Legalisir Surat Keterangan KADIN untuk Digunakan di Luar Negeri

Legalisir Surat Keterangan KADIN untuk digunakan di luar negeri diperlukan ketika dokumen yang diterbitkan atau berkaitan dengan Kamar Dagang dan Industri (KADIN) Indonesia harus disampaikan kepada pihak asing, seperti perusahaan, instansi pemerintah, mitra bisnis, kedutaan, bank, atau lembaga lainnya.

Surat Keterangan KADIN dapat digunakan untuk berbagai keperluan bisnis internasional. Namun, dokumen yang akan digunakan di luar negeri sering kali harus melalui proses pengesahan atau legalisasi sesuai dengan ketentuan negara tujuan.

Prosesnya tidak selalu sama untuk setiap negara. Negara tujuan yang mengakui Apostille dapat menggunakan mekanisme Apostille, sedangkan dokumen untuk negara yang tidak menggunakan Apostille dapat memerlukan rangkaian legalisasi melalui instansi Indonesia dan, dalam kondisi tertentu, perwakilan negara tujuan. Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi merupakan pengesahan terhadap dokumen, khususnya terkait tanda tangan, dan layanan legalisasi di tujukan antara lain untuk dokumen yang di terbitkan di Indonesia dan akan di gunakan di luar wilayah Indonesia.

Baca Juga: Jenis Surat Keterangan KADIN Fungsi, Syarat, Cara Mengurusnya

Apa Itu Surat Keterangan KADIN?

Surat Keterangan KADIN adalah dokumen yang berkaitan dengan kegiatan atau status suatu perusahaan atau pelaku usaha dan diterbitkan atau disahkan oleh KADIN sesuai jenis layanan yang di berikan.

Dokumen tersebut dapat di perlukan untuk mendukung berbagai kegiatan bisnis, perdagangan, kerja sama perusahaan, maupun administrasi yang membutuhkan bukti atau keterangan dari lembaga terkait. Ketika surat tersebut akan di gunakan di luar negeri, pihak penerima di negara tujuan dapat meminta dokumen yang telah di legalisasi atau mendapatkan pengesahan tertentu.

Fungsi Surat Keterangan KADIN untuk Keperluan Internasional

Surat Keterangan KADIN dapat di gunakan untuk mendukung berbagai kebutuhan, seperti:

1. Keperluan kerja sama bisnis.
2. Administrasi perusahaan di luar negeri.
3. Persyaratan perdagangan internasional.
4. Keperluan perbankan.
5. Pengurusan dokumen perusahaan.
6. Persyaratan visa bisnis tertentu.
7. Keperluan kontrak atau kerja sama dengan perusahaan asing.
8. Persyaratan administrasi di instansi negara tujuan.

Jenis penggunaan tersebut tetap bergantung pada permintaan pihak penerima dan aturan negara tujuan.

Baca Juga: Surat Keterangan Asal KADIN Syarat, Fungsi, dan Cara Mengurus

Mengapa Surat Keterangan KADIN Perlu Di legalisir?

Dokumen yang diterbitkan di Indonesia belum tentu dapat langsung di terima oleh instansi asing.

Legalisasi berfungsi untuk memberikan pengesahan terhadap aspek formal tertentu dari dokumen sehingga dapat di gunakan dalam proses administrasi lintas negara.

Kementerian Luar Negeri menyatakan bahwa dokumen yang di terbitkan di Indonesia dan akan di gunakan di luar wilayah Indonesia termasuk dalam dokumen yang dapat di ajukan untuk layanan legalisasi.

Namun, legalisasi tidak berarti pemerintah Indonesia menjamin kebenaran seluruh isi dokumen. Panduan Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi pada dasarnya merupakan pengesahan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen.

Baca Juga: Surat Keterangan Ekspor KADIN Panduan Syarat dan Pengurusan

Jenis Legalisasi Surat Keterangan KADIN

Sebelum mengurus legalisir, penting menentukan terlebih dahulu jalur yang sesuai dengan negara tujuan.

1. Legalisasi Apostille

Apostille merupakan mekanisme penyederhanaan legalisasi untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille.

