Dokumen penyetaraan ijazah menjadi salah satu dokumen penting bagi lulusan perguruan tinggi luar negeri yang membutuhkan pengakuan akademik dalam sistem pendidikan Indonesia. Dokumen tersebut dapat berguna untuk melanjutkan pendidikan, memenuhi kebutuhan pekerjaan, mengurus administrasi profesi, atau melengkapi persyaratan tertentu.
Namun, setelah beberapa tahun, sebagian orang mengalami kendala karena tidak lagi mempunyai salinan dokumen penyetaraan ijazah. Ada pula yang masih mengingat nomor SK, tetapi tidak lagi mempunyai berkas fisiknya. Bahkan, sebagian pemohon mungkin mengalami kondisi ketika SK Penyetaraan hilang atau rusak.
Lalu, bagaimana cara mendapatkan salinan dokumen penyetaraan ijazah?
Jawabannya bergantung pada kondisi dokumen yang Anda miliki. Karena itu, sebelum mengajukan permohonan baru, Anda perlu memastikan apakah yang hilang merupakan salinan SK, SK asli, atau seluruh data penyetaraan.
Baca juga : Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang Panduan Lengkap
Apa yang Dimaksud Dokumen Penyetaraan Ijazah?
Dokumen penyetaraan ijazah merupakan hasil dari proses pengakuan ijazah perguruan tinggi luar negeri melalui mekanisme yang berlaku pada pemerintah Indonesia.
Dalam layanan resmi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri, pemohon dapat memperoleh SK Penyetaraan Ijazah serta, apabila mengajukan layanan tersebut, dokumen terkait konversi nilai IPK. Layanan resmi juga menyediakan fitur untuk mengecek data SK lama.
Dengan demikian, pemohon tidak perlu langsung mengulang seluruh proses hanya karena tidak lagi mempunyai salinan dokumen.
Terlebih dahulu, periksa data lama dan identifikasi jenis dokumen yang sebenarnya Anda perlukan.
Baca juga : Cara Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Apakah Salinan SK Bisa Diperoleh Kembali?
Jika Anda hanya kehilangan salinan SK, tetapi masih mempunyai dokumen atau akses akun yang berkaitan dengan pengajuan sebelumnya, langkah pertama adalah mencari kembali arsip tersebut.
Periksa email lama yang Anda gunakan ketika mengajukan penyetaraan. Kemudian, periksa juga folder unduhan, penyimpanan cloud, komputer, flashdisk, atau perangkat lama.
Selain itu, layanan resmi menjelaskan bahwa SK yang sudah menggunakan tanda tangan elektronik dapat dikirim melalui email. Pemohon juga dapat mengunduh SK secara mandiri melalui menu layanan dan daftar penyetaraan pada akun pengusul.
Jadi, sebelum meminta dokumen pengganti, lakukan pemeriksaan terhadap arsip digital terlebih dahulu.
Langkah sederhana ini dapat menghemat waktu karena Anda mungkin masih mempunyai dokumen yang valid tanpa perlu mengurus penggantian.
Baca juga : Syarat Mengurus Ijazah Penyetaraan Luar Negeri yang Hilang
Cara Mengecek Data Penyetaraan Ijazah Lama
Jika Anda sudah tidak menemukan salinan SK, jangan langsung menganggap bahwa data penyetaraan telah hilang.
Saat ini tersedia halaman Pencarian SK Lama pada layanan resmi Penyetaraan Ijazah Luar Negeri. Sistem tersebut menyediakan pencarian berdasarkan nama. Hasil pencarian dapat memuat informasi seperti nama, perguruan tinggi, gelar, bidang studi, tanggal ijazah, negara atau wilayah, hasil kesetaraan, nomor SK Penyetaraan, tanggal SK, serta informasi konversi nilai IPK.
Karena itu, siapkan nama lengkap sesuai data yang pernah Anda gunakan ketika mengajukan penyetaraan.
Setelah itu, lakukan pencarian pada sistem tersebut.
Apabila data muncul, catat informasi penting yang tersedia. Nomor SK dan tanggal SK dapat membantu Anda ketika melakukan proses lanjutan.
Baca juga : Surat Penyetaraan Ijazah Luar Negeri Hilang Bisa Dicetak Lagi?
Bagaimana Jika SK Penyetaraan Benar-Benar Hilang?
Kondisinya berbeda apabila SK Penyetaraan benar-benar hilang atau rusak.
FAQ resmi layanan Penyetaraan Ijazah Luar Negeri menjelaskan bahwa pemilik SK yang hilang atau rusak dapat mengajukan Surat Keterangan Pengganti SK. Pemohon tidak perlu mengajukan ulang proses penyetaraan ijazah atau konversi nilai IPK.
Artinya, kehilangan SK tidak otomatis mengharuskan Anda memulai proses penyetaraan dari awal.
Sebaliknya, Anda perlu mengikuti mekanisme pengajuan surat pengganti sesuai ketentuan yang berlaku.
Hal tersebut tentu menjadi informasi penting bagi lulusan luar negeri yang sudah pernah memperoleh SK tetapi kehilangan dokumen tersebut.
Baca juga : Cara Cek Data Penyetaraan Ijazah Luar Negeri yang Hilang
Syarat Mendapatkan Surat Keterangan Pengganti SK
Berdasarkan informasi resmi layanan PILN, pemohon yang kehilangan SK Penyetaraan perlu menyiapkan beberapa dokumen.
Persyaratan tersebut meliputi:
- Surat permohonan pembuatan surat keterangan dengan alasan SK hilang.
- Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian.
- Fotokopi KTP serta membawa KTP asli.
- Fotokopi SK Penyetaraan apabila masih mempunyai salinannya.
Selain itu, pemohon perlu memastikan bahwa data pada dokumen pendukung sesuai dengan data penyetaraan lama.
Semakin lengkap informasi yang Anda miliki, semakin mudah proses pemeriksaan administrasi.
Baca juga : Apa yang Harus Dilakukan ketika Ijazah Luar Negeri Hilang
Bagaimana Prosedur Pengajuan Dokumen Pengganti?
Setelah dokumen siap, pemohon mengikuti prosedur layanan yang berlaku.
Pertama, siapkan seluruh persyaratan.
Kemudian, pemohon datang ke layanan ULT DIKTI dengan membawa dokumen tersebut. Pemohon mengambil nomor antrean dan menyerahkan berkas kepada petugas layanan. Setelah itu, pemohon menerima tanda terima sebagai bukti pengajuan.
Dalam kondisi tertentu, pemohon juga dapat memberikan kuasa kepada orang lain untuk membantu proses pengurusan sesuai ketentuan. Untuk proses perwakilan, surat kuasa menjadi bagian penting yang perlu Anda siapkan.
Karena prosedur layanan dapat mengalami pembaruan, sebaiknya periksa informasi resmi sebelum melakukan pengurusan.
Baca juga : Perbedaan Penggantian Ijazah & Penyetaraan Luar Negeri Hilang
Berapa Lama Proses Penggantian SK?
Informasi resmi FAQ layanan PILN mencantumkan waktu sekitar 7 hari kerja untuk proses Surat Keterangan Pengganti SK apabila SK tersebut memang pernah kementerian terbitkan.
Namun, pemohon tetap perlu memperhatikan kelengkapan dokumen dan ketentuan layanan saat mengajukan permohonan.
Dengan kata lain, jangan hanya memperhitungkan waktu penerbitan. Anda juga perlu menyediakan waktu untuk menyiapkan surat kehilangan, surat permohonan, identitas, serta salinan SK apabila masih tersedia.
Baca juga : Apakah Ijazah Penyetaraan Hilang Menghambat Lamaran Kerja?
Apakah Surat Pengganti Sama dengan SK Penyetaraan Baru?
Tidak.
Ini merupakan salah satu hal yang sering menimbulkan kesalahpahaman.
Surat Keterangan Pengganti SK berfungsi sebagai dokumen pengganti ketika SK sebelumnya hilang atau rusak. Pemerintah tidak menerbitkan SK Penyetaraan baru hanya karena pemilik kehilangan dokumen lama.
Karena itu, jangan mengajukan penyetaraan ulang hanya karena Anda kehilangan SK.
Penyetaraan ulang merupakan persoalan berbeda dan mempunyai proses tersendiri.
Baca juga : Apa Solusi Ijazah Penyetaraan Luar Negeri Hilang untuk CPNS
Bagaimana Jika Anda Hanya Membutuhkan Salinan untuk Legalisasi?
Kebutuhan setiap pemohon dapat berbeda.
Misalnya, Anda membutuhkan salinan SK untuk proses legalisasi. Dalam kondisi tersebut, FAQ resmi menyebut bahwa jika SK asli hilang, pemohon perlu menggunakan Surat Keterangan Pengganti SK sebagai pengganti SK asli dalam proses legalisasi.
