apa itu Akta Notaris? : Fungsi, Jenis, dan Dasar Hukum

Dalam kehidupan sehari-hari, masyarakat sering melakukan berbagai tindakan hukum, mulai dari membuat perjanjian kerja sama, mendirikan perusahaan, melakukan transaksi jual beli, hingga mengurus pembagian harta warisan. Setiap tindakan tersebut tentu membutuhkan kepastian hukum agar tidak menimbulkan perselisihan pada kemudian hari. Salah satu cara untuk memperoleh kepastian tersebut adalah melalui pembuatan akta notaris.

Namun, masih banyak orang yang belum memahami apa itu akta notaris, apa saja fungsinya, serta kapan seseorang perlu menggunakan jasa notaris. Padahal, keberadaan akta notaris memiliki peran penting dalam berbagai kegiatan hukum, terutama yang berkaitan dengan hak, kewajiban, kepemilikan, dan hubungan hukum antara para pihak.

Selain berfungsi sebagai dokumen resmi, akta notaris juga mempunyai kekuatan pembuktian yang kuat menurut ketentuan hukum perdata. Oleh karena itu, masyarakat perlu memahami jenis-jenis akta notaris, dasar hukum yang mengaturnya, serta perbedaan antara akta autentik dan surat perjanjian biasa.

Melalui artikel ini, kita akan membahas pengertian akta notaris, fungsi, jenis, dasar hukum, hingga hal-hal penting yang perlu masyarakat perhatikan sebelum membuat akta notaris.

Baca juga : Syarat dan Dokumen untuk Pembuatan Akta Notaris

Apa Itu Akta Notaris?

Akta notaris adalah akta autentik yang dibuat oleh atau di hadapan notaris sesuai dengan bentuk dan tata cara yang telah ditentukan oleh undang-undang. Dokumen ini memuat keterangan, pernyataan, perjanjian, atau perbuatan hukum yang para pihak kehendaki agar memiliki kepastian serta kekuatan pembuktian menurut hukum.

Berdasarkan Pasal 1 angka 7 Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana telah mengalami perubahan melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, akta notaris merupakan akta autentik yang notaris buat menurut bentuk dan tata cara sebagaimana ketentuan undang-undang.

Sementara itu, Pasal 1 angka 1 UU Jabatan Notaris menjelaskan bahwa notaris merupakan pejabat umum yang berwenang membuat akta autentik serta menjalankan kewenangan lain berdasarkan undang-undang.

Dengan demikian, akta notaris bukan sekadar surat yang memuat kesepakatan antara 2 pihak. Dokumen ini mempunyai kedudukan hukum khusus karena notaris menjalankan kewenangan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Sebagai contoh, ketika seseorang ingin mendirikan perseroan terbatas (PT), para pendiri dapat menggunakan jasa notaris untuk menyusun akta pendirian perusahaan. Akta tersebut memuat identitas pendiri, nama perusahaan, maksud dan tujuan usaha, modal, serta ketentuan lain yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.

Selain itu, notaris juga membantu masyarakat menyusun berbagai dokumen hukum agar isi dan bentuknya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Baca juga : Cara Membuat Akta Notaris dari Awal sampai Selesai

Fungsi Akta Notaris dalam Kehidupan Hukum

Keberadaan akta notaris memberikan sejumlah manfaat penting bagi masyarakat. Tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan administrasi, akta ini juga membantu melindungi kepentingan hukum para pihak.

Berikut beberapa fungsi utama akta notaris.

1. Memberikan Kepastian Hukum

Fungsi pertama akta notaris adalah memberikan kepastian hukum terhadap suatu perbuatan, perjanjian, atau peristiwa hukum.

Melalui akta tersebut, para pihak dapat mengetahui secara jelas hak, kewajiban, tanggung jawab, serta kesepakatan yang telah mereka buat. Selain itu, akta notaris juga mencantumkan informasi penting seperti identitas para pihak, tanggal pembuatan, dan isi perjanjian.

Oleh karena itu, setiap pihak mempunyai dasar yang jelas ketika menjalankan kesepakatan.

Sebagai contoh, dalam perjanjian kerja sama bisnis, para pihak dapat mencantumkan pembagian keuntungan, tanggung jawab masing-masing, jangka waktu kerja sama, serta ketentuan penyelesaian sengketa. Dengan demikian, setiap pihak memiliki pedoman hukum yang jelas.

Baca juga : Biaya Pembuatan Akta Notaris dan Faktor yang Memengaruhinya

2. Menjadi Alat Bukti yang Kuat

Akta notaris mempunyai kekuatan pembuktian yang kuat karena termasuk akta autentik. Hal ini berkaitan dengan Pasal 1870 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), yang menyatakan bahwa akta autentik memberikan bukti sempurna bagi para pihak yang berkepentingan, ahli waris, maupun pihak yang memperoleh hak dari mereka mengenai hal-hal yang tercantum dalam akta.

Artinya, akta notaris dapat menjadi alat bukti penting ketika muncul perselisihan atau perkara hukum.

Selain itu, akta autentik mempunyai kekuatan pembuktian lahiriah, formal, dan material. Ketiga aspek tersebut membantu menunjukkan keaslian dokumen, kepastian proses pembuatan, serta kebenaran isi akta dalam batas ketentuan hukum pembuktian.

Namun, kekuatan pembuktian tersebut bukan berarti isi akta mustahil mendapat bantahan. Pihak yang berkepentingan tetap dapat mengajukan pembuktian apabila terdapat dugaan pemalsuan atau cacat hukum.

3. Melindungi Hak dan Kepentingan Para Pihak

Fungsi berikutnya adalah membantu melindungi hak serta kepentingan setiap pihak yang terlibat dalam suatu hubungan hukum.

Dalam menjalankan tugasnya, notaris wajib bertindak jujur, saksama, mandiri, dan tidak berpihak. Prinsip tersebut membantu notaris menjaga kepentingan hukum para pihak selama proses pembuatan akta.

Sebagai contoh, dalam transaksi pinjam-meminjam uang, akta notaris dapat memuat jumlah pinjaman, jangka waktu pembayaran, bunga apabila ada, serta kewajiban masing-masing pihak.

Dengan adanya ketentuan yang jelas, setiap pihak dapat memahami tanggung jawabnya sehingga risiko perselisihan dapat berkurang.

Baca juga : Berapa Lama Proses Pembuatan Akta Notaris? Ini Tahapannya

4. Mencegah Terjadinya Sengketa

Akta notaris juga berperan sebagai langkah pencegahan terhadap potensi sengketa hukum.

Hal ini karena notaris membantu para pihak merumuskan kesepakatan secara lebih terstruktur dan memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku. Selain itu, notaris dapat memberikan penyuluhan hukum yang berkaitan dengan pembuatan akta.

Oleh sebab itu, masyarakat dapat memahami konsekuensi hukum sebelum menyetujui suatu perjanjian.

Dengan kata lain, pembuatan akta notaris bukan hanya bermanfaat ketika terjadi sengketa, tetapi juga membantu mencegah munculnya permasalahan sejak awal.

Jenis-Jenis Akta Notaris yang Perlu Diketahui

Secara umum, UU Jabatan Notaris mengenal 2 bentuk utama akta berdasarkan cara pembuatannya, yaitu akta partij dan akta relaas. Selain pembagian tersebut, masyarakat juga mengenal berbagai jenis akta berdasarkan tujuan penggunaannya.

Berikut penjelasannya.

1. Akta Partij (Akta Pihak)

Akta partij merupakan akta yang memuat keterangan, pernyataan, atau kehendak para pihak yang menghadap notaris.

Dalam jenis akta ini, notaris mencatat dan merumuskan pernyataan para pihak sesuai dengan keterangan serta kesepakatan yang mereka sampaikan.

Beberapa contoh akta partij antara lain:

1. Akta pendirian perseroan terbatas (PT).
2. Akta perjanjian kerja sama.
3. Akta perjanjian utang-piutang.
4. Akta perjanjian sewa-menyewa.
5. Akta perjanjian perkawinan.
6. Akta hibah berdasarkan ketentuan hukum yang berlaku.

Melalui akta partij, para pihak memperoleh dokumen autentik yang memuat kesepakatan mereka secara jelas.

Baca juga : Jasa Pembuatan Akta Notaris untuk Perorangan dan Perusahaan

2. Akta Relaas (Akta Berita Acara)

Berbeda dengan akta partij, akta relaas merupakan akta yang memuat uraian mengenai suatu peristiwa atau tindakan yang notaris saksikan secara langsung dalam kapasitas jabatannya.

