Pembuatan Akta Pernyataan Notaris: Fungsi, Syarat, dan Prosedur

Dalam berbagai kegiatan hukum, seseorang sering kali perlu menyampaikan pernyataan resmi sebagai bentuk penegasan atas suatu keadaan, peristiwa, hak, maupun tanggung jawab. Pernyataan tersebut terkadang membutuhkan kekuatan pembuktian yang lebih kuat agar mampu memberikan kepastian hukum bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut adalah melalui pembuatan akta pernyataan notaris.

Akta pernyataan notaris merupakan dokumen hukum yang memuat keterangan atau pernyataan seseorang mengenai suatu hal yang ingin ia tegaskan secara resmi melalui kewenangan notaris. Melalui akta ini, seseorang dapat menyatakan suatu fakta, memberikan penegasan mengenai status tertentu, atau menjelaskan suatu keadaan yang memiliki hubungan dengan kepentingan hukum.

Selain memberikan bukti tertulis, akta pernyataan juga memiliki peran penting dalam mengurangi potensi perselisihan. Sebab, dokumen tersebut memuat identitas pihak yang menyatakan, waktu pembuatan akta, serta uraian pernyataan yang bersangkutan.

Namun, masyarakat perlu memahami bahwa akta pernyataan notaris tidak selalu memiliki fungsi yang sama dengan perjanjian atau akta pengalihan hak. Setiap jenis akta memiliki tujuan dan konsekuensi hukum tersendiri. Oleh karena itu, pemahaman mengenai fungsi, persyaratan, serta prosedur pembuatan akta pernyataan menjadi hal penting sebelum seseorang mengajukan permohonan kepada notaris.

Baca juga : apa itu Akta Notaris? : Fungsi, Jenis, dan Dasar Hukum

Pengertian Akta Pernyataan Notaris

Akta pernyataan notaris merupakan akta autentik yang memuat pernyataan seseorang atau beberapa pihak mengenai suatu keadaan, fakta, kehendak, maupun keterangan tertentu. Notaris menyusun akta tersebut berdasarkan keterangan dan kehendak penghadap sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Secara umum, akta ini termasuk dalam kategori akta notaris yang kewenangannya mengacu pada Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah mengalami perubahan melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014.

Pasal 15 UU Jabatan Notaris memberikan kewenangan kepada notaris untuk membuat akta autentik mengenai perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan maupun yang dikehendaki oleh pihak berkepentingan.

Dalam praktiknya, akta pernyataan umumnya berbentuk akta pihak atau partij acte. Artinya, penghadap menyampaikan pernyataannya kepada notaris, kemudian notaris menuangkan keterangan tersebut ke dalam akta sesuai kehendak penghadap.

Meskipun demikian, notaris tidak sekadar bertindak sebagai penulis pernyataan. Notaris juga harus memastikan identitas, kecakapan hukum, serta kesesuaian isi pernyataan dengan ketentuan perundang-undangan.

Dengan demikian, akta pernyataan memiliki kedudukan penting sebagai alat bukti tertulis yang mendukung kepastian hukum, terutama ketika seseorang membutuhkan dokumen resmi untuk memperjelas suatu keadaan atau kepentingan tertentu.

Baca juga : Syarat dan Dokumen untuk Pembuatan Akta Notaris

Fungsi dan Manfaat Akta Pernyataan Notaris

Akta pernyataan notaris memiliki beberapa fungsi penting dalam kegiatan hukum maupun administrasi. Keberadaan dokumen ini membantu seseorang memperjelas suatu keterangan sekaligus memberikan landasan pembuktian ketika muncul persoalan pada kemudian hari.

1. Memberikan Kepastian Hukum

Fungsi utama akta pernyataan adalah memberikan kepastian mengenai suatu keterangan atau pernyataan yang seseorang sampaikan secara resmi kepada notaris.

Sebagai contoh, seseorang dapat menyatakan bahwa ia menerima tanggung jawab tertentu, mengakui suatu keadaan, atau memberikan penegasan mengenai hubungan hukum dengan pihak lain.

Melalui akta autentik, pihak yang berkepentingan memiliki dokumen yang mencatat pernyataan tersebut beserta waktu dan identitas penghadap. Dengan demikian, akta dapat membantu memperjelas posisi hukum para pihak.

Baca juga : Cara Membuat Akta Notaris dari Awal sampai Selesai

2. Menjadi Alat Bukti Tertulis

Selain memberikan kepastian hukum, akta pernyataan juga memiliki fungsi pembuktian. Pasal 1868 KUHPerdata menjelaskan bahwa akta autentik merupakan akta yang memenuhi bentuk sebagaimana undang-undang tentukan dan dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang.

Selanjutnya, Pasal 1870 KUHPerdata memberikan kekuatan pembuktian sempurna kepada akta autentik bagi para pihak, ahli waris, serta orang yang memperoleh hak dari mereka.

Oleh sebab itu, akta pernyataan dapat membantu seseorang ketika perlu membuktikan bahwa ia pernah menyampaikan suatu pernyataan pada waktu tertentu.

Namun, kekuatan pembuktian tersebut tetap mengikuti batas kewenangan notaris dan sifat keterangan yang tercantum dalam akta. Notaris tidak otomatis menjamin kebenaran materi setiap pernyataan penghadap.

3. Mengurangi Risiko Perselisihan

Dalam hubungan hukum, perbedaan pemahaman sering kali memicu konflik. Kondisi tersebut dapat muncul karena kurangnya dokumentasi atau perbedaan ingatan mengenai suatu peristiwa.

Melalui akta pernyataan, seseorang dapat memberikan penegasan secara tertulis mengenai hal yang berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.

Sebagai contoh, para pihak mungkin membutuhkan pernyataan mengenai tanggung jawab, pengakuan suatu keadaan, atau penegasan atas kesepakatan tertentu.

Dengan adanya dokumen autentik, para pihak memiliki dasar tertulis yang lebih jelas ketika menghadapi perbedaan pendapat.

Baca juga : Biaya Pembuatan Akta Notaris dan Faktor yang Memengaruhinya

4. Mendukung Kebutuhan Administrasi

Akta pernyataan juga dapat membantu memenuhi kebutuhan administrasi pada lembaga atau instansi tertentu.

Sebagai contoh, seseorang mungkin memerlukan pernyataan resmi mengenai suatu status, hubungan keluarga, kepemilikan dokumen, atau kondisi tertentu sesuai persyaratan instansi yang bersangkutan.

Meskipun demikian, setiap instansi memiliki kebijakan dan ketentuan administrasi tersendiri. Oleh karena itu, pemohon sebaiknya memastikan terlebih dahulu bahwa instansi tujuan memang menerima akta pernyataan notaris sebagai dokumen pendukung.

Jenis Pernyataan yang Dapat Dituangkan dalam Akta Notaris

Pada dasarnya, notaris dapat membantu menuangkan berbagai pernyataan sepanjang materi tersebut termasuk dalam kewenangannya dan tidak bertentangan dengan hukum.

Beberapa contoh kebutuhan pembuatan akta pernyataan antara lain sebagai berikut.

1. Pernyataan Pengakuan atau Penegasan

Jenis pernyataan ini memuat pengakuan seseorang mengenai suatu keadaan atau fakta yang berkaitan dengan kepentingan hukumnya.

Contohnya meliputi pengakuan atas suatu keadaan, penegasan tanggung jawab, atau keterangan mengenai hubungan hukum tertentu.

2. Pernyataan Kesanggupan

Pernyataan kesanggupan memuat komitmen seseorang untuk melaksanakan kewajiban atau tanggung jawab tertentu.

Sebagai contoh, seseorang dapat menyatakan kesanggupan untuk memenuhi kewajiban administratif atau menjalankan tanggung jawab sesuai ketentuan yang berlaku.

Namun, apabila pernyataan tersebut melahirkan kewajiban kontraktual bagi beberapa pihak, notaris perlu mempertimbangkan bentuk akta perjanjian yang lebih sesuai.

Baca juga : Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Notaris? Ini Tahapannya

3. Pernyataan Mengenai Status atau Keadaan

Seseorang terkadang memerlukan dokumen resmi untuk menjelaskan suatu status atau keadaan tertentu.

