Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Notaris? Ini Tahapannya

Akta notaris merupakan salah satu dokumen hukum yang memiliki peran penting dalam berbagai aktivitas masyarakat, mulai dari pendirian perusahaan, perjanjian kerja sama, jual beli, hingga pengurusan berbagai kepentingan hukum lainnya. Keberadaan akta notaris membantu para pihak memperoleh kepastian hukum sekaligus memperjelas hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam suatu perbuatan hukum.

Namun, sebelum membuat akta notaris, banyak orang sering mempertanyakan berapa lama waktu yang diperlukan hingga dokumen tersebut selesai. Apakah prosesnya bisa selesai dalam 1 hari? Atau justru membutuhkan waktu beberapa minggu?

Pada dasarnya, durasi pembuatan akta notaris bergantung pada jenis akta, kelengkapan dokumen, tingkat kerumitan permasalahan, serta kesiapan para pihak yang berkepentingan. Selain itu, notaris juga perlu melakukan pemeriksaan dan penyusunan dokumen secara cermat agar setiap ketentuan hukum terpenuhi.

Oleh karena itu, memahami tahapan pembuatan akta notaris menjadi hal penting sebelum seseorang mengajukan permohonan kepada notaris. Dengan begitu, Anda dapat mempersiapkan segala kebutuhan sejak awal dan memperkirakan waktu penyelesaian secara lebih realistis.

Baca juga : apa itu Akta Notaris? : Fungsi, Jenis, dan Dasar Hukum

Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Notaris?

Secara umum, proses pembuatan akta notaris dapat berlangsung mulai dari 1 hari hingga beberapa minggu. Namun, angka tersebut bukan ketentuan waktu yang berlaku untuk seluruh jenis akta. Setiap permohonan memiliki kebutuhan pemeriksaan, penyusunan, dan administrasi yang berbeda.

Sebagai gambaran, pembuatan akta yang memiliki isi sederhana dan menggunakan dokumen lengkap biasanya membutuhkan waktu lebih singkat. Sebaliknya, akta yang melibatkan banyak pihak, transaksi bernilai besar, aset, atau persyaratan administratif tambahan membutuhkan waktu lebih panjang.

Berikut perkiraan durasi berdasarkan tingkat kerumitan pekerjaan:

1. Akta sederhana: Sekitar 1–3 hari kerja apabila seluruh persyaratan sudah lengkap dan para pihak siap melakukan penandatanganan.
2. Akta dengan kebutuhan pemeriksaan tambahan: Sekitar 3–7 hari kerja, terutama apabila notaris perlu memeriksa dokumen atau menyesuaikan isi perjanjian.
3. Akta yang melibatkan banyak pihak atau persyaratan khusus: Dapat membutuhkan waktu 1–2 minggu atau lebih, bergantung pada kompleksitas transaksi dan kesiapan seluruh pihak.
4. Akta yang memerlukan proses lanjutan pada instansi lain: Dapat membutuhkan waktu beberapa minggu hingga beberapa bulan, bergantung pada prosedur instansi terkait.

Perlu Anda pahami bahwa perkiraan tersebut hanya gambaran umum, bukan standar waktu resmi yang pemerintah tetapkan. Selain itu, waktu pembuatan akta notaris tidak selalu sama dengan waktu penyelesaian seluruh proses administrasi yang berkaitan dengan akta tersebut.

Baca juga : Syarat dan Dokumen untuk Pembuatan Akta Notaris

Tahapan Proses Pembuatan Akta Notaris

Untuk memahami waktu penyelesaiannya secara lebih jelas, Anda perlu mengetahui setiap tahapan pembuatan akta. Pada umumnya, notaris menjalankan beberapa langkah mulai dari konsultasi awal hingga penyerahan salinan akta kepada pihak yang berkepentingan.

Baca juga : Cara Membuat Akta Notaris dari Awal sampai Selesai

1. Konsultasi Awal dengan Notaris

Tahap pertama dimulai melalui konsultasi antara pemohon dan notaris. Pada tahap ini, pemohon perlu menjelaskan tujuan pembuatan akta, jenis perbuatan hukum yang ingin para pihak lakukan, serta informasi lain yang berkaitan dengan kebutuhan tersebut.

Sebagai contoh, seseorang yang ingin membuat akta pendirian perusahaan perlu menjelaskan bidang usaha, susunan pemegang saham, jumlah modal, serta struktur kepengurusan perusahaan.

Sementara itu, seseorang yang ingin membuat akta perjanjian kerja sama perlu menjelaskan identitas para pihak, ruang lingkup kerja sama, hak dan kewajiban, serta ketentuan yang ingin mereka sepakati.

Selanjutnya, notaris akan memberikan penjelasan mengenai jenis akta yang sesuai dengan kebutuhan pemohon. Notaris juga dapat menyampaikan persyaratan dokumen, perkiraan biaya, serta estimasi waktu penyelesaian.

Tahap konsultasi ini sangat penting karena membantu notaris memahami maksud dan tujuan para pihak sebelum menyusun akta.

2. Persiapan dan Penyerahan Dokumen Persyaratan

Setelah konsultasi selesai, pemohon perlu menyiapkan dokumen sesuai jenis akta yang ingin mereka buat. Kelengkapan dokumen menjadi salah satu faktor utama yang menentukan cepat atau lambatnya proses pembuatan akta.

Pada umumnya, beberapa dokumen yang sering notaris minta meliputi:

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP) para pihak.
2. Kartu Keluarga (KK) apabila relevan dengan kebutuhan akta.
3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), apabila diperlukan.
4. Dokumen pendukung yang berkaitan dengan objek perjanjian.
5. Surat kuasa apabila seseorang bertindak sebagai wakil pihak lain.
6. Dokumen perusahaan apabila salah satu pihak merupakan badan hukum.
7. Dokumen tambahan sesuai jenis perbuatan hukum.

Namun, perlu Anda ketahui bahwa setiap jenis akta memiliki persyaratan berbeda. Sebagai contoh, pembuatan akta jual beli tanah membutuhkan dokumen pertanahan dan perpajakan yang relevan. Sementara itu, pendirian badan usaha membutuhkan informasi mengenai pendiri, modal, kegiatan usaha, serta susunan pengurus.

Setelah menerima dokumen, notaris akan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian informasi. Apabila terdapat kekurangan, notaris akan meminta pemohon melengkapi persyaratan tersebut sebelum melanjutkan proses berikutnya.

Baca juga : Biaya Pembuatan Akta Notaris dan Faktor yang Memengaruhinya

3. Pemeriksaan Identitas dan Keabsahan Dokumen

Selanjutnya, notaris melakukan pemeriksaan terhadap identitas para pihak dan dokumen pendukung. Tahap ini bertujuan memastikan bahwa setiap pihak memiliki kecakapan hukum serta kewenangan untuk melakukan perbuatan hukum sesuai kebutuhan akta.

Notaris juga perlu memperhatikan kesesuaian nama, alamat, nomor identitas, status hukum, dan informasi lain yang berkaitan dengan isi akta.

Apabila suatu pihak bertindak atas nama perusahaan, notaris perlu memeriksa dokumen yang menunjukkan kewenangan orang tersebut dalam mewakili badan hukum. Dengan demikian, notaris dapat memastikan bahwa orang yang hadir memang memiliki dasar kewenangan untuk bertindak.

Selain itu, notaris perlu memahami maksud dan kehendak para pihak secara saksama. Pemeriksaan ini penting untuk menghindari kesalahan identitas, ketidaksesuaian informasi, maupun potensi perselisihan pada kemudian hari.

Oleh sebab itu, tahap pemeriksaan dokumen tidak boleh dianggap sebagai formalitas semata. Ketelitian pada tahap ini justru membantu menjaga kualitas dan kekuatan pembuktian akta.