Dalam hal ini, notaris mencatat kejadian yang berlangsung di hadapannya, bukan sekadar menyalin pernyataan atau kesepakatan para pihak.

Contoh akta relaas meliputi:

1. Akta berita acara rapat umum pemegang saham.
2. Akta berita acara rapat suatu organisasi.
3. Akta berita acara pengundian atau kegiatan tertentu sesuai kewenangan notaris.
4. Akta berita acara pemeriksaan atau pencatatan peristiwa tertentu sesuai ketentuan hukum.

Dengan demikian, perbedaan utama kedua jenis akta tersebut terletak pada sumber keterangan yang notaris tuangkan. Akta partij berfokus pada pernyataan para pihak, sedangkan akta relaas berfokus pada peristiwa yang notaris saksikan sendiri.

3. Akta Pendirian Perusahaan

Untuk akta pendirian perusahaan merupakan salah satu dokumen penting dalam proses pembentukan badan usaha tertentu, khususnya perseroan terbatas.

Akta ini memuat berbagai informasi mengenai perusahaan, seperti identitas pendiri, nama dan tempat kedudukan perusahaan, maksud dan tujuan usaha, modal dasar, serta ketentuan mengenai pengelolaan perusahaan.

Selain itu, notaris membantu para pendiri menyusun anggaran dasar sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Untuk perseroan terbatas, para pendiri juga perlu memenuhi proses pengajuan pengesahan badan hukum kepada kementerian yang berwenang. Jadi, akta pendirian saja belum otomatis menyelesaikan seluruh proses pembentukan PT.

Baca juga : Perbedaan Akta Notaris, Akta Bawah Tangan, dan Legalisasi

4. Akta Perjanjian

Akta perjanjian merupakan dokumen autentik yang memuat kesepakatan antara 2 pihak atau lebih mengenai suatu hubungan hukum.

Jenis akta ini sering masyarakat gunakan untuk berbagai kepentingan, mulai dari kerja sama bisnis, pinjaman uang, sewa-menyewa, hingga perjanjian perkawinan.

Selain memberikan kejelasan mengenai isi kesepakatan, akta perjanjian juga membantu para pihak memahami hak dan kewajiban masing-masing.

Oleh karena itu, penyusunan isi perjanjian harus memperhatikan kepentingan semua pihak serta tidak bertentangan dengan hukum.

5. Akta Wasiat

Akta wasiat merupakan dokumen yang berkaitan dengan pernyataan kehendak seseorang mengenai pengaturan harta atau kepentingan tertentu setelah dirinya meninggal dunia.

Notaris mempunyai kewenangan membuat akta yang berkaitan dengan wasiat sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Selain itu, UU Jabatan Notaris juga mewajibkan notaris membuat daftar akta yang berkaitan dengan wasiat dan menyampaikan laporan kepada pusat daftar wasiat sesuai tenggat waktu yang telah ditentukan.

Dengan demikian, akta wasiat membantu seseorang menyampaikan kehendaknya secara jelas serta mengurangi potensi perselisihan keluarga pada kemudian hari.

Baca juga : Syarat dan Prosedur Pembuatan Akta Perjanjian Notaris

Dasar Hukum Akta Notaris di Indonesia

Pembuatan dan pelaksanaan akta notaris mempunyai landasan hukum yang jelas. Beberapa peraturan perundang-undangan menjadi pedoman utama bagi notaris ketika menjalankan kewenangannya.

Berikut dasar hukum yang perlu masyarakat ketahui.

1. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris

Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 merupakan landasan utama yang mengatur jabatan, kewenangan, kewajiban, serta larangan bagi notaris.

Peraturan ini menjelaskan kedudukan notaris sebagai pejabat umum yang mempunyai kewenangan membuat akta autentik.

Selain itu, undang-undang tersebut mengatur berbagai aspek penting, seperti pengangkatan notaris, tata cara pembuatan akta, penyimpanan dokumen, serta pengawasan terhadap pelaksanaan jabatan notaris.

2. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014

Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 merupakan perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris.

Perubahan ini memperkuat sejumlah ketentuan mengenai jabatan notaris, termasuk persyaratan pengangkatan, kewajiban, larangan, kewenangan, dan pengawasan.

