Bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri, dokumen penyetaraan ijazah dapat menjadi salah satu dokumen penting untuk berbagai kebutuhan administrasi. Salah satunya yaitu ketika seseorang ingin melamar pekerjaan pada perusahaan, instansi, atau lembaga yang meminta bukti pendidikan secara lengkap.
Namun, bagaimana jika ijazah penyetaraan hilang saat seseorang sedang mencari pekerjaan?
Pertanyaan tersebut cukup penting karena setiap perusahaan mempunyai persyaratan rekrutmen yang berbeda. Sebagian perusahaan mungkin cukup meminta ijazah dan transkrip dari perguruan tinggi luar negeri. Sementara itu, perusahaan atau instansi tertentu dapat meminta dokumen tambahan yang membuktikan status penyetaraan pendidikan.
Karena itu, hilangnya dokumen penyetaraan tidak selalu berarti lamaran kerja otomatis gagal. Akan tetapi, kondisi tersebut dapat menimbulkan kendala administrasi apabila pihak perekrut meminta dokumen tersebut sebagai salah satu persyaratan.
Lalu, apa yang perlu dilakukan?
Baca juga : Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang Panduan Lengkap
Apa yang Dimaksud Ijazah Penyetaraan?
Sebelum membahas pengaruhnya terhadap lamaran kerja, penting untuk memahami istilah yang sering menimbulkan kebingungan.
Ijazah luar negeri merupakan dokumen akademik yang perguruan tinggi luar negeri terbitkan setelah mahasiswa menyelesaikan program pendidikan.
Sementara itu, SK Penyetaraan Ijazah Luar Negeri merupakan dokumen hasil layanan penyetaraan yang berkaitan dengan pengakuan ijazah dari perguruan tinggi luar negeri dalam sistem pendidikan Indonesia.
Jadi, keduanya bukan dokumen yang sama.
Jika seseorang kehilangan ijazah asli, persoalannya berkaitan dengan perguruan tinggi luar negeri yang menerbitkan ijazah tersebut. Namun, jika seseorang kehilangan SK Penyetaraan, prosedurnya berbeda.
Layanan resmi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri menyediakan mekanisme khusus bagi pemilik SK yang hilang atau rusak.
Baca juga : Cara Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Apakah SK Penyetaraan Wajib Saat Melamar Kerja?
Tidak semua perusahaan memberikan persyaratan yang sama.
Karena itu, kebutuhan terhadap SK Penyetaraan bergantung pada posisi, perusahaan, instansi, serta dokumen yang tercantum dalam persyaratan rekrutmen.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan swasta mungkin hanya meminta CV, ijazah, transkrip nilai, dan dokumen identitas. Dalam kondisi tersebut, hilangnya SK Penyetaraan mungkin tidak langsung menghambat proses lamaran.
Namun, situasinya dapat berbeda ketika perusahaan meminta bukti penyetaraan pendidikan luar negeri.
Apabila perekrut secara khusus meminta SK Penyetaraan, pemohon perlu menyediakan dokumen tersebut atau dokumen pengganti yang sesuai.
Dengan demikian, masalah utamanya bukan sekadar kehilangan dokumen, tetapi apakah dokumen tersebut masuk dalam persyaratan administrasi pekerjaan yang sedang Anda lamar.
Baca juga : Syarat Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Kapan Ijazah Penyetaraan yang Hilang Bisa Menghambat Lamaran?
Hilangnya SK Penyetaraan dapat menjadi kendala ketika perusahaan atau instansi meminta bukti formal mengenai hasil penyetaraan ijazah.
Misalnya, Anda mempunyai ijazah Bachelor dari universitas luar negeri. Kemudian, perusahaan meminta dokumen yang menjelaskan hasil penyetaraan pendidikan tersebut.
Jika Anda tidak mempunyai SK Penyetaraan, bagian HR atau pihak yang melakukan verifikasi dapat meminta dokumen tambahan.
Selain itu, kondisi tersebut juga dapat menjadi persoalan apabila pekerjaan mempunyai ketentuan pendidikan tertentu yang harus Anda buktikan melalui dokumen resmi.
Oleh sebab itu, sebaiknya Anda tidak menunggu sampai tahap akhir rekrutmen untuk mencari dokumen pengganti.
Jika Anda mengetahui bahwa perusahaan membutuhkan SK Penyetaraan, segera lakukan pengecekan terhadap arsip Anda.
Baca juga : Surat Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Hilang Bisa Dicetak Lagi?
Jangan Langsung Mengajukan Penyetaraan Ulang
Kesalahan yang cukup sering terjadi yaitu menganggap hilangnya SK Penyetaraan sama dengan hilangnya data penyetaraan.
Padahal, keduanya berbeda.
Layanan resmi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri menjelaskan bahwa jika SK Penyetaraan atau SK Konversi Nilai IPK hilang maupun rusak, pemohon dapat mengajukan Surat Keterangan Pengganti SK. Pemohon tidak perlu mengulang pengajuan penyetaraan ijazah atau konversi nilai IPK.
