Apa yang Harus Dilakukan ketika Ijazah Luar Negeri Hilang

Apa yang Harus Dilakukan ketika Ijazah Luar Negeri Hilang? – Ijazah luar negeri merupakan dokumen penting bagi seseorang yang telah menyelesaikan pendidikan pada perguruan tinggi luar negeri. Dokumen tersebut menjadi bukti kelulusan dan dapat seseorang gunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti melanjutkan pendidikan, mencari pekerjaan, memenuhi persyaratan profesi, mengurus administrasi, maupun mengajukan penyetaraan ijazah.

Namun, kehilangan ijazah tentu dapat menimbulkan masalah. Terlebih lagi jika pemilik membutuhkan dokumen tersebut dalam waktu dekat. Banyak orang kemudian bertanya, apa yang harus dilakukan ketika ijazah luar negeri hilang?

Sebenarnya, Anda tidak perlu langsung panik. Sebaliknya, lakukan penelusuran secara bertahap. Pertama, pastikan dokumen yang hilang. Selanjutnya, cari salinan atau arsip yang masih tersedia. Kemudian, hubungi perguruan tinggi asal apabila Anda membutuhkan dokumen pengganti.

Selain itu, jika Anda sebelumnya sudah memperoleh penyetaraan ijazah luar negeri, Anda juga perlu memeriksa data penyetaraan. Dengan demikian, Anda dapat memisahkan proses penggantian ijazah dari proses penggantian SK penyetaraan.

Baca juga : Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang Panduan Lengkap

Ijazah Luar Negeri dan SK Penyetaraan Apakah Sama?

Sebelum mengambil langkah, Anda perlu memahami perbedaan kedua dokumen tersebut.

Ijazah luar negeri berasal dari perguruan tinggi tempat Anda menyelesaikan pendidikan. Dokumen tersebut memuat informasi mengenai nama lulusan, program pendidikan, gelar, serta informasi akademik lain sesuai sistem universitas asal.

Sementara itu, SK penyetaraan berkaitan dengan pengakuan kualifikasi pendidikan luar negeri melalui layanan pemerintah Indonesia.

Jadi, kehilangan ijazah luar negeri tidak otomatis berarti SK penyetaraan ikut hilang. Sebaliknya, Anda dapat kehilangan SK penyetaraan sementara ijazah dan transkrip masih tersimpan.

Karena itu, pertama-tama periksa dokumen mana yang benar-benar hilang.

Baca juga : Cara Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang

1. Cari Kembali Ijazah dan Salinan Dokumen

Langkah pertama yaitu melakukan pencarian secara menyeluruh.

Periksa tempat penyimpanan dokumen pribadi, lemari arsip, koper lama, folder pekerjaan, serta tempat lain yang pernah Anda gunakan untuk menyimpan dokumen pendidikan.

Selanjutnya, cari salinan digital.

Periksa:

1. Email pribadi.
2. Google Drive atau cloud storage.
3. Komputer.
4. Laptop.
5. Telepon seluler.
6. Hard disk eksternal.
7. Flash disk.
8. Folder dokumen pekerjaan.
9. Arsip administrasi pendidikan.

Selain itu, cari fotokopi ijazah yang mungkin pernah Anda gunakan untuk melamar pekerjaan atau mendaftar pendidikan lanjutan.

Walaupun salinan tersebut bukan pengganti otomatis ijazah asli, informasi pada salinan dapat membantu proses pengurusan dokumen berikutnya.

Baca juga : Syarat Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang

2. Pastikan Apakah Transkrip Nilai Masih Ada

Setelah mencari ijazah, periksa transkrip akademik.

Transkrip mempunyai nilai penting karena memuat riwayat mata kuliah dan hasil akademik. Selain itu, transkrip dapat membantu universitas mengenali riwayat pendidikan Anda ketika Anda meminta dokumen pengganti.

Jika transkrip masih tersedia, simpan dengan baik. Kemudian, buat beberapa salinan digital.