Selain itu, Pasal 15 menjelaskan kewenangan notaris dalam membuat akta autentik mengenai perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang peraturan perundang-undangan wajibkan maupun yang para pihak kehendaki.

Sementara itu, Pasal 16 mengatur kewajiban notaris, antara lain bertindak jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, menjaga kerahasiaan, serta menyimpan minuta akta sebagai bagian dari Protokol Notaris.

3. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata)

KUHPerdata juga menjadi landasan penting dalam memahami kedudukan dan kekuatan pembuktian akta autentik.

Beberapa pasal yang berkaitan dengan akta notaris antara lain:

1. Pasal 1867: Mengatur pembuktian melalui tulisan autentik maupun tulisan bawah tangan.
2. Pasal 1868: Menjelaskan pengertian akta autentik, yaitu akta yang dibuat dalam bentuk sesuai undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang.
3. Pasal 1869: Mengatur akibat hukum apabila suatu akta kehilangan kedudukan autentiknya karena ketidakwenangan pejabat atau cacat bentuk.
4. Pasal 1870: Menjelaskan kekuatan pembuktian sempurna akta autentik bagi para pihak yang berkepentingan.

Dengan demikian, KUHPerdata memberikan landasan mengenai kedudukan akta autentik sebagai salah satu alat bukti tertulis dalam hukum perdata.

Baca juga : Pembuatan Akta Pernyataan Notaris: Fungsi, Syarat, dan Prosedur

Perbedaan Akta Notaris dan Surat Perjanjian Bawah Tangan

Meskipun sama-sama dapat memuat kesepakatan antara para pihak, akta notaris dan surat perjanjian bawah tangan mempunyai perbedaan mendasar.

Akta notaris memenuhi persyaratan sebagai akta autentik karena notaris membuatnya berdasarkan kewenangan serta tata cara yang telah ditentukan oleh undang-undang.

Sebaliknya, surat perjanjian bawah tangan merupakan dokumen yang para pihak buat dan tandatangani tanpa keterlibatan pejabat umum dalam proses pembuatannya.

Berikut beberapa perbedaan utamanya.

Aspek	Akta Notaris	Surat Bawah Tangan
Pembuat	Notaris yang berwenang	Para pihak
Bentuk	Mengikuti ketentuan UU Jabatan Notaris	Lebih fleksibel
Kekuatan bukti	Akta autentik dengan kekuatan pembuktian sempurna sesuai hukum	Bergantung pada pengakuan dan pembuktian
Proses pembuatan	Melibatkan notaris sesuai prosedur	Para pihak menyusun dan menandatangani sendiri
Penyimpanan minuta	Notaris menyimpan minuta sebagai Protokol Notaris	Para pihak menyimpan dokumen masing-masing

Namun, perlu masyarakat pahami bahwa surat perjanjian bawah tangan tidak otomatis tidak sah. Selama memenuhi syarat sah perjanjian sebagaimana Pasal 1320 KUHPerdata, perjanjian tersebut pada prinsipnya tetap mempunyai kekuatan mengikat bagi para pihak.

Oleh karena itu, pemilihan jenis dokumen harus menyesuaikan kebutuhan hukum serta ketentuan peraturan perundang-undangan.

Baca juga : Akta Notaris Perusahaan: Jenis, Syarat, dan Prosedur Pembuatan

Bagaimana Proses Pembuatan Akta Notaris?

Bagi masyarakat yang belum pernah menggunakan jasa notaris, proses pembuatan akta sebenarnya cukup mudah selama seluruh persyaratan telah terpenuhi.

Berikut tahapan yang umumnya berlangsung.

1. Konsultasi dengan Notaris

Pertama, pihak yang berkepentingan berkonsultasi dengan notaris mengenai tujuan pembuatan akta.

Pada tahap ini, notaris dapat memberikan penjelasan mengenai jenis akta yang sesuai, persyaratan dokumen, serta ketentuan hukum yang berkaitan dengan kebutuhan tersebut.

2. Menyiapkan Dokumen Persyaratan

Selanjutnya, para pihak menyiapkan dokumen pendukung sesuai jenis akta yang mereka perlukan.

Dokumen tersebut dapat berupa KTP, Kartu Keluarga, NPWP, dokumen perusahaan, sertifikat tanah, atau dokumen lain yang relevan.

Namun, setiap jenis akta mempunyai persyaratan berbeda sehingga masyarakat perlu mengikuti arahan notaris.

3. Penyusunan dan Pemeriksaan Akta

Setelah menerima dokumen serta keterangan dari para pihak, notaris menyusun konsep akta sesuai ketentuan hukum.

Kemudian, notaris dan para pihak memeriksa kembali seluruh informasi, mulai dari identitas, isi perjanjian, hak, kewajiban, hingga ketentuan lainnya.

Tahap ini sangat penting karena kesalahan penulisan atau ketidaksesuaian isi dapat menimbulkan permasalahan hukum pada kemudian hari.

4. Pembacaan dan Penandatanganan Akta

Setelah seluruh isi akta sesuai, notaris membacakan akta kepada para penghadap dengan kehadiran saksi sesuai ketentuan undang-undang.

Selanjutnya, para pihak dan saksi menandatangani akta sesuai prosedur. Notaris juga membubuhkan tanda tangan dan menjalankan ketentuan formal lainnya.

5. Penerbitan Salinan Akta

Setelah proses penandatanganan selesai, notaris menyimpan minuta akta sebagai bagian dari Protokol Notaris.

Kemudian, notaris dapat memberikan salinan, kutipan, atau grosse akta sesuai kebutuhan dan ketentuan hukum.

Melalui tahapan tersebut, masyarakat memperoleh dokumen autentik yang dapat mendukung kepastian hukum atas perbuatan atau perjanjian mereka.

Baca juga : Pembuatan Akta Notaris untuk Keperluan Luar Negeri dan Apostille

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membuat Akta Notaris

Meskipun akta notaris mempunyai kekuatan pembuktian yang kuat, masyarakat tetap perlu memperhatikan beberapa hal sebelum mengajukan pembuatan akta.

Berikut beberapa hal penting yang sebaiknya menjadi perhatian.

1. Pastikan identitas para pihak benar. Periksa nama lengkap, nomor identitas, alamat, serta informasi lain agar tidak terjadi kesalahan dalam akta.
2. Pahami seluruh isi perjanjian. Jangan terburu-buru menandatangani akta sebelum memahami hak, kewajiban, dan konsekuensi hukumnya.
3. Siapkan dokumen pendukung. Pastikan seluruh dokumen sesuai dengan kebutuhan pembuatan akta.
4. Pilih notaris yang memiliki kewenangan. Pastikan notaris masih aktif menjalankan jabatan dan mempunyai wilayah kedudukan yang sesuai dengan ketentuan hukum.
5. Perhatikan biaya pembuatan akta. Tanyakan rincian honorarium serta biaya administrasi sejak awal agar tidak terjadi kesalahpahaman.
6. Simpan salinan akta dengan baik. Dokumen tersebut dapat menjadi bukti penting ketika suatu saat muncul kebutuhan hukum.

Selain itu, masyarakat sebaiknya tidak hanya berfokus pada proses pembuatan akta. Pemahaman terhadap isi dan akibat hukum dokumen tersebut juga sangat penting agar setiap pihak dapat melindungi kepentingannya.

Pentingnya Memahami Akta Notaris

Akta notaris merupakan dokumen autentik yang mempunyai peran penting dalam memberikan kepastian hukum, melindungi kepentingan para pihak, serta menjadi alat bukti dalam berbagai hubungan hukum.

Berdasarkan UU Nomor 30 Tahun 2004 sebagaimana telah diubah melalui UU Nomor 2 Tahun 2014, notaris mempunyai kewenangan membuat akta autentik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Secara umum, akta notaris terbagi menjadi 2 bentuk utama, yaitu akta partij yang memuat pernyataan atau kehendak para pihak dan akta relaas yang mencatat peristiwa atau tindakan yang notaris saksikan secara langsung.

Selain itu, KUHPerdata melalui Pasal 1868 dan Pasal 1870 memberikan landasan penting mengenai pengertian serta kekuatan pembuktian akta autentik.

Oleh karena itu, masyarakat sebaiknya memahami fungsi, jenis, dan dasar hukum akta notaris sebelum melakukan tindakan hukum yang membutuhkan dokumen autentik. Dengan persiapan yang tepat serta bantuan notaris yang berwenang, masyarakat dapat menjalankan berbagai kepentingan hukum secara lebih tertib, jelas, dan memiliki kepastian hukum.

Konsultasikan Pengurusan Dokumen Anda Sekarang