Selain itu, layanan resmi menjelaskan bahwa SK yang menggunakan tanda tangan elektronik tidak memerlukan legalisasi pada ULT DIKTI. Verifikasi dapat dilakukan melalui QR Code yang tercantum pada SK.
Oleh sebab itu, periksa terlebih dahulu jenis SK yang Anda miliki.
Dengan begitu, Anda tidak melakukan proses tambahan yang sebenarnya tidak perlu.
Baca juga : Berapa Lama Mengurus Dokumen Penyetaraan Ijazah Hilang?
Bagaimana Jika Nomor SK Tidak Ingat?
Jangan khawatir apabila Anda tidak lagi mengingat nomor SK.
Anda dapat mencoba mencari data melalui layanan Pencarian SK Lama menggunakan nama. Sistem tersebut menyediakan informasi nomor SK dan data terkait apabila data lama tersedia pada sistem.
Selain itu, coba cari email lama, dokumen administrasi pekerjaan, arsip kampus, atau dokumen yang pernah Anda gunakan ketika mengurus administrasi pendidikan.
Selanjutnya, cocokkan nama perguruan tinggi, bidang studi, tanggal ijazah, dan informasi lain agar Anda tidak salah mengidentifikasi data.
Simpan Salinan Setelah Dokumen Berhasil Anda Dapatkan
Setelah memperoleh kembali dokumen penyetaraan, jangan hanya menyimpan satu salinan.
Buat beberapa arsip digital. Kemudian, simpan file tersebut pada komputer, flashdisk, dan penyimpanan cloud yang aman.
Selain itu, simpan pula dokumen pendukung seperti ijazah, transkrip nilai, paspor masa studi, student card, surat kelulusan, dan dokumen akademik lainnya.
Layanan resmi PILN juga menyarankan lulusan luar negeri agar menyimpan dokumen akademik dan administrasi masa studi serta membuat arsip hasil pemindaian.
Dengan cara tersebut, Anda mempunyai cadangan apabila dokumen fisik kembali mengalami kerusakan atau kehilangan.
Apakah Layanan Penyetaraan Ijazah Berbayar?
Untuk layanan penyetaraan ijazah dan konversi IPK lulusan perguruan tinggi luar negeri, situs resmi PILN menyatakan bahwa layanan tersebut tidak dipungut biaya dan tidak menerima gratifikasi.
Karena itu, pemohon perlu berhati-hati apabila menerima informasi biaya yang tidak sesuai dengan ketentuan resmi.
Jika Anda membutuhkan informasi mengenai layanan atau mengalami kendala, kanal resmi PILN mencantumkan Call Center ULT Diktisaintek pada nomor 021-126.
salinan dokumen penyetaraan ijazah
Cara mendapatkan salinan dokumen penyetaraan ijazah perlu menyesuaikan kondisi dokumen Anda.
Jika Anda hanya kehilangan salinan, cari terlebih dahulu arsip digital melalui email, akun layanan, komputer, atau penyimpanan cloud. Selanjutnya, gunakan fitur Pencarian SK Lama untuk membantu menemukan informasi penyetaraan yang pernah tercatat.
Namun, jika SK Penyetaraan benar-benar hilang atau rusak, Anda dapat mengikuti mekanisme pengajuan Surat Keterangan Pengganti SK. Proses tersebut tidak mengharuskan Anda mengulang penyetaraan ijazah dari awal.
Karena itu, identifikasi kebutuhan Anda terlebih dahulu. Apakah Anda membutuhkan salinan SK, informasi nomor SK, atau dokumen pengganti karena SK lama hilang?
Dengan memahami perbedaannya, Anda dapat memilih langkah yang lebih tepat dan menghindari proses administrasi yang tidak perlu.
Konsultasi Cara Mendapatkan Salinan Dokumen Penyetaraan Ijazah
Apabila Anda kesulitan mencari salinan SK Penyetaraan, lupa nomor SK, kehilangan dokumen penyetaraan, atau membutuhkan arahan mengenai dokumen pengganti, PT Jangkar Global Groups dapat membantu memberikan konsultasi mengenai persiapan dokumen dan langkah pengurusan sesuai kebutuhan Anda.
Hubungi sekarang untuk konsultasi mengenai salinan dokumen penyetaraan ijazah.
Konsultasikan Pengurusan Penyetaraan Ijazah Anda Sekarang