Misalnya, pernyataan mengenai status pribadi, hubungan keluarga, atau keterangan lain yang berkaitan dengan kepentingan administratif dan hukum.

Dalam hal ini, notaris harus memperhatikan dokumen pendukung serta batas kewenangannya. Akta pernyataan tidak otomatis menggantikan surat keterangan atau penetapan dari instansi yang memiliki kewenangan khusus.

4. Pernyataan Tanggung Jawab

Pernyataan tanggung jawab memuat penegasan seseorang mengenai kewajiban atau risiko yang berkaitan dengan tindakan tertentu.

Sebagai contoh, seseorang dapat menyatakan tanggung jawab atas penggunaan suatu dokumen atau pelaksanaan kewajiban tertentu.

Akan tetapi, isi pernyataan harus memiliki tujuan yang jelas dan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan maupun hak pihak lain.

Baca juga : Jasa Pembuatan Akta Notaris untuk Perorangan dan Perusahaan

Syarat Pembuatan Akta Pernyataan Notaris

Sebelum mengajukan permohonan, calon penghadap perlu menyiapkan beberapa persyaratan agar notaris dapat memproses pembuatan akta secara tepat.

Persyaratan tersebut dapat berbeda sesuai jenis pernyataan, jumlah penghadap, serta kepentingan hukum yang mendasarinya. Namun, secara umum terdapat beberapa dokumen dan ketentuan yang perlu pemohon perhatikan.

1. Identitas Penghadap

Pemohon perlu menyiapkan identitas diri yang masih berlaku, seperti:

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP).
2. Kartu Keluarga (KK), apabila notaris memerlukannya.
3. Paspor bagi warga negara asing.
4. Identitas tambahan sesuai kebutuhan akta.

Selanjutnya, notaris akan memeriksa kesesuaian identitas tersebut dengan keterangan yang penghadap sampaikan.

2. Dokumen Pendukung Pernyataan

Pemohon perlu menyiapkan dokumen yang berkaitan dengan materi pernyataan.

Sebagai contoh, apabila seseorang ingin menyampaikan pernyataan mengenai kepemilikan suatu dokumen, ia perlu membawa dokumen terkait sebagai bahan pemeriksaan.

Selain itu, notaris mungkin meminta surat keterangan, dokumen keluarga, bukti hubungan hukum, atau dokumen lain sesuai kebutuhan.

Kelengkapan dokumen sangat membantu notaris dalam memahami latar belakang serta tujuan pembuatan akta.

Baca juga : Perbedaan Akta Notaris, Akta Bawah Tangan, dan Legalisasi

3. Kecakapan Hukum Penghadap

Undang-Undang Jabatan Notaris melalui Pasal 39 mengatur bahwa penghadap harus berumur paling rendah 18 tahun atau telah menikah serta cakap melakukan perbuatan hukum.

Ketentuan ini penting karena setiap pernyataan yang seseorang sampaikan melalui akta notaris harus berasal dari pihak yang memiliki kapasitas hukum.

Apabila seseorang bertindak sebagai wakil, notaris juga perlu memeriksa dasar kewenangannya, misalnya surat kuasa atau dokumen lain yang relevan.

4. Isi Pernyataan yang Jelas

Pemohon perlu menjelaskan secara lengkap maksud dan tujuan pembuatan akta.

Isi pernyataan sebaiknya mencakup beberapa unsur, antara lain:

1. Identitas pihak yang menyampaikan pernyataan.
2. Pokok pernyataan atau keterangan.
3. Latar belakang pernyataan.
4. Tujuan pembuatan akta.
5. Tanggung jawab atau konsekuensi hukum yang berkaitan.

Dengan uraian yang jelas, notaris dapat menentukan bentuk akta yang paling sesuai dengan kebutuhan pemohon.

5. Kehadiran Saksi dan Pihak Terkait

Dalam pembuatan akta notaris, undang-undang mengatur ketentuan mengenai saksi akta. Pasal 40 UU Jabatan Notaris pada prinsipnya mensyaratkan kehadiran 2 orang saksi yang memenuhi persyaratan hukum.

Selain itu, apabila pernyataan menyangkut kepentingan pihak lain, notaris dapat meminta kehadiran pihak terkait sesuai karakter dan kebutuhan akta.

Oleh karena itu, pemohon sebaiknya berkonsultasi terlebih dahulu mengenai jumlah orang yang perlu hadir saat penandatanganan.

Baca juga : Syarat dan Prosedur Pembuatan Akta Perjanjian Notaris

Prosedur Pembuatan Akta Pernyataan Notaris

Proses pembuatan akta pernyataan notaris memerlukan beberapa tahapan. Setiap tahapan memiliki peran penting agar notaris dapat menyusun dokumen sesuai kehendak penghadap sekaligus memenuhi ketentuan hukum.

1. Konsultasi dengan Notaris

Tahap pertama dimulai dengan konsultasi mengenai tujuan pembuatan akta.

Pada tahap ini, pemohon menjelaskan jenis pernyataan, latar belakang kebutuhan, serta pihak yang berkepentingan.

Selanjutnya, notaris akan mempelajari informasi tersebut dan memberikan penjelasan mengenai bentuk akta yang paling tepat.

Apabila kebutuhan pemohon sebenarnya berkaitan dengan perjanjian, pengakuan utang, atau peralihan hak, notaris dapat menyarankan jenis akta lain yang memiliki kesesuaian lebih baik.

2. Menyiapkan Persyaratan Administrasi

Setelah konsultasi, pemohon perlu melengkapi dokumen sesuai arahan notaris.

Dokumen tersebut biasanya mencakup identitas diri, dokumen pendukung, serta informasi mengenai isi pernyataan.

Selain itu, pemohon harus memastikan seluruh keterangan memiliki dasar yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan.

Kelengkapan administrasi akan membantu mempercepat proses penyusunan akta sekaligus mengurangi kemungkinan revisi.

Baca juga : Akta Notaris Perusahaan: Jenis, Syarat, dan Prosedur Pembuatan

3. Pemeriksaan Identitas dan Keterangan

Selanjutnya, notaris memeriksa identitas serta kapasitas hukum penghadap.

Notaris juga menelaah materi pernyataan untuk memastikan bahwa isinya tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan.

Pada tahap ini, pemohon harus memberikan keterangan secara jujur dan terbuka. Apabila terdapat informasi yang belum jelas, notaris dapat meminta penjelasan tambahan.

4. Penyusunan Konsep Akta

Setelah memperoleh informasi yang cukup, notaris mulai menyusun konsep akta berdasarkan keterangan dan kehendak penghadap.

Konsep tersebut memuat identitas para pihak, pokok pernyataan, serta bagian lain sesuai ketentuan bentuk akta notaris.

Selanjutnya, pemohon perlu memeriksa kembali seluruh isi konsep. Pemeriksaan ini bertujuan memastikan bahwa setiap kalimat benar-benar mencerminkan maksud pernyataan.

Apabila terdapat kekeliruan, pemohon dapat menyampaikan koreksi sebelum proses penandatanganan.

5. Pembacaan dan Penandatanganan Akta

Setelah konsep mencapai kesesuaian, notaris membacakan akta kepada penghadap dengan kehadiran saksi sesuai ketentuan hukum.

Pembacaan tersebut memberikan kesempatan kepada penghadap untuk memahami seluruh isi akta sebelum membubuhkan tanda tangan.

Jika seluruh isi sudah sesuai, penghadap, saksi, dan notaris menandatangani akta sesuai ketentuan yang berlaku.

Tahap ini sangat penting karena tanda tangan menunjukkan bahwa para pihak telah mengikuti proses pembuatan akta dan menyetujui keterangan yang tercantum sesuai kapasitas masing-masing.

6. Penerbitan Salinan Akta

Setelah penandatanganan, notaris menyimpan minuta akta sebagai bagian dari Protokol Notaris.

Selanjutnya, notaris dapat memberikan salinan akta kepada pihak yang berhak sesuai ketentuan hukum.

Salinan tersebut menjadi dokumen yang dapat pemohon gunakan untuk memenuhi kebutuhan administrasi maupun kepentingan hukum.

