Cara Legalisir Dinas Pendidikan sampai Dokumen Selesai

Legalisir dokumen pendidikan merupakan proses pengesahan salinan dokumen agar dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan administratif. Dokumen yang di legalisir dapat berupa ijazah, sertifikat, surat keterangan pendidikan, rapor, atau dokumen lain sesuai kebutuhan dan kewenangan instansi penerbit. Namun, cara legalisir Dinas Pendidikan tidak selalu sama untuk setiap dokumen. Hal ini karena kewenangan pengesahan bergantung pada jenis dokumen, jenjang pendidikan, lembaga yang menerbitkan dokumen, serta tujuan penggunaannya.

Untuk dokumen pendidikan tinggi, misalnya, pengesahan pada prinsipnya dapat di lakukan oleh perguruan tinggi penerbit. Dalam kondisi tertentu, seperti perguruan tinggi yang sudah tidak beroperasi, kewenangan dapat beralih kepada LLDikti sesuai ketentuan. Maka Karena itu, sebelum mengurus legalisir, pemilik dokumen perlu memastikan terlebih dahulu siapa instansi yang berwenang mengesahkan dokumen tersebut.

Baca Juga: Legalisir Ijazah di Dinas Pendidikan Berapa Lama?

Apa Itu Legalisir Dokumen Pendidikan?

Legalisir atau pengesahan dokumen pendidikan merupakan proses administratif untuk memastikan bahwa salinan dokumen sesuai dengan dokumen yang diterbitkan oleh lembaga pendidikan atau instansi yang berwenang.

Dalam praktiknya, legalisir dapat di butuhkan untuk berbagai kepentingan, seperti:

1. Melanjutkan pendidikan.
2. Melamar pekerjaan.
3. Mengurus beasiswa.
4. Mengurus administrasi ke luar negeri.
5. Mengurus visa.
6. Keperluan imigrasi.
7. Pengajuan pekerjaan di perusahaan asing.
8. Persyaratan administrasi lembaga pemerintah atau swasta.

Dokumen pendidikan juga dapat membutuhkan tahapan tambahan apabila akan di gunakan di luar negeri, misalnya pengesahan atau legalisasi pada instansi lain sesuai persyaratan negara tujuan.

Baca Juga: Legalisir Ijazah Dinas Pendidikan Syarat, Prosedur Pengurusannya

Apakah Semua Dokumen Pendidikan Harus Di legalisir di Dinas Pendidikan?

Tidak semua dokumen pendidikan harus di legalisir di Dinas Pendidikan.

Ini merupakan hal penting yang perlu di pahami sebelum mengurus dokumen.

Kewenangan pengesahan dapat berbeda berdasarkan jenis dan jenjang dokumen. Untuk dokumen akademik perguruan tinggi, misalnya, pengesahan pada dasarnya di lakukan oleh perguruan tinggi penerbit. Dalam kondisi tertentu, apabila perguruan tinggi sudah tidak beroperasi, pengesahan dapat di lakukan oleh LLDikti sesuai kewenangannya.

Sementara itu, dokumen pendidikan dasar dan menengah dapat mengikuti mekanisme yang di tetapkan oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan sesuai kondisi dokumen dan ketentuan yang berlaku. Oleh sebab itu, jangan langsung membawa dokumen ke Dinas Pendidikan sebelum mengetahui instansi yang berwenang.

Baca Juga: Syarat Legalisir Dinas Pendidikan Dokumen yang Harus Disiapkan

Jenis Dokumen yang Dapat Membutuhkan Pengesahan

Dokumen yang membutuhkan pengesahan dapat berbeda-beda tergantung kebutuhan.

Beberapa contohnya adalah:

1. Ijazah

Ijazah merupakan salah satu dokumen pendidikan yang paling sering membutuhkan pengesahan untuk keperluan administratif tertentu.

2. Transkrip Nilai

Transkrip nilai dapat di minta dalam proses pendidikan, pekerjaan, beasiswa, maupun keperluan luar negeri.

3. Rapor

Rapor sekolah dapat di perlukan untuk kebutuhan pendidikan atau administrasi tertentu.