Ditjen Administrasi Hukum Umum menjelaskan bahwa dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri dan telah dilegalisasi oleh pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit dapat di ajukan melalui layanan Apostille apabila negara tujuan mengakui Apostille.

Dengan Apostille, proses legalisasi untuk negara yang menerimanya dapat menjadi lebih sederhana di bandingkan rantai legalisasi konvensional.

2. Legalisasi untuk Negara Non-Apostille

Jika negara tujuan tidak menggunakan mekanisme Apostille, dokumen dapat mengikuti prosedur legalisasi biasa sesuai persyaratan yang berlaku.

Portal legalisasi Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa untuk dokumen non-Apostille, setelah mendapatkan stiker legalisasi dari Kementerian Hukum, dokumen dapat di lanjutkan ke proses legalisasi di Kementerian Luar Negeri melalui sistem yang di tentukan.

Dalam beberapa kasus, setelah legalisasi di Indonesia selesai, dokumen juga dapat di minta untuk mendapatkan pengesahan dari kedutaan atau perwakilan negara tujuan.

3. Legalisasi di Kedutaan Negara Tujuan

Kebutuhan legalisasi di kedutaan bergantung pada aturan negara tujuan dan jenis dokumen.

Oleh sebab itu, sebelum mengurus Surat Keterangan KADIN, sebaiknya di ketahui terlebih dahulu apakah pihak penerima meminta:

• Apostille;
• Legalisasi Kementerian Hukum;
• Legalisasi Kementerian Luar Negeri;
• Legalisasi Kedutaan;
• Terjemahan tersumpah;
• Atau kombinasi beberapa tahapan tersebut.

Baca Juga: Surat Keterangan Perdagangan dari KADIN Fungsi, Persyaratan

Syarat Legalisir Surat Keterangan KADIN

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan. Secara umum, dokumen yang perlu disiapkan antara lain:

1. Surat Keterangan KADIN asli.
2. Identitas pemohon.
3. Dokumen perusahaan jika di perlukan.
4. Surat kuasa apabila proses di wakilkan.
5. Dokumen pendukung lainnya sesuai permintaan instansi.
6. Terjemahan dokumen apabila di wajibkan oleh negara tujuan.

Untuk layanan legalisasi Kementerian Hukum, AHU mencantumkan identitas pemohon, surat kuasa jika permohonan diwakilkan, identitas pemberi kuasa, serta dokumen yang akan di legalisasi sebagai bagian dari persyaratan.

Apakah Surat Keterangan KADIN Harus Asli?

Pada prinsipnya, dokumen yang di ajukan harus mengikuti ketentuan instansi yang melakukan legalisasi dan persyaratan negara tujuan. Karena itu, jangan langsung menggunakan fotokopi atau hasil scan tanpa memastikan bahwa format tersebut di terima.

Untuk proses Apostille, AHU mensyaratkan dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri telah di legalisasi oleh pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit sebelum di ajukan.

Baca Juga: Surat Keanggotaan KADIN Syarat, Fungsi, dan Proses Pengurusan

Cara Legalisir Surat Keterangan KADIN untuk Digunakan di Luar Negeri

Proses dapat di susun berdasarkan negara tujuan dan jenis legalisasi yang di minta.

Tahap 1: Tentukan Negara Tujuan

Pertama, tentukan negara tempat Surat Keterangan KADIN akan di gunakan.

Hal ini penting karena setiap negara dapat memiliki ketentuan berbeda. Periksa apakah negara tujuan termasuk negara yang menerima Apostille atau masih menggunakan mekanisme legalisasi konvensional.

Tahap 2: Periksa Persyaratan Pihak Penerima

Tanyakan kepada perusahaan, instansi, bank, kedutaan, atau lembaga yang meminta dokumen mengenai format yang diperlukan.

Pastikan apakah mereka membutuhkan:

• Dokumen asli.
• Apostille.
• Legalisasi Kementerian Hukum.
• Legalisasi Kemlu.
• Legalisasi kedutaan.
• Terjemahan bahasa asing.
• Dokumen pendukung perusahaan.

Tahap 3: Pastikan Dokumen KADIN Sah

Sebelum masuk ke proses legalisasi berikutnya, pastikan Surat Keterangan KADIN memiliki tanda tangan dan pengesahan pejabat yang dapat diverifikasi oleh instansi yang melakukan legalisasi.

Hal ini penting karena AHU menyebut bahwa permohonan legalisasi dapat di tolak apabila spesimen pejabat penandatangan belum tersedia dalam database atau dokumen yang di ajukan tidak memenuhi persyaratan negara tujuan.

Tahap 4: Pilih Jalur Apostille atau Non-Apostille

Setelah negara tujuan di ketahui, tentukan jalur yang sesuai.

Jika negara tujuan mengakui Apostille:

Dokumen dapat di ajukan melalui layanan Apostille sesuai prosedur AHU.

Jika negara tujuan tidak menggunakan Apostille:

Dokumen dapat mengikuti proses legalisasi konvensional, termasuk tahapan Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri apabila di persyaratkan.

Tahap 5: Legalisasi di Kementerian Hukum

Untuk jalur yang memerlukan legalisasi Kementerian Hukum, dokumen di ajukan melalui sistem layanan yang berlaku.

AHU menyediakan layanan legalisasi dan Apostille secara elektronik. Untuk Apostille, dokumen di verifikasi terlebih dahulu sebelum pemohon melakukan pembayaran dan mencetak sertifikat atau stiker sesuai prosedur.

Tahap 6: Legalisasi di Kementerian Luar Negeri

Untuk dokumen non-Apostille yang memerlukan legalisasi Kemlu, proses dapat di lanjutkan melalui layanan legalisasi Kementerian Luar Negeri.

Portal resmi Kemlu menjelaskan bahwa permohonan di lakukan melalui sistem legalisasi dan setelah mendapatkan notifikasi, pemohon dapat mengikuti proses penyerahan atau pengambilan stiker legalisasi sesuai ketentuan.

Tahap 7: Legalisasi Kedutaan Jika Di perlukan

Apabila negara tujuan meminta pengesahan dari kedutaan atau perwakilannya di Indonesia, dokumen dapat di lanjutkan ke tahap tersebut setelah memenuhi persyaratan yang di tetapkan.

Persyaratan kedutaan dapat berbeda-beda sehingga perlu di periksa terlebih dahulu sebelum dokumen di ajukan.

Baca Juga: Surat Keterangan Perusahaan KADIN Perdagangan Internasional

Berapa Lama Proses Legalisir Surat Keterangan KADIN?

Lama proses tidak selalu sama karena tergantung pada:

1. Jenis legalisasi.
2. Kelengkapan dokumen.
3. Ketersediaan spesimen tanda tangan.
4. Negara tujuan.
5. Apakah membutuhkan terjemahan.
6. Apakah membutuhkan legalisasi kedutaan.
7. Ketentuan dari pihak penerima dokumen.

AHU menyebut bahwa verifikasi permohonan legalisasi dapat di lakukan paling lama satu hari kerja sejak permohonan di ajukan apabila kolom permohonan telah di isi dengan benar dan dokumen yang di unggah lengkap. Namun, waktu keseluruhan pengurusan dapat lebih panjang apabila terdapat tahapan tambahan.

Baca Juga: Surat Keterangan Eksistensi Perusahaan KADIN Cara Mengurus

Biaya Legalisir Surat Keterangan KADIN

Biaya legalisasi bergantung pada jenis layanan dan tahapan yang di perlukan.

Untuk legalisasi dokumen di Kementerian Luar Negeri, FAQ resmi Kemlu menyebut adanya biaya legalisasi per dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.

Sementara itu, apabila dokumen membutuhkan Apostille atau legalisasi tambahan di kedutaan, biaya dan ketentuannya mengikuti layanan masing-masing. Karena tarif dan ketentuan layanan dapat berubah, sebaiknya biaya di periksa kembali sebelum pengajuan.

Apakah Surat Keterangan KADIN Bisa Menggunakan Apostille?

Bisa atau tidaknya menggunakan Apostille harus di lihat dari jenis dokumen, bentuk pengesahan, negara tujuan, serta apakah dokumen tersebut termasuk dokumen yang dapat di ajukan dalam sistem Apostille.

Hal ini penting karena portal legalisasi Kemlu saat ini juga menjelaskan adanya beberapa dokumen yang di kecualikan dari Apostille, termasuk kategori tertentu seperti dokumen bisnis dan dokumen pajak. Karena Surat Keterangan KADIN berkaitan dengan kegiatan bisnis, jangan langsung menganggap seluruh dokumen KADIN pasti dapat menggunakan Apostille.

Sebaiknya periksa jenis Surat Keterangan KADIN yang di miliki dan persyaratan negara tujuan terlebih dahulu.

Baca Juga: Surat Keterangan Legalitas Perusahaan dari KADIN, Pengajuannya

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Legalisir Surat Keterangan KADIN

Beberapa kesalahan dapat membuat proses legalisasi menjadi lebih lama.

1. Tidak Mengetahui Negara Tujuan

Pemohon langsung mengurus legalisasi tanpa mengetahui apakah negara tujuan menggunakan Apostille atau legalisasi biasa.

2. Dokumen Belum Memenuhi Persyaratan

Dokumen dapat di tolak apabila persyaratan belum lengkap atau tanda tangan pejabat belum dapat di verifikasi.

3. Salah Memilih Jalur Legalisasi

Tidak semua dokumen luar negeri menggunakan prosedur yang sama.

Memilih jalur Apostille atau non-Apostille harus berdasarkan negara tujuan dan jenis dokumen.

4. Tidak Menanyakan Persyaratan Pihak Penerima

Pihak yang menerima dokumen mungkin memiliki persyaratan tambahan.

Misalnya, dokumen harus di terjemahkan ke bahasa tertentu atau mendapatkan pengesahan dari kedutaan.

5. Menggunakan Dokumen yang Tidak Sesuai

Kesalahan data, nama perusahaan, tanda tangan, atau informasi lainnya dapat menyebabkan dokumen perlu di perbaiki sebelum proses di lanjutkan.

Baca Juga: Surat Keterangan untuk Perdagangan Internasional dari KADIN

Tips Agar Legalisir Surat Keterangan KADIN Lebih Mudah

Agar proses lebih terarah, lakukan beberapa langkah berikut:

1. Tentukan negara tujuan.
2. Minta daftar persyaratan dari pihak penerima.
3. Pastikan Surat Keterangan KADIN masih berlaku jika memiliki masa berlaku.
4. Pastikan tanda tangan pejabat dapat di verifikasi.
5. Tentukan apakah menggunakan Apostille atau legalisasi biasa.
6. Siapkan dokumen asli dan pendukung.
7. Siapkan terjemahan jika di perlukan.
8. Jangan mengubah isi dokumen setelah mendapatkan pengesahan.
9. Periksa kembali nama perusahaan dan data penting.
10. Gunakan jasa pengurusan apabila tidak memiliki waktu untuk mengurus setiap tahap sendiri.

Baca Juga: Surat Keterangan KADIN untuk Tender dan Kerja Sama Bisnis

Jasa Legalisir Surat Keterangan KADIN untuk Luar Negeri

Pengurusan legalisir Surat Keterangan KADIN dapat melibatkan beberapa tahap sehingga pemohon perlu memahami alurnya sejak awal.

PT Jangkar Global Groups dapat membantu proses pengurusan dokumen legalisasi sesuai kebutuhan penggunaan di luar negeri, mulai dari pemeriksaan dokumen, pengurusan legalisasi, hingga tahapan lanjutan sesuai persyaratan negara tujuan. Sebelum proses di mulai, sebaiknya dokumen di periksa terlebih dahulu untuk menentukan jalur yang paling sesuai.

Maka Untuk negara yang menggunakan sistem Apostille, dokumen dapat mengikuti mekanisme Apostille apabila memenuhi persyaratan. Sementara itu, untuk negara yang tidak menggunakan Apostille, dokumen dapat memerlukan rangkaian legalisasi melalui instansi di Indonesia dan kemungkinan pengesahan dari perwakilan negara tujuan. Karena tidak semua dokumen bisnis otomatis dapat menggunakan Apostille, pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan sangat penting. Portal resmi Kemlu juga mencantumkan dokumen bisnis tertentu sebagai dokumen yang di kecualikan dari Apostille.

Konsultasi Legalisir KADIN Sekarang!