Karena itu, apabila kebutuhan Anda mencakup penggantian sekaligus legalisasi, perhitungkan kedua tahapan tersebut.
Selain itu, SK dengan tanda tangan elektronik tidak memerlukan legalisasi pada ULT DIKTI. Pihak yang memerlukan dokumen dapat melakukan verifikasi melalui QR Code pada SK.
Apakah Penggantian Dokumen Penyetaraan Berbayar?
Layanan resmi PILN menyatakan bahwa layanan penyetaraan ijazah dan konversi IPK lulusan perguruan tinggi luar negeri tidak dipungut biaya dan tidak menerima gratifikasi.
Karena itu, pemohon perlu berhati-hati apabila menerima informasi mengenai pungutan yang tidak sesuai dengan informasi resmi.
Namun, biaya pribadi seperti transportasi, pengurusan dokumen pendukung, penerjemahan, atau kebutuhan administratif lain dapat muncul sesuai kondisi masing-masing pemohon.
Tips Agar Pengurusan Tidak Mengalami Kendala
Agar proses berjalan lebih terarah, lakukan beberapa langkah berikut.
- pastikan jenis dokumen yang hilang.
- cari salinan elektronik pada email dan penyimpanan digital.
- cek data melalui Pencarian SK Lama.
- siapkan Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
- siapkan KTP dan salinan SK jika masih ada.
- ajukan Surat Keterangan Pengganti SK melalui prosedur resmi.
- simpan tanda terima dan bukti pengajuan.
Selain itu, jangan mengajukan penyetaraan baru apabila masalah Anda hanya berkaitan dengan SK lama yang hilang.
Langkah tersebut dapat menghindarkan Anda dari proses yang tidak perlu.
Simpan Dokumen Setelah Mendapatkan Pengganti
Setelah memperoleh Surat Keterangan Pengganti SK, segera buat beberapa salinan.
Simpan file PDF pada komputer.
Kemudian, simpan salinan pada cloud storage.
Selain itu, Anda dapat menyimpan satu salinan pada perangkat penyimpanan eksternal.
Jangan lupa mengarsipkan ijazah, transkrip nilai, paspor masa studi, student card, surat kelulusan, dan dokumen akademik lain yang berkaitan dengan pendidikan luar negeri.
Dengan cara tersebut, Anda mempunyai cadangan apabila dokumen fisik kembali mengalami kehilangan atau kerusakan.
Berapa lama mengurus dokumen penyetaraan ijazah hilang?
Berapa lama mengurus dokumen penyetaraan ijazah hilang? Jika yang hilang merupakan SK Penyetaraan atau SK Konversi Nilai IPK, layanan resmi PILN mencantumkan waktu sekitar 7 hari kerja untuk penerbitan Surat Keterangan Pengganti SK, dengan catatan SK tersebut memang pernah kementerian terbitkan.
Namun, total waktu yang perlu Anda siapkan dapat lebih panjang karena Anda perlu mencari arsip, menyiapkan surat kehilangan, menyiapkan dokumen identitas, dan mengikuti prosedur layanan.
Karena itu, segera mulai proses ketika Anda mengetahui dokumen hilang.
Pertama, cari salinan elektronik. Kemudian, cek data melalui Pencarian SK Lama. Setelah itu, apabila SK benar-benar tidak tersedia, siapkan persyaratan dan ajukan Surat Keterangan Pengganti SK.
Dengan memahami tahapan tersebut, Anda dapat mengurus dokumen secara lebih terarah tanpa mengulang proses penyetaraan dari awal.
Konsultasi Mengurus Dokumen Penyetaraan Ijazah Hilang
Jika Anda sedang menghadapi masalah SK Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang hilang dan ingin mengetahui langkah pengurusan, persyaratan, serta perkiraan tahapan yang perlu Anda jalani, PT Jangkar Global Groups siap membantu memberikan konsultasi sesuai kondisi dokumen Anda.
Jangan menunggu sampai dokumen tersebut Anda perlukan untuk pekerjaan, CPNS, pendidikan, legalisasi, atau kebutuhan administrasi lainnya.
Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang
