Ijazah dari perguruan tinggi luar negeri sering membutuhkan dokumen penyetaraan untuk berbagai kebutuhan administrasi. Misalnya, seseorang dapat membutuhkan data penyetaraan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, memenuhi persyaratan profesi, atau melengkapi berkas administrasi tertentu.
Namun, persoalan dapat muncul ketika SK penyetaraan ijazah luar negeri hilang. Pemilik mungkin sudah tidak mempunyai dokumen fisik, fotokopi, bahkan file PDF. Akibatnya, pemilik sering bertanya bagaimana cara mengetahui kembali nomor SK, tanggal penerbitan, hasil kesetaraan, atau data lain yang pernah tercantum pada dokumen tersebut.
Kabar baiknya, layanan resmi penyetaraan ijazah luar negeri menyediakan fitur Pencarian SK Lama. Fitur tersebut menampilkan beberapa informasi seperti nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, nomor SK penyetaraan, serta tanggal SK penyetaraan.
Karena itu, Anda tidak perlu langsung mengajukan penyetaraan baru hanya karena dokumen lama hilang. Sebaliknya, lakukan pengecekan data terlebih dahulu, lalu tentukan langkah berikutnya berdasarkan hasil pencarian.
Baca juga : Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang Panduan Lengkap
Apa Itu Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri?
Data penyetaraan merupakan informasi yang berkaitan dengan proses pengakuan kualifikasi pendidikan yang seseorang peroleh dari perguruan tinggi luar negeri.
Dalam layanan penyetaraan, data dapat mencakup identitas pemilik, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, serta nomor dan tanggal SK.
Informasi tersebut sangat berguna ketika pemilik kehilangan dokumen fisik. Dengan mengetahui kembali data tersebut, pemilik dapat mempunyai referensi untuk proses administrasi selanjutnya.
Selain itu, data lama dapat membantu pemilik memastikan bahwa dokumen yang hilang memang pernah memperoleh penyetaraan.
Baca juga : Cara Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Apakah Data SK Lama Bisa Dicek?
Ya. Layanan resmi penyetaraan ijazah luar negeri menyediakan halaman Pencarian SK Lama.
Pada halaman tersebut tersedia kolom pencarian berdasarkan nama. Hasil pencarian dapat menampilkan data penyetaraan lama, termasuk nomor SK dan tanggal SK.
Dengan demikian, orang yang kehilangan SK mempunyai salah satu cara untuk menelusuri kembali informasi dokumen.
Namun, hasil pencarian data tidak otomatis berarti Anda sudah mempunyai dokumen pengganti. Pencarian data dan penerbitan surat pengganti merupakan dua kebutuhan yang berbeda.
Karena itu, setelah menemukan data, Anda perlu menentukan langkah administratif berikutnya.
Baca juga : Syarat Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Cara Cek Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang Hilang
Berikut langkah yang dapat Anda lakukan.
1. Siapkan Nama Sesuai Data Lama
Pertama, siapkan nama yang pernah Anda gunakan ketika mengajukan penyetaraan.
Pastikan penulisan nama sedekat mungkin dengan data pada dokumen lama. Jika pernah mengalami perubahan nama, Anda juga perlu mengingat nama yang tercantum pada ijazah atau SK lama.
Hal ini penting karena halaman pencarian SK lama menyediakan kolom Nama sebagai bagian dari proses pencarian.
2. Buka Layanan Pencarian SK Lama
Selanjutnya, gunakan layanan resmi Pencarian SK Lama pada sistem penyetaraan ijazah luar negeri.
Layanan tersebut menampilkan tabel hasil pencarian yang mencakup beberapa informasi penting mengenai SK lama.
Gunakan sumber resmi agar informasi yang Anda peroleh berasal dari sistem layanan pemerintah.
Baca juga : Surat Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Hilang Bisa Dicetak Lagi?
3. Masukkan Nama pada Kolom Pencarian
Kemudian, masukkan nama yang sesuai dengan data penyetaraan lama.
Setelah itu, jalankan pencarian.
Jika data tersedia, sistem dapat menampilkan informasi terkait penyetaraan yang pernah tercatat.
Namun, jika hasil belum muncul, jangan langsung menyimpulkan bahwa data Anda tidak pernah ada. Periksa kembali penulisan nama dan informasi lain yang masih Anda ingat.
4. Periksa Nama Perguruan Tinggi
Jika hasil pencarian muncul, perhatikan nama perguruan tinggi.
Pastikan universitas yang tercantum sesuai dengan riwayat pendidikan Anda.