Jika transkrip juga hilang, jangan menunda untuk menghubungi universitas asal.

Baca juga : Surat Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Hilang Bisa Dicetak Lagi?

3. Hubungi Universitas Luar Negeri

Langkah berikutnya yaitu menghubungi perguruan tinggi tempat Anda menyelesaikan pendidikan.

Cari bagian yang menangani:

1. Academic Records.
2. Registrar.
3. Student Services.
4. Alumni Services.
5. Academic Affairs.

Selanjutnya, jelaskan bahwa Anda merupakan alumni dan ijazah asli Anda hilang.

Tanyakan prosedur untuk memperoleh dokumen pengganti. Setiap universitas dapat mempunyai mekanisme berbeda. Karena itu, ikuti petunjuk resmi dari universitas tersebut.

Anda mungkin perlu memberikan nama lengkap, nomor mahasiswa, program studi, tahun kelulusan, tanggal lahir, serta dokumen identitas.

Selain itu, universitas dapat meminta dokumen pendukung tertentu sebelum memproses permohonan.

Baca juga : Cara Cek Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang Hilang

4. Siapkan Surat Keterangan Kehilangan Jika Universitas Memintanya

Selanjutnya, tanyakan apakah universitas membutuhkan surat keterangan kehilangan.

Jika mereka meminta bukti kehilangan, Anda dapat membuat laporan kehilangan sesuai prosedur kepolisian.

Ketika membuat laporan, jelaskan dokumen secara spesifik. Misalnya, sebutkan bahwa dokumen yang hilang merupakan ijazah perguruan tinggi luar negeri.

Namun, jangan menganggap semua universitas mempunyai persyaratan yang sama. Karena itu, pastikan kebutuhan surat kehilangan terlebih dahulu.

Selain itu, simpan beberapa salinan surat tersebut apabila Anda membutuhkan dokumen itu untuk proses administrasi lain.

Baca juga : Perbedaan Penggantian Ijazah & Penyetaraan Luar Negeri Hilang

5. Siapkan Identitas dan Data Akademik

Agar proses berjalan lebih mudah, siapkan informasi mengenai riwayat pendidikan Anda.

Data yang sebaiknya Anda kumpulkan antara lain:

1. Nama lengkap.
2. Nomor mahasiswa.
3. Nama universitas.
4. Nama fakultas.
5. Nama program studi.
6. Jenjang pendidikan.
7. Tahun masuk.
8. Tahun lulus.
9. Nomor ijazah jika masih mengetahui.
10. Tanggal kelulusan.
11. Salinan transkrip.
12. Salinan dokumen akademik lain.

Kemudian, siapkan KTP dan paspor jika masih tersedia.

Semakin lengkap data tersebut, semakin mudah Anda menjelaskan identitas serta riwayat pendidikan kepada universitas asal.

Baca juga : Cara Mendapatkan Salinan Dokumen Penyetaraan Ijazah

6. Jika Ijazah Sudah Pernah Mengalami Penyetaraan

Kondisinya sedikit berbeda jika Anda sudah pernah mengurus penyetaraan ijazah luar negeri.

Dalam kasus tersebut, Anda perlu membedakan dua persoalan.

Pertama, ijazah universitas luar negeri hilang. Kedua, SK penyetaraan mungkin masih ada atau mungkin juga hilang. Jika SK penyetaraan masih tersedia, simpan dokumen tersebut karena dapat membantu menunjukkan bahwa Anda pernah memperoleh proses penyetaraan.

Sementara itu, jika SK penyetaraan juga hilang, Anda dapat menelusuri data SK lama melalui layanan resmi penyetaraan ijazah luar negeri.

Baca juga : Apakah Ijazah Penyetaraan Hilang Menghambat Lamaran Kerja?

7. Cek Data SK Penyetaraan Lama

Layanan resmi penyetaraan menyediakan halaman Pencarian SK Lama. Halaman tersebut menyediakan kolom pencarian berdasarkan nama dan dapat menampilkan informasi seperti nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, nomor SK penyetaraan, serta tanggal SK.