Pemohon sebaiknya menyimpan salinan akta secara aman agar dapat menggunakannya ketika membutuhkan bukti atas pernyataan yang pernah ia sampaikan.

Baca juga : Pembuatan Akta Notaris untuk Keperluan Luar Negeri dan Apostille

Biaya Pembuatan Akta Pernyataan Notaris

Biaya pembuatan akta pernyataan notaris tidak selalu sama. Besarnya biaya dapat bergantung pada tingkat kerumitan akta, jumlah pihak yang terlibat, kebutuhan pemeriksaan dokumen, serta pekerjaan administratif yang menyertainya.

Selain itu, panjang dan kompleksitas isi akta juga dapat memengaruhi perhitungan biaya jasa notaris.

Oleh karena itu, pemohon sebaiknya meminta informasi biaya sejak tahap konsultasi awal. Langkah tersebut membantu pemohon menyiapkan anggaran sekaligus memahami komponen biaya yang perlu ia tanggung.

Pemohon juga dapat menanyakan apakah biaya sudah mencakup penyusunan akta, salinan, administrasi, dan kebutuhan tambahan lainnya.

Dengan komunikasi yang jelas sejak awal, proses pembuatan akta dapat berjalan lebih terencana tanpa menimbulkan kesalahpahaman mengenai biaya.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membuat Akta Pernyataan

Meskipun akta pernyataan memiliki fungsi penting, pemohon tetap perlu memperhatikan beberapa hal agar dokumen tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan hukum.

Pertama, pastikan seluruh informasi yang tercantum memiliki dasar kebenaran. Jangan menyampaikan keterangan palsu atau menggunakan akta untuk menutupi tindakan yang bertentangan dengan hukum.

Kedua, pahami konsekuensi hukum dari setiap pernyataan. Sebab, suatu pengakuan atau kesanggupan dapat menimbulkan akibat hukum bagi pihak yang menyatakannya.

Ketiga, periksa kembali seluruh isi akta sebelum penandatanganan. Perhatikan identitas, tanggal, uraian pernyataan, serta keterangan pendukung lainnya.

Keempat, pastikan jenis akta sesuai dengan tujuan. Tidak semua kebutuhan hukum dapat terpenuhi melalui akta pernyataan. Dalam kondisi tertentu, pemohon mungkin memerlukan akta perjanjian, surat kuasa, atau dokumen hukum lain.

Terakhir, pilih notaris yang memiliki kewenangan sesuai wilayah jabatan dan mampu memberikan penjelasan hukum secara profesional. Dengan demikian, pemohon dapat memahami proses sekaligus menghindari kesalahan dalam menentukan bentuk dokumen.

Pentingnya Akta Pernyataan Notaris

Pembuatan akta pernyataan notaris merupakan salah satu langkah penting untuk memberikan kepastian hukum terhadap suatu keterangan, pengakuan, kesanggupan, maupun keadaan tertentu. Melalui kewenangan notaris sebagai pejabat umum, seseorang dapat menuangkan pernyataannya ke dalam akta autentik yang memiliki kekuatan pembuktian sesuai ketentuan hukum.

Proses pembuatannya mencakup konsultasi, persiapan dokumen, pemeriksaan identitas, penyusunan konsep, pembacaan, penandatanganan, hingga penerbitan salinan akta. Setiap tahapan memerlukan ketelitian agar isi dokumen benar-benar mencerminkan kehendak penghadap dan memenuhi persyaratan hukum.

Oleh karena itu, sebelum mengajukan permohonan, pastikan seluruh dokumen telah lengkap dan tujuan pembuatan akta sudah jelas. Konsultasi dengan notaris juga menjadi langkah penting untuk menentukan bentuk akta yang paling sesuai.

Dengan persiapan yang matang dan pemahaman hukum yang baik, akta pernyataan notaris dapat menjadi salah satu instrumen pendukung kepastian hukum sekaligus membantu melindungi kepentingan para pihak dalam berbagai urusan hukum dan administrasi.

Konsultasikan Pengurusan Dokumen Anda Sekarang