Surat Keterangan Ekspor KADIN Panduan Syarat dan Pengurusan

Dalam kegiatan perdagangan internasional, eksportir sering membutuhkan berbagai dokumen untuk membuktikan informasi mengenai barang, perusahaan, maupun kegiatan ekspor. Salah satu layanan yang tersedia melalui Kamar Dagang dan Industri Indonesia (KADIN) adalah layanan dokumen ekspor yang dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi perdagangan internasional. Istilah Surat Keterangan Ekspor KADIN dapat merujuk pada dokumen atau layanan keterangan yang berkaitan dengan kegiatan ekspor. KADIN Indonesia menyediakan layanan dokumen ekspor seperti Certificate of Origin (COO), Certificate of Export Goods, Certificate of Free Sale, serta legalisir dokumen ekspor. Pengajuan dokumen tersebut tersedia melalui platform layanan elektronik KADIN.

Namun, eksportir perlu memahami jenis dokumen yang sebenarnya diminta oleh pihak pembeli atau negara tujuan. Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA) merupakan dokumen yang membuktikan asal barang, sedangkan dokumen lain seperti Certificate of Export Goods memiliki fungsi dan penggunaan yang berbeda.

Baca Juga: Jenis Surat Keterangan KADIN Fungsi, Syarat, Cara Mengurusnya

Apa Itu Surat Keterangan Ekspor KADIN?

Maka Surat Keterangan Ekspor KADIN merupakan istilah yang dapat di gunakan untuk menyebut dokumen pendukung kegiatan ekspor yang di terbitkan atau di layani melalui KADIN Indonesia.

KADIN Indonesia memiliki Sentra Layanan Dokumen Elektronik untuk pengajuan berbagai dokumen ekspor. Layanan tersebut mencakup COO, Certificate of Export Goods, Certificate of Free Sale, serta legalisir dokumen. Sehingga Dokumen yang di perlukan eksportir dapat berbeda-beda tergantung pada permintaan importir, negara tujuan, jenis barang, serta tujuan penggunaan dokumen.

Fungsi Surat Keterangan Ekspor

Secara umum, dokumen pendukung ekspor dapat di gunakan untuk:

1. Mendukung proses administrasi perdagangan internasional.
2. Memberikan keterangan mengenai barang yang diekspor.
3. Memenuhi permintaan importir atau buyer.
4. Mendukung proses administrasi di negara tujuan.
5. Kemudian Melengkapi dokumen perdagangan.
6. Selanjutnya Mendukung proses legalisasi dokumen apabila di perlukan.

Baca Juga: Surat Keterangan Asal KADIN Syarat, Fungsi, dan Cara Mengurus

Perbedaan Surat Keterangan Ekspor dan Surat Keterangan Asal

Sebelum mengajukan dokumen, eksportir harus mengetahui dokumen apa yang sebenarnya di minta.

Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin (COO) adalah sertifikasi yang menyatakan bahwa barang atau komoditas yang di ekspor berasal dari negara pengekspor. Kementerian Perdagangan menjelaskan bahwa SKA dapat berupa SKA preferensi dan SKA non-preferensi.

Sementara itu, Certificate of Export Goods merupakan salah satu jenis dokumen yang tersedia dalam layanan dokumen ekspor KADIN dan memiliki fungsi yang berbeda dari COO.

Mengapa Perbedaan Ini Penting?

Kesalahan memilih jenis dokumen dapat menyebabkan dokumen yang di peroleh tidak sesuai dengan permintaan importir atau otoritas negara tujuan.

Karena itu, sebelum melakukan pengajuan, sebaiknya periksa terlebih dahulu:

• Nama dokumen yang di minta.
• Negara tujuan ekspor.
• Permintaan dari buyer atau importir.
• Kemudian Persyaratan customs negara tujuan.
• Apakah dokumen harus di terbitkan oleh KADIN.
• Apakah dokumen membutuhkan legalisir.

Baca Juga: Surat Keterangan Perdagangan dari KADIN Fungsi, Persyaratan

Syarat Pengurusan Surat Keterangan Ekspor KADIN

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen yang di ajukan. Oleh sebab itu, eksportir perlu menyiapkan data perusahaan dan dokumen transaksi yang relevan.

Secara umum, beberapa dokumen yang dapat di perlukan antara lain:

1. Data Perusahaan

Sehingga Data perusahaan biasanya diperlukan untuk melakukan registrasi dan pengajuan dokumen.

Data tersebut dapat mencakup:

• Nama perusahaan.
• Alamat perusahaan.
• Data kontak.
• Data penanggung jawab.
• Kemudian Dokumen legalitas perusahaan.
• Data administrasi perusahaan.

KADIN juga menyediakan sistem pendaftaran akun untuk pengajuan layanan dokumen ekspor secara elektronik.

2. Dokumen Ekspor

Dokumen yang berhubungan dengan transaksi ekspor dapat di perlukan sesuai jenis layanan.

Contohnya:

• Invoice.
• Packing list.
• Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB).
• Bill of Lading (B/L).
• Airway Bill (AWB).
• Cargo receipt.
• Selanjutnya Dokumen pendukung lainnya.

Untuk pengajuan SKA melalui sistem e-SKA, Kemendag menyebut PEB, B/L atau AWB/cargo receipt, invoice, serta dokumen struktur biaya tertentu sebagai dokumen pendukung sesuai kriteria asal barang yang di gunakan.

Baca Juga: Surat Keanggotaan KADIN Syarat, Fungsi, dan Proses Pengurusan

3. Data Barang

Informasi barang harus sesuai dengan dokumen perdagangan.

Data yang dapat di perlukan antara lain:

• Nama barang.
• Jenis barang.
• Jumlah barang.
• Satuan.
• Nilai barang.
• Negara asal.
• Negara tujuan.
• HS Code.
• Nomor invoice.

4. Dokumen Pendukung Lainnya

Dalam kondisi tertentu, eksportir dapat di minta melengkapi dokumen tambahan.

Dokumen tersebut dapat berkaitan dengan:

• Asal barang.
• Proses produksi.
• Komposisi barang.
• Nilai kandungan lokal.
• Hubungan perusahaan dengan produsen.
• Persyaratan negara tujuan.

Baca Juga: Surat Keterangan Perusahaan KADIN Perdagangan Internasional

Cara Mengurus Surat Keterangan Ekspor KADIN

KADIN Indonesia menyediakan platform elektronik untuk pengajuan dokumen ekspor. Informasi KADIN menunjukkan tahapan umum berupa pendaftaran atau login akun, pengisian data perusahaan, pengajuan dokumen, pembayaran, kemudian dokumen dapat di cetak setelah proses selesai.

Berikut gambaran proses pengurusannya.

1. Menentukan Jenis Dokumen

Langkah pertama adalah mengetahui dokumen yang di perlukan.

Jangan langsung memilih COO apabila buyer sebenarnya meminta Certificate of Export Goods atau dokumen lainnya.

2. Membuat atau Login Akun

Pengajuan dokumen di lakukan melalui platform layanan elektronik KADIN.

Eksportir dapat melakukan pendaftaran akun apabila belum memiliki akun, kemudian login untuk melanjutkan pengajuan.

3. Melengkapi Data Perusahaan

Isi profil perusahaan sesuai dengan data legalitas dan dokumen perusahaan.

Pastikan:

• Nama perusahaan konsisten.
• Alamat sesuai dokumen.
• Data penanggung jawab benar.
• Data eksportir sesuai.
• Informasi kontak aktif.

4. Memilih Jenis Dokumen Ekspor

Setelah data perusahaan tersedia, pilih jenis dokumen yang sesuai dengan kebutuhan ekspor.

KADIN menyediakan beberapa jenis layanan dokumen ekspor, termasuk COO dan Certificate of Export Goods.

Baca Juga: Surat Keterangan Eksistensi Perusahaan KADIN Cara Mengurus

5. Mengisi Data Barang dan Transaksi

Masukkan informasi barang sesuai dengan dokumen perdagangan.

Data sebaiknya di periksa kembali sebelum di kirim karena kesalahan antara invoice, packing list, dokumen pengiriman, dan sertifikat dapat menimbulkan kendala.

6. Mengunggah Dokumen Pendukung

Dokumen yang di persyaratkan perlu di unggah sesuai format yang di minta sistem.

Pastikan dokumen:

• Terbaca dengan jelas.
• Tidak terpotong.
• Data konsisten.
• Tidak kedaluwarsa apabila memiliki masa berlaku.
• Sesuai dengan transaksi ekspor.

7. Menunggu Pemeriksaan

Setelah pengajuan di kirim, dokumen akan melalui proses pemeriksaan sesuai jenis layanan.

Apabila terdapat kekurangan atau kesalahan, eksportir dapat di minta melakukan perbaikan atau melengkapi dokumen.

8. Melakukan Pembayaran

Setelah pengajuan mendapatkan status pembayaran, biaya layanan dapat di bayarkan sesuai instruksi yang tersedia pada sistem.

9. Mencetak atau Menggunakan Dokumen

Setelah proses penerbitan selesai, dokumen dapat di gunakan sesuai tujuan dan ketentuan layanan.

Informasi KADIN menjelaskan bahwa setelah proses dan pembayaran selesai, dokumen ekspor dapat di cetak dan di gunakan.

Berapa Biaya Pengurusan Surat Keterangan Ekspor KADIN?

Biaya bergantung pada jenis dokumen dan layanan yang di gunakan.

KADIN mempublikasikan tarif layanan tertentu untuk COO, legalisasi Surat Keterangan Asal, surat keterangan pendukung COO, serta dokumen dagang lainnya. Tarif dapat berbeda berdasarkan nilai invoice dan jenis layanan.

Karena itu, eksportir sebaiknya tidak menggunakan satu angka sebagai patokan untuk semua jenis Surat Keterangan Ekspor.

Sebelum melakukan pembayaran, periksa:

1. Jenis dokumen.
2. Nilai invoice.
3. Jenis legalisasi.
4. Jumlah dokumen.
5. Layanan tambahan.
6. Tarif yang tercantum pada sistem KADIN.

Berapa Lama Pengurusan Surat Keterangan Ekspor?

Lama proses bergantung pada jenis dokumen, kelengkapan persyaratan, pemeriksaan data, serta apakah terdapat permintaan perbaikan.

Proses dapat menjadi lebih cepat apabila:

• Data perusahaan sudah lengkap.
• Dokumen transaksi konsisten.
• Scan dokumen jelas.
• Jenis dokumen sudah tepat.
• Tidak ada kekurangan data.
• Tidak di perlukan pemeriksaan tambahan.

Sebaliknya, kesalahan data atau dokumen yang tidak lengkap dapat menyebabkan proses menjadi lebih lama.

Baca Juga: Surat Keterangan Legalitas Perusahaan dari KADIN, Pengajuannya

Jenis Dokumen Ekspor yang Tersedia di KADIN

KADIN Indonesia menyediakan beberapa layanan dokumen ekspor.

Certificate of Origin

COO atau Surat Keterangan Asal merupakan sertifikasi asal barang yang menyatakan bahwa barang atau komoditas berasal dari negara pengekspor. KADIN membedakan COO menjadi kategori preferensi dan non-preferensi dalam informasi layanannya.

Certificate of Export Goods

Sehingga Certificate of Export Goods merupakan salah satu layanan dokumen ekspor KADIN yang dapat digunakan sesuai kebutuhan administrasi ekspor.

Certificate of Free Sale

Certificate of Free Sale juga tersedia dalam layanan dokumen ekspor KADIN untuk kebutuhan tertentu yang berkaitan dengan status barang yang dapat dipasarkan.

Legalisir Dokumen Ekspor

KADIN juga menyediakan layanan legalisasi dokumen tertentu yang berkaitan dengan kegiatan perdagangan internasional.

Apakah SKA Harus Diterbitkan KADIN?

Bagian ini penting bagi eksportir.

Tidak semua SKA harus diterbitkan oleh KADIN.

Kementerian Perdagangan memiliki sistem e-SKA dan menetapkan Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal (IPSKA). Dalam informasi resmi Kemendag, penerbitan SKA dilakukan oleh instansi yang memiliki kewenangan sebagai IPSKA.

Karena itu, apabila buyer meminta SKA/COO yang diterbitkan oleh KADIN, eksportir perlu memastikan terlebih dahulu bahwa format dan penerbit yang diminta memang diterima oleh pihak importir atau otoritas negara tujuan.

Hal ini penting karena kebutuhan dokumen ekspor dapat berbeda berdasarkan negara tujuan dan jenis transaksi.

Baca Juga: Surat Keterangan untuk Perdagangan Internasional dari KADIN

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Dokumen Ekspor

Beberapa kesalahan yang dapat menyebabkan proses terhambat antara lain:

1. Salah Memilih Jenis Dokumen

Eksportir mengajukan COO padahal buyer meminta Certificate of Export Goods atau sebaliknya.

2. Data Invoice Tidak Sesuai

Nama barang, nilai transaksi, jumlah barang, atau nomor invoice berbeda dengan dokumen lainnya.

3. Dokumen Pendukung Tidak Lengkap

Pengajuan dapat tertunda apabila dokumen yang diperlukan belum tersedia.

4. Salah Menentukan Negara Tujuan

Persyaratan dokumen dapat berbeda berdasarkan negara tujuan sehingga negara tujuan harus diisi dengan benar.

5. Tidak Memeriksa Permintaan Buyer

Sebelum pengajuan, sebaiknya eksportir meminta instruksi tertulis dari buyer mengenai dokumen yang dibutuhkan.

Baca Juga: Surat Keterangan KADIN untuk Tender dan Kerja Sama Bisnis

Tips Agar Pengurusan Surat Keterangan Ekspor Lebih Lancar

Agar proses pengurusan lebih teratur, lakukan beberapa langkah berikut:

1. Tentukan jenis dokumen sebelum mengajukan.
2. Minta contoh dokumen dari buyer jika tersedia.
3. Cocokkan data invoice dan packing list.
4. Pastikan informasi barang benar.
5. Siapkan dokumen pengiriman.
6. Gunakan data perusahaan yang konsisten.
7. Pastikan dokumen hasil scan mudah dibaca.
8. Periksa kembali negara tujuan.
9. Simpan bukti pengajuan dan pembayaran.
10. Jangan mengubah informasi hanya untuk menyesuaikan dokumen tanpa dasar yang benar.

Baca Juga: Legalisir Surat Keterangan KADIN untuk Digunakan di Luar Negeri

Apakah Surat Keterangan Ekspor KADIN Bisa Dilegalisir?

Dalam layanan dokumen ekspor, KADIN menyediakan layanan legalisasi dokumen tertentu. Informasi layanan KADIN mencantumkan legalisasi Surat Keterangan Asal dan dokumen pendukung COO serta legalisasi surat kontrak, surat penunjukan agen, dan dokumen dagang lainnya.

Namun, kebutuhan legalisasi berikutnya tetap bergantung pada permintaan negara tujuan. Dalam beberapa transaksi, dokumen mungkin perlu melalui tahapan tambahan sebelum digunakan di luar negeri, misalnya legalisasi oleh instansi tertentu atau proses yang diminta oleh kedutaan.

Sebelum mengajukan, eksportir sebaiknya memastikan terlebih dahulu nama dokumen, fungsi, negara tujuan, serta pihak penerbit yang diminta oleh buyer atau otoritas negara tujuan. Khusus untuk SKA/Certificate of Origin, perlu diperhatikan bahwa penerbitan SKA di Indonesia memiliki mekanisme dan Instansi Penerbit SKA yang ditetapkan oleh Kementerian Perdagangan.

Konsultasi Legalisir KADIN Sekarang!