Selanjutnya, periksa gelar dan bidang studi. Langkah ini penting karena satu nama dapat saja berkaitan dengan lebih dari satu data pendidikan.
Dengan mencocokkan beberapa informasi sekaligus, Anda dapat mengurangi risiko mengambil data milik orang lain yang mempunyai nama sama atau mirip.
Baca juga : Apa yang Harus Dilakukan ketika Ijazah Luar Negeri Hilang
5. Periksa Negara atau Wilayah
Selanjutnya, lihat kolom negara atau wilayah.
Pastikan negara tersebut sesuai dengan lokasi perguruan tinggi tempat Anda menyelesaikan pendidikan.
Selain itu, cocokkan tanggal ijazah dengan dokumen yang masih Anda miliki. Semakin banyak informasi yang cocok, semakin kuat keyakinan Anda bahwa data tersebut memang milik Anda.
6. Catat Nomor SK Penyetaraan
Jika data Anda muncul, catat nomor SK penyetaraan.
Nomor tersebut sangat penting untuk membantu penelusuran dokumen.
Selain itu, catat tanggal SK dan hasil kesetaraan. Simpan informasi tersebut pada beberapa tempat agar Anda tidak kehilangan data untuk kedua kalinya.
Misalnya, Anda dapat menyimpan informasi dalam catatan pribadi, email, atau penyimpanan cloud.
Baca juga : Perbedaan Penggantian Ijazah & Penyetaraan Luar Negeri Hilang
Apa Saja Data yang Bisa Terlihat?
Halaman Pencarian SK Lama menampilkan beberapa kolom informasi, antara lain:
- Nama.
- Perguruan tinggi.
- Gelar.
- Bidang studi.
- Tanggal ijazah.
- Negara atau wilayah.
- Hasil kesetaraan.
- Nomor SK penyetaraan.
- Tanggal SK penyetaraan.
- Nomor SK konversi nilai.
- Tanggal SK konversi nilai.
Karena itu, fitur ini dapat membantu pemilik dokumen mengingat kembali informasi penting ketika SK fisik sudah tidak ada.
Baca juga : Cara Mendapatkan Salinan Dokumen Penyetaraan Ijazah
Bagaimana Jika Data Tidak Muncul?
Jika pencarian tidak menampilkan data, lakukan pemeriksaan ulang.
- periksa penulisan nama.
- pastikan Anda mencari pada layanan resmi.
- cari salinan SK lama pada email, komputer, telepon seluler, cloud storage, atau dokumen pekerjaan.
- cari informasi seperti tahun penerbitan, nama universitas, nomor SK, serta bidang studi.
Jika Anda masih mempunyai fotokopi atau foto SK, gunakan informasi tersebut sebagai bahan pencarian.
Selain itu, Anda dapat menghubungi layanan resmi untuk meminta informasi atau pengaduan terkait layanan penyetaraan. Situs resmi penyetaraan mencantumkan Call Center ULT Diktisaintek pada nomor 021 126 untuk pertanyaan, informasi, dan pengaduan layanan.
Baca juga : Apakah Ijazah Penyetaraan Hilang Menghambat Lamaran Kerja?
Bagaimana Jika SK Sudah Ditemukan tetapi File Hilang?
Kondisi ini perlu Anda bedakan.
Jika data SK lama sudah muncul pada sistem tetapi Anda tidak mempunyai file atau dokumen fisiknya, Anda belum tentu perlu mengajukan penyetaraan ulang.
FAQ resmi layanan penyetaraan menjelaskan bahwa jika SK penyetaraan ijazah dan/atau konversi nilai IPK hilang atau rusak, pengusul dapat mengajukan Surat Keterangan Pengganti SK. Pengusul tidak perlu mengulang pengajuan penyetaraan ijazah atau konversi nilai IPK.
Dengan demikian, pencarian data dapat menjadi langkah awal sebelum mengurus dokumen pengganti.
Baca juga : Apa Solusi Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang untuk CPNS
Syarat Surat Keterangan Pengganti SK
Menurut FAQ resmi layanan penyetaraan, pemohon perlu menyiapkan:
- Surat permohonan pembuatan Surat Keterangan dengan alasan SK hilang.
- Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
- Fotokopi KTP serta menunjukkan KTP asli.
- Fotokopi SK penyetaraan jika masih tersedia.
Kemudian, pemohon membawa dokumen tersebut ke layanan ULT Dikti. Pemohon juga dapat menunjuk wakil dengan membawa surat kuasa sesuai ketentuan layanan.
FAQ resmi mencantumkan waktu penggantian selama 7 hari kerja, apabila SK tersebut memang pernah kementerian terbitkan. Hasilnya berupa Surat Keterangan Pengganti SK, bukan SK penyetaraan baru.
