Legalisir Ijazah Dinas Pendidikan Syarat, Prosedur Pengurusannya

Legalisir ijazah Dinas Pendidikan merupakan proses pengesahan salinan ijazah agar salinan tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan administrasi. Dokumen ijazah sering dibutuhkan untuk melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, mengikuti seleksi tertentu, mengurus administrasi pemerintahan, maupun kebutuhan dokumen ke luar negeri.

Dalam praktiknya, tempat melakukan legalisir ijazah dapat bergantung pada jenjang pendidikan, tahun penerbitan ijazah, kondisi sekolah atau satuan pendidikan, serta keperluan dokumen. Karena itu, pemohon perlu mengetahui terlebih dahulu apakah pengesahan di lakukan melalui sekolah atau Dinas Pendidikan.

Ketentuan terbaru mengenai ijazah jenjang pendidikan dasar dan menengah menekankan prinsip validitas, akurasi, dan legalitas dokumen. Pemerintah juga terus mengembangkan sistem digitalisasi ijazah untuk meningkatkan keakuratan administrasi dan mengurangi risiko pemalsuan dokumen.

Baca Juga: Legalisir Ijazah di Dinas Pendidikan Berapa Lama?

Apa Itu Legalisir Ijazah Dinas Pendidikan?

Legalisir ijazah Dinas Pendidikan adalah proses pengesahan salinan atau fotokopi ijazah oleh pihak yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan yang berlaku.

Pengesahan tersebut pada dasarnya di gunakan untuk memastikan bahwa salinan dokumen memiliki hubungan dengan dokumen ijazah yang sah.

Untuk ijazah pendidikan dasar dan menengah, pengesahan salinan ijazah dapat di lakukan oleh satuan pendidikan atau Dinas Pendidikan dalam kondisi tertentu. Maka Pemerintah juga menjelaskan bahwa apabila satuan pendidikan sudah tutup atau tidak dapat beroperasi, terdapat mekanisme layanan melalui dinas pendidikan sesuai ketentuan.

Baca Juga: Syarat Legalisir Dinas Pendidikan Dokumen yang Harus Disiapkan

Mengapa Ijazah Perlu Di legalisir?

Legalisir biasanya di perlukan ketika instansi tujuan meminta salinan ijazah yang telah disahkan.

Beberapa kebutuhan yang umum antara lain:

1. Melamar pekerjaan.
2. Mengikuti seleksi pegawai.
3. Mendaftar sekolah atau perguruan tinggi.
4. Mengikuti program pendidikan lanjutan.
5. Mengurus beasiswa.
6. Mengikuti seleksi administrasi.
7. Mengurus dokumen untuk bekerja di luar negeri.
8. Mengurus dokumen pendidikan untuk keperluan visa.
9. Melengkapi persyaratan administrasi pemerintahan.
10. Keperluan administrasi lainnya.

Persyaratan legalisir dapat berbeda-beda berdasarkan instansi yang meminta dokumen. Oleh karena itu, sebaiknya pemohon memastikan terlebih dahulu format dokumen yang di minta.

Syarat Legalisir Ijazah Dinas Pendidikan

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan daerah dan kondisi dokumen. Namun, secara umum beberapa dokumen yang perlu di persiapkan adalah sebagai berikut.

1. Ijazah Asli

Ijazah asli biasanya menjadi dokumen utama yang di gunakan untuk pemeriksaan atau pencocokan data.

Pastikan ijazah:

• Tidak rusak berat.
• Tulisan masih dapat di baca.
• Nama sesuai dengan identitas.
• Nomor ijazah dapat di baca.
• Data kelulusan sesuai.
• Tidak terdapat perubahan atau manipulasi.

2. Fotokopi Ijazah

Siapkan beberapa lembar fotokopi ijazah sesuai kebutuhan.

Sebaiknya gunakan fotokopi yang jelas sehingga seluruh informasi pada ijazah dapat terbaca dengan baik.

3. Kartu Identitas

Beberapa layanan dapat meminta identitas pemohon seperti KTP atau dokumen identitas lain.

Identitas di gunakan untuk membantu proses verifikasi data pemohon.

4. Dokumen Pendukung

Dalam kondisi tertentu, pemohon dapat di minta memberikan dokumen pendukung, misalnya:

• Surat keterangan dari sekolah.
• Transkrip nilai.
• Surat keterangan kehilangan.
• Dokumen perubahan data.
• Dokumen pengganti ijazah.
• Dokumen lain sesuai kebutuhan.

Tidak semua pemohon membutuhkan seluruh dokumen tersebut.

Baca Juga: Cara Legalisir Dinas Pendidikan sampai Dokumen Selesai

Prosedur Legalisir Ijazah Dinas Pendidikan

Prosedur dapat berbeda antara satu daerah dengan daerah lainnya. Namun, secara umum alurnya dapat di lakukan melalui beberapa tahapan.

1. Menentukan Instansi yang Berwenang

Langkah pertama adalah mengetahui pihak yang berwenang melakukan pengesahan.

Untuk ijazah yang masih dapat di layani oleh sekolah penerbit, pemohon dapat di arahkan terlebih dahulu ke satuan pendidikan tersebut.

Apabila sekolah sudah tutup atau tidak dapat beroperasi, mekanisme pengesahan atau penerbitan dokumen tertentu dapat melibatkan Dinas Pendidikan sesuai ketentuan. Pemerintah menjelaskan bahwa kondisi seperti ini dapat di tangani melalui dinas pendidikan.

2. Menyiapkan Dokumen

Setelah mengetahui tempat pengurusan, siapkan seluruh dokumen yang diminta.

Dokumen utama biasanya meliputi:

• Ijazah asli.
• Fotokopi ijazah.
• KTP atau identitas.
• Dokumen pendukung jika di perlukan.

Sebaiknya siapkan beberapa salinan agar tidak perlu melakukan fotokopi ulang ketika terdapat kebutuhan tambahan.

3. Mengajukan Permohonan

Pemohon menyerahkan dokumen kepada petugas atau mengikuti mekanisme layanan yang di tentukan oleh instansi terkait.

Petugas kemudian dapat melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan dan kesesuaian dokumen.

4. Verifikasi Data Ijazah

Pada tahap ini, petugas dapat memeriksa data yang tercantum pada ijazah.

Pemeriksaan dapat mencakup:

• Nama lulusan.
• Nomor ijazah.
• Tahun kelulusan.
• Nama satuan pendidikan.
• Data identitas.
• Keabsahan atau kesesuaian dokumen.

Pemerintah juga menyediakan sistem tertentu untuk verifikasi dan validasi data ijazah pada jenjang pendidikan tertentu. Salah satu sistem resmi Kemendikbud mencantumkan verifikasi ijazah SMA berdasarkan nomor ijazah dan NPSN sekolah untuk ijazah yang memenuhi kriteria sistem tersebut.

Baca Juga: Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri Dinas Pendidikan

5. Proses Pengesahan

Jika dokumen di nyatakan lengkap dan sesuai, proses pengesahan dapat di lakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Bentuk pengesahan dapat mengikuti mekanisme yang berlaku pada instansi terkait.

6. Pengambilan Dokumen

Setelah proses selesai, pemohon menerima kembali dokumen yang telah di sahkan.

Periksa kembali hasil legalisir sebelum meninggalkan tempat layanan.

Pastikan:

• Nama benar.
• Nomor ijazah benar.
• Cap atau pengesahan terlihat jelas.
• Tidak ada bagian dokumen yang rusak.
• Jumlah lembar sesuai kebutuhan.

Legalisir Ijazah di Sekolah atau Dinas Pendidikan?

Pertanyaan yang sering muncul adalah apakah legalisir ijazah harus di lakukan di Dinas Pendidikan.

Jawabannya tidak selalu.

Untuk dokumen pendidikan dasar dan menengah, pengesahan salinan ijazah dapat di lakukan oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan sesuai ketentuan dan kondisi dokumen. Pemerintah juga menjelaskan bahwa untuk dokumen tertentu, terutama ketika satuan pendidikan sudah tidak beroperasi, dinas pendidikan dapat memberikan layanan terkait pengesahan atau penerbitan dokumen.

Karena itu, langkah yang paling tepat adalah:

1. Hubungi sekolah penerbit ijazah.
2. Tanyakan apakah sekolah masih beroperasi dan melayani legalisir.
3. Jika tidak dapat di layani, tanyakan prosedur melalui Dinas Pendidikan.
4. Siapkan dokumen sesuai arahan petugas.

Baca Juga: Legalisir Rapor di Dinas Pendidikan Syarat dan Prosedur Lengkap

Legalisir Ijazah untuk Sekolah yang Sudah Tutup

Kondisi sekolah yang sudah tutup dapat membuat pemilik ijazah bingung mengenai tempat pengurusan.

Dalam kondisi tertentu, Dinas Pendidikan dapat menjadi pihak yang memberikan layanan administrasi dokumen pendidikan apabila satuan pendidikan sudah tutup atau tidak dapat beroperasi. Pemerintah telah menjelaskan mekanisme tersebut dalam penanganan dokumen pendidikan.

Pemohon sebaiknya membawa:

• Ijazah asli jika masih ada.
• Fotokopi ijazah.
• KTP.
• Surat atau dokumen pendukung lainnya jika di minta.

Apabila ijazah hilang atau rusak, prosedurnya dapat berbeda dengan sekadar legalisir fotokopi.

Baca Juga: Legalisir Dokumen Pendidikan untuk Kuliah, Transkrip, Rapor

Legalisir Ijazah yang Rusak atau Hilang

Legalisir dan penerbitan ulang ijazah merupakan dua proses yang berbeda.

Maka Legalisir pada dasarnya berkaitan dengan pengesahan salinan dokumen yang masih tersedia. Sementara itu, apabila ijazah asli hilang atau rusak, pemohon mungkin perlu mengikuti prosedur penerbitan dokumen pengganti sesuai ketentuan.

Pemerintah menjelaskan bahwa untuk dokumen pendidikan yang hilang atau rusak terdapat mekanisme penerbitan ulang atau surat keterangan pengganti sesuai kondisi dokumen dan arsip yang tersedia.

Karena itu, jangan langsung meminta legalisir apabila persoalan sebenarnya adalah ijazah hilang.

Berapa Biaya Legalisir Ijazah Dinas Pendidikan?

Biaya legalisir ijazah dapat berbeda berdasarkan jenis layanan dan kebijakan instansi yang memberikan layanan.

Ada layanan tertentu yang tidak mengenakan biaya, sementara kebutuhan administrasi tambahan seperti fotokopi atau pengiriman dokumen dapat menimbulkan biaya tersendiri.

Karena kebijakan dapat berubah, sebaiknya tanyakan langsung kepada sekolah atau Dinas Pendidikan yang menangani dokumen tersebut mengenai:

• Apakah legalisir di kenakan biaya.
• Jumlah salinan yang dapat di sahkan.
• Biaya administrasi apabila ada.
• Biaya layanan tambahan.
• Metode pembayaran yang tersedia.

Baca Juga: Legalisir Ijazah untuk Melamar Kerja dan Cara Mengurusnya

Berapa Lama Proses Legalisir Ijazah?

Waktu proses tidak selalu sama.

Lamanya pengurusan dapat dipengaruhi oleh:

1. Kelengkapan dokumen.
2. Kondisi arsip sekolah.
3. Tahun penerbitan ijazah.
4. Ketersediaan data lulusan.
5. Prosedur verifikasi.
6. Kebijakan masing-masing daerah.
7. Jumlah permohonan yang sedang diproses.

Jika data mudah diverifikasi dan dokumen lengkap, proses dapat lebih sederhana. Sebaliknya, ijazah lama atau dokumen dengan data yang membutuhkan pemeriksaan tambahan dapat memerlukan waktu lebih lama.

Legalisir Ijazah untuk Keperluan Kerja

Ijazah yang telah disahkan dapat diminta oleh perusahaan atau instansi tertentu sebagai bagian dari persyaratan administrasi.

Sebelum melakukan legalisir dalam jumlah banyak, pastikan terlebih dahulu:

• Jumlah salinan yang dibutuhkan.
• Apakah harus menggunakan legalisir terbaru.
• Apakah transkrip nilai juga harus dilegalisir.
• Apakah dokumen harus diterjemahkan.
• Apakah dokumen membutuhkan pengesahan tambahan.

Dengan demikian, pemohon tidak perlu melakukan proses berulang.

Baca Juga: Legalisir Dokumen Pendidikan Visa Ijazah, Dokumen Sekolah

Legalisir Ijazah untuk Kuliah

Legalisir ijazah juga dapat dibutuhkan untuk melanjutkan pendidikan.

Misalnya untuk:

• Pendaftaran perguruan tinggi.
• Program profesi.
• Program pascasarjana.
• Beasiswa.
• Pendidikan di luar negeri.
• Seleksi program pendidikan tertentu.

