Perbedaan Akta Notaris, Akta Bawah Tangan, dan Legalisasi

Dalam berbagai kegiatan hukum dan bisnis, dokumen tertulis memiliki peran penting sebagai bukti atas suatu perjanjian, kesepakatan, maupun perbuatan hukum antara 2 pihak atau lebih. Dokumen tersebut dapat menjadi landasan bagi setiap pihak untuk memenuhi hak dan kewajibannya. Oleh karena itu, pemilihan jenis dokumen hukum tidak boleh berlangsung secara sembarangan karena setiap dokumen memiliki karakteristik dan kekuatan pembuktian yang berbeda.

Dalam praktiknya, masyarakat sering mengenal istilah akta notaris, akta bawah tangan, dan legalisasi. Ketiga istilah tersebut memang saling berkaitan, tetapi memiliki pengertian, proses pembuatan, serta konsekuensi hukum yang tidak sama. Bahkan, masih banyak orang yang menganggap bahwa legalisasi dapat mengubah akta bawah tangan menjadi akta autentik. Padahal, anggapan tersebut kurang tepat karena legalisasi hanya memberikan pengesahan terhadap tanda tangan dan kepastian tanggal sesuai kewenangan notaris.

Selain itu, pemahaman mengenai perbedaan ketiganya sangat penting ketika seseorang hendak membuat perjanjian kerja sama, surat utang piutang, perjanjian jual beli, maupun dokumen hukum lainnya. Dengan memahami karakteristik masing-masing dokumen, masyarakat dapat menentukan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan dan tingkat perlindungan hukum yang mereka inginkan.

Lantas, apa sebenarnya perbedaan akta notaris, akta bawah tangan, dan legalisasi? Berikut pembahasan lengkapnya.

Baca juga : apa itu Akta Notaris? : Fungsi, Jenis, dan Dasar Hukum

1. Mengenal Akta Notaris dan Dasar Hukumnya

Akta notaris merupakan dokumen hukum yang memiliki kedudukan sebagai akta autentik. Notaris menyusun akta tersebut berdasarkan keterangan, kehendak, serta kesepakatan para pihak yang berkepentingan. Dalam prosesnya, notaris menjalankan kewenangan sebagai pejabat umum sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah mengalami perubahan melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 menjadi landasan utama kewenangan notaris. Pasal 1 angka 7 UU Jabatan Notaris menjelaskan bahwa akta notaris merupakan akta autentik yang notaris buat menurut bentuk dan tata cara sebagaimana undang-undang tentukan.

Sementara itu, Pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) menjelaskan bahwa akta autentik harus memenuhi 3 unsur utama, yaitu:

1. Akta harus mengikuti bentuk yang undang-undang tentukan.
2. Pejabat umum yang berwenang harus membuat akta tersebut atau menyaksikan pembuatannya.
3. Pejabat umum harus memiliki kewenangan sesuai wilayah dan jenis perbuatan hukum yang bersangkutan.

Dengan demikian, suatu dokumen tidak otomatis menjadi akta autentik hanya karena mencantumkan nama atau tanda tangan notaris. Notaris harus menjalankan proses pembuatan akta sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Fungsi dan Karakteristik Akta Notaris

Akta notaris memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dari dokumen hukum lainnya. Pertama, notaris terlibat secara langsung dalam proses pembuatan akta. Kedua, notaris memastikan identitas para penghadap serta mencatat keterangan dan kehendak mereka. Ketiga, notaris menjalankan prosedur pembacaan dan penandatanganan akta sesuai ketentuan jabatan.

Selain itu, akta notaris memiliki kekuatan pembuktian yang kuat. Pasal 1870 KUHPerdata menyatakan bahwa akta autentik memberikan bukti sempurna bagi para pihak, ahli waris, maupun pihak yang memperoleh hak dari mereka mengenai hal-hal yang tercantum dalam akta.

Artinya, akta notaris dapat memberikan kepastian mengenai perbuatan hukum yang para pihak nyatakan dalam dokumen tersebut. Meskipun demikian, kekuatan pembuktian tersebut tetap tunduk pada ketentuan hukum dan tidak menutup kemungkinan adanya pembuktian sebaliknya apabila seseorang mengajukan dugaan pemalsuan atau cacat hukum.

Baca juga : Syarat dan Dokumen untuk Pembuatan Akta Notaris

2. Mengenal Akta Bawah Tangan

Berbeda dengan akta notaris, akta bawah tangan merupakan dokumen yang para pihak susun dan tandatangani tanpa keterlibatan pejabat umum dalam proses pembuatannya. Para pihak dapat menyusun sendiri isi dokumen berdasarkan kesepakatan bersama tanpa harus mengunjungi kantor notaris.

Pasal 1874 KUHPerdata memberikan pengertian bahwa tulisan bawah tangan mencakup akta yang para pihak tandatangani tanpa perantaraan pegawai umum. Dengan demikian, surat perjanjian, surat pengakuan utang, maupun pernyataan kesanggupan yang para pihak buat sendiri dapat termasuk dalam kategori ini.

Meskipun proses pembuatannya relatif sederhana, akta bawah tangan tetap memiliki kekuatan hukum selama memenuhi persyaratan sahnya perjanjian sebagaimana Pasal 1320 KUHPerdata.

Adapun 4 syarat sah perjanjian tersebut meliputi:

1. Kesepakatan para pihak yang mengikatkan diri.
2. Kecakapan para pihak untuk membuat perikatan.
3. Adanya objek atau hal tertentu yang menjadi pokok perjanjian.
4. Adanya sebab yang tidak terlarang.

Oleh karena itu, masyarakat tidak perlu menganggap bahwa setiap perjanjian harus selalu menggunakan jasa notaris. Selama hukum tidak mewajibkan bentuk akta autentik dan seluruh syarat perjanjian terpenuhi, para pihak dapat menggunakan akta bawah tangan.

Baca juga : Cara Membuat Akta Notaris dari Awal sampai Selesai

Ciri-Ciri dan Kekuatan Hukum Akta Bawah Tangan

Akta bawah tangan memiliki beberapa ciri utama. Pertama, para pihak menyusun isi dokumen secara mandiri. Kedua, para pihak menandatangani dokumen sebagai bentuk persetujuan. Ketiga, proses pembuatannya tidak memerlukan kehadiran notaris.

Dari segi pembuktian, Pasal 1875 KUHPerdata memberikan kekuatan pembuktian kepada akta bawah tangan apabila para pihak mengakui tanda tangan dan isi akta tersebut. Dalam kondisi demikian, akta bawah tangan dapat memiliki kekuatan pembuktian yang sama seperti akta autentik terhadap para pihak yang bersangkutan.

Namun, terdapat perbedaan penting ketika salah satu pihak menyangkal tanda tangannya. Pasal 1876 KUHPerdata mengatur bahwa pihak yang mendapat pengajuan tulisan bawah tangan sebagai bukti harus mengakui atau menyangkal tanda tangannya secara tegas.

Apabila muncul penyangkalan, proses pembuktian dapat memerlukan pemeriksaan lebih lanjut. Kondisi tersebut tentu dapat menambah waktu, biaya, dan upaya hukum bagi pihak yang berkepentingan.

Baca juga : Biaya Pembuatan Akta Notaris dan Faktor yang Memengaruhinya

3. Mengenal Legalisasi Notaris

Legalisasi merupakan layanan notaris yang bertujuan mengesahkan tanda tangan para pihak sekaligus memberikan kepastian tanggal terhadap surat bawah tangan. Dalam proses ini, para pihak menandatangani dokumen di hadapan notaris sesuai prosedur yang berlaku.

Kewenangan tersebut tercantum dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a Undang-Undang Jabatan Notaris sebagaimana perubahan melalui UU Nomor 2 Tahun 2014.

Melalui legalisasi, notaris memastikan identitas pihak yang menandatangani dokumen dan menyaksikan secara langsung proses penandatanganan. Selanjutnya, notaris mencatat pengesahan tersebut dalam buku khusus.

Hal yang perlu masyarakat pahami, legalisasi tidak mengubah akta bawah tangan menjadi akta autentik. Dokumen tersebut tetap berstatus sebagai akta bawah tangan, tetapi memperoleh penguatan dari segi kepastian tanda tangan dan tanggal penandatanganan.