Baca juga : Jasa Pembuatan Akta Notaris untuk Perorangan dan Perusahaan

4. Penyusunan dan Perumusan Isi Akta

Setelah seluruh dokumen dan informasi memenuhi kebutuhan, notaris mulai menyusun konsep akta. Pada tahap ini, notaris merumuskan keterangan para pihak, maksud perbuatan hukum, serta ketentuan yang mereka kehendaki ke dalam bentuk dokumen hukum.

Penyusunan akta harus mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan, terutama Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah mengalami perubahan melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014.

Secara umum, akta notaris memiliki 3 bagian utama, yaitu:

A. Awal atau kepala akta

Bagian ini memuat judul akta, nomor akta, waktu pembuatan, serta identitas dan kedudukan notaris.

B. Badan akta

Bagian ini memuat identitas para penghadap, kapasitas atau kedudukan mereka, serta isi pernyataan dan kehendak para pihak.

C. Akhir atau penutup akta

Bagian ini memuat keterangan mengenai pembacaan, penandatanganan, saksi, serta informasi lain yang berkaitan dengan proses pembuatan akta.

Selanjutnya, notaris perlu memastikan bahwa setiap rumusan memiliki makna hukum yang jelas. Apabila terdapat ketentuan yang berpotensi menimbulkan perbedaan penafsiran, notaris dapat meminta penjelasan tambahan kepada para pihak.

Baca juga : Perbedaan Akta Notaris, Akta Bawah Tangan, dan Legalisasi

5. Pemeriksaan dan Persetujuan Konsep Akta

Setelah menyusun konsep akta, notaris perlu memberikan kesempatan kepada para pihak untuk memeriksa kesesuaian isi dokumen dengan kesepakatan mereka.

Pada tahap ini, para pihak perlu membaca setiap ketentuan secara teliti. Mereka harus memastikan bahwa identitas, nilai transaksi, objek perjanjian, jangka waktu, serta hak dan kewajiban sudah sesuai dengan kesepakatan.

Selain itu, para pihak perlu menyampaikan keberatan atau permintaan perbaikan apabila menemukan informasi yang kurang tepat.

Sebagai contoh, dalam akta perjanjian kerja sama, para pihak perlu memastikan bahwa pembagian keuntungan, tanggung jawab, mekanisme pembayaran, serta penyelesaian perselisihan sudah memiliki rumusan yang jelas.

Apabila terdapat perubahan, notaris akan menyesuaikan konsep akta sesuai ketentuan hukum dan kehendak para pihak.

Namun, apabila seluruh isi sudah sesuai, proses dapat berlanjut menuju tahap pembacaan dan penandatanganan. Dengan demikian, pemeriksaan konsep akta membantu mencegah kesalahan yang berpotensi menimbulkan masalah hukum pada kemudian hari.

6. Pembacaan dan Penandatanganan Akta

Tahap berikutnya merupakan salah satu bagian terpenting dalam proses pembuatan akta notaris, yaitu pembacaan dan penandatanganan.

Berdasarkan ketentuan Undang-Undang Jabatan Notaris, notaris pada prinsipnya wajib membacakan akta kepada para penghadap dengan kehadiran saksi, kecuali apabila undang-undang mengatur pengecualian tertentu.

Melalui pembacaan tersebut, para pihak dapat memahami isi akta secara langsung sebelum membubuhkan tanda tangan.

Apabila seluruh pihak sudah memahami dan menyetujui isinya, mereka dapat melanjutkan proses penandatanganan bersama saksi dan notaris.

Penandatanganan ini menjadi bagian penting dalam memenuhi formalitas pembuatan akta autentik. Oleh karena itu, para pihak perlu hadir sesuai jadwal yang telah mereka sepakati bersama notaris.

Selain itu, apabila terdapat pihak yang tidak dapat hadir atau memiliki keterbatasan tertentu, pemohon perlu membicarakan kondisi tersebut dengan notaris sejak awal agar notaris dapat menilai ketentuan hukum yang berlaku.