Baca juga : Berapa Lama Mengurus Dokumen Penyetaraan Ijazah Hilang?
Mengapa Tidak Perlu Mengajukan Penyetaraan Ulang?
Poin ini sangat penting.
Ketika SK lama sudah pernah terbit, masalah utama bukan lagi proses penyetaraan dari awal. Masalahnya berkaitan dengan dokumen yang hilang.
Karena itu, pemohon perlu membedakan antara kehilangan dokumen dan belum pernah memperoleh penyetaraan.
Jika seseorang belum pernah mengajukan penyetaraan, tentu prosesnya berbeda.
Sebaliknya, jika seseorang sudah mempunyai SK lama lalu kehilangan dokumen tersebut, mekanisme Surat Keterangan Pengganti SK dapat menjadi jalur yang relevan sesuai ketentuan layanan.
Bagaimana Jika Hanya Mempunyai Nomor SK?
Nomor SK merupakan informasi yang sangat membantu.
Jika Anda masih mempunyai nomor SK, simpan nomor tersebut dan cocokkan dengan data hasil pencarian. Kemudian, periksa nama perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, dan hasil kesetaraan.
Selain itu, jika Anda memiliki foto atau scan SK lama, jangan menghapus file tersebut meskipun kualitasnya kurang baik.
File tersebut tetap dapat membantu proses identifikasi data.
Bagaimana Jika Ijazah Asli Luar Negeri Juga Hilang?
Kondisi ini berbeda dengan kehilangan SK penyetaraan.
Ijazah asli berasal dari perguruan tinggi luar negeri. Karena itu, Anda mungkin perlu menghubungi universitas asal untuk mengetahui prosedur memperoleh dokumen akademik pengganti.
Sementara itu, data penyetaraan tetap perlu Anda telusuri melalui sistem atau layanan yang berkaitan.
Dengan begitu, Anda dapat menangani dua persoalan secara terpisah: dokumen akademik dari universitas dan dokumen penyetaraan dari layanan pemerintah.
Tips Agar Data Penyetaraan Tidak Hilang Lagi
Setelah memperoleh kembali data atau dokumen pengganti, buat sistem penyimpanan yang lebih aman.
- scan dokumen dengan kualitas jelas.
- simpan file pada cloud storage.
- simpan salinan pada komputer atau hard disk eksternal.
- catat nomor SK, tanggal penerbitan, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, dan hasil kesetaraan.
Dengan cara tersebut, Anda tetap mempunyai informasi penting meskipun dokumen fisik kembali mengalami masalah.
Jasa Konsultasi Cara Cek Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang Hilang
Mencari data penyetaraan dapat terasa rumit ketika Anda sudah tidak mempunyai SK, nomor dokumen, atau salinan berkas lama.
PT Jangkar Global Groups menyediakan konsultasi cara cek data penyetaraan ijazah luar negeri yang hilang.
Anda dapat menjelaskan kondisi dokumen yang hilang, nama perguruan tinggi, negara tempat kuliah, jenjang pendidikan, tahun kelulusan, serta informasi lain yang masih Anda ingat.
Selain itu, konsultasi dapat membantu Anda memahami perbedaan antara pencarian data, penelusuran SK lama, dan proses pengajuan Surat Keterangan Pengganti SK.
Dengan persiapan tersebut, Anda dapat menjalankan proses secara lebih terarah.
Cara cek data penyetaraan ijazah luar negeri yang hilang
Cara cek data penyetaraan ijazah luar negeri yang hilang dapat dimulai melalui layanan Pencarian SK Lama pada sistem resmi penyetaraan ijazah luar negeri. Fitur tersebut menyediakan informasi seperti nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, nomor SK, dan tanggal SK.
Jika data lama berhasil Anda temukan, catat seluruh informasi penting. Selanjutnya, jika SK memang hilang atau rusak, Anda dapat mengikuti mekanisme Surat Keterangan Pengganti SK sesuai persyaratan resmi. FAQ layanan menyebut bahwa pemohon tidak perlu mengajukan penyetaraan ulang untuk kondisi tersebut.
Karena itu, jangan langsung mengajukan penyetaraan baru ketika SK lama hilang. Lakukan pengecekan data terlebih dahulu, kumpulkan bukti yang masih tersedia, lalu tentukan langkah berikutnya sesuai kondisi dokumen.
Jika Anda membutuhkan konsultasi cara cek data penyetaraan ijazah luar negeri yang hilang, silakan hubungi PT Jangkar Global Groups:
Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang
