Apostille Kemenkumham Indonesia merupakan layanan untuk mengesahkan tanda tangan pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada dokumen publik Indonesia yang akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi Apostille. Saat ini, layanan tersebut berada di bawah Kementerian Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU).
Dalam praktiknya, tidak semua dokumen dapat langsung di ajukan untuk Apostille. Jenis dokumen, pejabat yang menandatangani, instansi penerbit, serta negara tujuan perlu di perhatikan. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya memahami terlebih dahulu dokumen apa saja yang termasuk dalam layanan Apostille.
Baca Juga : Apostille Kemenkumham Indonesia: Pengertian, Syarat & Prosedur
Apa Itu Dokumen yang Bisa Diapostille?
Dokumen yang dapat di ajukan Apostille pada dasarnya adalah dokumen publik yang di terbitkan di Indonesia dan akan di gunakan di negara peserta Konvensi Apostille. Apostille berfungsi mengesahkan keaslian tanda tangan pejabat, kapasitas pejabat tersebut, serta cap atau segel yang terdapat pada dokumen.
Dengan demikian, Apostille bukan pemeriksaan terhadap isi atau kebenaran materi dokumen. Fokusnya adalah pada autentikasi unsur formal yang melekat pada dokumen.
Layanan resmi AHU juga mensyaratkan dokumen Indonesia yang akan di gunakan di luar negeri telah di legalisasi oleh pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit sebelum di ajukan melalui sistem Apostille.
Baca Juga : Syarat Apostille Kemenkumham Indonesia: Dokumen yang Harus Disiapkan
Jenis Dokumen yang Bisa Diapostille
Dalam pelaksanaan layanan Apostille, berbagai kelompok dokumen publik dapat di ajukan. Ditjen AHU sebelumnya menjelaskan bahwa layanan Apostille mencakup puluhan jenis dokumen publik, termasuk dokumen pendidikan, kependudukan, notaris, kepolisian, serta dokumen untuk kebutuhan visa dan perkawinan.
Berikut beberapa jenis dokumen yang umum di gunakan.
1. Dokumen Pendidikan
Dokumen pendidikan termasuk salah satu kelompok yang banyak di gunakan untuk keperluan Apostille.
Contohnya antara lain:
- Ijazah.
- Transkrip nilai.
- Sertifikat pendidikan.
- Sertifikat pelatihan.
- Dokumen akademik tertentu yang di terbitkan lembaga pendidikan.
- Surat atau dokumen pendidikan lain yang memenuhi ketentuan layanan.
Dokumen tersebut dapat di perlukan ketika seseorang ingin melanjutkan pendidikan, mengikuti pelatihan, bekerja, atau memenuhi persyaratan administrasi di luar negeri.
Ditjen AHU juga pernah mencatat bahwa dokumen pendidikan merupakan salah satu kelompok dokumen yang banyak di ajukan dalam layanan Apostille.
Baca Juga : Cara Apostille Kemenkumham Secara Online: Panduan dari Awal sampai Selesai
2. Dokumen Kependudukan
Dokumen kependudukan juga dapat menjadi objek layanan Apostille apabila memenuhi persyaratan yang di tentukan.
Contohnya:
- Akta kelahiran.
- Akta perkawinan.
- Akta kematian.
- Dokumen pencatatan sipil lainnya yang termasuk dalam kategori dokumen publik.
Dokumen seperti akta kelahiran sering di gunakan untuk keperluan imigrasi, pendidikan, perkawinan, pendaftaran keluarga, atau administrasi kependudukan di negara lain.
Karena data pada dokumen kependudukan harus konsisten, pemohon sebaiknya memeriksa nama, tempat lahir, tanggal lahir, dan informasi lain sebelum mengajukan Apostille.
Baca Juga : Biaya Apostille Kemenkumham Indonesia: Tarif Resmi dan Biaya Tambahan
3. Buku Nikah dan Dokumen Perkawinan
Dokumen perkawinan termasuk dokumen yang dapat berkaitan dengan kebutuhan Apostille, terutama ketika dokumen akan di gunakan untuk administrasi perkawinan atau keluarga di luar negeri.
Namun, Buku Nikah dan Surat Keterangan Belum Menikah memiliki persyaratan tambahan. FAQ resmi layanan Apostille AHU menyebutkan bahwa dokumen tersebut harus terlebih dahulu dilegalisasi oleh pejabat pada Kantor Wilayah Kementerian Agama atau Direktorat Bina Kantor Urusan Agama, Ditjen Bimbingan Masyarakat Islam, Kementerian Agama di Jakarta.
Oleh karena itu, pemohon tidak sebaiknya langsung mengunggah Buku Nikah sebelum memastikan tahapan legalisasi pendahuluannya telah terpenuhi.
4. Dokumen Kepolisian
Dokumen yang di terbitkan oleh kepolisian juga dapat di gunakan dalam proses Apostille.
Salah satu contoh yang umum adalah SKCK atau Surat Keterangan Catatan Kepolisian.
SKCK dapat di butuhkan untuk berbagai keperluan luar negeri, misalnya:
- Melamar pekerjaan.
- Pengajuan visa tertentu.
- Studi.
- Imigrasi.
- Proses administrasi kependudukan.
- Keperluan izin tinggal.
Sebelum mengajukan Apostille, pemohon perlu memastikan SKCK masih sesuai dengan persyaratan negara tujuan dan data di dalamnya tidak berbeda dengan paspor atau dokumen lainnya.
Baca Juga : Berapa Lama Proses Apostille Kemenkumham? Ini Tahapan dan Estimasinya
5. Dokumen Notaris
Dokumen yang di buat atau di sahkan oleh notaris juga termasuk kelompok dokumen yang dapat berkaitan dengan layanan Apostille.
Contohnya dapat berupa:
- Akta notaris.
- Surat pernyataan yang di buat di hadapan notaris.
- Dokumen perusahaan tertentu.
- Surat kuasa notaril.
- Dokumen perjanjian tertentu.
Dokumen notaris sering di gunakan untuk keperluan bisnis, pendirian atau pengurusan perusahaan, transaksi, maupun kepentingan hukum di luar negeri.
Ditjen AHU mencatat dokumen notaris sebagai salah satu kelompok yang banyak di ajukan dalam layanan Apostille.
Baca Juga : Cara Cek dan Verifikasi Sertifikat Apostille Kemenkumham
6. Dokumen Perusahaan dan Bisnis
Apostille juga dapat di butuhkan untuk dokumen publik yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
Contohnya dapat meliputi:
- Akta pendirian perusahaan.
- Akta perubahan perusahaan.
- Surat kuasa perusahaan.
- Dokumen notaril perusahaan.
- Dokumen yang di terbitkan atau di sahkan pejabat berwenang.
- Dokumen bisnis tertentu yang memenuhi kategori dokumen publik.
Penggunaan Apostille dapat membantu ketika perusahaan Indonesia perlu menyerahkan dokumen kepada pihak berwenang atau mitra di negara peserta Konvensi Apostille.
Namun, perusahaan perlu melihat terlebih dahulu persyaratan negara tujuan. Setiap negara atau lembaga penerima dapat mempunyai persyaratan tambahan terhadap format dan jenis dokumen.
Baca Juga : Apostille Kemenkumham untuk Akta Kelahiran, Ijazah, SKCK, dan Dokumen Lain
7. Akta Cerai
Akta cerai juga dapat di gunakan untuk kebutuhan administrasi di luar negeri.
Untuk akta cerai yang di terbitkan oleh Pengadilan Agama, terdapat tahapan legalisasi pendahuluan tertentu. FAQ resmi AHU menyebutkan bahwa dokumen tersebut terlebih dahulu di legalisasi oleh Direktur Pembinaan Administrasi Peradilan Agama, Ditjen Badan Peradilan Agama, sesuai ketentuan yang di cantumkan dalam layanan AHU.
Karena itu, pemohon sebaiknya tidak hanya melihat apakah dokumennya termasuk kategori yang dapat di apostille, tetapi juga mengecek apakah ada legalisasi awal yang di wajibkan.
8. Dokumen Terjemahan
Dokumen terjemahan juga menjadi salah satu kelompok yang pernah banyak di ajukan dalam layanan Apostille. Data Ditjen AHU menunjukkan dokumen terjemahan termasuk kelompok dengan jumlah permohonan yang signifikan.
Dalam praktiknya, kebutuhan terjemahan biasanya muncul ketika dokumen Indonesia harus di serahkan kepada institusi asing.
Namun, pemohon harus memperhatikan apakah negara atau lembaga tujuan mengharuskan:
- Dokumen asli di apostille terlebih dahulu.
- Terjemahan tersumpah di apostille.
- Dokumen asli dan terjemahannya di ajukan bersama.
- Terjemahan di buat oleh penerjemah yang di akui di negara tujuan.
Persyaratan tersebut dapat berbeda sehingga perlu di konfirmasi kepada pihak penerima dokumen.
Baca Juga : Apostille Kemenkumham untuk Digunakan di Luar Negeri: Negara Mana Saja yang Menerima?
Tabel Jenis Dokumen yang Umum Di ajukan untuk Apostille
| Kelompok | Contoh Dokumen | Contoh Keperluan |
|---|---|---|
| Pendidikan | Ijazah, transkrip nilai | Kuliah atau kerja |
| Kependudukan | Akta kelahiran, akta kematian | Imigrasi dan keluarga |
| Perkawinan | Buku nikah, dokumen perkawinan | Pernikahan dan keluarga |
| Kepolisian | SKCK | Visa dan pekerjaan |
| Notaris | Akta dan surat notaril | Bisnis dan hukum |
| Pengadilan | Akta cerai tertentu | Administrasi hukum |
| Perusahaan | Dokumen bisnis tertentu | Kegiatan usaha |
| Terjemahan | Terjemahan dokumen publik | Persyaratan institusi asing |
Tabel tersebut merupakan gambaran kelompok dokumen yang umum di gunakan. Kelengkapan persyaratan tetap perlu di periksa berdasarkan jenis dokumen dan kondisi dokumen yang akan di ajukan.
Baca Juga : Perbedaan Apostille Kemenkumham dan Legalisasi Dokumen untuk Luar Negeri
Apakah Semua Dokumen Bisa Diapostille?
Tidak semua dokumen otomatis dapat di apostille.
Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan sebelum mengajukan permohonan. Pertama, dokumen harus termasuk dalam kategori yang dapat di layani. Kedua, dokumen harus memiliki tanda tangan, cap, atau segel pejabat yang dapat diverifikasi.
Ketiga, dokumen harus di terbitkan di Indonesia dan akan di gunakan di negara lain yang menjadi peserta Konvensi Apostille. Permenkum No. 50 Tahun 2025 secara khusus mengatur layanan Apostille untuk dokumen yang di terbitkan di wilayah Indonesia dan akan di gunakan di wilayah negara peserta Konvensi.
Selain itu, dokumen tertentu mempunyai persyaratan tambahan sebelum dapat di ajukan.
Baca Juga : Jasa Apostille Kemenkumham Indonesia: Cara Memilih Layanan Pengurusan yang Aman
Perbedaan Apostille dengan Legalisasi Biasa
Pemohon juga perlu membedakan Apostille dengan legalisasi dokumen biasa.
Untuk dokumen yang akan di gunakan di negara peserta Konvensi Apostille, mekanisme Apostille di gunakan sesuai cakupan Konvensi. Sementara itu, layanan legalisasi dokumen publik tetap memiliki ruang lingkup tersendiri. Permenkum No. 8 Tahun 2025 mengatur layanan legalisasi dokumen publik dan mengecualikan dokumen yang akan di gunakan di wilayah negara peserta Konvensi dari mekanisme legalisasi tersebut.
Jadi, negara tujuan menjadi salah satu faktor utama dalam menentukan mekanisme yang di gunakan.
Apa yang Harus Di periksa Sebelum Apostille?
Sebelum mengajukan permohonan, lakukan pemeriksaan berikut:
Periksa negara tujuan
Pastikan negara tempat dokumen akan di gunakan mengakui Apostille.
Periksa jenis dokumen
Pastikan dokumen masuk dalam jenis dokumen yang tersedia dalam layanan Apostille.
Periksa data dokumen
Pastikan nama, tanggal lahir, nomor dokumen, dan informasi penting lainnya benar.
Periksa pejabat yang menandatangani
Tanda tangan pejabat dan cap atau segel harus dapat diverifikasi sesuai ketentuan layanan.
Periksa legalisasi pendahuluan
Dokumen tertentu, seperti Buku Nikah dan akta cerai tertentu, memiliki persyaratan legalisasi awal.
Periksa kebutuhan terjemahan
Tanyakan kepada institusi penerima apakah dokumen harus di terjemahkan dan apakah terjemahan tersebut juga harus mendapatkan Apostille.
Bagaimana Cara Mengajukan Apostille?
Secara umum, prosesnya dimulai dengan menyiapkan dokumen yang akan di gunakan di luar negeri. Dokumen kemudian di pindai dan di ajukan melalui aplikasi layanan Apostille Ditjen AHU.
Tahapan umumnya meliputi:
- Menyiapkan dokumen.
- Memastikan dokumen memenuhi persyaratan.
- Mengajukan permohonan melalui layanan Apostille.
- Menunggu proses verifikasi.
- Melakukan pembayaran setelah permohonan di setujui.
- Mencetak sertifikat atau stiker Apostille sesuai mekanisme layanan.
Alur tersebut juga tercantum pada layanan resmi AHU, yang menjelaskan tahapan pengajuan, verifikasi, pembayaran, dan pencetakan sertifikat atau stiker.
Jenis dokumen yang bisa di apostille oleh Kemenkumham Indonesia—yang secara kelembagaan kini berada di bawah Kementerian Hukum—cukup beragam. Dokumen yang umum di gunakan antara lain ijazah, transkrip nilai, akta kelahiran, dokumen perkawinan, SKCK, dokumen notaris, dokumen pengadilan tertentu, dokumen perusahaan, dan dokumen terjemahan.
Namun, kemampuan sebuah dokumen untuk mendapatkan Apostille tidak hanya di tentukan oleh jenis dokumennya. Pemohon juga perlu memperhatikan negara tujuan, instansi penerbit, tanda tangan pejabat, cap atau segel, serta kemungkinan adanya legalisasi pendahuluan.
Permenkum No. 50 Tahun 2025 saat ini menjadi dasar layanan Apostille dan telah menggantikan Permenkumham No. 6 Tahun 2022. Oleh karena itu, sebelum mengajukan permohonan, sebaiknya gunakan informasi dan layanan resmi terbaru agar proses Apostille berjalan sesuai ketentuan.
Konsultasi Apostille Kemenkumham Sekarang
