Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri Dinas Pendidikan

Legalisir ijazah untuk keperluan luar negeri Dinas Pendidikan merupakan salah satu proses yang dapat dibutuhkan ketika dokumen pendidikan Indonesia akan digunakan untuk melanjutkan pendidikan, bekerja, mengurus visa, atau keperluan administratif lainnya di negara tujuan.

Ijazah yang akan di gunakan di luar negeri terkadang tidak cukup hanya berupa dokumen asli atau fotokopi. Negara tujuan atau instansi yang meminta dokumen dapat mensyaratkan adanya pengesahan, legalisasi, Apostille, terjemahan tersumpah, atau prosedur lain sesuai ketentuan yang berlaku.

Maka Untuk dokumen pendidikan, prosedur pengesahan dapat berbeda tergantung jenjang pendidikan, lembaga penerbit ijazah, negara tujuan, dan jenis layanan yang di minta. Karena itu, penting untuk mengetahui tahapan yang tepat sebelum mengajukan legalisir.

Baca Juga: Legalisir Ijazah Dinas Pendidikan Syarat, Prosedur Pengurusannya

Apa Itu Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri?

Legalisir ijazah adalah proses pengesahan salinan atau dokumen pendidikan agar dapat di gunakan untuk kebutuhan tertentu. Dalam praktiknya, istilah legalisir sering di gunakan untuk berbagai jenis pengesahan dokumen.

Untuk penggunaan di luar negeri, prosesnya dapat melibatkan beberapa instansi sesuai dengan kebutuhan dokumen dan negara tujuan.

Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi dokumen merupakan pengesahan terhadap dokumen yang pada prinsipnya berkaitan dengan keabsahan tanda tangan atau pejabat yang membubuhkan tanda tangan, bukan pemeriksaan terhadap kebenaran seluruh isi dokumen. Ijazah termasuk salah satu jenis dokumen yang dapat diajukan untuk layanan legalisasi Kemlu dalam kondisi yang sesuai.

Baca Juga: Legalisir Ijazah di Dinas Pendidikan Berapa Lama?

Mengapa Ijazah Perlu Dilegalisir untuk Digunakan di Luar Negeri?

Oleh karena itu Ijazah dapat di minta untuk dilegalisir karena pihak luar negeri perlu memastikan bahwa dokumen tersebut berasal dari institusi pendidikan yang sah dan tanda tangan atau pengesahan pada dokumen dapat di verifikasi.

Beberapa keperluan yang umum antara lain:

1. Melanjutkan kuliah di luar negeri.
2. Melamar pekerjaan di perusahaan asing.
3. Mengurus visa pendidikan.
4. Kemudian Mengurus visa kerja.
5. Selanjutnya Mengajukan beasiswa.
6. Melakukan penyetaraan pendidikan.
7. Keperluan profesi tertentu.
8. Keperluan administrasi perusahaan.
9. Pendaftaran pendidikan lanjutan.
10. Persyaratan dari instansi pemerintah negara tujuan.

Namun, persyaratan setiap negara tidak selalu sama. Karena itu, pemohon sebaiknya terlebih dahulu mengetahui persyaratan dari universitas, perusahaan, kedutaan, imigrasi, atau instansi yang meminta dokumen tersebut.

Baca Juga: Syarat Legalisir Dinas Pendidikan Dokumen yang Harus Disiapkan

Apakah Semua Ijazah Harus Di legalisir di Dinas Pendidikan?

Tidak semua ijazah diproses melalui instansi yang sama.

Hal ini bergantung pada jenjang pendidikan dan lembaga yang menerbitkan ijazah.

Ijazah Perguruan Tinggi

Untuk ijazah perguruan tinggi, pengesahan fotokopi pada prinsipnya dapat di lakukan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan sesuai ketentuan yang berlaku. Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 menyebut bahwa apabila di perlukan untuk melanjutkan pendidikan atau bekerja, pengesahan fotokopi ijazah dan dokumen akademik dapat di lakukan oleh perguruan tinggi.

Jika perguruan tinggi sudah di tutup, kewenangan tertentu dapat beralih kepada LLDikti atau kementerian/lembaga terkait sesuai ketentuan.

Ijazah Pendidikan Dasar dan Menengah

Maka Untuk ijazah sekolah, mekanisme pengesahan dapat berbeda berdasarkan jenjang, tahun penerbitan, dan ketentuan instansi pendidikan yang berwenang.

Karena itu, pemohon sebaiknya tidak langsung mengasumsikan bahwa semua ijazah sekolah harus dibawa ke satu kantor Dinas Pendidikan tertentu.

Ijazah Pendidikan Keagamaan

Ijazah yang di terbitkan oleh lembaga pendidikan di bawah kementerian atau instansi lain dapat memiliki jalur pengesahan yang berbeda.

Daftar dokumen Apostille pemerintah juga mencantumkan berbagai dokumen pendidikan yang di terbitkan oleh Kementerian Pendidikan maupun Kementerian Agama.

Baca Juga: Cara Legalisir Dinas Pendidikan sampai Dokumen Selesai

Persyaratan Legalisir Ijazah untuk Luar Negeri

Persyaratan dapat berbeda sesuai instansi dan jenis dokumen. Namun, secara umum pemohon perlu menyiapkan dokumen berikut:

1. Ijazah Asli

Ijazah asli biasanya di perlukan untuk proses pemeriksaan atau verifikasi dokumen.

2. Fotokopi Ijazah

Siapkan fotokopi ijazah sesuai jumlah yang di minta oleh instansi.

3. Transkrip Nilai

Untuk ijazah perguruan tinggi, transkrip nilai sering kali di butuhkan bersama ijazah, terutama untuk kebutuhan pendidikan atau pekerjaan di luar negeri.

4. Identitas Pemohon

Dokumen identitas seperti KTP atau paspor dapat di perlukan sebagai bagian dari administrasi.

5. Dokumen Pendukung Lainnya

Tergantung kebutuhan, dapat di perlukan:

• Surat keterangan dari sekolah atau perguruan tinggi.
• Surat pengantar.
• Dokumen terjemahan.
• Surat kuasa apabila di kuasakan.
• Dokumen dari instansi tujuan.
• Dokumen pendukung lainnya.

Persyaratan sebaiknya di konfirmasi terlebih dahulu karena prosedur dapat berubah sesuai instansi dan jenis layanan.

Bagaimana Proses Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri?

Secara umum, prosesnya dapat di lakukan melalui beberapa tahapan.

Tahap 1: Menentukan Persyaratan Negara Tujuan

Langkah pertama adalah mengetahui apa yang di minta oleh negara tujuan.

Periksa apakah pihak yang meminta dokumen membutuhkan:

• Legalisir biasa.
• Apostille.
• Legalisasi Kementerian Hukum.
• Legalisasi Kementerian Luar Negeri.
• Legalisasi kedutaan.
• Terjemahan tersumpah.
• Kombinasi beberapa proses tersebut.

Tahap 2: Mengurus Pengesahan dari Instansi yang Berwenang

Ijazah terlebih dahulu di pastikan dapat di verifikasi atau di sahkan oleh pihak yang berwenang sesuai jenis ijazah.

Untuk dokumen perguruan tinggi, pengesahan fotokopi untuk kebutuhan bekerja atau melanjutkan pendidikan dapat di lakukan oleh perguruan tinggi sesuai ketentuan yang berlaku.

Tahap 3: Mengurus Apostille atau Legalisasi

Setelah dokumen memenuhi persyaratan, tentukan apakah negara tujuan menggunakan mekanisme Apostille atau legalisasi biasa.

Kementerian Luar Negeri saat ini menjelaskan bahwa dokumen untuk negara tujuan Apostille dapat di ajukan melalui layanan Apostille, sedangkan dokumen non-Apostille dapat melanjutkan proses legalisasi sesuai ketentuan.

Baca Juga: Legalisir Rapor di Dinas Pendidikan Syarat dan Prosedur Lengkap

Tahap 4: Terjemahan Tersumpah Jika Di perlukan

Jika universitas, perusahaan, kedutaan, atau instansi tujuan meminta dokumen dalam bahasa tertentu, ijazah dapat perlu di terjemahkan oleh penerjemah tersumpah.

Bahasa yang di butuhkan harus mengikuti persyaratan pihak yang menerima dokumen.

Tahap 5: Legalisasi Kedutaan Jika Di persyaratkan

Untuk negara yang tidak menggunakan Apostille atau dalam kondisi tertentu, dokumen dapat memerlukan proses legalisasi melalui perwakilan diplomatik negara tujuan.

Tidak semua dokumen membutuhkan tahap ini, sehingga persyaratan negara tujuan perlu di periksa terlebih dahulu.

Perbedaan Legalisir, Apostille, dan Legalisasi Kedutaan

Ketiga istilah ini sering di anggap sama, padahal memiliki fungsi dan prosedur berbeda.

Legalisir Ijazah

Legalisir umumnya berkaitan dengan pengesahan salinan atau dokumen oleh pihak yang memiliki kewenangan terhadap dokumen tersebut.

Apostille

Apostille merupakan mekanisme autentikasi dokumen publik untuk di gunakan di negara lain yang menerapkan Konvensi Apostille.

Kementerian Luar Negeri mengarahkan dokumen untuk negara tujuan Apostille agar di ajukan melalui layanan Apostille pada sistem yang di tentukan.

Legalisasi Kedutaan

Legalisasi kedutaan merupakan proses yang dapat di perlukan untuk negara atau kondisi yang tidak menggunakan mekanisme Apostille.

Dalam jalur non-Apostille, Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa setelah mendapatkan stiker legalisasi dari Kementerian Hukum, pemohon dapat mengajukan legalisasi di Kemlu melalui aplikasi STEMPEL ASLI.

Baca Juga: Legalisir Dokumen Pendidikan untuk Kuliah, Transkrip, Rapor

Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah untuk Luar Negeri?

Lama proses tidak selalu sama karena bergantung pada:

1. Jenis ijazah.
2. Instansi penerbit.
3. Kelengkapan dokumen.
4. Proses verifikasi.
5. Negara tujuan.
6. Apakah membutuhkan Apostille.
7. Apakah membutuhkan legalisasi Kemlu.
8. Apakah membutuhkan legalisasi kedutaan.
9. Apakah membutuhkan terjemahan tersumpah.

Semakin banyak tahapan yang di perlukan, semakin panjang pula waktu yang perlu di persiapkan. Karena itu, sebaiknya proses di mulai jauh sebelum batas waktu pendaftaran kuliah, pekerjaan, atau pengajuan visa.

Berapa Biaya Legalisir Ijazah untuk Luar Negeri?

Biaya bergantung pada jenis layanan yang di gunakan.

Komponen biaya dapat mencakup:

• Biaya pengesahan ijazah.
• Biaya fotokopi.
• Biaya Apostille apabila di perlukan.
• Biaya legalisasi Kemlu.
• Biaya legalisasi kedutaan.
• Biaya terjemahan tersumpah.
• Biaya pengiriman dokumen.
• Biaya jasa pengurusan apabila menggunakan pihak ketiga.

Karena tarif dapat berubah dan setiap instansi memiliki ketentuan sendiri, biaya sebaiknya di konfirmasi sebelum proses dilakukan.

Baca Juga: Legalisir Ijazah untuk Melamar Kerja dan Cara Mengurusnya

Apakah Ijazah Harus Di terjemahkan?

Tidak selalu.

Terjemahan tergantung pada persyaratan negara atau pihak yang menerima dokumen.

Misalnya, universitas di luar negeri dapat meminta ijazah dalam bahasa Inggris. Ada pula pihak yang meminta terjemahan tersumpah dalam bahasa negara tujuan.

Karena itu, jangan menerjemahkan dokumen sebelum mengetahui format yang diminta. Kesalahan format terjemahan dapat menyebabkan pemohon harus mengulang proses.

Baca Juga: Legalisir Dokumen Pendidikan Visa Ijazah, Dokumen Sekolah

Apakah Ijazah Bisa Digunakan di Semua Negara Setelah Dilegalisir?

Tidak otomatis.

Legalisasi atau Apostille membantu proses autentikasi dokumen, tetapi tidak berarti ijazah otomatis di akui untuk semua keperluan di setiap negara.

Pihak penerima dokumen tetap dapat memiliki persyaratan tambahan, misalnya:

• Penyetaraan ijazah.
• Evaluasi akademik.
• Terjemahan resmi.
• Verifikasi universitas.
• Surat keterangan tambahan.
• Persyaratan profesi.
• Persyaratan visa.

Dengan demikian, legalisasi dokumen dan pengakuan akademik merupakan dua hal yang perlu dibedakan.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisir Ijazah

Beberapa kesalahan dapat membuat proses menjadi lebih lama.

1. Salah Menentukan Instansi

Pemohon langsung datang ke instansi tertentu tanpa memastikan apakah instansi tersebut berwenang mengesahkan ijazah yang di miliki.

2. Tidak Memeriksa Persyaratan Negara Tujuan

Persyaratan untuk Australia, Jepang, Jerman, Malaysia, Korea Selatan, Arab Saudi, Amerika Serikat, dan negara lainnya dapat berbeda.

3. Menganggap Legalisir Sama dengan Apostille

Legalisir dan Apostille memiliki mekanisme yang berbeda.

4. Tidak Menyiapkan Ijazah Asli

Dokumen asli dapat dibutuhkan untuk proses pemeriksaan atau verifikasi.

5. Salah Format Terjemahan

Jika pihak penerima meminta terjemahan tersumpah, pemohon sebaiknya mengikuti persyaratan tersebut.

6. Mengurus Terlalu Dekat dengan Deadline

Proses dokumen luar negeri dapat melibatkan beberapa tahapan. Mengurus mendekati batas waktu dapat meningkatkan risiko keterlambatan.

Baca Juga: Biaya Legalisir Dinas Pendidikan Apa Saja yang Perlu Disiapkan?

Tips Mengurus Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri

Agar proses lebih lancar, lakukan beberapa langkah berikut:

1. Tentukan negara tujuan.
2. Tentukan instansi yang meminta ijazah.
3. Minta daftar persyaratan tertulis jika memungkinkan.
4. Pastikan ijazah dan transkrip sesuai.
5. Siapkan dokumen asli dan salinan.
6. Pastikan nama pada dokumen konsisten.
7. Tentukan apakah membutuhkan Apostille atau legalisasi.
8. Pastikan kebutuhan terjemahan.
9. Periksa batas waktu pengumpulan.
10. Simpan bukti proses dan dokumen yang sudah dilegalisasi.

Jasa Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri

Bagi pemohon yang belum memahami alur legalisasi dokumen, penggunaan jasa pengurusan dapat menjadi salah satu pilihan.

Jasa pengurusan dapat membantu dalam:

• Pemeriksaan kelengkapan dokumen.
• Menentukan tahapan legalisasi.
• Pengurusan dokumen ke instansi terkait.
• Pengurusan Apostille apabila sesuai.
• Pengurusan legalisasi Kemlu.
• Pengurusan legalisasi kedutaan apabila diperlukan.
• Terjemahan tersumpah.
• Pengiriman dokumen.

Namun, pemohon tetap perlu memastikan bahwa layanan yang digunakan jelas mengenai tahapan, biaya, estimasi waktu, dan dokumen yang diperlukan.

Baca Juga: Jasa Legalisir Dinas Pendidikan Cara Memilih Agen Terpercaya

Untuk ijazah perguruan tinggi, pengesahan fotokopi untuk kebutuhan bekerja atau melanjutkan pendidikan dapat dilakukan oleh perguruan tinggi sesuai ketentuan yang berlaku. Setelah dokumen pendidikan disahkan oleh pihak yang berwenang, tahap berikutnya dapat berupa Apostille atau legalisasi, tergantung negara tujuan. Kementerian Luar Negeri saat ini menyediakan jalur Apostille untuk negara tujuan yang menggunakan mekanisme tersebut dan jalur legalisasi untuk dokumen non-Apostille sesuai ketentuan.

Konsultasi Legalisir Sekarang!