Karena itu, jika Anda kehilangan dokumen penyetaraan, lakukan pengecekan data terlebih dahulu.

Catat informasi yang muncul.

Misalnya:

1. Nomor SK penyetaraan.
2. Tanggal SK.
3. Nama perguruan tinggi.
4. Gelar.
5. Bidang studi.
6. Hasil kesetaraan.
7. Tanggal ijazah.

Informasi tersebut dapat membantu Anda ketika membutuhkan dokumen pengganti.

Baca juga : Apa Solusi Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang untuk CPNS

8. Bagaimana Jika SK Penyetaraan Juga Hilang?

Jika ijazah luar negeri dan SK penyetaraan sama-sama hilang, Anda perlu menangani keduanya secara terpisah.

Pertama, hubungi universitas luar negeri untuk mengurus dokumen akademik pengganti.

Kemudian, urus dokumen pengganti untuk SK penyetaraan melalui mekanisme layanan yang berlaku.

FAQ resmi layanan penyetaraan menyebut bahwa ketika SK penyetaraan ijazah dan/atau konversi nilai IPK hilang atau rusak, pemohon dapat mengajukan Surat Keterangan Pengganti SK. Pemohon tidak perlu mengajukan penyetaraan ulang.

Dengan demikian, kehilangan SK tidak otomatis membuat Anda harus mengulang proses penyetaraan dari awal.

Baca juga : Berapa Lama Mengurus Dokumen Penyetaraan Ijazah Hilang?

9. Apa Syarat Pengganti SK Penyetaraan?

Untuk kasus SK penyetaraan yang hilang, FAQ resmi mencantumkan beberapa persyaratan, yaitu:

1. Surat permohonan pembuatan Surat Keterangan dengan alasan SK hilang.
2. Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
3. Fotokopi KTP serta menunjukkan KTP asli.
4. Fotokopi SK penyetaraan jika masih ada.

Selanjutnya, pemohon membawa berkas tersebut ke layanan ULT Dikti. Pemohon juga dapat menunjuk wakil sesuai ketentuan yang berlaku.

FAQ resmi mencantumkan waktu penggantian selama tujuh hari kerja apabila SK tersebut memang pernah kementerian keluarkan. Hasil proses berupa Surat Keterangan Pengganti SK, bukan SK penyetaraan baru.

10. Jangan Langsung Mengajukan Penyetaraan Baru

Kesalahan yang sebaiknya Anda hindari yaitu langsung mengajukan penyetaraan baru hanya karena dokumen lama hilang.

Jika Anda sudah pernah memperoleh SK penyetaraan, masalah utama berkaitan dengan kehilangan dokumen, bukan proses penyetaraan pertama.

Karena itu, lakukan penelusuran terlebih dahulu.

Cari data SK lama. Kemudian, kumpulkan salinan dokumen. Setelah itu, tentukan apakah Anda membutuhkan Surat Keterangan Pengganti SK.

Langkah ini dapat membantu Anda menghindari proses yang tidak perlu.

11. Bagaimana Jika Universitas Sudah Tidak Beroperasi?

Kondisi ini membutuhkan perhatian lebih.

Jika perguruan tinggi luar negeri sudah tidak beroperasi, Anda perlu mencari informasi mengenai lembaga yang menangani arsip alumni atau pengelolaan dokumen akademik.

Cari tahu apakah universitas bergabung dengan institusi lain, mengalami perubahan nama, atau menyerahkan arsip akademik kepada lembaga tertentu.

Selain itu, kumpulkan sebanyak mungkin bukti pendidikan. Misalnya, transkrip, kartu mahasiswa, surat kelulusan, sertifikat akademik, dan komunikasi lama dengan universitas.

Dengan begitu, Anda mempunyai bahan pendukung ketika mencari solusi.

12. Bagaimana Jika Nama pada Ijazah Berbeda dengan KTP?

Perbedaan nama juga perlu mendapat perhatian.

