Akta Notaris Perusahaan: Jenis, Syarat, dan Prosedur Pembuatan

Dalam dunia bisnis, legalitas perusahaan menjadi salah satu aspek penting yang harus mendapatkan perhatian sejak awal pendirian usaha. Setiap pelaku usaha perlu memastikan bahwa kegiatan bisnisnya memiliki landasan hukum yang jelas agar mampu memberikan perlindungan bagi pemilik, pemegang saham, pengurus, maupun pihak lain yang menjalin hubungan kerja sama. Salah satu dokumen penting yang mendukung legalitas tersebut adalah akta notaris perusahaan.

Akta notaris perusahaan merupakan dokumen hukum yang memuat keterangan mengenai pendirian perusahaan, kesepakatan para pendiri, susunan pengurus, modal, hingga ketentuan operasional badan usaha. Melalui dokumen ini, para pendiri dapat menuangkan kesepakatan secara resmi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Selain berfungsi sebagai bukti tertulis, akta notaris juga memiliki peran penting dalam proses administrasi badan hukum. Sebagai contoh, pendirian Perseroan Terbatas (PT) memerlukan akta pendirian yang memuat anggaran dasar perusahaan. Selanjutnya, notaris membantu mengurus permohonan pengesahan badan hukum melalui sistem Administrasi Hukum Umum (AHU) Kementerian Hukum.

Namun, pembuatan akta notaris perusahaan tidak hanya berlaku untuk pendirian usaha. Perusahaan yang telah beroperasi juga membutuhkan akta untuk mencatat perubahan susunan direksi, komisaris, pemegang saham, modal, maupun anggaran dasar.

Oleh karena itu, pemahaman mengenai jenis, persyaratan, dan prosedur pembuatan akta notaris perusahaan sangat penting bagi setiap pelaku usaha. Dengan memahami seluruh proses tersebut, perusahaan dapat menjaga kepastian hukum sekaligus meminimalkan risiko sengketa pada masa mendatang.

Baca juga : apa itu Akta Notaris? : Fungsi, Jenis, dan Dasar Hukum

Pengertian Akta Notaris Perusahaan dan Fungsinya

Akta notaris perusahaan merupakan akta autentik yang memuat perbuatan hukum, pernyataan, kesepakatan, atau keputusan yang berkaitan dengan suatu badan usaha. Notaris menyusun akta berdasarkan keterangan dan kehendak para pihak dengan tetap memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku.

Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah mengalami perubahan melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 memberikan kewenangan kepada notaris untuk membuat akta autentik. Kewenangan tersebut mencakup berbagai perbuatan hukum yang membutuhkan bukti tertulis dengan kekuatan pembuktian sesuai ketentuan hukum.

Dalam praktik bisnis, akta notaris perusahaan mempunyai beberapa fungsi utama, antara lain:

1. Sebagai bukti hukum: Akta mencatat kesepakatan dan pernyataan para pihak secara autentik.
2. Sebagai dasar pendirian perusahaan: Akta pendirian memuat identitas, tujuan usaha, modal, serta struktur organisasi perusahaan.
3. Sebagai dasar perubahan data perusahaan: Perusahaan dapat menggunakan akta untuk mencatat perubahan anggaran dasar dan informasi perseroan.
4. Sebagai perlindungan para pihak: Akta membantu memperjelas hak, kewajiban, serta tanggung jawab setiap pihak.
5. Sebagai dokumen administrasi: Akta mendukung berbagai proses pengurusan legalitas perusahaan, termasuk pengesahan badan hukum dan administrasi perizinan.

Dengan demikian, akta notaris bukan sekadar dokumen pelengkap, melainkan salah satu instrumen penting untuk menjaga ketertiban hukum dalam kegiatan bisnis.

Baca juga : Syarat dan Dokumen untuk Pembuatan Akta Notaris

Jenis-Jenis Akta Notaris Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai kebutuhan hukum yang berbeda, tergantung pada bentuk badan usaha, kegiatan operasional, serta perkembangan bisnisnya. Oleh sebab itu, terdapat beberapa jenis akta notaris yang umum digunakan dalam kegiatan perusahaan.

1. Akta Pendirian Perusahaan

Akta pendirian perusahaan merupakan dokumen utama yang memuat kesepakatan para pendiri ketika membentuk suatu badan usaha. Untuk pendirian PT, akta ini memuat anggaran dasar serta keterangan lain yang relevan sesuai ketentuan hukum.