4. Sertifikat Pendidikan

Sertifikat tertentu juga dapat membutuhkan pengesahan apabila di minta oleh lembaga penerima.

5. Surat Keterangan Pendidikan

Surat keterangan dari sekolah atau lembaga pendidikan dapat membutuhkan pengesahan sesuai tujuan penggunaannya.

6. Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Dalam kondisi tertentu, dokumen pengganti dapat di gunakan apabila ijazah asli hilang atau mengalami masalah. Kemendikdasmen menjelaskan bahwa surat keterangan pengganti dapat di terbitkan oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan apabila satuan pendidikan sudah tutup atau tidak dapat beroperasi.

Baca Juga: Legalisir Ijazah untuk Keperluan Luar Negeri Dinas Pendidikan

Persiapan Sebelum Legalisir Dinas Pendidikan

Sebelum datang atau mengajukan permohonan, sebaiknya siapkan dokumen terlebih dahulu.

Dokumen yang Umumnya Perlu Di siapkan

Persyaratan dapat berbeda antarinstansi, tetapi secara umum pemohon dapat menyiapkan:

1. Dokumen pendidikan asli.
2. Fotokopi dokumen yang akan di sahkan.
3. Kartu identitas.
4. Surat kuasa apabila pengurusan di wakilkan.
5. Dokumen pendukung lain sesuai kebutuhan.
6. Formulir permohonan apabila di wajibkan.
7. Dokumen tujuan penggunaan apabila di minta.

Sebagai contoh, LLDikti Wilayah III dalam mekanisme pengesahan dokumen akademik tertentu mencantumkan salinan KTP, salinan dokumen akademik, surat pernyataan, dan surat kuasa apabila pemohon di wakilkan.

Karena persyaratan dapat berubah, pemohon sebaiknya memeriksa ketentuan instansi yang berwenang sebelum mengajukan permohonan.

Cara Legalisir Dinas Pendidikan dari Awal sampai Selesai

Berikut gambaran tahapan yang dapat di gunakan sebagai panduan umum.

1. Tentukan Jenis Dokumen yang Akan Di legalisir

Pertama, tentukan dokumen yang akan di gunakan.

Contohnya:

• Ijazah.
• Rapor.
• Sertifikat.
• Surat keterangan.
• Dokumen akademik lainnya.

Identifikasi juga jenjang pendidikan, tahun penerbitan, dan nama lembaga yang menerbitkannya.

2. Tentukan Instansi yang Berwenang

Setelah mengetahui jenis dokumen, tentukan pihak yang berwenang melakukan pengesahan.

Jangan menganggap semua dokumen otomatis harus di bawa ke Dinas Pendidikan.

Untuk dokumen perguruan tinggi, pengesahan dapat di lakukan oleh perguruan tinggi penerbit. Jika perguruan tinggi sudah tidak beroperasi, mekanisme tertentu dapat di lakukan melalui LLDikti sesuai wilayah dan kewenangannya.

Baca Juga: Legalisir Rapor di Dinas Pendidikan Syarat dan Prosedur Lengkap

3. Siapkan Dokumen Asli

Bawa dokumen asli untuk proses pemeriksaan.

Dokumen asli penting karena instansi dapat melakukan verifikasi terhadap data yang tercantum dalam dokumen.

Periksa terlebih dahulu:

• Nama lengkap.
• Tempat dan tanggal lahir.
• Nomor dokumen.
• Tahun kelulusan.
• Nama sekolah atau perguruan tinggi.
• Tanda tangan.
• Stempel.
• Kondisi fisik dokumen.

4. Siapkan Fotokopi

Siapkan salinan dokumen sesuai jumlah yang di perlukan.

Sebaiknya fotokopi di buat dengan jelas agar seluruh informasi pada dokumen dapat terbaca. Jika dokumen akan di gunakan untuk beberapa keperluan, jumlah salinan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.

5. Ajukan Permohonan Pengesahan

Setelah persyaratan lengkap, ajukan permohonan kepada instansi yang berwenang.