Baca juga : Syarat dan Prosedur Pembuatan Akta Perjanjian Notaris

7. Penerbitan Salinan Akta dan Penyerahan kepada Pemohon

Setelah seluruh proses pembacaan dan penandatanganan selesai, notaris menyimpan minuta akta sebagai bagian dari Protokol Notaris.

Minuta akta merupakan dokumen asli yang memuat tanda tangan para penghadap, saksi, dan notaris sesuai ketentuan hukum.

Selanjutnya, notaris dapat menerbitkan salinan akta atau kutipan akta sesuai kebutuhan pihak yang berkepentingan.

Salinan tersebut memiliki isi yang sama dengan minuta akta sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Oleh karena itu, pemohon perlu menyimpan salinan akta secara baik agar dapat menggunakannya ketika membutuhkan bukti hukum.

Namun, perlu Anda perhatikan bahwa penyerahan salinan akta tidak selalu berarti seluruh proses administrasi telah selesai. Beberapa jenis akta masih membutuhkan tindak lanjut, seperti pengajuan kepada instansi terkait, pencatatan, atau pemenuhan kewajiban administratif lainnya.

Faktor yang Memengaruhi Lama Pembuatan Akta Notaris

Meskipun setiap notaris memiliki alur pelayanan masing-masing, terdapat beberapa faktor yang dapat memengaruhi durasi pembuatan akta.

1. Kelengkapan Dokumen Pemohon

Kelengkapan dokumen menjadi faktor yang sangat menentukan. Apabila pemohon sudah menyiapkan seluruh persyaratan sejak awal, notaris dapat segera melakukan pemeriksaan dan menyusun konsep akta.

Sebaliknya, dokumen yang kurang lengkap dapat memperpanjang waktu pengerjaan karena pemohon perlu mencari, memperbaiki, atau melengkapi persyaratan tambahan.

Baca juga : Pembuatan Akta Pernyataan Notaris: Fungsi, Syarat, dan Prosedur

2. Jenis dan Tingkat Kerumitan Akta

Setiap jenis akta memiliki tingkat kerumitan berbeda. Akta yang hanya memuat pernyataan sederhana tentu membutuhkan proses yang berbeda dengan akta yang melibatkan transaksi bisnis, aset bernilai besar, atau beberapa pihak sekaligus.

Selain itu, semakin banyak ketentuan yang perlu para pihak sepakati, semakin besar pula kebutuhan waktu untuk menyusun dan memeriksa isi akta.

3. Kesiapan Para Pihak

Proses pembuatan akta juga bergantung pada kesiapan seluruh pihak. Apabila salah satu pihak belum dapat hadir, belum menyetujui isi konsep, atau belum melengkapi dokumen, proses dapat mengalami penundaan.

Oleh karena itu, komunikasi yang baik antara pemohon dan seluruh pihak terkait sangat membantu mempercepat penyelesaian.

4. Jadwal dan Beban Kerja Notaris

Notaris memiliki jadwal pelayanan dan tanggung jawab profesional lainnya. Karena itu, waktu konsultasi, pemeriksaan dokumen, penyusunan akta, serta penandatanganan perlu menyesuaikan ketersediaan notaris dan para pihak.

Untuk menghindari antrean atau benturan jadwal, sebaiknya pemohon membuat janji terlebih dahulu sebelum datang ke kantor notaris.

Baca juga : Akta Notaris Perusahaan: Jenis, Syarat, dan Prosedur Pembuatan

Tips agar Proses Pembuatan Akta Notaris Lebih Cepat

Apabila Anda ingin menyelesaikan pembuatan akta dalam waktu singkat, beberapa langkah berikut dapat membantu memperlancar prosesnya.