Persyaratan harus mengikuti ketentuan institusi pendidikan tujuan.

Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri

Kebutuhan legalisir untuk luar negeri biasanya lebih kompleks dibandingkan kebutuhan administrasi dalam negeri.

Dokumen pendidikan dapat memerlukan beberapa tahapan tambahan, tergantung negara dan tujuan penggunaan dokumen.

Tahapan tersebut dapat mencakup:

1. Pengesahan atau legalisir dari pihak yang berwenang.
2. Terjemahan tersumpah.
3. Apostille apabila negara tujuan menggunakan sistem Apostille.
4. Legalisasi kedutaan atau konsulat apabila dipersyaratkan.
5. Persyaratan tambahan dari institusi tujuan.

Karena setiap negara memiliki ketentuan berbeda, jangan langsung menganggap bahwa legalisir Dinas Pendidikan saja sudah cukup untuk digunakan di luar negeri.

Baca Juga: Biaya Legalisir Dinas Pendidikan Apa Saja yang Perlu Disiapkan?

Apakah Legalisir Ijazah Sama dengan Apostille?

Tidak sama.

Legalisir merupakan proses pengesahan dokumen oleh pihak yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan.

Sementara itu, Apostille merupakan bentuk sertifikasi untuk memudahkan penggunaan dokumen publik di negara lain yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille.

Oleh sebab itu, seseorang yang hendak menggunakan ijazah di luar negeri perlu mengetahui terlebih dahulu apakah negara tujuan meminta:

• Legalisir.
• Apostille.
• Terjemahan tersumpah.
• Legalisasi kedutaan.
• Atau kombinasi beberapa proses tersebut.

Baca Juga: Jasa Legalisir Dinas Pendidikan Cara Memilih Agen Terpercaya

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisir Ijazah

Beberapa kesalahan dapat membuat proses menjadi lebih lama.

1. Langsung Datang Tanpa Memastikan Instansi

Tidak semua ijazah harus dibawa langsung ke Dinas Pendidikan.

Sebaiknya tentukan terlebih dahulu pihak yang berwenang.

2. Membawa Fotokopi yang Tidak Jelas

Fotokopi yang buram atau bagian pentingnya terpotong dapat menyulitkan proses pemeriksaan.

3. Tidak Membawa Ijazah Asli

Jika petugas membutuhkan pencocokan dengan dokumen asli, pemohon dapat diminta kembali membawa ijazah asli.

4. Salah Memahami Legalisir dan Apostille

Untuk keperluan luar negeri, legalisir belum tentu merupakan tahapan terakhir.

5. Tidak Memeriksa Persyaratan Instansi Tujuan

Setiap instansi dapat memiliki persyaratan berbeda. Karena itu, pastikan format dokumen yang diminta sebelum melakukan pengesahan.

Tips Agar Proses Legalisir Ijazah Lebih Lancar

Agar proses pengurusan lebih mudah, lakukan beberapa hal berikut:

1. Pastikan ijazah asli tersedia.
2. Fotokopi ijazah dengan kualitas baik.
3. Siapkan KTP.
4. Hubungi sekolah penerbit terlebih dahulu.
5. Tanyakan apakah legalisir dilakukan di sekolah atau Dinas Pendidikan.
6. Tanyakan persyaratan terbaru.
7. Siapkan beberapa salinan.
8. Jika untuk luar negeri, tanyakan persyaratan negara tujuan.
9. Simpan dokumen asli dengan baik.
10. Periksa hasil legalisir sebelum meninggalkan tempat layanan.

Sebelum mengurus legalisir, pastikan terlebih dahulu pihak yang berwenang, persyaratan dokumen, jumlah salinan, biaya, dan tujuan penggunaan ijazah. Untuk kebutuhan luar negeri, perlu diperhatikan bahwa legalisir ijazah belum tentu menjadi tahap terakhir. Dokumen dapat memerlukan terjemahan tersumpah, Apostille, atau legalisasi tambahan sesuai aturan negara tujuan. Dengan menyiapkan dokumen sejak awal dan mengikuti prosedur yang berlaku, proses legalisir ijazah Dinas Pendidikan dapat dilakukan dengan lebih tertib dan mengurangi risiko pengurusan berulang.

Konsultasi Legalisir Sekarang!