Beberapa informasi penting dalam akta pendirian PT meliputi:

1. Nama dan tempat kedudukan perusahaan.
2. Maksud, tujuan, serta kegiatan usaha.
3. Jangka waktu berdirinya perusahaan.
4. Besaran modal dasar, modal ditempatkan, dan modal disetor.
5. Jumlah saham beserta nilai nominalnya.
6. Identitas para pendiri dan pemegang saham.
7. Susunan direksi dan dewan komisaris.
8. Ketentuan mengenai rapat umum pemegang saham.

Akta pendirian menjadi dasar bagi perusahaan untuk mengajukan pengesahan badan hukum kepada Menteri Hukum. Setelah memperoleh keputusan pengesahan, PT resmi memiliki status sebagai badan hukum.

Baca juga : Cara Membuat Akta Notaris dari Awal sampai Selesai

2. Akta Perubahan Anggaran Dasar

Seiring perkembangan usaha, perusahaan mungkin perlu menyesuaikan ketentuan dalam anggaran dasarnya. Perubahan tersebut dapat berkaitan dengan nama perusahaan, tempat kedudukan, maksud dan tujuan, kegiatan usaha, modal, maupun ketentuan lainnya.

Akta perubahan anggaran dasar berfungsi untuk mencatat keputusan perusahaan mengenai perubahan tersebut.

Namun, perusahaan perlu memperhatikan perbedaan antara perubahan yang memerlukan persetujuan Menteri dan perubahan yang cukup melalui pemberitahuan kepada Menteri. Jenis perubahan menentukan prosedur administrasi yang harus perusahaan tempuh melalui sistem AHU.

3. Akta Perubahan Susunan Direksi dan Komisaris

Direksi dan dewan komisaris mempunyai peran penting dalam pengelolaan serta pengawasan perusahaan. Oleh karena itu, setiap perubahan susunan pengurus perlu memiliki dasar keputusan yang jelas.

Akta perubahan direksi dan komisaris biasanya memuat:

1. Pemberhentian atau pengunduran diri pengurus lama.
2. Pengangkatan direksi atau komisaris baru.
3. Identitas lengkap pengurus.
4. Masa jabatan masing-masing pengurus.
5. Keputusan rapat yang menjadi dasar perubahan.

Melalui akta tersebut, perusahaan mempunyai bukti tertulis mengenai perubahan kepengurusan dan dapat melanjutkan proses pembaruan data administrasi perseroan.

Baca juga : Biaya Pembuatan Akta Notaris dan Faktor yang Memengaruhinya

4. Akta Perubahan Pemegang Saham

Perubahan kepemilikan saham dapat terjadi karena jual beli saham, hibah, pewarisan, atau tindakan hukum lainnya. Dalam kondisi tersebut, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap transaksi memenuhi ketentuan anggaran dasar dan peraturan perundang-undangan.

Akta yang berkaitan dengan perubahan pemegang saham membantu mencatat perubahan kepemilikan serta mendukung pembaruan administrasi perseroan.

Selain itu, perusahaan perlu memperhatikan hak pemegang saham lainnya, ketentuan penawaran terlebih dahulu apabila berlaku, serta pencatatan perubahan dalam daftar pemegang saham.

5. Akta Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

RUPS merupakan organ perseroan yang memiliki kewenangan tertentu sesuai Undang-Undang Perseroan Terbatas dan anggaran dasar.

Notaris dapat menyusun akta berita acara RUPS ketika para pemegang saham mengadakan rapat untuk membahas keputusan penting perusahaan. Contohnya meliputi pembagian dividen, perubahan anggaran dasar, pengangkatan pengurus, penambahan modal, serta keputusan strategis lainnya.

Selain berita acara rapat, notaris juga dapat menyusun akta pernyataan keputusan rapat berdasarkan risalah atau keputusan para pemegang saham, sepanjang memenuhi persyaratan hukum.

Baca juga : Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Notaris? Ini Tahapannya

6. Akta Pembubaran dan Likuidasi Perusahaan

Ketika perusahaan memutuskan untuk mengakhiri kegiatan usahanya, para pemegang saham perlu mengikuti prosedur pembubaran sesuai ketentuan hukum.

Akta pembubaran dapat memuat keputusan RUPS mengenai pembubaran perseroan serta pengangkatan likuidator apabila keputusan tersebut memerlukan bentuk akta notaris.

Selanjutnya, perusahaan harus menjalankan proses likuidasi, menyelesaikan kewajiban kepada kreditur, membereskan aset, dan memenuhi ketentuan administrasi sampai proses pembubaran memperoleh penyelesaian hukum.