Misalnya, nama pada ijazah menggunakan nama sebelum menikah, sedangkan KTP menggunakan nama setelah menikah.

Dalam kondisi tersebut, siapkan dokumen yang menjelaskan perubahan nama.

Dokumen pendukung dapat berupa dokumen perkawinan atau dokumen resmi lain sesuai kondisi Anda.

Selanjutnya, jelaskan perbedaan nama tersebut ketika meminta dokumen pengganti.

13. Jangan Abaikan Dokumen Pendukung Lain

Selain ijazah dan transkrip, simpan pula dokumen lain yang berkaitan dengan pendidikan luar negeri.

Contohnya:

1. Paspor saat masa studi.
2. Visa.
3. Izin tinggal.
4. Student card.
5. Surat penerimaan universitas.
6. Surat kelulusan.
7. Thesis atau disertasi.
8. Diploma supplement.
9. Surat keterangan universitas.

Layanan resmi penyetaraan sendiri menyarankan lulusan menyimpan berbagai dokumen akademik dan administratif selama masa pendidikan karena dokumen tersebut dapat membantu ketika proses penyetaraan membutuhkan informasi tambahan.

Karena itu, jangan hanya mengandalkan ijazah sebagai satu-satunya bukti riwayat pendidikan.

14. Simpan Dokumen Pengganti Secara Aman

Setelah memperoleh dokumen pengganti, segera buat salinan digital.

Simpan file tersebut pada beberapa tempat.

Misalnya, gunakan:

1. Cloud storage.
2. Komputer.
3. Hard disk eksternal.
4. Email pribadi.

Selain itu, simpan dokumen fisik pada tempat yang aman.

Catat juga nomor dokumen, tanggal penerbitan, serta nama lembaga yang menerbitkannya.

Dengan cara tersebut, Anda mempunyai cadangan jika dokumen fisik kembali mengalami masalah.

Jasa Konsultasi Ijazah Luar Negeri Hilang

Mengurus ijazah luar negeri yang hilang dapat membutuhkan beberapa tahap. Terlebih lagi jika pemilik sudah tidak mempunyai salinan ijazah, transkrip, atau dokumen penyetaraan.

PT Jangkar Global Groups menyediakan konsultasi apa yang harus dilakukan ketika ijazah luar negeri hilang.

Anda dapat menjelaskan kondisi dokumen Anda, seperti apakah ijazah saja yang hilang, apakah transkrip masih tersedia, apakah universitas masih beroperasi, serta apakah Anda pernah memperoleh SK penyetaraan.

Selanjutnya, konsultasi dapat membantu Anda memahami dokumen pendukung yang perlu disiapkan dan urutan langkah yang perlu Anda pertimbangkan.

Kesimpulan

Ketika ijazah luar negeri hilang, jangan langsung panik dan jangan langsung mengajukan proses penyetaraan baru. Pertama, cari kembali dokumen asli, salinan fisik, dan arsip digital.

Selanjutnya, hubungi universitas luar negeri untuk mengetahui prosedur memperoleh dokumen akademik pengganti. Siapkan identitas, data akademik, transkrip, serta bukti lain yang masih tersedia.

Jika Anda pernah memperoleh SK penyetaraan, cek pula data SK lama melalui layanan resmi. Sistem Pencarian SK Lama menyediakan informasi seperti nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, hasil kesetaraan, nomor SK, dan tanggal SK.

Kemudian, apabila SK penyetaraan juga hilang, Anda dapat mengikuti mekanisme Surat Keterangan Pengganti SK sesuai ketentuan layanan. FAQ resmi menegaskan bahwa pemohon tidak perlu mengajukan penyetaraan ulang untuk kasus SK yang hilang atau rusak.

Jadi, kunci utama menghadapi ijazah luar negeri yang hilang yaitu menelusuri dokumen, mengumpulkan bukti pendidikan, menghubungi universitas asal, mengecek data penyetaraan, dan mengikuti prosedur penggantian sesuai kebutuhan.

Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang