Saat mengajukan visa, pemohon sering menemukan dua pihak yang berkaitan dengan proses aplikasi, yaitu VFS Global dan kedutaan. Keduanya memang dapat terlibat dalam satu proses pengajuan visa, tetapi memiliki fungsi dan kewenangan yang berbeda.
VFS Global pada dasarnya menangani layanan administratif yang di percayakan oleh pemerintah atau misi diplomatik, seperti menerima aplikasi, mengatur appointment, mengumpulkan biometrik, dan mengembalikan paspor. Sementara itu, kedutaan atau otoritas visa memiliki kewenangan untuk menilai aplikasi dan menentukan apakah visa di berikan atau di tolak.
Baca Juga : VFS Global Pengertian, Fungsi, Cara Daftar, Syarat, Biaya, Proses
Oleh karena itu, memahami perbedaan VFS Global dan kedutaan penting agar pemohon tidak salah mengartikan fungsi masing-masing pihak.
Apa Perbedaan VFS Global dan Kedutaan?
Perbedaan utamanya terletak pada kewenangan dan jenis pekerjaan yang di lakukan.
VFS Global merupakan penyedia layanan administrasi yang bekerja berdasarkan kerja sama dengan pemerintah atau misi diplomatik tertentu. Dalam proses visa, VFS dapat menerima formulir dan dokumen, menyediakan appointment, mengambil biometrik jika di wajibkan, menerima pembayaran tertentu, serta mengembalikan paspor.
Sebaliknya, kedutaan atau otoritas imigrasi merupakan pihak yang memiliki kewenangan untuk menilai permohonan visa dan mengambil keputusan. Sebagai contoh, pada layanan visa Kanada di Indonesia, VFS secara tegas menyatakan bahwa keputusan menerbitkan atau menolak visa di buat oleh petugas imigrasi IRCC.
Dengan demikian, pemohon dapat melihat pembagiannya secara sederhana:
VFS Global = menangani layanan administratif.
Kedutaan atau otoritas visa = menilai dan memutuskan permohonan.
Fungsi VFS Global dalam Pengajuan Visa
VFS Global dapat menjalankan sejumlah layanan administratif, tetapi cakupannya bergantung pada negara dan jenis visa yang di layani.
Menerima Aplikasi dan Dokumen
VFS Global dapat menerima formulir aplikasi dan dokumen yang telah di siapkan pemohon berdasarkan checklist resmi.
Dalam layanan Jerman di Indonesia, misalnya, VFS menyebutkan bahwa tugasnya mencakup penerimaan appointment, aplikasi, biaya tertentu, penerusan aplikasi kepada kedutaan, serta pengembalian paspor.
Karena itu, VFS bukan pihak yang menentukan sendiri persyaratan visa. Pemohon tetap harus mengikuti daftar dokumen yang di tetapkan oleh otoritas negara tujuan.
Mengatur Appointment
Pada layanan tertentu, pemohon harus membuat janji temu sebelum datang ke Visa Application Centre.
VFS menyediakan sistem appointment sesuai pengaturan layanan yang berlaku. Namun, ketersediaan slot bukan berarti VFS dapat menjamin pemohon memperoleh jadwal tertentu. VFS menyatakan bahwa ketersediaan appointment berada dalam kewenangan pemerintah atau kedutaan terkait.
Mengambil Biometrik
Jika di wajibkan, VFS Global dapat menyediakan fasilitas untuk pengambilan biometrik seperti sidik jari dan foto.
Sebagai contoh, Visa Application Centre Kanada di Indonesia secara resmi mencantumkan pengumpulan biometrik sebagai salah satu layanan administratifnya.
Ketentuan mengenai siapa yang wajib memberikan biometrik tetap mengikuti aturan negara tujuan.
Mengembalikan Paspor
Setelah keputusan visa selesai, VFS dapat membantu proses pengembalian paspor kepada pemohon.
Metodenya bergantung pada layanan yang tersedia. Pada layanan Belanda di Indonesia, misalnya, pemohon dapat mengambil paspor di pusat aplikasi atau menggunakan layanan kurir jika di tawarkan.
Fungsi Kedutaan dalam Pengajuan Visa
Kedutaan memiliki peran berbeda karena menjadi bagian dari otoritas negara yang memproses permohonan visa.
Kedutaan atau otoritas visa dapat melakukan pemeriksaan terhadap aplikasi, dokumen pendukung, tujuan perjalanan, serta informasi lain yang di perlukan untuk mengambil keputusan sesuai peraturan visa negara tersebut.
Dalam beberapa kasus, pemohon juga dapat di minta memberikan informasi tambahan atau menghadiri wawancara apabila otoritas visa memerlukannya.
Contohnya, informasi VFS untuk layanan Norwegia di Indonesia menjelaskan bahwa aplikasi harus dapat di nilai oleh Kedutaan atau bagian visa dan pemohon dapat di minta hadir untuk wawancara sesuai kebutuhan.
Jadi, meskipun pemohon menyerahkan dokumen di VFS Global, proses penilaian substantif tetap dilakukan oleh pihak yang berwenang.
Siapa yang Memutuskan Visa?
Ini merupakan perbedaan yang paling penting.
VFS Global tidak menentukan apakah visa di setujui atau di tolak.
Keputusan tersebut berada pada pemerintah, kedutaan, konsulat, atau otoritas imigrasi yang menangani aplikasi. VFS Global sendiri menyatakan bahwa mereka tidak mempunyai peran atau pengaruh terhadap keputusan visa.
Pada layanan Kanada, misalnya, keputusan visa di buat oleh petugas imigrasi IRCC. VFS hanya memberikan layanan pendukung administratif melalui Canada Visa Application Centre.
Hal ini berarti membayar service fee VFS tidak sama dengan membayar biaya untuk mendapatkan persetujuan visa.
Apakah VFS Global Bisa Membantu Mempercepat Visa?
VFS Global menyediakan sejumlah layanan tambahan di beberapa pusat aplikasi, seperti layanan kurir, SMS, Premium Lounge, bantuan pengisian formulir, atau layanan waktu pengajuan tertentu.
Namun, layanan tambahan tersebut tidak memberikan pengaruh terhadap keputusan visa. Pada layanan Denmark, misalnya, VFS secara jelas menyatakan bahwa layanan tambahan tidak memengaruhi waktu pemrosesan atau keputusan permohonan visa.
Hal serupa juga di jelaskan pada layanan Jepang di Indonesia, yang menyatakan bahwa layanan tambahan tidak berpengaruh terhadap percepatan proses atau keputusan yang menguntungkan.
Oleh karena itu, pemohon sebaiknya membedakan antara layanan untuk kenyamanan administratif dan proses penilaian visa.
Perbandingan VFS Global dan Kedutaan
| Aspek | VFS Global | Kedutaan/Otoritas Visa |
|---|---|---|
| Fungsi utama | Layanan administratif | Penilaian dan keputusan visa |
| Menerima dokumen | Ya, sesuai layanan | Dapat menerima atau memproses aplikasi sesuai sistem negara |
| Appointment | Dapat menyediakan sistem appointment | Menentukan kebijakan dan persyaratan terkait |
| Biometrik | Dapat mengumpulkan jika di wajibkan | Menetapkan kebutuhan sesuai aturan |
| Memeriksa aplikasi | Pemeriksaan administratif sesuai mandat | Pemeriksaan substantif aplikasi |
| Memutuskan visa | Tidak | Ya |
| Menolak visa | Tidak | Ya |
| Mengembalikan paspor | Dapat menangani pengembalian | Paspor terkait keputusan aplikasi |
| Layanan tambahan | Dapat tersedia | Bukan fungsi utama |
Perlu di perhatikan bahwa detail proses dapat berbeda antara satu negara dan negara lainnya. Tabel tersebut menggambarkan pembagian fungsi secara umum berdasarkan layanan VFS Global yang tersedia.
Apakah Pengajuan Visa Selalu Di lakukan di Kedutaan?
Tidak selalu.
Beberapa pemerintah menggunakan Visa Application Centre sebagai tempat pengumpulan aplikasi dan biometrik. Dalam kondisi tersebut, pemohon dapat menyerahkan dokumen melalui VFS Global tanpa harus langsung menyerahkannya di kedutaan.
Sebagai contoh, layanan visa Belanda di Indonesia menyediakan Visa Application Centre di Jakarta, Bali, dan Surabaya untuk layanan tertentu.
Namun, bukan berarti kedutaan tidak terlibat. Setelah tahapan administratif selesai, aplikasi dapat di teruskan kepada otoritas yang bertanggung jawab untuk di proses dan di putuskan.
Apakah VFS Global Bisa Memberikan Informasi Visa?
VFS Global dapat memberikan informasi administratif yang berkaitan dengan layanan yang mereka kelola. Namun, ada batasan mengenai informasi yang dapat di berikan.
Misalnya, pusat aplikasi Kanada menjelaskan bahwa mereka memberikan informasi umum dan layanan administratif tertentu, tetapi tidak berwenang memberikan nasihat evaluatif mengenai aplikasi atau menggantikan keputusan petugas imigrasi.
Karena itu, apabila pertanyaannya berkaitan dengan apakah seseorang memenuhi syarat untuk memperoleh visa, alasan penolakan, penilaian dokumen, atau keputusan imigrasi, pemohon perlu merujuk pada otoritas visa yang berwenang.
Mengapa Pengajuan Di lakukan melalui VFS Global?
Penggunaan pusat aplikasi memungkinkan sejumlah pekerjaan administratif di tangani oleh penyedia layanan khusus.
VFS Global menjelaskan bahwa perannya berfokus pada tugas administratif seperti mengumpulkan formulir, dokumen berdasarkan checklist, dan biometrik. Dengan demikian, pemerintah atau misi diplomatik dapat lebih berfokus pada proses penilaian aplikasi.
Bagi pemohon, sistem tersebut juga menyediakan lokasi khusus untuk melakukan appointment, menyerahkan dokumen, melakukan biometrik jika di wajibkan, serta menggunakan layanan pengembalian paspor.
Kesalahan Memahami VFS Global dan Kedutaan
Ada beberapa kesalahpahaman yang sering terjadi.
Pertama, menganggap VFS Global adalah kedutaan. Padahal, VFS merupakan penyedia layanan administratif yang bekerja berdasarkan mandat atau kerja sama tertentu.
Kedua, menganggap petugas VFS dapat menentukan apakah visa di setujui. Keputusan tersebut bukan kewenangan VFS.
Ketiga, menganggap layanan Premium atau layanan tambahan dapat meningkatkan peluang visa di setujui. Layanan tambahan hanya memberikan fasilitas tertentu dan tidak memengaruhi keputusan visa.
Keempat, menganggap semua negara memiliki prosedur yang sama. Padahal, setiap negara dapat menetapkan mekanisme pengajuan, dokumen, biometrik, biaya, dan proses keputusan yang berbeda.
Bagaimana Pemohon Harus Menentukan Tempat Pengajuan?
Sebelum mengajukan visa, pemohon sebaiknya menentukan tiga hal: negara tujuan, jenis visa, dan pusat aplikasi yang di tunjuk.
Jika negara tujuan menggunakan VFS Global, ikuti halaman resmi VFS untuk negara dan kategori visa tersebut. Periksa juga apakah appointment di wajibkan, dokumen apa yang harus di bawa, apakah biometrik di perlukan, serta bagaimana paspor akan di kembalikan.
Untuk layanan tertentu, VFS menyediakan informasi lengkap mengenai appointment, pusat aplikasi, tracking, dan pengambilan paspor.
Dengan cara tersebut, pemohon tidak perlu menebak apakah harus datang ke VFS atau langsung ke kedutaan.
Perbedaan VFS Global dan kedutaan terletak pada fungsi dan kewenangannya. VFS Global berperan sebagai penyedia layanan administratif, sedangkan kedutaan atau otoritas visa berperan dalam proses penilaian dan pengambilan keputusan visa.
VFS dapat menangani appointment, penerimaan dokumen, biometrik, pembayaran layanan tertentu, serta pengembalian paspor sesuai mandat yang berlaku. Sementara itu, keputusan untuk memberikan atau menolak visa berada pada otoritas negara tujuan.
Oleh karena itu, pemohon tidak perlu menganggap VFS dan kedutaan sebagai dua pihak yang bersaing. Keduanya dapat memiliki peran yang berbeda dalam satu rangkaian pengajuan visa.
FAQ Perbedaan VFS Global dan Kedutaan
Apakah VFS Global sama dengan kedutaan?
Tidak. VFS Global merupakan penyedia layanan administratif, sedangkan kedutaan atau otoritas visa memiliki kewenangan untuk menilai dan memutuskan permohonan visa.
Apakah VFS Global bisa menolak visa?
Tidak. Keputusan memberikan atau menolak visa berada pada pemerintah, kedutaan, konsulat, atau otoritas imigrasi yang berwenang.
Apakah VFS Global bisa menjamin visa di setujui?
Tidak. VFS Global tidak mempunyai kewenangan atau pengaruh terhadap keputusan visa.
Apakah harus datang ke kedutaan jika sudah mengajukan melalui VFS Global?
Tergantung prosedur negara dan jenis visa. Dalam beberapa layanan, seluruh penyerahan administratif dapat di lakukan melalui Visa Application Centre, tetapi pemohon dapat tetap di minta hadir atau memenuhi permintaan tambahan dari otoritas visa.
Apa fungsi utama VFS Global?
Fungsi utamanya adalah memberikan layanan administratif seperti penerimaan aplikasi, appointment, pengumpulan biometrik, dan pengembalian paspor sesuai layanan yang ditunjuk.
Layanan Pengajuan Visa melalui VFS Global
PT Jangkar Global Groups dapat membantu pemohon memahami perbedaan fungsi VFS Global dan kedutaan serta mempersiapkan kebutuhan administratif pengajuan visa sesuai negara dan jenis visa yang di tuju.
Konsultasi VFS Global Sekarang!