Tujuan dan Manfaat Legalisasi

Legalisasi memberikan manfaat penting bagi para pihak yang ingin memperkuat aspek pembuktian suatu perjanjian. Salah satu manfaat utamanya adalah mengurangi risiko penyangkalan tanda tangan karena notaris menyaksikan langsung proses penandatanganan.

Selain itu, legalisasi membantu memastikan identitas orang yang menandatangani dokumen. Dengan adanya keterlibatan notaris, para pihak memiliki dasar pembuktian tambahan apabila suatu saat muncul perselisihan.

Beberapa dokumen yang sering menggunakan layanan legalisasi antara lain:

1. Perjanjian kerja sama antarpihak.
2. Surat pernyataan atau kesanggupan.
3. Surat pengakuan utang piutang.
4. Perjanjian sewa menyewa.
5. Kesepakatan penyelesaian kewajiban.
6. Dokumen persetujuan tertentu yang tidak mewajibkan akta autentik.

Namun, legalisasi bukan jaminan bahwa seluruh isi perjanjian pasti benar atau seluruh kewajiban para pihak akan terlaksana. Notaris mengesahkan aspek tanda tangan dan kepastian tanggal sesuai kewenangannya, bukan menjamin pelaksanaan seluruh isi perjanjian.

Baca juga : Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Notaris? Ini Tahapannya

4. Perbedaan Akta Notaris, Akta Bawah Tangan, dan Legalisasi

Setelah memahami pengertian masing-masing, masyarakat perlu mengetahui perbedaan ketiganya secara lebih terperinci. Perbedaan tersebut tidak hanya terletak pada proses pembuatan, tetapi juga mencakup kedudukan hukum, keterlibatan notaris, serta kekuatan pembuktian.

Berikut beberapa aspek utama yang dapat menjadi bahan pertimbangan.

A. Perbedaan dari Segi Proses Pembuatan

Akta notaris memerlukan keterlibatan notaris sejak proses penyusunan hingga penandatanganan. Notaris menyusun akta berdasarkan keterangan dan kehendak para pihak, kemudian menjalankan prosedur sesuai ketentuan hukum.

Sebaliknya, akta bawah tangan memungkinkan para pihak menyusun sendiri seluruh isi dokumen. Mereka dapat menentukan bentuk, isi, serta waktu penandatanganan berdasarkan kesepakatan bersama.

Sementara itu, legalisasi menggunakan dokumen bawah tangan yang para pihak tandatangani di hadapan notaris. Notaris kemudian memberikan pengesahan melalui pencatatan dalam buku khusus.

Dengan demikian, ketiga proses tersebut memiliki tahapan dan keterlibatan notaris yang berbeda.

B. Perbedaan dari Segi Kekuatan Pembuktian

Akta notaris memiliki kedudukan sebagai akta autentik sehingga memberikan kekuatan pembuktian sempurna mengenai hal-hal yang tercantum di dalamnya sesuai ketentuan hukum.

Akta bawah tangan memiliki kekuatan pembuktian yang bergantung pada pengakuan atau penyangkalan tanda tangan oleh pihak yang bersangkutan. Apabila para pihak mengakui tanda tangan tersebut, akta dapat memberikan kekuatan pembuktian sebagaimana Pasal 1875 KUHPerdata.

Adapun legalisasi memberikan penguatan terhadap kepastian tanda tangan dan tanggal. Meskipun demikian, legalisasi tidak mengubah status dokumen menjadi akta autentik.

Baca juga : Jasa Pembuatan Akta Notaris untuk Perorangan dan Perusahaan

C. Perbedaan dari Segi Biaya dan Waktu

Akta notaris umumnya memerlukan biaya jasa yang lebih besar karena notaris menjalankan proses penyusunan akta, pemeriksaan dokumen, pembacaan, serta administrasi sesuai ketentuan.

Akta bawah tangan cenderung lebih ekonomis karena para pihak dapat menyusun dokumen secara mandiri tanpa menggunakan jasa notaris.

Sementara itu, legalisasi umumnya memerlukan biaya jasa notaris yang lebih sederhana daripada pembuatan akta autentik. Namun, besaran biaya tetap bergantung pada kebijakan jasa, kompleksitas dokumen, dan ketentuan yang berlaku.

Dari segi waktu, akta bawah tangan biasanya memiliki proses paling sederhana. Sebaliknya, akta notaris dan legalisasi memerlukan penyesuaian jadwal serta pemeriksaan dokumen oleh notaris.

D. Perbedaan dari Segi Kedudukan Hukum

Akta notaris termasuk akta autentik selama notaris memenuhi seluruh persyaratan kewenangan dan tata cara pembuatan akta.

Akta bawah tangan merupakan dokumen yang para pihak susun dan tandatangani tanpa campur tangan pejabat umum.

Sementara itu, legalisasi merupakan tindakan pengesahan notaris terhadap tanda tangan dan kepastian tanggal suatu surat bawah tangan. Oleh sebab itu, legalisasi bukan jenis akta yang berdiri sendiri dan tidak mengubah kedudukan dokumen menjadi akta autentik.

Baca juga : Syarat dan Prosedur Pembuatan Akta Perjanjian Notaris

5. Perbedaan Legalisasi dan Waarmerking

Selain legalisasi, masyarakat juga sering mengenal istilah waarmerking. Kedua layanan tersebut memang sama-sama melibatkan notaris dan berkaitan dengan dokumen bawah tangan. Namun, keduanya memiliki perbedaan mendasar, terutama pada waktu penandatanganan dan fungsi pencatatan.

Legalisasi mengharuskan para pihak menandatangani dokumen di hadapan notaris. Notaris kemudian mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal melalui pencatatan dalam buku khusus.

Sebaliknya, waarmerking merupakan layanan pencatatan atau pembukuan surat bawah tangan ke dalam buku khusus notaris. Dalam proses ini, para pihak dapat menandatangani dokumen terlebih dahulu tanpa kehadiran notaris.

Kewenangan waarmerking tercantum dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b UU Jabatan Notaris.

Kapan Harus Memilih Legalisasi atau Waarmerking?

Pemilihan kedua layanan tersebut harus mengikuti kebutuhan dan tujuan para pihak.

Legalisasi lebih tepat apabila para pihak menginginkan kepastian mengenai identitas penanda tangan, proses penandatanganan, dan tanggal pengesahan. Kehadiran notaris pada saat penandatanganan memberikan dasar pembuktian tambahan.

Sebaliknya, waarmerking dapat menjadi pilihan apabila para pihak telah menandatangani dokumen dan hanya membutuhkan pencatatan tanggal penerimaan surat oleh notaris.

Namun, perlu diperhatikan bahwa waarmerking tidak memberikan pembuktian bahwa para pihak benar-benar menandatangani dokumen di hadapan notaris. Notaris hanya mencatat surat yang telah ada sesuai kewenangannya.

Dengan memahami perbedaan tersebut, masyarakat dapat menghindari kesalahan dalam memilih layanan notaris.

Baca juga : Pembuatan Akta Pernyataan Notaris: Fungsi, Syarat, dan Prosedur

6. Contoh Penggunaan dalam Kehidupan Sehari-hari

Untuk memahami penerapan ketiga bentuk dokumen tersebut, berikut beberapa contoh situasi yang sering muncul dalam kegiatan masyarakat maupun dunia usaha.

A. Perjanjian Kerja Sama Bisnis

Dua orang pengusaha ingin menjalin kerja sama untuk menjalankan suatu usaha. Mereka dapat menggunakan akta bawah tangan apabila bentuk perjanjiannya tidak mewajibkan akta autentik.

Namun, apabila kerja sama tersebut melibatkan aset bernilai besar, pembagian kepemilikan, atau struktur hukum badan usaha, penggunaan akta notaris dapat memberikan kepastian yang lebih baik.

B. Perjanjian Utang Piutang

Seseorang meminjam uang kepada pihak lain dan kedua pihak ingin mencatat jumlah pinjaman, jangka waktu pembayaran, serta kewajiban pelunasan.

Mereka dapat membuat surat pengakuan utang melalui akta bawah tangan. Akan tetapi, legalisasi dapat menjadi pilihan untuk memperkuat kepastian mengenai identitas penanda tangan dan tanggal perjanjian.

Apabila transaksi memiliki nilai besar atau memerlukan pengaturan hukum yang lebih kompleks, para pihak dapat berkonsultasi dengan notaris mengenai bentuk akta yang paling tepat.

Baca juga : Akta Notaris Perusahaan: Jenis, Syarat, dan Prosedur Pembuatan

C. Perjanjian Sewa Menyewa

Pemilik bangunan dan penyewa ingin membuat kesepakatan mengenai masa sewa, harga, uang jaminan, serta kewajiban pemeliharaan.

Kedua pihak dapat menggunakan akta bawah tangan untuk mencatat kesepakatan tersebut. Namun, mereka juga dapat memilih legalisasi agar notaris menyaksikan proses penandatanganan.

D. Pendirian dan Perubahan Badan Usaha

Dalam pendirian maupun perubahan anggaran dasar perseroan terbatas, hukum mengatur persyaratan dan prosedur khusus yang melibatkan akta notaris.

Oleh karena itu, para pendiri tidak dapat begitu saja mengganti seluruh kebutuhan akta pendirian perseroan dengan surat perjanjian bawah tangan atau legalisasi.

Contoh tersebut menunjukkan bahwa pemilihan dokumen harus mempertimbangkan jenis perbuatan hukum, ketentuan perundang-undangan, serta kepentingan para pihak.

7. Bagaimana Cara Memilih Jenis Akta yang Tepat?

Setiap dokumen hukum memiliki fungsi dan tujuan masing-masing. Oleh karena itu, masyarakat perlu mempertimbangkan beberapa hal sebelum menentukan pilihan.

Pertama, periksa apakah peraturan perundang-undangan mewajibkan bentuk akta autentik untuk perbuatan hukum yang bersangkutan. Apabila hukum menentukan persyaratan tersebut, para pihak harus mengikuti ketentuan yang berlaku.

Kedua, pertimbangkan nilai transaksi dan tingkat risiko. Semakin besar nilai ekonomi serta potensi perselisihan, semakin penting bagi para pihak untuk memperhatikan kekuatan pembuktian dan ketepatan penyusunan dokumen.

Ketiga, pastikan seluruh isi perjanjian memuat hak dan kewajiban secara jelas. Dokumen harus mencantumkan identitas para pihak, objek perjanjian, nilai transaksi apabila relevan, jangka waktu, mekanisme pembayaran, serta konsekuensi apabila salah satu pihak melanggar kesepakatan.

Keempat, perhatikan kemampuan dan kesediaan para pihak untuk memenuhi kewajibannya. Sebuah akta yang memiliki kekuatan pembuktian tinggi tetap tidak dapat menjamin bahwa seluruh pihak akan selalu memenuhi kesepakatan.

Terakhir, konsultasikan kebutuhan hukum kepada notaris apabila transaksi memiliki risiko tinggi atau melibatkan ketentuan khusus. Langkah tersebut dapat membantu para pihak menentukan bentuk dokumen yang sesuai sekaligus mengurangi potensi kesalahan hukum.

Baca juga : Pembuatan Akta Notaris untuk Keperluan Luar Negeri dan Apostille

Memahami Perbedaan dan Kekuatan Hukum Akta

Perbedaan akta notaris, akta bawah tangan, dan legalisasi terletak pada proses pembuatan, kedudukan hukum, serta kekuatan pembuktiannya. Akta notaris merupakan akta autentik yang notaris buat sesuai kewenangan dan prosedur undang-undang. Sementara itu, akta bawah tangan merupakan dokumen yang para pihak susun dan tandatangani tanpa keterlibatan pejabat umum dalam proses pembuatannya.

Adapun legalisasi merupakan layanan notaris untuk mengesahkan tanda tangan serta menetapkan kepastian tanggal surat bawah tangan melalui pencatatan dalam buku khusus. Dengan demikian, legalisasi tidak mengubah akta bawah tangan menjadi akta autentik.

Pada akhirnya, setiap orang perlu memahami tujuan dan konsekuensi hukum sebelum memilih jenis dokumen. Jangan hanya mempertimbangkan biaya dan kemudahan proses, tetapi perhatikan pula nilai transaksi, risiko perselisihan, serta ketentuan hukum yang berlaku.

Melalui pemilihan dokumen yang tepat, masyarakat dapat memperoleh kepastian hukum yang lebih baik sekaligus melindungi kepentingan masing-masing pihak dalam berbagai hubungan hukum.

Konsultasikan Pengurusan Dokumen Anda Sekarang