Mekanismenya dapat berupa:

• Pengajuan langsung.
• Pengajuan melalui layanan administrasi.
• Pengajuan melalui sistem elektronik.
• Pengajuan melalui unit layanan tertentu.

Tidak semua daerah menggunakan prosedur yang sama.

6. Pemeriksaan Data dan Dokumen

Petugas kemudian dapat melakukan pemeriksaan terhadap dokumen.

Pemeriksaan dapat mencakup:

1. Keaslian dokumen.
2. Kesesuaian data.
3. Identitas pemilik dokumen.
4. Status lembaga penerbit.
5. Kesesuaian salinan dengan dokumen asli.

Apabila terdapat data yang tidak sesuai, pemohon dapat di minta melakukan klarifikasi atau melengkapi dokumen.

Baca Juga: Legalisir Dokumen Pendidikan untuk Kuliah, Transkrip, Rapor

7. Proses Pengesahan atau Legalisir

Apabila dokumen memenuhi persyaratan, instansi yang berwenang akan melakukan proses pengesahan sesuai mekanisme yang berlaku.

Bentuk pengesahan dapat berbeda tergantung sistem yang di gunakan oleh instansi.

8. Periksa Hasil Legalisir

Setelah selesai, jangan langsung menyimpan dokumen.

Periksa kembali:

• Nama.
• Nomor dokumen.
• Tanggal.
• Cap atau pengesahan.
• Tanda tangan atau pengesahan elektronik.
• Jumlah dokumen.
• Kesesuaian dengan kebutuhan.

Hal ini penting agar kesalahan administrasi dapat segera di ketahui.

9. Gunakan Dokumen Sesuai Tujuan

Setelah dokumen selesai di legalisir, gunakan sesuai kebutuhan.

Jika dokumen akan di gunakan di luar negeri, jangan langsung menganggap legalisir Dinas Pendidikan merupakan tahapan terakhir.

Dokumen mungkin masih membutuhkan tahapan lain seperti legalisasi Kementerian Hukum, apostille, legalisasi kementerian terkait, atau legalisasi kedutaan, tergantung persyaratan negara tujuan dan lembaga penerima.

Baca Juga: Legalisir Ijazah untuk Melamar Kerja dan Cara Mengurusnya

Legalisir Ijazah Sekolah di Dinas Pendidikan

Untuk ijazah sekolah, mekanisme pengesahan perlu di sesuaikan dengan jenjang pendidikan dan kondisi sekolah penerbit.

Sebelum mengajukan, periksa terlebih dahulu apakah pengesahan dapat di lakukan oleh:

• Sekolah penerbit.
• Satuan pendidikan pengganti atau penerus.
• Dinas Pendidikan.
• Instansi pendidikan lain yang berwenang.

Kondisi sekolah juga dapat memengaruhi prosedur. Apabila sekolah masih aktif, proses biasanya dapat di mulai dengan menghubungi sekolah penerbit. Apabila sekolah sudah tidak beroperasi, pemohon perlu mencari informasi mengenai pihak yang mengambil alih arsip atau kewenangan pengesahan.

Legalisir Ijazah yang Sekolahnya Sudah Tutup

Ijazah dari sekolah yang sudah tutup membutuhkan penanganan lebih lanjut. Pemohon sebaiknya tidak langsung membuat dokumen pengganti sendiri.

Langkah yang dapat di lakukan adalah:

1. Menyiapkan ijazah atau salinan yang masih tersedia.
2. Menyiapkan identitas pemilik.
3. Mengumpulkan informasi mengenai sekolah penerbit.
4. Mengetahui tahun kelulusan.
5. Menghubungi dinas pendidikan terkait.
6. Menanyakan lokasi atau pihak yang menyimpan arsip.
7. Mengikuti prosedur penerbitan atau pengesahan yang diberikan.

Kemendikdasmen menjelaskan bahwa dalam kondisi tertentu, surat keterangan pengganti dapat di terbitkan oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan apabila satuan pendidikan sudah tutup atau tidak dapat beroperasi.

Baca Juga: Legalisir Dokumen Pendidikan Visa Ijazah, Dokumen Sekolah

Legalisir Ijazah untuk Keperluan Kerja

Legalisir dokumen pendidikan sering di butuhkan dalam proses melamar pekerjaan.

Dokumen yang mungkin di minta antara lain:

• Ijazah.
• Transkrip nilai.
• Sertifikat kompetensi.
• Surat keterangan pendidikan.
• Dokumen pendukung lainnya.

Namun, perusahaan atau instansi pemberi kerja dapat menentukan persyaratan sendiri.

Karena itu, sebelum melakukan legalisir dalam jumlah banyak, pastikan terlebih dahulu dokumen apa saja yang benar-benar di minta.

Legalisir Ijazah untuk Kuliah

Untuk melanjutkan pendidikan, dokumen pendidikan dapat di minta sebagai bagian dari persyaratan administrasi.

Dokumen yang di perlukan dapat berbeda antara:

• Perguruan tinggi.
• Program studi.
• Dalam negeri.
• Luar negeri.
• Program beasiswa.

Untuk dokumen perguruan tinggi, aturan terbaru juga mengatur mekanisme pengesahan dokumen akademik dan pihak yang berwenang melakukannya.

Baca Juga: Biaya Legalisir Dinas Pendidikan Apa Saja yang Perlu Disiapkan?

Legalisir Dokumen Pendidikan untuk Keperluan Luar Negeri

Jika dokumen pendidikan akan di gunakan di luar negeri, prosesnya biasanya tidak berhenti pada legalisir lokal.

Tahapan dapat bergantung pada negara tujuan dan jenis dokumen.

Secara umum, alurnya dapat berupa:

Dokumen asli → pengesahan instansi penerbit → pengesahan instansi pendidikan yang berwenang → apostille/legalisasi → kedutaan atau otoritas negara tujuan jika diperlukan.

Namun, tidak semua dokumen membutuhkan seluruh tahapan tersebut.

Karena itu, persyaratan dari pihak penerima di negara tujuan harus di periksa terlebih dahulu.

Perbedaan Legalisir, Legalisasi, dan Apostille

Ketiga istilah ini sering di anggap sama, padahal penggunaannya berbeda.

Legalisir

Legalisir umumnya merujuk pada pengesahan salinan atau dokumen oleh pihak yang memiliki kewenangan.

Legalisasi

Legalisasi biasanya di gunakan dalam proses pengesahan dokumen untuk memenuhi persyaratan administratif tertentu, termasuk penggunaan dokumen lintas instansi atau lintas negara.

Apostille

Apostille merupakan bentuk sertifikasi untuk membantu pengakuan dokumen publik di negara lain yang menerapkan Konvensi Apostille.

Karena fungsi dan tujuan ketiganya berbeda, pemohon sebaiknya mengetahui persyaratan negara tujuan sebelum menentukan proses.

Baca Juga: Jasa Legalisir Dinas Pendidikan Cara Memilih Agen Terpercaya

Berapa Lama Proses Legalisir Dinas Pendidikan?

Lama proses legalisir tidak dapat di samaratakan.

Waktu penyelesaian dapat di pengaruhi oleh:

1. Jenis dokumen.
2. Tahun penerbitan.
3. Status sekolah atau lembaga pendidikan.
4. Ketersediaan arsip.
5. Kelengkapan dokumen.
6. Metode pengajuan.
7. Perlu atau tidaknya verifikasi tambahan.

Dokumen dengan data lengkap dan mudah diverifikasi biasanya lebih sederhana dibandingkan dokumen lama yang membutuhkan pencarian arsip.

Berapa Biaya Legalisir Dinas Pendidikan?

Biaya legalisir bergantung pada kebijakan dan jenis layanan dari instansi yang berwenang.

Karena itu, jangan menggunakan satu angka sebagai patokan untuk semua daerah.

Sebelum mengajukan, tanyakan:

• Apakah layanan legalisir dikenakan biaya?
• Apakah ada biaya administrasi?
• Apakah terdapat biaya salinan?
• Apakah ada biaya layanan tambahan?
• Apakah pengajuan melalui pihak ketiga diperbolehkan?

Kendala yang Sering Terjadi Saat Legalisir

Beberapa masalah yang dapat muncul antara lain:

1. Data Dokumen Tidak Sesuai

Misalnya terdapat perbedaan nama, tanggal lahir, atau nomor dokumen.

2. Dokumen Rusak

Dokumen yang rusak dapat menyulitkan proses pemeriksaan.

3. Sekolah Sudah Tidak Beroperasi

Kondisi ini dapat membuat pemohon perlu mencari pihak yang menyimpan arsip.

4. Dokumen Lama Sulit Diverifikasi

Dokumen lama mungkin membutuhkan pencarian arsip atau pemeriksaan tambahan.

5. Salah Memilih Instansi

Pemohon datang ke instansi yang ternyata tidak memiliki kewenangan mengesahkan dokumen tersebut.

6. Persyaratan Tidak Lengkap

Pengajuan dapat tertunda apabila dokumen pendukung belum tersedia.

Tips Agar Proses Legalisir Lebih Cepat

Agar proses berjalan lebih lancar, lakukan beberapa hal berikut:

1. Tentukan tujuan penggunaan dokumen.
2. Pastikan instansi yang berwenang.
3. Siapkan dokumen asli.
4. Siapkan beberapa salinan.
5. Pastikan data pada dokumen terbaca.
6. Siapkan identitas diri.
7. Siapkan surat kuasa jika menggunakan perwakilan.
8. Periksa persyaratan terbaru sebelum datang.
9. Simpan bukti pengajuan.
10. Periksa kembali hasil pengesahan sebelum meninggalkan lokasi.

Apakah Legalisir Bisa Diwakilkan?

Dalam kondisi tertentu, pengurusan dapat dilakukan oleh orang lain.

Namun, aturan mengenai perwakilan bergantung pada instansi yang memproses dokumen.

Biasanya pemohon yang diwakilkan dapat diminta menyediakan:

• Surat kuasa.
• Identitas pemilik dokumen.
• Identitas penerima kuasa.
• Dokumen asli atau salinan yang dipersyaratkan.

Sebagai contoh, dalam layanan tertentu LLDikti Wilayah III mensyaratkan surat kuasa apabila permohonan pengesahan dokumen akademik dilakukan oleh pihak selain pemilik dokumen.

Apakah Legalisir Dinas Pendidikan Bisa Dilanjutkan ke Apostille?

Bisa saja, tetapi bergantung pada jenis dokumen dan persyaratan yang berlaku.

Jika dokumen akan digunakan di negara yang menerima apostille, dokumen perlu memenuhi persyaratan sebelum diajukan untuk apostille.

Karena itu, jangan melakukan apostille terlebih dahulu tanpa memastikan apakah dokumen sudah melalui pengesahan yang diperlukan.

Checklist Legalisir Dokumen Pendidikan

Sebelum berangkat mengurus legalisir, gunakan checklist berikut:

• Dokumen asli.
• Fotokopi dokumen.
• KTP atau identitas.
• Surat kuasa jika diwakilkan.
• Dokumen pendukung.
• Informasi instansi penerbit.
• Informasi tahun penerbitan.
• Tujuan penggunaan dokumen.
• Persyaratan negara tujuan jika untuk luar negeri.
• Bukti pengajuan.
• Hasil legalisir.

Tidak semua dokumen pendidikan harus dilegalisir langsung di Dinas Pendidikan. Untuk dokumen tertentu, terutama dokumen perguruan tinggi, pengesahan dapat dilakukan oleh perguruan tinggi penerbit atau pihak lain sesuai kondisi dan ketentuan yang berlaku. Setelah mengetahui instansi yang tepat, siapkan dokumen asli, salinan, identitas, surat kuasa apabila diperlukan, serta dokumen pendukung lainnya. Selanjutnya ajukan permohonan, ikuti proses verifikasi, tunggu pengesahan, dan periksa kembali dokumen yang telah selesai.

Konsultasi Legalisir Sekarang!