Karena itu, jangan terburu-buru membuat pengajuan penyetaraan baru.
Pertama, cari tahu apakah data penyetaraan lama masih tersedia.
Selanjutnya, tentukan prosedur yang sesuai berdasarkan kondisi dokumen Anda.
Baca juga : Cara Cek Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang Hilang
Cara Mengecek Data SK Penyetaraan yang Hilang
Jika Anda lupa nomor SK atau tidak lagi mempunyai salinannya, Anda dapat memanfaatkan fasilitas Pencarian SK Lama pada layanan resmi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri.
Sistem tersebut menyediakan pencarian berdasarkan nama. Hasil pencarian dapat menampilkan nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, nomor SK Penyetaraan, tanggal SK, serta informasi SK Konversi Nilai.
Karena itu, siapkan nama lengkap yang sesuai dengan data pengajuan sebelumnya.
Kemudian, cocokkan informasi yang muncul dengan riwayat pendidikan Anda.
Langkah ini dapat membantu Anda menemukan kembali informasi SK meskipun Anda tidak mempunyai dokumen fisiknya.
Selain itu, Anda juga dapat memeriksa email lama, komputer, hard disk, flashdisk, penyimpanan cloud, atau dokumen administrasi pekerjaan yang pernah Anda gunakan sebelumnya.
Baca juga : Apa yang Harus Dilakukan ketika Ijazah Luar Negeri Hilang
Apa yang Harus Dilakukan Jika SK Benar-Benar Hilang?
Apabila pencarian arsip tidak menghasilkan salinan dan SK fisik juga sudah tidak ada, Anda dapat mengikuti mekanisme Surat Keterangan Pengganti SK.
Menurut FAQ resmi layanan PILN, pemohon perlu menyiapkan beberapa dokumen, antara lain:
- Surat permohonan pembuatan Surat Keterangan dengan alasan SK hilang.
- Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
- Fotokopi KTP serta membawa KTP asli.
- Fotokopi SK Penyetaraan apabila masih mempunyai salinannya.
Setelah itu, pemohon mengikuti prosedur layanan ULT DIKTI sesuai ketentuan.
Pemohon dapat datang membawa persyaratan, mengambil nomor antrean, menyerahkan dokumen kepada petugas, kemudian memperoleh tanda terima.
Dalam kondisi tertentu, proses juga dapat menggunakan perwakilan dengan surat kuasa sesuai ketentuan layanan.
Baca juga : Perbedaan Penggantian Ijazah & Penyetaraan Luar Negeri Hilang
Berapa Lama Penggantian SK Penyetaraan?
Informasi resmi PILN mencantumkan waktu sekitar 7 hari kerja untuk proses Surat Keterangan Pengganti SK apabila SK tersebut memang pernah kementerian terbitkan.
Namun, waktu tersebut bukan berarti pemohon dapat langsung memperoleh dokumen pada hari pengajuan.
Anda tetap perlu memperhitungkan waktu untuk menyiapkan surat kehilangan, surat permohonan, identitas, serta dokumen pendukung lainnya.
Karena itu, jika Anda sedang mengikuti proses rekrutmen dengan batas waktu tertentu, sebaiknya mulai mengurus dokumen sesegera mungkin.
Dengan begitu, Anda mempunyai waktu yang cukup apabila perusahaan meminta dokumen tersebut sebelum proses rekrutmen selesai.
Baca juga : Cara Mendapatkan Salinan Dokumen Penyetaraan Ijazah
Apakah Surat Keterangan Pengganti SK Bisa Membantu Lamaran Kerja?
Surat Keterangan Pengganti SK berfungsi sebagai dokumen pengganti ketika SK sebelumnya hilang atau rusak.
Namun, kebutuhan perusahaan tetap menjadi faktor penting.
Jika HR meminta bukti penyetaraan, sampaikan kondisi Anda secara jelas. Kemudian, berikan dokumen pengganti sesuai kebutuhan perusahaan apabila pihak perekrut menerimanya.
Selain itu, Anda dapat menyimpan bukti proses pengurusan jika perusahaan meminta penjelasan tambahan.
Dengan komunikasi yang jelas, pihak HR dapat memahami bahwa Anda pernah memperoleh SK Penyetaraan dan sedang menangani persoalan dokumen yang hilang.
Baca juga : Apa Solusi Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang untuk CPNS
Bagaimana Jika Lamaran Kerja Sudah Masuk Tahap Interview?
Jika Anda sudah mencapai tahap interview, jangan menyembunyikan kondisi dokumen apabila perusahaan memang meminta SK Penyetaraan.
Sebaliknya, jelaskan secara singkat bahwa Anda merupakan lulusan perguruan tinggi luar negeri dan pernah mengikuti proses penyetaraan.
Kemudian, sampaikan bahwa dokumen SK mengalami kehilangan dan Anda sedang mengikuti prosedur untuk memperoleh Surat Keterangan Pengganti SK.
Selanjutnya, tanyakan kepada HR apakah perusahaan membutuhkan dokumen pengganti tersebut atau cukup menerima ijazah dan transkrip dari perguruan tinggi luar negeri.
Pendekatan seperti ini membantu Anda memahami kebutuhan administrasi perusahaan tanpa membuat asumsi sendiri.
Baca juga : Berapa Lama Mengurus Dokumen Penyetaraan Ijazah Hilang?
Siapkan Dokumen Pendidikan Lainnya
Meskipun SK Penyetaraan hilang, jangan hanya berfokus pada satu dokumen.
Siapkan dokumen pendidikan lain yang masih Anda miliki, seperti:
- Ijazah asli luar negeri.
- Transkrip akademik.
- Surat kelulusan.
- Diploma Supplement jika tersedia.
- Paspor yang Anda gunakan selama masa studi.
- Student card.
- Surat keterangan dari perguruan tinggi.
- Salinan SK Penyetaraan jika masih ada.
- Dokumen pendukung lain yang berkaitan dengan pendidikan.
Layanan resmi PILN juga menganjurkan lulusan luar negeri untuk menyimpan arsip dokumen akademik dan administrasi selama masa studi serta membuat salinan digital.
Dengan demikian, Anda mempunyai cadangan apabila salah satu dokumen mengalami kehilangan.
Bagaimana Jika Perusahaan Meminta SK yang Sudah Dilegalisasi?
Situasinya dapat berbeda jika perusahaan meminta dokumen yang sudah memperoleh legalisasi.
FAQ resmi PILN menjelaskan bahwa jika SK Penyetaraan asli hilang, pemohon dapat menggunakan Surat Keterangan Pengganti SK sebagai pengganti SK asli dalam proses legalisasi.
Selain itu, untuk SK yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik, layanan resmi menyebut bahwa pemohon tidak perlu melakukan legalisasi pada ULT DIKTI. Pihak yang membutuhkan dokumen dapat melakukan verifikasi melalui QR Code pada SK.
Karena itu, periksa terlebih dahulu jenis SK dan format dokumen yang Anda miliki.
Apakah Kehilangan SK Berarti Lamaran Kerja Gagal?
Tidak otomatis.
Keputusan mengenai kelengkapan dokumen berada pada perusahaan atau instansi yang membuka lowongan. Setiap pemberi kerja dapat mempunyai standar administrasi yang berbeda.
Namun, kehilangan SK dapat menimbulkan hambatan apabila dokumen tersebut menjadi persyaratan wajib dalam proses rekrutmen.
Karena itu, langkah yang paling tepat yaitu segera mencari arsip, mengecek data SK lama, kemudian mengurus dokumen pengganti jika memang diperlukan.
Dengan begitu, Anda dapat mengurangi risiko kendala administrasi ketika perusahaan meminta bukti penyetaraan.
Tips Agar Dokumen Tidak Hilang Lagi
Setelah memperoleh kembali dokumen penyetaraan, buat sistem penyimpanan yang lebih aman.
- simpan file PDF pada komputer pribadi.
- buat salinan pada penyimpanan cloud.
- simpan satu salinan pada perangkat penyimpanan eksternal yang aman.
- buat folder khusus berisi seluruh dokumen pendidikan. Anda dapat memberi nama file secara jelas, misalnya:
SK Penyetaraan Ijazah – Nama – Tahun
Cara sederhana tersebut dapat membantu Anda menemukan dokumen dengan cepat ketika perusahaan membutuhkan bukti pendidikan.
Ijazah atau SK Penyetaraan hilang
Ijazah atau SK Penyetaraan yang hilang tidak selalu menghambat lamaran kerja. Dampaknya bergantung pada persyaratan administrasi perusahaan atau instansi tempat Anda melamar.
Jika perusahaan tidak meminta SK Penyetaraan, Anda mungkin cukup menggunakan ijazah, transkrip, dan dokumen pendidikan lain sesuai persyaratan.
Namun, apabila perusahaan meminta SK Penyetaraan, kehilangan dokumen tersebut dapat menimbulkan kendala administrasi. Karena itu, segera cari salinan, cek data pada layanan Pencarian SK Lama, dan apabila SK benar-benar hilang, gunakan mekanisme Surat Keterangan Pengganti SK. Layanan resmi menyatakan bahwa pemohon tidak perlu mengajukan penyetaraan ulang hanya karena SK lama hilang.
Dengan langkah yang tepat, Anda dapat menangani persoalan dokumen sambil tetap melanjutkan proses lamaran kerja.
Konsultasi Ijazah Penyetaraan Hilang untuk Lamaran Kerja
Jika Anda sedang melamar pekerjaan tetapi ijazah atau SK penyetaraan luar negeri hilang, jangan biarkan persoalan dokumen menghambat persiapan administrasi Anda.
PT Jangkar Global Groups dapat membantu memberikan konsultasi mengenai kondisi dokumen Anda, kebutuhan salinan SK, pengecekan dokumen, serta persiapan pengurusan Surat Keterangan Pengganti SK sesuai kebutuhan.
Konsultasikan kondisi dokumen Anda terlebih dahulu agar Anda dapat menentukan langkah pengurusan yang sesuai.
Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang
