Perbedaan Apostille Kemenkumham dan legalisasi dokumen untuk luar negeri perlu di pahami sebelum mengurus dokumen seperti akta kelahiran, ijazah, SKCK, buku nikah, akta perkawinan, atau dokumen perusahaan. Kesalahan menentukan prosedur dapat membuat dokumen harus di proses ulang atau tidak sesuai dengan persyaratan negara tujuan.
Secara sederhana, Apostille di gunakan berdasarkan Konvensi Apostille untuk dokumen publik yang akan di gunakan di negara peserta yang hubungan konvensinya berlaku, sedangkan legalisasi merupakan mekanisme tersendiri untuk dokumen publik yang penggunaannya berada di luar cakupan Apostille.
Saat ini, istilah “Apostille Kemenkumham” masih banyak di gunakan masyarakat. Namun, layanan Apostille sekarang berada di bawah Kementerian Hukum. Dasar hukum yang berlaku adalah Permenkum No. 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille, yang mulai berlaku pada 17 Desember 2025 dan mencabut Permenkumham No. 6 Tahun 2022.
Sementara itu, layanan legalisasi dokumen publik di atur melalui Permenkum No. 8 Tahun 2025 tentang Layanan Legalisasi Dokumen Publik pada Kementerian Hukum, yang berlaku sejak 23 Maret 2025.
Baca Juga : Apostille Kemenkumham Indonesia: Pengertian, Syarat & Prosedur
Apa Itu Apostille Kemenkumham?
Apostille adalah tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat serta pengesahan cap dan/atau segel resmi pada dokumen berdasarkan proses verifikasi.
Permenkum No. 50 Tahun 2025 mengatur layanan Apostille terhadap dokumen yang di terbitkan di wilayah Indonesia dan akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi Apostille.
Indonesia sendiri telah mengaksesi Konvensi Apostille pada 5 Oktober 2021. Konvensi tersebut kemudian mulai berlaku bagi Indonesia pada 4 Juni 2022.
Dengan adanya mekanisme ini, penggunaan dokumen publik Indonesia di negara yang termasuk dalam cakupan Konvensi Apostille dapat dilakukan melalui mekanisme Apostille, tanpa mengikuti rangkaian legalisasi diplomatik yang sebelumnya di perlukan.
Baca Juga : Syarat Apostille Kemenkumham Indonesia: Dokumen yang Harus Disiapkan
Apa Itu Legalisasi Dokumen?
Legalisasi dokumen publik merupakan tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat serta cap atau segel resmi pada dokumen berdasarkan verifikasi.
Permenkum No. 8 Tahun 2025 mengatur layanan legalisasi dokumen publik pada Kementerian Hukum, termasuk dokumen yang di terbitkan di Indonesia dan akan di gunakan di luar Indonesia serta dokumen yang di terbitkan di luar Indonesia dan akan di gunakan di Indonesia.
Namun, untuk menentukan apakah sebuah dokumen harus melalui Apostille atau legalisasi, hal yang paling penting adalah melihat negara tujuan dan hubungan negara tersebut dengan Konvensi Apostille.
Baca Juga : Cara Apostille Kemenkumham Secara Online: Panduan dari Awal sampai Selesai
Perbedaan Apostille dan Legalisasi Secara Singkat
Perbedaan keduanya dapat di lihat dalam tabel berikut:
| Aspek | Apostille | Legalisasi |
|---|---|---|
| Dasar | Konvensi Apostille dan aturan nasional | Aturan legalisasi dokumen |
| Tujuan | Negara dalam cakupan Konvensi Apostille | Negara atau kondisi di luar mekanisme Apostille |
| Proses | Satu mekanisme autentikasi Apostille | Dapat melibatkan tahapan legalisasi lanjutan |
| Sertifikat | Sertifikat/stiker Apostille | Bukti legalisasi sesuai mekanisme yang berlaku |
| Negara tujuan | Negara peserta dengan hubungan konvensi yang berlaku | Negara di luar cakupan Apostille atau kondisi tertentu |
| Pemeriksaan | Keaslian tanda tangan, cap/segel sesuai mekanisme | Keaslian tanda tangan, cap/segel sesuai mekanisme |
| Isi dokumen | Bukan pengesahan substansi dokumen | Bukan pengesahan substansi dokumen |
Tabel tersebut merupakan gambaran umum. Prosedur konkret tetap harus di sesuaikan dengan jenis dokumen, negara tujuan, dan persyaratan pihak penerima.
Baca Juga : Biaya Apostille Kemenkumham Indonesia: Tarif Resmi dan Biaya Tambahan
Perbedaan Utama: Negara Tujuan
Negara tujuan merupakan faktor paling penting dalam menentukan apakah menggunakan Apostille atau legalisasi.
Konvensi Apostille merupakan perjanjian internasional yang menyederhanakan autentikasi dokumen publik untuk di gunakan di negara pihak. HCCH menyediakan daftar negara peserta, otoritas yang berwenang, serta informasi mengenai status Konvensi Apostille.
Karena itu, seseorang yang akan menggunakan ijazah di Jepang, akta kelahiran di Australia, atau dokumen perusahaan di negara peserta lainnya perlu terlebih dahulu memeriksa status negara tersebut.
Sebaliknya, apabila negara tujuan tidak berada dalam cakupan Konvensi Apostille yang berlaku antara negara terkait, pemohon perlu memeriksa mekanisme legalisasi yang sesuai.
Baca Juga : Berapa Lama Proses Apostille Kemenkumham? Ini Tahapan dan Estimasinya
Mengapa Apostille Lebih Sederhana?
Konvensi Apostille di buat untuk menghapus persyaratan legalisasi diplomatik atau konsuler yang panjang untuk dokumen publik yang di gunakan antarnegara peserta.
Artinya, Apostille menyederhanakan proses autentikasi dengan menggunakan satu bentuk sertifikasi yang di akui berdasarkan Konvensi.
Namun, “lebih sederhana” bukan berarti semua dokumen otomatis di terima. Pihak penerima di negara tujuan masih dapat menetapkan persyaratan mengenai:
- Jenis dokumen.
- Masa berlaku dokumen.
- Terjemahan.
- Format salinan.
- Dokumen pendukung.
- Persyaratan administratif lainnya.
Baca Juga : Jenis Dokumen yang Bisa Diapostille oleh Kemenkumham Indonesia
Bagaimana Proses Legalisasi Berbeda?
Dalam mekanisme legalisasi, dokumen dapat memerlukan beberapa tahapan autentikasi sebelum akhirnya di gunakan di negara tujuan.
Sebagai gambaran, proses dapat melibatkan:
Instansi penerbit → Kementerian Hukum → Kementerian Luar Negeri → Perwakilan negara tujuan
Namun, tahapan tersebut tidak boleh di anggap sebagai alur yang selalu sama untuk semua negara dan semua jenis dokumen. Persyaratan dapat berbeda berdasarkan negara tujuan dan jenis dokumen.
Oleh karena itu, pemohon harus memeriksa ketentuan terbaru dari instansi Indonesia dan perwakilan negara tujuan.
Baca Juga : Cara Cek dan Verifikasi Sertifikat Apostille Kemenkumham
Contoh Apostille untuk Akta Kelahiran
Misalnya, seorang WNI akan menggunakan akta kelahiran di negara yang termasuk dalam cakupan Konvensi Apostille.
Dokumen tersebut dapat di proses melalui mekanisme Apostille apabila memenuhi persyaratan layanan.
Gambaran sederhananya:
Akta kelahiran → verifikasi persyaratan → Apostille → di gunakan di negara tujuan
Namun, apabila universitas, kantor imigrasi, atau lembaga tujuan meminta terjemahan tersumpah, pemohon tetap harus memenuhi persyaratan tersebut.
Jadi, Apostille tidak menggantikan kebutuhan terjemahan jika pihak penerima memang mewajibkannya.
Baca Juga : Apostille Kemenkumham untuk Akta Kelahiran, Ijazah, SKCK, dan Dokumen Lain
Contoh Legalisasi Dokumen untuk Negara di Luar Mekanisme Apostille
Misalnya dokumen Indonesia akan di gunakan di suatu negara yang tidak termasuk dalam hubungan Konvensi Apostille dengan Indonesia.
Dalam situasi seperti itu, pemohon tidak seharusnya langsung mengajukan Apostille hanya karena dokumennya akan di gunakan di luar negeri.
Pemohon perlu memeriksa prosedur legalisasi yang berlaku. Tahapan dapat melibatkan instansi Indonesia dan perwakilan negara tujuan sesuai ketentuan yang berlaku.
Dengan demikian, negara tujuan harus di periksa sebelum dokumen di proses.
Baca Juga : Apostille Kemenkumham untuk Digunakan di Luar Negeri: Negara Mana Saja yang Menerima?
Apakah Apostille dan Legalisasi Sama-Sama Mengesahkan Isi Dokumen?
Tidak.
Baik Apostille maupun legalisasi pada dasarnya berkaitan dengan autentikasi tanda tangan pejabat serta cap atau segel resmi sesuai mekanisme masing-masing.
Apostille berdasarkan Permenkum No. 50 Tahun 2025 secara khusus merupakan tindakan untuk mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat serta pengesahan cap dan/atau segel resmi berdasarkan verifikasi.
Artinya, Apostille tidak berarti pemerintah menyatakan bahwa seluruh isi ijazah, akta kelahiran, SKCK, atau dokumen lainnya benar secara materiil.
Sebagai contoh, Apostille pada ijazah bukan berarti Kementerian Hukum melakukan penilaian terhadap prestasi akademik pemegang ijazah.
Baca Juga : Jasa Apostille Kemenkumham Indonesia: Cara Memilih Layanan Pengurusan yang Aman
Apakah Apostille Bisa Di gunakan untuk Semua Dokumen?
Tidak.
Dokumen harus memenuhi ketentuan layanan Apostille. Selain itu, Konvensi Apostille juga mempunyai ruang lingkup tertentu mengenai dokumen publik.
Karena itu, sebelum mengajukan permohonan, pemohon perlu memastikan:
- Dokumen termasuk kategori yang dapat di proses.
- Dokumen di terbitkan oleh pejabat atau instansi yang relevan.
- Tanda tangan pejabat dapat di verifikasi.
- Cap atau segel dapat di verifikasi apabila di perlukan.
- Negara tujuan berada dalam cakupan Konvensi Apostille.
- Tidak terdapat persyaratan tambahan dari pihak penerima.
Apakah Legalisasi Bisa Digunakan untuk Semua Negara yang Bukan Peserta Apostille?
Legalisasi merupakan mekanisme yang dapat di gunakan dalam kondisi di luar cakupan Apostille, tetapi prosedurnya tetap bergantung pada negara tujuan.
Pemohon sebaiknya tidak menganggap bahwa setiap negara non-Apostille mempunyai prosedur identik.
Bisa saja negara tujuan meminta legalisasi dari beberapa instansi tertentu atau mensyaratkan dokumen tambahan. Karena itu, informasi dari kedutaan atau konsulat negara tujuan juga penting untuk di periksa.
Apostille vs Legalisasi untuk Ijazah
Ijazah merupakan contoh dokumen yang sering di gunakan untuk pendidikan atau pekerjaan di luar negeri.
Jika negara tujuan menggunakan mekanisme Apostille dan dokumen memenuhi persyaratan, pemohon dapat menggunakan Apostille.
Namun, jika negara tujuan berada di luar cakupan Apostille, pemohon harus melihat prosedur legalisasi yang berlaku.
Selain itu, universitas atau perusahaan di negara tujuan dapat meminta:
- Ijazah asli.
- Transkrip nilai.
- Terjemahan.
- Bukti akreditasi.
- Verifikasi institusi pendidikan.
- Dokumen tambahan lainnya.
Karena itu, mendapatkan Apostille atau legalisasi tidak selalu menjadi satu-satunya tahapan administrasi.
Apostille vs Legalisasi untuk SKCK
SKCK juga dapat di gunakan untuk berbagai keperluan luar negeri, seperti pekerjaan, visa, izin tinggal, atau imigrasi.
Jika negara tujuan berada dalam cakupan Apostille, pemohon dapat memeriksa persyaratan Apostille untuk SKCK.
Sebaliknya, jika negara tujuan tidak menggunakan mekanisme Apostille terhadap dokumen Indonesia, pemohon perlu mencari prosedur legalisasi yang sesuai.
Perhatikan juga masa berlaku SKCK dan persyaratan lembaga penerima karena dokumen kepolisian dapat mempunyai batas waktu penggunaan tertentu.
Apostille vs Legalisasi untuk Buku Nikah
Buku nikah dapat di perlukan untuk pengurusan:
- Visa pasangan.
- Pernikahan di luar negeri.
- Izin tinggal keluarga.
- Pendaftaran keluarga.
- Administrasi anak.
Untuk dokumen perkawinan, jangan hanya menentukan prosedur berdasarkan negara tujuan. Pemohon juga harus memeriksa apakah dokumen memerlukan autentikasi atau tahapan pendahuluan dari instansi terkait.
Setelah itu, barulah prosedur Apostille atau legalisasi dapat di tentukan.
Apakah Apostille Menghilangkan Legalisasi Kedutaan?
Untuk dokumen yang termasuk dalam cakupan Konvensi Apostille, tujuan utama mekanisme Apostille adalah menghapus kebutuhan legalisasi diplomatik atau konsuler yang sebelumnya di perlukan.
Konvensi Apostille sendiri di kenal sebagai konvensi yang menghapus persyaratan legalisasi terhadap dokumen publik asing. Indonesia mulai terikat dengan Konvensi tersebut pada 4 Juni 2022.
Namun, hal ini tidak berarti setiap dokumen yang sudah memperoleh Apostille pasti tidak memerlukan persyaratan tambahan dari lembaga penerima.
Pihak penerima tetap dapat menentukan persyaratan administratifnya sendiri sepanjang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Cara Menentukan Harus Apostille atau Legalisasi
Sebelum memproses dokumen, gunakan urutan pemeriksaan berikut.
Langkah 1: Tentukan Negara Tujuan
Cari tahu di negara mana dokumen akan di gunakan.
Langkah 2: Periksa Status Konvensi Apostille
Periksa daftar resmi HCCH dan pastikan hubungan konvensinya dengan Indonesia sudah berlaku. Status Konvensi dapat berubah sehingga sebaiknya menggunakan informasi terbaru.
Langkah 3: Tentukan Jenis Dokumen
Identifikasi apakah dokumen berupa:
- Akta kelahiran.
- Ijazah.
- Transkrip.
- SKCK.
- Buku nikah.
- Akta perkawinan.
- Akta cerai.
- Dokumen notaris.
- Dokumen perusahaan.
- Dokumen publik lainnya.
Langkah 4: Tanyakan kepada Pihak Penerima
Universitas, perusahaan, kantor imigrasi, pengadilan, atau lembaga lainnya dapat memiliki persyaratan tersendiri.
Langkah 5: Tentukan Mekanisme
Jika dokumen dan negara tujuan berada dalam cakupan Apostille, gunakan mekanisme Apostille.
Jika tidak, periksa prosedur legalisasi yang berlaku.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pemohon antara lain:
Menganggap Semua Negara Menerima Apostille
Padahal Apostille hanya berlaku dalam cakupan Konvensi Apostille.
Langsung Mengurus Apostille Tanpa Mengecek Negara Tujuan
Dokumen akhirnya dapat di proses menggunakan mekanisme yang tidak sesuai.
Menganggap Apostille Sama dengan Legalisasi Kedutaan
Keduanya memiliki mekanisme yang berbeda.
Tidak Mengecek Persyaratan Penerima
Dokumen sudah mendapatkan Apostille tetapi ternyata penerima masih meminta terjemahan atau dokumen pendukung.
Menggunakan Informasi Lama
Peraturan layanan dapat berubah. Saat ini, layanan Apostille di atur oleh Permenkum No. 50 Tahun 2025, sedangkan legalisasi dokumen publik diatur oleh Permenkum No. 8 Tahun 2025.
Tabel Perbandingan Praktis
| Pertanyaan | Apostille | Legalisasi |
|---|---|---|
| Di gunakan kapan? | Saat dokumen berada dalam cakupan Konvensi Apostille | Saat penggunaan dokumen berada di luar mekanisme Apostille |
| Siapa yang menerbitkan? | Otoritas kompeten negara asal | Instansi yang berwenang sesuai mekanisme legalisasi |
| Apakah perlu kedutaan? | Umumnya tidak untuk legalisasi diplomatik yang di gantikan Apostille | Dapat di perlukan sesuai prosedur negara tujuan |
| Apakah isi dokumen di sahkan? | Tidak | Tidak |
| Apakah dokumen tetap harus di terjemahkan? | Bisa, jika di minta pihak penerima | Bisa, jika di minta pihak penerima |
| Apakah semua negara dapat menggunakan? | Tidak | Prosedur bergantung negara tujuan |
| Dasar Indonesia saat ini | Permenkum No. 50 Tahun 2025 | Permenkum No. 8 Tahun 2025 |
Perbedaan Apostille Kemenkumham dan legalisasi dokumen untuk luar negeri terutama terletak pada mekanisme dan negara tujuan penggunaannya. Apostille di gunakan untuk dokumen publik Indonesia yang akan di gunakan di negara yang berada dalam cakupan Konvensi Apostille dan hubungan konvensinya berlaku. Indonesia sendiri telah menjadi pihak Konvensi Apostille sejak 4 Juni 2022.
Sementara itu, legalisasi merupakan mekanisme tersendiri untuk dokumen publik dan tetap relevan ketika penggunaan dokumen berada di luar cakupan Apostille atau ketika prosedur tertentu mengharuskannya. Layanan legalisasi dokumen publik di Indonesia saat ini di atur oleh Permenkum No. 8 Tahun 2025.
Jadi, jangan menentukan prosedur hanya berdasarkan jenis dokumen. Akta kelahiran, ijazah, SKCK, buku nikah, dan dokumen perusahaan yang sama dapat membutuhkan prosedur berbeda apabila di gunakan di negara yang berbeda.
Cara paling aman adalah menentukan negara tujuan → memeriksa status Konvensi Apostille → mengecek jenis dokumen → menanyakan persyaratan pihak penerima → kemudian memilih Apostille atau legalisasi.
Konsultasi Apostille Kemenkumham Sekarang