Syarat Pembuatan Akta Notaris Perusahaan

Sebelum mengajukan pembuatan akta notaris, calon pendiri maupun pengurus perusahaan perlu menyiapkan sejumlah dokumen pendukung. Kelengkapan persyaratan akan membantu notaris memeriksa identitas para pihak, memastikan keabsahan informasi, serta menyusun akta sesuai kebutuhan perusahaan.

Berikut beberapa persyaratan umum yang perlu dipersiapkan.

1. Dokumen Identitas Para Pendiri

Setiap pendiri atau pihak yang terlibat dalam pembuatan akta perlu menyiapkan dokumen identitas, seperti:

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP).
2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), apabila relevan.
3. Nomor telepon dan alamat email aktif.
4. Informasi alamat tempat tinggal.
5. Data kewarganegaraan.

Apabila salah satu pendiri merupakan badan hukum, notaris juga memerlukan dokumen legalitas badan usaha tersebut, termasuk akta pendirian, perubahan terakhir, serta dokumen pengesahan atau pendaftaran badan hukum.

2. Informasi Nama dan Domisili Perusahaan

Calon pendiri perlu menentukan nama perusahaan serta alamat tempat kedudukan badan usaha. Nama perusahaan harus memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan tidak boleh bertentangan dengan ketentuan penggunaan nama perseroan.

Selain itu, alamat perusahaan harus mempunyai dasar penggunaan yang jelas. Informasi tersebut nantinya menjadi bagian dari data perusahaan dalam administrasi AHU dan perizinan usaha.

Baca juga : Jasa Pembuatan Akta Notaris untuk Perorangan dan Perusahaan

3. Informasi Modal dan Kepemilikan Saham

Persyaratan berikutnya berkaitan dengan struktur permodalan perusahaan. Para pendiri perlu menentukan:

1. Besaran modal dasar.
2. Jumlah modal yang ditempatkan dan disetor.
3. Jumlah serta nilai nominal saham.
4. Persentase kepemilikan setiap pemegang saham.
5. Bentuk penyetoran modal.

Berdasarkan PP Nomor 8 Tahun 2021, besaran modal dasar perseroan ditentukan berdasarkan keputusan pendiri, dengan tetap memperhatikan ketentuan khusus untuk bidang usaha tertentu. Selain itu, paling sedikit 25% dari modal dasar harus ditempatkan dan disetor penuh sesuai ketentuan yang berlaku.

4. Maksud, Tujuan, dan Kegiatan Usaha

Calon pendiri perlu menentukan jenis kegiatan usaha yang akan perusahaan jalankan. Penentuan tersebut harus mengacu pada Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI) agar kegiatan perusahaan sesuai dengan ketentuan perizinan berusaha.

Pemilihan KBLI yang tepat juga membantu perusahaan menentukan kebutuhan perizinan melalui sistem Online Single Submission (OSS).

5. Susunan Direksi dan Dewan Komisaris

Untuk PT persekutuan modal, pendiri perlu menentukan pihak yang akan menjalankan fungsi direksi dan dewan komisaris. Informasi tersebut mencakup nama lengkap, identitas, alamat, serta jabatan masing-masing orang.

Dengan persiapan yang matang, notaris dapat menyusun akta secara lebih akurat dan mengurangi risiko kesalahan administrasi.

Baca juga : Perbedaan Akta Notaris, Akta Bawah Tangan, dan Legalisasi

Prosedur Pembuatan Akta Notaris Perusahaan

Proses pembuatan akta notaris perusahaan memerlukan beberapa tahapan, mulai dari konsultasi awal hingga penyelesaian administrasi badan hukum. Setiap tahapan mempunyai fungsi tersendiri sehingga para pendiri perlu mengikuti seluruh proses secara berurutan.

1. Melakukan Konsultasi dengan Notaris

Langkah pertama adalah memilih notaris yang memiliki kewenangan sesuai ketentuan hukum. Pada tahap ini, calon pendiri dapat menjelaskan rencana pendirian perusahaan, bentuk badan usaha, bidang kegiatan, serta kebutuhan legalitas.

Notaris kemudian memberikan penjelasan mengenai struktur perusahaan, persyaratan dokumen, ketentuan anggaran dasar, dan proses administrasi yang perlu para pendiri jalankan.

Selain itu, konsultasi awal menjadi kesempatan bagi calon pendiri untuk membahas pembagian saham, kewenangan direksi, serta hak dan kewajiban setiap pemegang saham.

2. Menyiapkan dan Memeriksa Dokumen

Setelah konsultasi, para pendiri perlu melengkapi seluruh dokumen persyaratan. Notaris akan memeriksa kesesuaian identitas, data perusahaan, susunan pemegang saham, dan informasi lainnya.