1. Tentukan jenis akta sejak awal. Jelaskan kebutuhan Anda secara spesifik agar notaris dapat menentukan bentuk akta yang sesuai.
2. Siapkan seluruh dokumen persyaratan. Periksa kembali identitas dan dokumen pendukung sebelum mengajukan permohonan.
3. Sampaikan informasi secara lengkap. Berikan keterangan yang benar mengenai maksud, tujuan, dan kesepakatan para pihak.
4. Pastikan seluruh pihak siap. Koordinasikan jadwal konsultasi dan penandatanganan agar tidak terjadi penundaan.
5. Periksa konsep akta dengan teliti. Segera sampaikan apabila terdapat kesalahan atau ketentuan yang perlu penyesuaian.
6. Tanyakan estimasi waktu kepada notaris. Mintalah perkiraan penyelesaian berdasarkan jenis akta dan kelengkapan dokumen Anda.

Selain langkah tersebut, pilih notaris yang memiliki kompetensi dan pengalaman sesuai kebutuhan hukum Anda. Dengan begitu, proses konsultasi maupun penyusunan akta dapat berjalan lebih terarah.

Apakah Pembuatan Akta Notaris Bisa Selesai dalam 1 Hari?

Jawabannya, bisa. Namun, tidak semua jenis akta memungkinkan penyelesaian dalam waktu 1 hari.

Pembuatan akta sederhana berpeluang selesai pada hari yang sama apabila pemohon sudah melengkapi dokumen, seluruh pihak memiliki kesiapan, dan notaris mempunyai waktu untuk menyelesaikan proses pemeriksaan serta penyusunan akta.

Sebagai contoh, akta yang tidak membutuhkan pemeriksaan tambahan atau keterlibatan instansi lain dapat memiliki proses yang relatif singkat.

Namun, kondisi tersebut berbeda dengan pembuatan akta yang memerlukan pemeriksaan aset, verifikasi kewenangan perusahaan, persetujuan beberapa pihak, atau pemenuhan persyaratan administratif tambahan.

Selain itu, pemohon perlu membedakan antara waktu pembuatan akta dan waktu penyelesaian seluruh proses hukum yang berkaitan dengan akta tersebut.

Oleh karena itu, sebaiknya jangan hanya berpatokan pada janji penyelesaian dalam 1 hari. Pastikan notaris memiliki waktu yang cukup untuk memeriksa seluruh persyaratan dan menyusun akta secara cermat.

Baca juga : Pembuatan Akta Notaris untuk Keperluan Luar Negeri dan Apostille

Pentingnya Ketepatan dalam Pembuatan Akta

Lama proses pembuatan akta notaris bergantung pada jenis akta, kelengkapan dokumen, tingkat kerumitan, kesiapan para pihak, serta jadwal pelayanan notaris. Secara umum, akta sederhana dapat selesai dalam 1–3 hari kerja, sedangkan akta yang membutuhkan pemeriksaan dan persyaratan tambahan dapat memerlukan waktu lebih panjang.

Adapun tahapan pembuatan akta notaris mencakup konsultasi awal, persiapan dokumen, pemeriksaan identitas, penyusunan konsep, pemeriksaan isi akta, pembacaan dan penandatanganan, hingga penerbitan salinan akta.

Dengan memahami setiap tahapan tersebut, Anda dapat mempersiapkan kebutuhan secara lebih matang dan mengurangi risiko keterlambatan. Selain itu, pastikan Anda memilih notaris yang berwenang, teliti, dan mampu memberikan penjelasan mengenai proses hukum sesuai kebutuhan.

Pada akhirnya, kecepatan bukan satu-satunya hal yang perlu Anda pertimbangkan. Ketepatan isi, kepatuhan terhadap ketentuan hukum, dan kejelasan hak serta kewajiban para pihak justru menjadi aspek utama dalam pembuatan akta notaris. Sebab, akta yang tersusun secara cermat dapat membantu memberikan kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak pada masa mendatang.

Konsultasikan Pengurusan Dokumen Anda Sekarang