Apabila terdapat ketidaksesuaian, notaris dapat meminta klarifikasi atau dokumen tambahan. Tahap ini sangat penting karena kesalahan data berpotensi menghambat proses pembuatan akta maupun pengajuan administrasi badan hukum.

Baca juga : Syarat dan Prosedur Pembuatan Akta Perjanjian Notaris

3. Menentukan Nama Perusahaan

Selanjutnya, para pendiri menentukan nama perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku. Untuk PT, notaris membantu melakukan pemesanan nama melalui sistem AHU.

Sistem akan memeriksa kesesuaian nama berdasarkan ketentuan penggunaan nama perseroan. Apabila nama memenuhi persyaratan, proses dapat berlanjut ke tahap penyusunan akta.

4. Menyusun dan Memeriksa Draf Akta

Notaris kemudian menyusun draf akta pendirian berdasarkan informasi serta kesepakatan para pendiri.

Pada tahap ini, seluruh pihak perlu memeriksa setiap ketentuan secara teliti, terutama mengenai:

1. Nama dan kedudukan perusahaan.
2. Maksud dan tujuan kegiatan usaha.
3. Struktur permodalan dan kepemilikan saham.
4. Kewenangan direksi dan komisaris.
5. Ketentuan RUPS.
6. Mekanisme pengalihan saham.
7. Hak serta kewajiban pemegang saham.

Pemeriksaan tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh isi akta sesuai dengan kesepakatan para pendiri dan tidak bertentangan dengan hukum.

5. Penandatanganan Akta di Hadapan Notaris

Setelah seluruh pihak menyetujui isi akta, para pendiri melanjutkan proses dengan penandatanganan sesuai ketentuan jabatan notaris.

Notaris membacakan akta kepada para penghadap, menjelaskan bagian penting, serta memastikan bahwa setiap pihak memahami isi dokumen. Selanjutnya, para pihak dan notaris membubuhkan tanda tangan sesuai prosedur hukum.

Setelah penandatanganan, notaris menyimpan minuta akta sebagai bagian dari protokol notaris dan memberikan salinan kepada pihak yang berhak.

Baca juga : Pembuatan Akta Pernyataan Notaris: Fungsi, Syarat, dan Prosedur

6. Pengajuan Pengesahan Badan Hukum melalui AHU

Tahap berikutnya adalah pengajuan permohonan pengesahan badan hukum PT melalui Sistem Administrasi Badan Hukum (SABH) pada Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

Notaris membantu memasukkan data perseroan, mengunggah dokumen yang diperlukan, serta menyelesaikan tahapan administrasi sesuai ketentuan.

Setelah Menteri Hukum menerbitkan keputusan pengesahan, PT memperoleh status sebagai badan hukum. Dengan demikian, perusahaan mempunyai kedudukan hukum yang terpisah dari para pemegang sahamnya.

7. Mengurus Perizinan Usaha dan Administrasi Lanjutan

Setelah memperoleh pengesahan badan hukum, perusahaan perlu melanjutkan proses administrasi sesuai kebutuhan kegiatan usahanya.

Beberapa hal yang perlu perusahaan perhatikan antara lain:

1. Pengurusan Nomor Induk Berusaha (NIB) melalui OSS.
2. Pemenuhan perizinan sesuai tingkat risiko kegiatan usaha.
3. Pemenuhan kewajiban perpajakan.
4. Pengelolaan administrasi pemegang saham.
5. Pelaporan informasi pemilik manfaat atau beneficial ownership sesuai ketentuan.
6. Pembukaan rekening perusahaan apabila diperlukan.

Dengan menyelesaikan seluruh tahapan tersebut, perusahaan dapat memulai kegiatan operasional dengan landasan legalitas yang lebih lengkap.

Perbedaan Akta Notaris PT Biasa dan Perseroan Perorangan

Tidak semua bentuk PT memerlukan proses pendirian melalui akta notaris. Peraturan di Indonesia mengenal Perseroan Perorangan yang memberikan kemudahan bagi pelaku usaha mikro dan kecil.

PT persekutuan modal pada umumnya memerlukan minimal 2 pendiri dan menggunakan akta notaris berbahasa Indonesia sebagai dasar pendirian. Sebaliknya, Perseroan Perorangan dapat berdiri melalui pernyataan pendirian oleh 1 orang warga negara Indonesia yang memenuhi persyaratan hukum.

Berikut perbedaan utama keduanya:

Aspek	PT Persekutuan Modal	Perseroan Perorangan
Jumlah pendiri	Minimal 2 orang	1 orang
Dasar pendirian	Akta notaris	Pernyataan pendirian
Kriteria usaha	Sesuai ketentuan PT	Usaha mikro dan kecil
Kepemilikan	2 orang atau lebih	1 orang
Pengesahan	Keputusan Menteri	Sertifikat pendaftaran elektronik
Administrasi	Melalui SABH	Melalui SABH

Perseroan Perorangan dapat menjadi pilihan bagi pengusaha yang ingin membangun badan hukum dengan prosedur lebih sederhana. Namun, apabila pemegang saham bertambah atau perusahaan tidak lagi memenuhi kriteria usaha mikro dan kecil, perseroan harus menyesuaikan status badan hukumnya sesuai ketentuan.

Baca juga : Pembuatan Akta Notaris untuk Keperluan Luar Negeri dan Apostille

Biaya Pembuatan Akta Notaris Perusahaan

Biaya pembuatan akta notaris perusahaan tidak selalu sama. Setiap notaris dapat menetapkan honorarium berdasarkan kompleksitas pekerjaan, jenis akta, jumlah pihak, serta kebutuhan administrasi perusahaan.

Secara umum, komponen biaya dapat mencakup:

1. Honorarium notaris untuk penyusunan dan pembuatan akta.
2. Biaya pemesanan nama perusahaan.
3. Biaya pengesahan badan hukum melalui AHU.
4. Biaya salinan akta dan dokumen pendukung.
5. Biaya pengurusan administrasi tambahan apabila perusahaan membutuhkan layanan tersebut.

Selain itu, besaran penerimaan negara bukan pajak (PNBP) mengikuti ketentuan tarif resmi pemerintah. Oleh karena itu, calon pendiri sebaiknya meminta rincian biaya secara tertulis kepada notaris sebelum memulai proses.

Perlu diperhatikan bahwa biaya pendirian PT berbeda dari biaya pengurusan NIB, perizinan khusus, maupun kewajiban administratif lainnya.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membuat Akta Notaris

Meskipun prosedur pembuatan akta terlihat cukup sederhana, perusahaan tetap perlu memperhatikan beberapa aspek penting agar tidak menghadapi masalah hukum pada masa mendatang.

1. pastikan seluruh data benar. Kesalahan nama, alamat, identitas, atau informasi kepemilikan saham dapat menimbulkan kendala administrasi.
2. perhatikan pembagian saham. Para pendiri sebaiknya menyepakati persentase kepemilikan, hak suara, serta mekanisme pengalihan saham sejak awal.
3. susun anggaran dasar secara matang. Anggaran dasar sebaiknya mencerminkan kebutuhan perusahaan, termasuk ketentuan pengambilan keputusan, kewenangan pengurus, dan penyelesaian perselisihan.
4. pahami kewajiban hukum setelah pendirian. Pengesahan badan hukum bukan akhir dari seluruh tanggung jawab perusahaan. Perseroan tetap harus memenuhi kewajiban perpajakan, perizinan, pelaporan, dan administrasi lainnya.
5. gunakan jasa notaris yang kompeten. Pemilihan notaris yang memahami hukum perusahaan akan membantu pendiri menghindari kesalahan dalam penyusunan akta maupun pengurusan legalitas.

Pentingnya Akta Notaris bagi Perusahaan

Akta notaris perusahaan mempunyai peran penting dalam membangun legalitas dan memberikan kepastian hukum bagi kegiatan bisnis. Dokumen ini tidak hanya menjadi dasar pendirian perusahaan, tetapi juga berfungsi untuk mencatat berbagai perubahan penting, seperti pergantian pengurus, perubahan kepemilikan saham, penyesuaian anggaran dasar, hingga pembubaran perseroan.

Dalam proses pembuatannya, calon pendiri perlu menyiapkan dokumen identitas, informasi perusahaan, struktur permodalan, bidang usaha, serta susunan pengurus. Selanjutnya, notaris membantu menyusun akta, melaksanakan penandatanganan, dan mengurus administrasi badan hukum melalui sistem AHU sesuai ketentuan.

Pada akhirnya, pemahaman mengenai jenis, syarat, biaya, dan prosedur pembuatan akta notaris perusahaan dapat membantu pelaku usaha mengambil keputusan secara lebih tepat. Dengan legalitas yang jelas dan administrasi yang tertib, perusahaan mempunyai fondasi hukum yang lebih kuat untuk menjalankan kegiatan bisnis, membangun kerja sama, serta mengembangkan usahanya secara berkelanjutan.

Konsultasikan Pengurusan Dokumen Anda Sekarang